E-handelsmarknaden, inklusive gränsöverskridande e-handel, blir mer aktiv i takt med att internetanvändningen ökar och affärer blir alltmer globaliserade. Som ett resultat upplever många japanska företag nu en ökning av B2B-transaktioner med företag utanför Japan, B2C-transaktioner med kunder från utlandet.

Både B2B- och B2C-transaktioner kräver fakturering. Vid transaktioner med utländska företag eller kunder är det viktigt att utfärda fakturor på engelska snarare än japanska. Många japanska företag känner sig dock oroliga inför att hantera dokumentunderlag som fakturor på engelska.

För japanska företag som vill skaffa fler utländska kunder och expandera verksamheten ytterligare är det hjälpsamt att kunna skapa dokument, såsom fakturor och kvitton, på engelska. Denna artikel förklarar grundläggande information som behövs för att skapa fakturor på engelska, inklusive viktiga saker att kunna för internationella transaktioner, engelska termer och fraser för nödvändiga fakturaposter samt exempel på hur man skriver e-post som följer med fakturor.

Vad innehåller den här artikeln?

• Nyanserna i ordet ”invoice” på engelska
  
• Viktiga punkter vid skapande av fakturor på engelska
  
• Engelsk formulering för de nödvändiga posterna på en faktura
  
• Hur man skriver ett mejl med en bifogad faktura
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Nyanserna i ordet ”invoice” på engelska

Det faktureringsdokument vi ofta ser både i affärs- och privatliv kallas en ”invoice” på engelska.

Men när det engelska ordet invoice är skrivet med katakana kan det ibland ha en mer specifik betydelse jämfört med den ursprungliga japanska versionen av ordet. Till exempel kvalificerade fakturor utfärdade enligt den nuvarande fakturasystem kan kallas katakana-versionen av ”invoice”. Denna typ av faktura är ett viktigt dokument som är nära kopplat till ingångsskattekrediter (även kallad köpskattekrediter) för konsumtionsskatt som uppstår i samband med B2B-transaktioner, och har därför mer detaljerade nödvändiga poster än de för allmänna fakturor.

Observera att det engelska begreppet ”invoice” syftar på ett dokument som är avsett att presentera detaljerad transaktionsinformation om varor eller tjänster till en affärspartner. Det används inte nödvändigtvis enbart för att begära betalning, som den japanska termen 請求書 (seikyūsho) antyder. Som ett resultat använder företag utanför Japan termen ”invoice” för en rad olika ändamål, såsom leveranskvitton eller fraktsedlar.

Ibland kan dock det japanska uttrycket 請求書 (seikyūsho) översättas som ”räkning” istället för faktura. En faktura är ett dokument som meddelar kunder om behovet av att göra en betalning och används ofta vid B2C-transaktioner. Exempel inkluderar restaurangmåltider, mobilkostnader och el- och gasräkningar. Företaget (säljaren) skickar ut en faktura för att begära betalning för dessa avgifter från kunden.

När man översätter det japanska ordet 請求書 (seikyūsho) till engelska, eller skapar engelska dokument, är det viktigt att förstå att detta japanska ord kan användas som faktura eller räkning, beroende på syftet. Den här artikeln kommer enbart att fokusera på användningen av termen som faktura.

Viktiga punkter vid skapande av fakturor på engelska

Konsumtionsskatt krävs inte för transaktioner utanför Japan

För att företag ska få ingående skatteavdrag enligt det ovan nämnda fakturasystemet måste både företaget och kunden utfärda och behålla kvalificerade fakturor. Därför, även om kunden är ett inhemskt japanskt företag, kan det vara nödvändigt att upprätta en giltig faktura på engelska om engelska krävs för dokumentutbytet, även om det gäller en inhemsk transaktion.

Fakturasystemet påverkar dock inte transaktioner utanför Japan med företag som inte är japanska. Detta beror på att fakturasystemet endast gäller transaktioner relaterade till Japans konsumtionsskatt (JCT), och konsumtionsskatt tillämpas inte för utländska transaktioner, och det finns ingen skatteskyldighet. Detta innebär att kvalificerade fakturor normalt kräver detaljerade obligatoriska poster såsom registreringsnummer i fakturasystemet och konsumtionsskattens reducerade skattesats. Men för utländska transaktioner behöver dessa poster inte registreras på fakturan, även om ditt företag är en kvalificerad fakturautställare.

Information om källskatt krävs inte för utländska transaktioner

Enligt nationella skattemyndigheten (NTA), när betalningar av inhemsk inkomst görs utanför Japan krävs i allmänhet inte källskatt.

När man utfärdar en faktura till utländska företag eller icke-boende egenföretagare bosatta utomlands krävs i de flesta fall ingen källskatt. Detta beror på att betalningar till företag och privatpersoner som inte har en adress i Japan och inte har bott i Japan i ett år eller mer inte är föremål för källskatt inom Japan.

I vissa fall kan dock källskatt krävas. När du för första gången gör affärer med ett utländskt företag, rekommenderar vi, utöver att lära dig de principer som beskrivs ovan, att du får råd och åsikter från en skatterevisor eller annan expert.

Sigill och stämplar krävs inte

Även om det har blivit en etablerad praxis för affärstransaktioner i Japan är det inte obligatoriskt att fästa ett sigill på fakturor. Om du jobbar med redovisning har du förmodligen sett många fakturor med sigill på.

För transaktioner med utländska företag krävs vanligtvis inte ett sigill eller en signatur istället för sigill. Sigill används inte ofta utanför Japan, så det är troligt att anta att en sådan inte förväntas. Men om din affärspartner har gjort en specifik begäran om en underskrift bör du anstränga dig för att tillgodose det.

Engelsk frasering för de nödvändiga posterna på en faktura

För allmänna fakturor är de nödvändiga artiklarna och formateringen nästan identiska för både japanska och engelska. Men som vi lärde oss i föregående avsnitt skiljer sig innehållet och detaljerna som måste dokumenteras något beroende på om transaktionen är inhemsk eller internationell. Även för rent inhemska transaktioner varierar de nödvändiga posterna beroende på om det måste vara kompatibelt med det kvalificerade fakturasystemet eller inte.

När du skapar en faktura, oavsett om det gäller inhemska eller internationella transaktioner, är det viktigt att känna till de engelska termerna nedan:

• 請求書発行日: Invoice issue date (fakturans utfärdandedatum)
  
• 請求書番号: Invoice Number (fakturanummer) – kan även skrivas som Invoice No. eller Invoice # (t.ex. Invoice No. 0000)
  
• 宛先: Billed to (faktureras till) (t.ex. Billed to ABC Inc.) – bekräfta företagsnamnet med kunden i förväg
  
• 請求明細: Billing details (faktureringsdetaljer)
  
• 商品名・サービス名: Product name or service name (produkt- eller tjänstenamn)
  
• 単価: Unit price (enhetspris)
  
• 数量: Quantity (kvantitet) (kan förkortas till Qty)
  
• 金額: Amount (belopp) (erhålls genom att multiplicera enhetspriset med kvantiteten)
  
• 小計: Subtotal (delsumma)
  
• 合計金額: Total amount eller grand total (totalt belopp eller totalsumma)
  
• 支払期限: Payment due date (förfallodatum)
  
• 振込先情報: Remittance information (överföringsinformation)
  
• 口座番号: Bank account number (bankkontonummer)
  
• 口座名義人: Bank account holder (bankkontoinnehavare)
  

Det är viktigt att noggrant granska en faktura innan du skickar den. Se till att inga utelämnanden eller fel förekommer. I nästa avsnitt kommer vi att utforska formatet för ”utfärdandedatum” och ”förfallodatumet” som nämnts ovan. Det är dock viktigt att notera att ordningen på datumet (år, månad, dag) varierar mellan land och regioner.

Var också medveten om att även om det inte krävs för internationella transaktioner, är det för de flesta inhemska B2B-transaktioner nödvändigt att utfärda en kvalificerad faktura för att kunna göra anspråk på ingående skattekredit. När du skapar en kvalificerad faktura på engelska, använd följande fraser.

• インボイス制度の登録番号: Invoice System registration number (registreringsnummer i fakturasystemet)
  
• 消費税: Tax (skatt)
  
• 軽減税率: Reduced tax rate (reducerad skattesats)
  

När du skapar fakturor, oavsett om det gäller inhemska eller internationella transaktioner, rekommenderar vi att använda onlineverktyg som stödjer backoffice-optimering, såsom automatiska beräkningar av konsumtionsskatt, bokföringsprogram och automatiserade verktyg för fakturagenerering. Men när man använder dessa verktyg är det viktigt att i förväg kontrollera om de är kompatibla med fakturasystemet.

Om de är kompatibla med fakturasystemet och erbjuder omfattande redovisningsstöd kan ditt företag smidigt utfärda och lagra kvalificerade fakturor, samtidigt som de sparar tid och ansträngning på uppgifter som hantering av kundfordringar, insamling av betalningar och avstämning av transaktioner. Detta gör att faktureringsarbetet kan hanteras mer effektivt.

Hur man skriver ett mejl med en bifogad faktura

Mejlet nedan är bara ett exempel, men när du skickar ett mejl med en faktura, försök vara koncis och artig.

E-postmeddelandets ämnesrad

Använd ämnesraden i e-postmeddelandet för att tydligt visa att det är relaterat till fakturering. För att göra detta, inkludera fakturanummer, produkt- eller tjänstenamn, betalningsdatum och mottagarens företagsnamn enligt följande:

• Exempel: För ett mejl du skickar till ABC Incorporated för produkt A111 under fakturanummer 1234 med förfallodatum den 10 maj 2025, kan du ange ämnesraden ”ABC Inc. Invoice #1234 for Product A111: Due May 10, 2025”.
  

För förfallodatum för betalning, lägg till ordet ”due” före datumet, som visas ovan. Var medveten om att ordningen på år, månad och dag skiljer sig mellan Japan och andra länder och regioner. Utifrån exemplet ovan skulle den 10 maj 2025 skrivas som 2025/05/10 i Japan. I USA är dock standardordningen månad–dag–år, så året placeras sist, så här: 05/10/2025. Europa använder dock en dag–månad–år-ordning, så datumet ovan skulle tolkas som 5 oktober.

Ett sätt att undvika förvirring är att skriva ut månaden i ord istället för siffror. I exemplet ovan skulle du använda May istället för ”05”. Detta görs både av hänsyn till din affärspartner och för att främja tydlighet.

E-postmeddelandets brödtext

Låt oss titta på ett exempel på ett mejl nedan. Parenteserna anger platser där information specifik för transaktionen, såsom företagsnamn eller belopp, kommer att matas in. Avsändarens förnamn kommer först, följt av efternamn. ”Regards” kan ändras till ”sincerely” som ett alternativ till den avslutande frasen. När du skriver ditt företags adress på engelska är ordningen: ”Byggnadens namn och våning eller enhetsnummer”, ”Gatuadress (kvarter och nummer)”, ”Stad”, ”Prefektur”, ”Postnummer”, ”Landets namn”.

Engelskt innehåll:

Dear (person in charge),

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don’t hesitate to contact us.

Thank you very much for your business. We’re looking forward to serving you again.

Regards,
Taro Yamada
(Företagsnamn)
(Adress)
(Kontaktinformation: telefonnummer, e-postadress, etc.)

Japansk översättning:

Låt oss översätta mejlet ovan från engelska till japanska.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。 また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Andra ofta använda fraser

Några alternativa fraser som du kan använda när du skapar fakturor på engelska visas nedan:

• Please find the attached invoice. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。)
  
• Please make payment by the due date on the invoice. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いいたします。)
  
• Please let us know if you have any questions regarding the invoice. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

När du förbereder detaljerade fakturor på engelska för dina affärspartners kommer en förståelse för dessa uttryck och specialiserade termer att göra kommunikationen mellan internationella företag mycket smidigare. Det är värt att upprepa att alla företag som vill effektivisera sina processer för fakturaskapande också kan överväga att implementera ett automatiserat fakturagenereringsverktyg som stödjer engelska.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.