El mercado del comercio electrónico, incluido el comercio electrónico transfronterizo, se está volviendo más activo a medida que aumenta el uso de Internet y la globalización de las empresas. Por este motivo, muchas empresas están experimentando un aumento en las transacciones Business to business (B2B) con empresas radicadas fuera de Japón y en las transacciones Business to consumer (B2C) con clientes extranjeros, no solo en las transacciones entre empresas nacionales.

Las transacciones B2B y B2C están sujetas a la obligación de emitir factura. Para las transacciones con empresas o clientes extranjeros, es importante emitir facturas en inglés en lugar de en japonés. Sin embargo, a muchas empresas japonesas les genera cierta preocupación tener que gestionar sus documentos de respaldo en inglés, como las facturas.

Para las empresas japonesas que desean adquirir más clientes en el extranjero y expandir sus operaciones, es útil poder crear documentos en inglés, como facturas y recibos. En este artículo, se indica la información básica que se necesita para crear facturas en inglés, la información clave que debes conocer para hacer transacciones internacionales, los términos y las frases en inglés para las partidas de factura requeridas y ejemplos de cómo escribir los correos electrónicos que acompañan a las facturas.

¿Qué contiene este artículo?

• Los matices de la palabra «factura» en inglés
  
• Puntos clave a la hora de crear facturas en inglés
  
• Frases en inglés para las partidas obligatorias de una factura
  
• Cómo escribir un correo electrónico con una factura adjunta
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

Los matices de la palabra «factura» en inglés

El documento de facturación que solemos ver tanto en empresas como en la vida privada se llama «invoice» (factura) en inglés.

Sin embargo, cuando la palabra en inglés para «factura» se escribe en katakana, puede conferir un significado más específico que su equivalente japonés en la versión original. Por ejemplo, las facturas calificadas que se emiten conforme al Sistema de facturación vigente pueden corresponderse con la versión en katakana de la factura. Este tipo de factura es un documento importante estrechamente vinculado a los créditos fiscales soportados (también llamados créditos fiscales sobre las compras) por gravar el consumo incurrido en las transacciones B2B, por lo que tiene partidas obligatorias más detalladas que las facturas generales.

Ten en cuenta que el término en inglés para «factura» refiere a un documento destinado a presentar información detallada de la transacción sobre bienes o servicios a un socio de la empresa. No se utiliza con el único fin de solicitar un pago, como sí implica el término japonés «請求書» (seikyūsho). En otras palabras, las empresas fuera de Japón aplican el término «factura» a una amplia gama de fines, como albaranes o comprobantes de envío.

No obstante, el término japonés «請求書» (seikyūsho) puede traducirse como «bill» (factura o solicitud de pago) en lugar de «invoice» (factura). Este es un documento que se utiliza para notificar a los clientes de la necesidad de hacer un pago y es habitual en las transacciones B2C. Algunos ejemplos son las comidas en restaurantes, los cargos de teléfonos celulares y las facturas de servicios públicos, como gas o electricidad. La empresa (vendedor) emite una factura para solicitar el pago de esos cargos al cliente.

Al traducir el término japonés «請求書» (seikyūsho) al inglés o al crear documentos en inglés, es importante entender que la palabra japonesa puede referirse a «invoice» (factura como comprobante fiscal de pago) o «bill» (factura con el sentido de solicitud de pago), según el propósito. En este artículo, nos centraremos únicamente en el uso del término con el sentido de «invoice» y usaremos el término «factura».

Puntos clave a la hora de crear facturas en inglés

No es obligatorio cobrar impuestos al consumo para las transacciones hechas fuera de Japón

Para que las empresas reciban los créditos fiscales soportados bajo el Sistema de facturación antes mencionado, tanto la empresa como el cliente deben emitir y retener facturas calificadas. Por lo tanto, si se exige el idioma inglés para el intercambio de documentos, la empresa debe preparar una factura válida en dicho idioma, aunque sea para una transacción nacional o el cliente sea una empresa japonesa.

Vale aclarar que el sistema de facturación no afecta las transacciones hechas fuera de Japón con empresas que no son japonesas, ya que el sistema de facturación solo se aplica a las transacciones relacionadas con el impuesto al consumo de Japón (JCT), que no se aplica a las transacciones en el extranjero ni exige obligación fiscal. En otras palabras, las facturas calificadas suelen exigir partidas obligatorias detalladas, como el número de registro del Sistema de facturación y la tasa impositiva reducida del impuesto al consumo; pero en el caso de las transacciones en el extranjero, estos datos no tienen que registrarse en la factura, aunque tu empresa sea un emisor de facturas autorizado.

Las transacciones en el extranjero no exigen información de retención fiscal a cuenta

De acuerdo con la Agencia Impositiva Nacional (NTA), no es obligatorio incluir información de retención fiscal a cuenta cuando los pagos de ingresos nacionales se hacen fuera de Japón.

Para emitir facturas a particulares autónomos no residentes o a empresas en el extranjero, la retención fiscal a cuenta no suele ser obligatoria. Esto se debe a que los pagos a empresas y particulares que no tienen domicilio en Japón y no han residido en Japón durante un año o más no están sujetos a la retención fiscal a cuenta dentro de Japón.

Sin embargo, en algunos casos, es posible que se requiera una retención fiscal a cuenta. Cuando hagas negocios con una empresa extranjera por primera vez, además de aprender los principios descritos en los párrafos anteriores, te recomendamos obtener la opinión y el asesoramiento de un contador impositivo u otro profesional.

No se requieren sellos ni timbrados

Aunque se instauró como una práctica habitual en las transacciones entre empresas en Japón, no es obligatorio colocar un sello en las facturas. Si trabajas en contabilidad, seguro has visto muchas facturas con sellos.

Para las transacciones con empresas extranjeras, no se requiere un sello ni una firma en lugar del sello. Los sellos no tienen un uso frecuente fuera de Japón, por lo que es seguro suponer que no son un requisito. No obstante, si un socio de tu empresa hace una solicitud específica de firma, debes adaptarte a la situación.

Frases en inglés para las partidas obligatorias de una factura

Para las facturas generales, las partidas y el formato obligatorios son casi idénticos tanto para las versiones en japonés como en inglés. No obstante, como ya aprendimos en la sección anterior, hay una ligera diferencia en el contenido y los detalles que se deben registrar en las transacciones nacionales o internacionales. Las partidas obligatorias varían según se deba cumplir con el Sistema de facturación calificada o no, aun para transacciones puramente nacionales.

A la hora de crear una factura, ya sea para transacciones nacionales o internacionales, es importante conocer los siguientes términos en inglés:

• 請求書発行日: Invoice issue date (Fecha de emisión de la factura)
  
• 請求書番号: Invoice number (Número de factura), también se puede escribir como «Invoice No.» o «Invoice #» (p. ej., Invoice No. 0000)
  
• 宛先: Billed to (Facturado a) (p. ej., Billed to ABC Inc.), confirma antes el nombre de la empresa con el cliente
  
• 請求明細: Billing details (Datos de facturación)
  
• 商品名・サービス名: Product name or service name (Nombre del producto o servicio)
  
• 単価: Unit price (Precio unitario)
  
• 数量: Quantity (Cantidad) (se puede abreviar como «Qty»)
  
• 金額: Amount (Importe) (se obtiene al multiplicar el precio unitario por la cantidad)
  
• 小計: Subtotal (Subtotal)
  
• 合計金額: Total amount o grand total (Importe total)
  
• 支払期限: Payment due date (Fecha de vencimiento del pago)
  
• 振込先情報: Remittance information (Información del remitente)
  
• 口座番号: Bank account number (Número de cuenta bancaria)
  
• 口座名義人: Bank account holder (Titular de la cuenta bancaria)
  

Es importante revisar minuciosamente una factura antes de enviarla. Asegúrate de que no haya omisiones ni errores. En la siguiente sección, analizaremos el formato de la “fecha de emisión” y la “fecha de vencimiento del pago” mencionadas anteriormente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el orden de la fecha (año, mes, día) varía según el país y la región.

Ten en cuenta también que, si bien no es obligatorio para las transacciones internacionales, para la mayoría de las transacciones B2B nacionales es necesario emitir una factura calificada para declarar los créditos fiscales soportados. Cuando tengas que crear una factura calificada en inglés, usa las siguientes frases.

• インボイス制度の登録番号: Invoice System registration number (Número de registro del Sistema de facturación)
  
• 消費税: Tax (Impuesto)
  
• 軽減税率: Reduced tax rate (Tasa impositiva reducida)
  

A la hora de crear facturas, ya sea para transacciones nacionales o internacionales, recomendamos usar herramientas en línea que admitan la optimización administrativa, como funcionalidades de cálculo automático del impuesto al consumo, software de contabilidad y herramientas automatizadas de facturación. Antes de usar estas herramientas, recuerda verificar si son compatibles con el Sistema de facturación.

Si cumplen con el Sistema de facturación y brindan soporte contable integral, tu empresa puede emitir y retener facturas calificadas sin problemas, al tiempo que ahorra tiempo y esfuerzo en tareas como la gestión de cuentas por cobrar, los cobros y la conciliación de transacciones. Esto permite que la gestión de las operaciones de facturación sea más eficiente.

Cómo escribir un correo electrónico con una factura adjunta

El siguiente correo electrónico es solo un ejemplo, pero cuando envíes un correo electrónico con una factura, trata de ser conciso y educado.

Asunto del correo electrónico

En el asunto del correo electrónico, deja claro que está relacionado con la facturación. Para ello, incluye el número de factura, el nombre del producto o servicio, la fecha de vencimiento del pago y el nombre de la empresa del destinatario como se indica a continuación:

• Ejemplo: Tienes que enviar un correo electrónico a ABC Incorporated para el producto A111, el número de factura es 1234 y la fecha de vencimiento del pago es el 10 de mayo de 2025, podrías escribir este asunto «ABC Inc. Invoice #1234 for Product A111: Due May 10, 2025» (ABC Inc. Factura n.º 1234 para el producto A111: vence el 10 de mayo de 2025).
  

Para las fechas de vencimiento del pago, agrega la palabra «due» antes de la fecha, como se muestra arriba. Ten en cuenta que el orden de año, mes y día difiere entre Japón y otros países y regiones. En el ejemplo anterior, la fecha «10 de mayo de 2025» se escribiría como 2025/05/10 en Japón. Sin embargo, en Estados Unidos, el orden estándar es mes-día-año, por lo que el año se coloca en último lugar, es decir, 05/10/2025. Sin embargo, Europa usa el orden día-mes-año, por lo que el formato anterior se interpretaría como 5 de octubre.

Una forma de evitar cualquier confusión es escribir el mes con palabras en lugar de números. En el ejemplo anterior, escribirías «mayo» en lugar de «05», en consideración del socio de tu empresa y para que sea fácil de entender.

Texto del cuerpo del correo electrónico

Veamos el siguiente ejemplo de un correo electrónico. Los paréntesis indican dónde corresponde ingresar información específica de la transacción, como el nombre de la empresa o los importes. El nombre del remitente va primero, seguido de su apellido. «Regards» (Saludos cordiales) se puede cambiar por «Sincerely» (Atentamente) como alternativa para la frase de cierre. Cuando escribas la dirección de tu empresa en inglés, el orden es: «Nombre del edificio y número de piso o número de unidad», «Dirección de la calle (número de manzana y lote)», «Pueblo», «Ciudad», «Prefectura», «Código postal», «Nombre del país».

Contenido en inglés:

Dear (person in charge),

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don’t hesitate to contact us.

Thank you very much for your business. We’re looking forward to serving you again.

Regards,
Taro Yamada
(Nombre de la empresa)
(Dirección)
(Información de contacto: número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.)

Traducción al japonés:

Traduzcamos el correo electrónico de arriba del inglés al japonés.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Otras frases de uso frecuente

A continuación, encontrarás algunas frases alternativas que puedes usar para crear facturas en inglés:

• Please find the attached invoice. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。) (Encontrarás la factura adjunta)
  
• Please make payment by the due date on the invoice. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いいたします。) (Haz el pago antes de la fecha de vencimiento que se indica en la factura)
  
• Please let us know if you have any questions regarding the invoice. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。) (No dudes en escribirnos si tienes preguntas sobre la factura)
  

Cuando prepares facturas detalladas en inglés para los socios de tu empresa, comprender estas expresiones y términos especializados permitirá que la comunicación entre empresas internacionales sea mucho más fluida. Vale recordar que cualquier empresa que quiera agilizar sus procesos de creación de facturas también puede considerar la posibilidad de implementar una herramienta automatizada para generar facturas que admita el inglés.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

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