随着互联网的普及和商业的日益全球化，电商市场（包括跨境电商）愈发活跃。因此，许多日本企业不再局限于国内企业间的交易，与日本以外的企业开展 B2B 交易，以及与海外客户开展 B2C 交易的情况日益增多。

无论是 B2B 交易还是 B2C 交易，都需要制作账单。在与海外企业或客户进行交易时，开具英文账单而非日文账单至关重要。然而，许多日本企业在处理英文账单等证明文件时感到紧张不安。

对于希望吸引更多海外客户并进一步拓展业务的日本企业而言，能够用英文制作账单和收据等文件大有裨益。本文将介绍开具英文账单所需的基础信息，包括国际交易的关键知识点、必填账单明细项的英文术语和短语，以及撰写账单随附电子邮件的示例。

本文内容

• 英文中“invoice”一词的细微差别
  
• 开具英文账单时的关键点
  
• 必填账单明细项的英文措辞
  
• 如何撰写随附账单的电子邮件
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

英文中“invoice”一词的细微差别

我们在商业活动和私人生活中常见的计费单据，英文称为“invoice”。

不过，当英文单词“invoice”用片假名书写时，与日语原词相比，有时会传达出更具体的含义。例如，根据现行发票制度开具的合格发票，就可以用“invoice”的片假名形式来指代。这类账单是一种重要文件，与 B2B 交易中产生的消费税的进项税额减免（又称购置税额减免）密切相关，因此，相较于普通账单，其必填项更为详细。

请注意，英文术语“invoice”指的是向商业伙伴展示商品或服务详细交易信息的文件。它并不一定像日语中的“請求書（seikyūsho）”一词所暗示的那样仅用于请求付款。因此，日本以外的企业会将“invoice”一词用于多种用途，如送货单或装运单。

不过，有时日语中的“請求書 (seikyūsho)”可能会被翻译为“bill”而非“invoice”。“bill”是通知客户需要付款的文件，常用于 B2C 交易，如餐厅用餐、手机话费以及燃气或电费等公用事业账单。企业（卖家）会向客户制作账单，要求其支付这些费用。

在将日语“請求書 (seikyūsho)”翻译成英文或制作英文文件时，重要的是要明白，根据用途的不同，这个日语单词可以处理为“invoice”或“bill”。本文将仅关注该词作为“invoice”的用法。

开具英文账单时的关键点

日本境外交易无需征收消费税

为了让企业能够在上述发票制度下获得进项税额减免，企业和客户都必须开具并留存合格发票。因此，即使客户是国内的日本企业，如果文件交换需要使用英文，企业也可能需要准备一份有效的英文账单，即使是国内交易。

然而，发票制度并不影响与日本境外非日本企业的交易。这是因为发票制度仅适用于与日本消费税 (JCT) 相关的交易，而海外交易不征收消费税，也不承担任何税务责任。这意味着，合格发票通常需要详细的必填项，如发票制度注册号和消费税减免税率。不过，对于海外交易，即使贵公司是合格发票开具方，也无需在发票上记录这些项目。

海外交易无需预扣税信息

据日本国税厅 (NTA) 称，当向日本境外支付国内来源收入时，通常无需缴纳预扣税。

向海外企业或居住在国外的非居民个体经营者开具账单时，在大多数情况下也无需预扣税。这是因为，向在日本没有地址且未在日本居住满一年或以上的企业和个人支付的款项，在日本无需缴纳预扣税。

不过，在某些情况下，也可能需要缴纳预扣税。首次与海外企业开展业务时，除了了解上述原则外，我们还建议咨询税务会计师或其他专业人士的意见。

无需盖章或印章

尽管在日本商业交易中，在账单上盖章已成为惯例，但这并非强制要求。如果您从事会计工作，可能见过许多盖有印章的账单。

在与海外企业进行交易时，通常无需加盖印章或用签名替代印章。印章在日本以外的地方并不常用，所以可以合理推测对方不会要求加盖印章。不过，如果您的商业伙伴明确要求签名，您应尽力满足这一要求。

必填账单明细项的英文措辞

对于普通账单而言，日文账单和英文账单的必填项及格式几乎相同。然而，正如我们在上一部分所了解到的，根据交易是国内交易还是国际交易，必须记录的内容和细节会略有不同。即便是纯国内交易，必填项也会因是否需符合合格发票制度的要求而有所不同。

在制作账单时，无论是针对国内交易还是国际交易，了解以下英文术语都十分重要：

• 請求書発行日：账单开具日期
  
• 請求書番号：账单编号——也可以写作账单号或账单#（例如，账单号 0000）
  
• 宛先：开票对象（例如，开票对象为 ABC Inc.）——事先向客户确认公司名称
  
• 請求明細：计费详情
  
• 商品名・サービス名：产品名称或服务名称
  
• 单価：单价
  
• 数量：数量（英文中可简化为 Qty）
  
• 金額：金额（通过单价乘以数量获得）
  
• 小計：小计
  
• 合計金額：总金额
  
• 支払期限：付款截止日期
  
• 振込先情報：汇款信息
  
• 口座番号：银行账号
  
• 口座名義人：银行账户持有人
  

在发送账单前，务必对其进行全面仔细的审核。确保没有遗漏或错误。在下一部分，我们将探讨上文提及的“开票日期”和“付款截止日期”的格式。不过，需要注意的是，日期（年、月、日）的排列顺序因国家和地区而异。

此外，还需留意，虽然国际交易对此无要求，但在大多数国内 B2B 交易中，要申报进项税额减免，就必须开具合格发票。在用英文开具合格发票时，请使用以下表述。

• インボイス制度の登録番号：发票制度登记号
  
• 消費税：税收
  
• 軽減税率：减税税率
  

在制作账单时，无论是国内交易还是国际交易，我们都建议使用支持后台优化的在线工具，例如具备消费税自动计算功能的工具、会计软件以及自动化账单生成工具。不过，使用这些工具时，务必提前确认其是否与发票制度兼容。

如果这些工具符合发票制度要求且能提供全面的会计支持，企业就能顺利开具并留存合格发票，同时在管理应收账款、收款以及交易对账等工作上节省时间和精力。这有助于更高效地处理计费业务。

如何撰写随附账单的电子邮件

以下邮件仅为示例，但在发送附有账单的电子邮件时，应力求简洁且礼貌。

电子邮件主题行

应在电子邮件主题行中明确表明与账单相关。为此，请包含账单编号、产品或服务名称、付款截止日期以及收款人公司名称，具体如下：

• 示例：假设您要给 ABC 公司发送一封电子邮件，涉及账单号码为 1234 的产品 A111，付款截止日期为 2025 年 5 月 10 日，那么电子邮件主题行可设为“ABC 公司产品 A111 账单 #1234：2025 年 5 月 10 日到期”。
  

对于付款截止日期，需要像上述示例一样，在日期前加上“到期（due）”一词。请注意，日本与其他国家和地区在年、月、日的排列顺序上存在差异。以上述示例为例，May 10, 2025（2025 年 5 月 10 日）在日本写作2025/05/10。然而，在美国，日期的标准顺序是月-日-年，因此年份放在最后，即 05/10/2025。不过，欧洲则采用日-月-年的顺序，因此上述日期会被解读为 10 月 5 日。

为避免混淆，可以使用英文月份名称代替数字。在上述示例中，应使用“May”而非“05”。这既考虑了商业伙伴，也更便于理解。

电子邮件正文

下面我们来看一封电子邮件示例。括号内表示需要根据交易具体情况填入信息的位置，例如公司名称或金额等。发件人名字在前，姓氏在后。“Regards”可替换为“sincerely”作为结束语。用英文书写公司地址时，顺序为：“楼名及楼层号或单元号”、“街道地址（街区和地块号）”、“城镇”、“城市”、“县/道/府”、“邮政编码”、“国家名称”。

英文内容：

Dear（收款人）,

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don’t hesitate to contact us.

Thank you very much for your business. We’re looking forward to serving you again.

Regards,
Taro Yamada
（公司名称）
（地址）
（联系方式：电话号码、电子邮箱地址等）

日文翻译：

让我们把上面的电子邮件从英文翻译成日文。

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

其他常用短语

以下是一些在开具英文账单时可使用的替代表述：

• Please find the attached invoice.（添付的请求书をお確かめいただけますようお願いいたします。）
  
• Please make payment by the due date on the invoice.（请求书に記載的期日までにお支払いをお願いいたします。）
  
• Please let us know if you have any questions regarding the invoice.（请求书关于ご質問がありましたら、ご連絡ください。）
  

在为商业伙伴开具详细的英文账单时，如果能掌握这些表达和专业术语，将能够极大地提升国际企业间的沟通效率。值得再次强调的是，任何有希望简化账单制作流程的企业，不妨考虑引入一款支持英文的自动化账单生成工具。

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