Le marché du commerce en ligne, notamment le commerce en ligne transfrontalier, devient de plus en plus actif à mesure que l’utilisation d’Internet se développe et que les activités commerciales s’internationalisent. Par conséquent, au lieu de transactions entre entreprises nationales uniquement, de nombreuses entreprises japonaises connaissent désormais une augmentation des transactions interentreprises (B2B) avec des entreprises situées hors du Japon, ainsi que des transactions entre entreprises et consommateurs (B2C) avec des clients étrangers.

La facturation est une étape commune aux transactions B2B et B2C. Pour les transactions avec des entreprises ou des clients étrangers, il est important d’émettre des factures en anglais plutôt qu’en japonais. Cependant, de nombreuses entreprises japonaises appréhendent la gestion des documents justificatifs tels que les factures en anglais.

Pour les entreprises japonaises qui souhaitent acquérir davantage de clients à l’étranger et développer leurs activités, il est utile de pouvoir créer des documents, tels que des factures et des reçus, en anglais. Cet article explique les informations de base nécessaires pour créer des factures en anglais, notamment les points clés à connaître pour les transactions internationales, les termes et expressions anglais pour les postes de facture obligatoires, ainsi que des exemples de rédaction de courriels accompagnant les factures.

Contenu de l’article

• Les nuances du mot « invoice » (facture) en anglais
  
• Points clés à prendre en compte lors de la création de factures en anglais
  
• Formulation en anglais des postes obligatoires sur une facture
  
• Comment rédiger un courriel avec une facture en pièce jointe
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Les nuances du mot « invoice » (facture) en anglais

Le document de facturation que nous voyons couramment dans la vie professionnelle et privée s’appelle « invoice » en anglais.

Cependant, lorsque le mot anglais « invoice » est écrit en katakana, il peut parfois avoir une signification plus précise que la version japonaise initiale du mot. Par exemple, les factures qualifiées émises dans le cadre du système de facturation actuel peuvent être désignées par la version katakana du mot « invoice ». Ce type de facture est un document important étroitement lié aux crédits de taxe sur les achats (également appelés crédits de taxe à la consommation) pour la taxe à la consommation encourue dans le cadre des transactions interentreprises. Il comporte donc des postes obligatoires plus détaillés que ceux des factures générales.

Il convient de noter que le terme anglais « invoice » désigne un document destiné à présenter des informations détaillées sur les transactions relatives à des biens ou des services à un partenaire commercial. Il n’est pas nécessairement utilisé uniquement dans le but de demander un paiement, comme le suggère le terme japonais 請求書 (seikyūsho). Par conséquent, les entreprises hors du Japon utilisent le terme « invoice » dans des contextes très variés, tels que les bons de livraison ou les bordereaux d’expédition.

Cependant, le terme japonais 請求書 (seikyūsho) peut parfois être traduit par « bill » (facture) plutôt que par « invoice » (facture). Une facture (bill) est un document qui informe les clients de la nécessité d’effectuer un paiement et qui est couramment utilisé dans les transactions B2C. Il s’agit par exemple des repas au restaurant, des frais de téléphonie mobile et des factures de services publics tels que le gaz ou l’électricité. L’entreprise (le marchand) émet une facture pour demander le paiement de ces frais au client.

Lorsque vous traduisez le terme japonais 請求書 (seikyūsho) en anglais ou que vous rédigez des documents en anglais, il est important de comprendre que ce mot japonais peut être traduit par « invoice » (facture) ou « bill » (facture), selon le contexte. Cet article se concentrera uniquement sur l’utilisation du terme dans le sens de « invoice ».

Points clés à prendre en compte lors de la création de factures en anglais

Le recouvrement de la taxe à la consommation n’est pas requis pour les transactions effectuées en dehors du Japon

Pour que les entreprises puissent bénéficier des crédits de taxe sur les achats dans le cadre du système de facturation mentionné ci-dessus, tant l’entreprise que le client doivent émettre et conserver des factures conformes. Par conséquent, même si le client est une entreprise japonaise nationale, si l’anglais est requis pour l’échange de documents, l’entreprise peut être amenée à établir une facture valide en anglais, même s’il s’agit d’une transaction nationale.

Cependant, le système de facturation n’a pas d’incidences sur les transactions hors du Japon avec des entreprises non japonaises. En effet, le système de facturation s’applique uniquement aux transactions liées à la taxe à la consommation japonaise (JCT), et la taxe à la consommation n’est pas appliquée aux transactions à l’étranger, qui ne sont pas non plus soumises à la taxe. Cela signifie que les factures qualifiées doivent normalement comporter des postes obligatoires détaillés tels que le numéro d’enregistrement au système de facturation et le taux réduit de taxe à la consommation. Toutefois, pour les transactions à l’étranger, ces postes ne doivent pas nécessairement être indiqués sur la facture, même si votre entreprise est un émetteur de factures qualifié.

Les informations relatives à la retenue à la source ne sont pas requises pour les transactions à l’étranger

Selon l’Agence nationale des impôts (NTA), lorsque les paiements de revenus provenant de sources nationales sont effectués en dehors du Japon, aucune retenue à la source n’est généralement requise.

Lors de l’émission d’une facture à des entreprises étrangères ou à des travailleurs indépendants non résidents résidant à l’étranger, dans la plupart des cas, aucune retenue à la source n’est requise. En effet, les paiements versés à des entreprises et à des particuliers qui n’ont pas d’adresse au Japon et qui n’y ont pas résidé pendant au moins un an ne sont pas soumis à la retenue à la source au Japon.

Cependant, dans certains cas, une retenue à la source peut être exigée. Lorsque vous faites affaire avec une entreprise étrangère pour la première fois, outre l’apprentissage des principes décrits ci-dessus, nous vous recommandons de demander l’avis et les conseils d’un comptable fiscaliste ou d’un autre professionnel.

Les sceaux et les tampons ne sont pas obligatoires

Bien que cela soit devenu une pratique courante dans les transactions commerciales au Japon, l’apposition d’un sceau sur les factures n’est pas obligatoire. Si vous travaillez dans la comptabilité, vous avez probablement vu de nombreuses factures portant un sceau.

Pour les transactions avec des entreprises étrangères, un sceau ou une signature à la place d’un sceau ne sont généralement pas obligatoires. En effet, les sceaux ne sont pas couramment utilisés en dehors du Japon, vous pouvez donc partir du principe qu’ils ne seront pas exigés. Toutefois, si votre partenaire commercial vous demande expressément une signature, vous devez vous y conformer.

Formulation en anglais des postes obligatoires d’une facture

Pour les factures générales, les postes obligatoires et le formatage sont presque identiques aussi bien en japonais qu’en anglais. Cependant, comme nous l’avons vu dans la section précédente, le contenu et les détails qui doivent être consignés diffèrent légèrement selon qu’il s’agit d’une transaction nationale ou internationale. Même pour les transactions purement nationales, les postes requis varient selon qu’elles doivent ou non être conformes au système de facture qualifiée.

Lorsque vous créez une facture, que ce soit pour des transactions nationales ou internationales, il est important de connaître les notions anglaises ci-dessous :

• 請求書発行日: Date d’émission de la facture
  
• 請求書番号 : — Numéro de facture — peut également être écrit sous la forme « Facture n° » ou « Facture # » (p. ex., Facture n° 0000)
  
• 宛先 : Facturé à (p. ex., Facturé à ABC Inc.) — confirmez au préalable le nom de l’entreprise auprès du client
  
• 請求明細: Informations de facturation
  
• 商品名・サービス名 : Nom du produit ou nom du service
  
• 単価 : Prix unitaire
  
• 数量: Quantité (peut être abrégé en Qté)
  
• 金額: Montant (obtenu en multipliant le prix unitaire par la quantité)
  
• 小計 : Sous-total
  
• 合計金額 : Montant total ou total général
  
• 支払期限: Date d’échéance du paiement
  
• 振込先情報 : Informations sur le versement
  
• 口座番号: Numéro de compte bancaire
  
• 口座名義人 : Titulaire du compte bancaire
  

Il est important de vérifier minutieusement une facture avant de l’envoyer. Assurez-vous qu’elle ne comporte aucune omission ni erreur. Dans la section suivante, nous examinerons le format de la « date d’émission » et de la « date d’échéance du paiement » mentionnées ci-dessus. Cependant, il est important de noter que l’ordre des chiffres de la date (année, mois, jour) varie selon les pays et les régions.

Sachez également que, bien que cela ne soit pas obligatoire pour les transactions internationales, pour la plupart des transactions B2B nationales, il est nécessaire d’émettre une facture qualifiée pour demander des crédits de taxe en amont. Lorsque vous créez une facture qualifiée en anglais, utilisez les expressions suivantes.

• インボイス制度の登録番号: Numéro d’inscription du système de facturation
  
• 消費税 : Taxe
  
• 軽減税率 : Taux d’imposition réduit
  

Lors de la création de factures, que ce soit pour des transactions nationales ou internationales, nous vous recommandons d’utiliser des outils en ligne qui prennent en charge l’optimisation des tâches administratives, comme les fonctionnalités de calcul automatique de la taxe à la consommation, les logiciels de comptabilité et les outils de génération automatisée de factures. Cependant, lorsque vous utilisez ces outils, il est important de vérifier au préalable s’ils sont compatibles avec le système de facturation.

Si ces outils sont conformes au système de facturation et assurent une assistance complète en matière de comptabilité, votre entreprise peut émettre et conserver sans difficulté des factures conformes, tout en gagnant du temps et en réduisant les efforts nécessaires pour des tâches telles que la gestion des comptes clients, le recouvrement des paiements et le rapprochement des transactions. Cela permet une gestion plus efficace des opérations de facturation.

Comment rédiger un courriel avec une facture en pièce jointe

Le courriel ci-dessous n’est qu’un exemple, mais lorsque vous envoyez une facture par courriel, veillez à être concis et poli.

Objet du courriel

Utilisez l’objet du courriel pour indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture. Pour ce faire, indiquez le numéro de facture, le nom du produit ou du service, la date d’échéance du paiement et le nom de l’entreprise du destinataire comme suit :

• Exemple : __ Pour un courriel que vous envoyez à ABC Incorporated concernant le produit A111 sous le numéro de facture 1234 avec un paiement dû le 10 mai 2025, vous pouvez indiquer comme objet « ABC Inc. Facture n° 1234 pour le produit A111 : échéance le 10 mai 2025__ ».
  

Pour les dates d’échéance de paiement, ajoutez le mot « échéance » avant la date, comme indiqué ci-dessus. Sachez que l’ordre de l’année, du mois et du jour diffère entre le Japon et les autres pays et régions. Dans l’exemple ci-dessus, le 10 mai 2025 sera écrit 2025/05/10 au Japon. Cependant, aux États-Unis, l’ordre standard est mois-jour-année, de sorte que l’année est placée en dernier, comme suit : 05/10/2025. En Europe, cependant, l’ordre est jour-mois-année. La date ci-dessus sera alors interprétée comme le 5 octobre.

Afin d’éviter toute confusion, il est conseillé d’écrire le mois en toutes lettres plutôt qu’en chiffres. Dans l’exemple ci-dessus, il conviendrait d’écrire « mai » plutôt que « 05 ». Cela permet à la fois de respecter votre partenaire commercial et de faciliter la compréhension.

Contenu du courriel

Examinons l’exemple de courriel ci-dessous. Les parenthèses indiquent les emplacements où seront insérées les informations précises à la transaction, telles que le nom de l’entreprise ou les montants. Le prénom de l’expéditeur est indiqué en premier, suivi de son nom de famille ou de son patronyme. « Cordialement » peut être remplacé par « Salutations » comme formule de conclusion. Lorsque vous écrivez l’adresse de votre entreprise en anglais, l’ordre est le suivant : « Nom du bâtiment et numéro d’étage ou numéro d’unité », « Adresse postale (numéro de bloc et de lot) », « Ville », « Préfecture », « Code postal », « Nom du pays ».

Contenu en anglais :

Cher (responsable),

J’espère que vous vous portez bien. Vous trouverez la facture en pièce jointe à ce courriel. Je vous saurais gré de bien vouloir effectuer le paiement avant la date d’échéance indiquée sur la facture. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

Merci beaucoup pour votre confiance. Au plaisir de vous servir à nouveau.

Salutations
Taro Yamada
(Nom de l’entreprise)
(Adresse)
(Vos coordonnées : numéro de téléphone, adresse de courriel, etc.)

Traduction japonaise :

Traduisons le courriel ci-dessus de l’anglais vers le japonais.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Autres expressions fréquemment utilisées

Voici quelques expressions alternatives que vous pouvez utiliser lorsque vous créez des factures en anglais :

• Veuillez trouver ci-joint la facture. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。)
  
• Veuillez effectuer le paiement avant la date d’échéance indiquée sur la facture. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いいたします。)
  
• Si vous avez des questions au sujet de la facture, n’hésitez pas à nous contacter. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

Lorsque vous préparez des factures détaillées en anglais pour vos partenaires commerciaux, la compréhension de ces expressions et termes spécialisés facilitera grandement la communication entre les entreprises internationales. Il convient de rappeler que toute entreprise souhaitant rationaliser ses processus de création de factures pourrait également envisager de mettre en place un outil de génération automatisée de factures prenant en charge l’anglais.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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