O mercado de e-commerce, incluindo o e-commerce internacional, está se tornando mais dinâmico à medida que o uso da internet cresce e os negócios se globalizam. Como resultado, além de transações apenas entre empresas domésticas, muitas empresas japonesas vêm lidando com um aumento nas transações business-to-business (B2B) com empresas fora do Japão, assim como business-to-consumer (B2C) com clientes estrangeiros.

Tanto transações B2B quanto B2C têm uma necessidade comum: a emissão de faturas. Para transações com empresas ou clientes no exterior, é importante emitir faturas em inglês em vez de japonês. Entretanto, muitas empresas japonesas ficam apreensivas ao lidar com documentos de suporte, como faturas, em inglês.

Para empresas japonesas que desejam conquistar mais clientes internacionais e expandir operações, é útil conseguir preparar documentos como faturas e recibos em inglês. Este artigo apresenta as informações essenciais para criar faturas em inglês, incluindo pontos importantes para transações internacionais, termos e expressões em inglês para os itens obrigatórios da fatura e exemplos de e-mails que acompanham uma fatura.

O que você verá neste artigo?

• As nuances da palavra “invoice” em inglês
  
• Pontos essenciais ao criar faturas em inglês
  
• Expressões em inglês para itens obrigatórios de uma fatura
  
• Como escrever um e-mail com uma fatura anexada
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

As nuances da palavra “invoice” em inglês

O documento de cobrança usado com frequência em transações comerciais e pessoais é chamado de “invoice” em inglês.

No entanto, quando a palavra invoice é escrita em katakana, o termo pode adquirir um significado mais específico do que o equivalente japonês. Por exemplo, faturas qualificadas emitidas sob o atual Sistema de Faturas podem ser chamadas pela versão em katakana de invoice. Esse tipo de documento é essencial para reivindicar créditos de imposto sobre insumos (também chamados créditos de imposto sobre compras) relativos ao imposto sobre consumo em transações B2B, e por isso exige mais itens obrigatórios do que as faturas comuns.

É importante observar que, em inglês, invoice refere-se a um documento que apresenta informações detalhadas sobre produtos ou serviços a um parceiro comercial. O termo não é usado exclusivamente para solicitar pagamento, diferente de 請求書 (seikyūsho) em japonês. Por isso, empresas fora do Japão utilizam invoice para uma ampla variedade de finalidades, como notas de entrega ou comprovantes de envio.

Em alguns casos, o termo 請求書 (seikyūsho) pode ser traduzido como “bill” em vez de invoice. Bill é um documento que notifica o cliente sobre a necessidade de realizar um pagamento e é usado com frequência em transações B2C. Exemplos comuns incluem contas de restaurante, cobranças de telefone celular e contas de serviços públicos, como gás e eletricidade. A empresa emissora utiliza um bill para solicitar o pagamento ao cliente.

Ao traduzir 請求書 (seikyūsho) para o inglês, ou ao criar documentos em inglês, é importante entender que esse termo japonês pode ser traduzido como invoice ou bill, dependendo do propósito. Este artigo se concentra exclusivamente no uso do termo invoice.

Pontos essenciais ao criar faturas em inglês

A cobrança do imposto sobre consumo não é exigida em transações internacionais

Para permitir que empresas recebam créditos de imposto sobre insumos sob o Sistema de Faturas, tanto a empresa quanto o cliente devem emitir e manter faturas qualificadas. Assim, mesmo quando o cliente é uma empresa japonesa, se o inglês for necessário para o intercâmbio de documentos, pode ser preciso emitir uma fatura válida em inglês, mesmo que a transação seja doméstica.

No entanto, o Sistema de Faturas não afeta transações realizadas fora do Japão com empresas estrangeiras. Isso ocorre porque o sistema se aplica apenas a transações relacionadas ao Imposto sobre Consumo do Japão (JCT). Transações internacionais não estão sujeitas a esse imposto e não geram obrigação tributária. Isso significa que faturas qualificadas normalmente exigem itens obrigatórios, como o número de registro do Sistema de Faturas e a alíquota reduzida de imposto. Já em transações internacionais, esses itens não precisam aparecer na fatura, mesmo que sua empresa seja um emissor de faturas qualificadas.

Informações sobre imposto retido na fonte não são exigidas em transações internacionais

De acordo com a Agência Nacional de Impostos do Japão (NTA), quando pagamentos de renda de fonte japonesa são destinados ao exterior, o imposto de retenção geralmente não é exigido.

Ao emitir uma fatura para empresas estrangeiras ou trabalhadores autônomos residentes no exterior, na maioria dos casos não há necessidade de aplicar tributação na fonte. Isso ocorre porque pagamentos para empresas ou indivíduos que não possuem endereço no Japão e não residiram no país por um ano ou mais não são considerados renda tributável japonesa.

Contudo, em situações específicas, pode haver exigência de imposto retido na fonte. Ao realizar uma transação com uma empresa estrangeira pela primeira vez, além de seguir os princípios acima, é recomendável consultar um contador ou especialista tributário.

Selos e carimbos não são necessários

Embora seja prática comum em transações japonesas, colocar um selo em uma fatura não é obrigatório. Se você trabalha com contabilidade, provavelmente já viu muitas faturas com selo.

Para transações com empresas estrangeiras, um carimbo ou assinatura substituta geralmente não é necessário. Selos não são comuns fora do Japão, então é seguro assumir que eles não serão exigidos. Entretanto, se seu parceiro comercial solicitar uma assinatura, é recomendável atender à solicitação.

Expressões em inglês para os itens obrigatórios de uma fatura

Para faturas comuns, os itens obrigatórios e a formatação são praticamente os mesmos em japonês e inglês. Porém, conforme explicado anteriormente, o conteúdo exigido varia dependendo se a transação é doméstica ou internacional e se deve cumprir o Sistema de Faturas.

Ao criar uma fatura, seja doméstica ou internacional, é importante conhecer os seguintes termos em inglês:

• 請求書発行日: Data de emissão da fatura
  
• 請求書番号: Número da fatura (também pode ser escrito como Nº da fatura — exemplo: Fatura nº 0000)
  
• 宛先: Destinatário da cobrança (ex.: Cobrado de ABC Inc.) — confirme o nome da empresa com o cliente
  
• 請求明細: Detalhes da cobrança
  
• 商品名・サービス名: Nome do produto / Nome do serviço
  
• 単価: Valor unitário
  
• 数量: Quantidade (pode ser abreviado como Qtde)
  
• 金額: Valor (obtido multiplicando o valor unitário pela quantidade)
  
• 小計: Subtotal
  
• 合計金額: Valor total
  
• 支払期限: Data de vencimento
  
• 振込先情報: Informações para transferência
  
• 口座番号: Número da conta bancária
  
• 口座名義人: Titular da conta bancária
  

É fundamental revisar cuidadosamente uma fatura antes de enviá-la. Verifique se não há omissões ou erros. A seguir, veremos o formato de “data de emissão” e “data de vencimento”, lembrando que a ordem dos elementos (ano, mês e dia) varia conforme o país.

Também é importante lembrar que, embora não seja obrigatório para transações internacionais, na maioria das transações B2B domésticas é necessário emitir uma fatura qualificada para reivindicar créditos de imposto sobre insumos. Ao criar uma fatura qualificada em inglês, utilize as seguintes expressões:

• インボイス制度の登録番号: Número de registro do Sistema de Faturas
  
• 消費税: Imposto sobre consumo
  
• 軽減税率: Alíquota reduzida de imposto
  

Ao criar faturas, seja para transações domésticas ou internacionais, recomendamos o uso de ferramentas online que otimizam rotinas administrativas, como recursos de cálculo automático do imposto sobre consumo, softwares contábeis e ferramentas de geração automática de faturas. No entanto, ao utilizar essas ferramentas, verifique previamente se elas são compatíveis com o Sistema de Faturas.

Caso sejam compatíveis e ofereçam suporte contábil completo, sua empresa poderá emitir e armazenar faturas qualificadas com facilidade, além de reduzir tempo e esforço em atividades como gerenciamento de contas a receber, coleta de pagamentos e conciliação de transações. Isso torna toda a operação de faturamento mais eficiente.

Como escrever um e-mail com uma fatura em anexo

O e-mail abaixo é apenas um exemplo, mas, ao enviar uma fatura por e-mail, procure ser educado e direto.

Assunto do e-mail

Use a linha de assunto para deixar claro que o e-mail está relacionado a faturamento. Para isso, inclua o número da fatura, o nome do produto ou serviço, a data de vencimento e o nome da empresa destinatária, como no exemplo:

• Exemplo: Para um e-mail enviado à ABC Incorporated referente ao produto A111, sob a fatura nº 1234, com vencimento em 10 de maio de 2025, você pode usar como assunto: “ABC Inc. Fatura nº 1234 referente ao Produto A111: Vencimento em 10 de maio de 2025.”
  

Para datas de vencimento, adicione a palavra “vencimento” antes da data, conforme mostrado acima. Observe que a ordem de ano, mês e dia varia entre o Japão e outros países e regiões. No exemplo acima, 10 de maio de 2025 seria escrito como 2025/05/10 no Japão. Já nos Estados Unidos, a ordem padrão é mês–dia–ano, ficando 05/10/2025. Na Europa, usa-se o formato dia–mês–ano, portanto a data seria interpretada como 10/05/2025.

Uma forma de evitar confusão é escrever o mês por extenso em vez de usar apenas números. No exemplo acima, você utilizaria “maio” em vez de “05”. Isso facilita o entendimento e demonstra consideração com seu parceiro comercial.

Corpo do e-mail

A seguir, observe um exemplo de e-mail. Os parênteses indicam onde devem ser inseridas informações específicas da transação, como nome da empresa ou valores. Em inglês, o primeiro nome do remetente vem antes do sobrenome. A expressão “Atenciosamente” pode ser substituída por “Cordialmente”. Ao escrever um endereço em inglês, a ordem correta é: “nome do edifício e número do andar ou unidade”, “nome da rua (quadra e lote)”, “bairro”, “cidade”, “província/estado”, “código postal”, “nome do país”.

Conteúdo em português (a ser traduzido):

Prezado(a) (responsável),

Espero que este e-mail o(a) encontre bem. Anexei a fatura a esta mensagem. Agradeço se puder realizar o pagamento até a data de vencimento indicada na fatura. Caso tenha alguma dúvida, não hesite em nos contatar.

Muito obrigado por fazer negócios conosco. Esperamos poder atendê-lo(a) novamente em breve.

Atenciosamente,
Taro Yamada
(Nome da empresa)
(Endereço)
(Informações de contato: número de telefone, endereço de e-mail etc.)

Tradução japonesa:

Vamos traduzir o e-mail acima do português para o japonês.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Outras expressões frequentemente utilizadas

Algumas expressões alternativas que podem ser usadas ao criar faturas em inglês são as seguintes:

• Por favor, verifique a fatura anexada. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。)
  
• Por favor, realize o pagamento até a data de vencimento indicada na fatura. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いいたします。)
  
• Por favor, avise caso tenha alguma dúvida sobre a fatura. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

Ao preparar faturas detalhadas em inglês para parceiros comerciais, compreender essas expressões e termos técnicos torna a comunicação entre empresas internacionais muito mais tranquila. Vale destacar que empresas interessadas em agilizar seus processos de criação de faturas também podem considerar a implementação de uma ferramenta automatizada de geração de faturas com suporte ao inglês.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças pontuais ou recorrentes, a Stripe ajuda empresas a receberem mais rápido e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais sem precisar programar. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o fluxo de caixa sob controle.
  
• Acelerar o recebimento: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança inteligentes.
  
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• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em minutos e diminua o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares contábeis e de ERP populares, mantendo tudo sincronizado e reduzindo entradas manuais de dados.
  

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