HMRC (His Majesty's Revenue and Customs) に基づくセルフビリングは、業務を効率化できます。イギリスの多くのビジネスは、支払いを迅速化し、記録の一貫性を維持するために顧客発行の請求書を使用していますが、法令遵守が複雑になる可能性があります。
以下では、HMRC セルフビリングとは何か、その仕組み、請求処理を行う際に組織が完全に付加価値税 (VAT) に準拠するために必要なことについて説明します。
目次
- HMRC セルフビリングとは
- HMRC セルフビリングの仕組み
- VAT 準拠のためにセルフビリング請求書に必要なもの
- イギリス企業が顧客発行の請求書を使用するケース
- 企業はサプライヤーとセルフビリング契約をどのように確立しますか？
- セルフビリングの取り決めではどのような課題が生じる可能性がありますか？
- 組織が HMRC 規則への準拠を維持する方法
- Stripe Invoicing でできること
HMRC セルフビリングとは
HMRC セルフビリングは、顧客が取引の請求書を発行する正式な取り決めです。通常のフローが逆転し、買い手が請求書を生成してそのコピーをサプライヤーに送信します。HMRC は、双方が書面で同意し、特定の記録管理ルールに従い、通常の請求書の場合とまったく同じように VAT を処理する限り、この設定を認識します。
セルフビリング関係では、顧客はサプライヤーの標準価格と VAT 処理を使用して、購入した商品を反映した正確な請求書を作成する責任を負います。サプライヤーは、それらの売上に対して独自の請求書を発行しないことに同意します。顧客が書類を作成した場合でも、各請求書に表示される VAT はサプライヤーの売上税であり、HMRC に申告する責任があります。セルフビリング契約が 2 つの VAT 登録当事者間 (顧客とサプライヤーの両方が VAT 登録を義務付けられている) である場合、顧客は請求書の VAT を仕入税として扱い、他の有効な VAT 請求書と同様に処理できます。
セルフビリングはオプションであり、時間の承認、納品の測定、またはパフォーマンスの確認によって顧客が支払額を計算しやすい業界では一般的です。セルフビリングにより、遅延や書類の不一致を解消できます。ただし、処理を誤ると、VAT リスクが生じる可能性もあります。
HMRC セルフビリングの仕組み
セルフビリング契約が締結されると、顧客はサプライヤーの各請求書を作成する必要があります。納品後、サービス完了後、または請求期間の終了後、顧客は他の VAT 請求書と同様に、一意の番号、日付、説明、価格設定、VAT 計算を含む請求書を作成します。
顧客は請求書のコピーをサプライヤーに送信し、通常は支払いと一緒に行います。その後、サプライヤーはその請求書を売上として記録し、表示される VAT を HMRC への売上税として扱います。顧客は同じ書類を購入として記録し、適格であれば VAT を仕入税として請求します。サプライヤーからの「2 回目の請求書」はありません。
このプロセスでは、顧客に正確な請求書を作成する責任があるため、正確なデータと管理が必要です。サプライヤーの VAT 登録ステータスが変更された場合、顧客は直ちに請求書を更新し、新しい契約が署名されるまでセルフビリングを一時停止する必要があります。サプライヤーが登録を解除した場合、セルフビリングは継続できますが、VAT 請求書は発行されません。サプライヤーが VAT 登録されていない場合、請求書はどのような状況でも VAT を表示できません。
HMRC は、詳細が依然として正しいこと、およびサプライヤーがセルフビリングに同意していることを確認するために、契約が毎年レビューおよび更新されることを期待しています。
VAT 準拠のためにセルフビリング請求書に必要なもの
セルフビリング請求書は、VAT 請求書と同じ基準を満たし、さらにいくつかの追加要素を含める必要があります。
セルフビリング請求書には以下を記載する必要があります。
請求書の詳細: すべての請求書には、一意の番号、請求書の日付、および数量、単価、割引、合計など、商品またはサービスの明確な説明が必要です。
VAT の詳細: 請求書には、VAT を除く合計金額、各項目に適用される VAT 税率、請求される VAT 合計を記載する必要があります。これにより、サプライヤーが支払う売上税額が確定します。
サプライヤー情報: サプライヤーの名前、住所、VAT 登録番号がすべて請求書に記載されている必要があります。これらの詳細により、取引が正しい VAT 口座に関連付けられます。
セルフビリングラベル: 請求書には「セルフビリング」と明確に記載する必要があります。これにより、サプライヤー、顧客、HMRC に対して、通常の請求処理の役割が逆転していることが示されます。
HMRC 売上税明細書: すべての請求書に、「表示されている VAT は HMRC に支払うべき売上税です」という推奨文言を記載する必要があります。これにより、サプライヤーが誤って支払うべき VAT を還付請求することを防ぎます。
イギリス企業が顧客発行の請求書を使用するケース
セルフビリングは、顧客がサプライヤーよりも優れた、迅速、または信頼できる支払額に関する情報を持っているセクターで使用される傾向があります。イギリスは 2024〜2025 年の会計年度に VAT から 1,710 億ポンド を得ましたが、申請プロセスには多くの書類作業が含まれるため、プロセスを簡素化できる手順はすべて有益です。
セルフビリングは、次のような状況で VAT プロセスを迅速化することがよくあります。
大量の取引または繰り返しの取引
製造業者が定期的な仕入品を購入したり、小売業者が定期的な納品を受け取ったりするなど、頻繁に決済を処理する企業は、請求処理の一貫性を維持し、遅延を避けるためにセルフビリングを使用する場合があります。顧客は、サプライヤーが書類を作成するのを待つのではなく、確定した納品に基づいて請求します。
時間単位のサービスまたは出来高払いのプロバイダー
タイムシート、測定された生産量、または承認に依存する業界 (採用、請負、物流など) では、多くの場合、セルフビリングを採用します。顧客は作業時間や納品された荷物を検証するため、請求書を作成するための最適な体制が整っています。
領収書上の価格設定の顧客
価格が重量、品質のグレード、またはその他の検査ベースの要因によって異なる場合、顧客は通常、最終的なデータを取得します。セルフビリングにより、請求書にはサプライヤーの見積もりではなく、実際に受け取った価値が反映されます。
請求処理能力が限られているサプライヤー
一部の小規模または独立系のサプライヤーは、請求処理を完全にオフロードすることを選択する場合があります。セルフビリングは、サプライヤーに信頼性の高い支払いを提供し、請求書発行の管理負担を軽減します。
厳格な買掛金規則が適用される企業
買掛金ワークフローが厳しい組織や厳格な監査要件がある組織は、多くの場合、正確性を一元化するためにセルフビリングに頼ります。請求書の作成を管理することで、不一致、二重入力、修正の遅れを減らすことができます。
企業はサプライヤーとセルフビリング契約をどのように確立しますか？
セルフビリングは、双方が請求処理プロセスの詳細を記載した明確な書面による契約に合意した場合にのみ機能します。新しいセルフビリングサプライヤーはすべて、顧客が最初の請求書を発行する前に署名済み契約を締結する必要があります。
セルフビリング契約には以下を含める必要があります。
書面による承認: サプライヤーは、顧客が代理で請求書を発行できること、およびサプライヤーが取引に対して独自の VAT 請求書を送信しないことに正式に同意する必要があります。
定義された期間: 契約には有効期限 (通常は 12 カ月後) が必要です。
通知要件: サプライヤーは、VAT の登録を解除した場合、新しい VAT 番号を受け取った場合、または事業を譲渡した場合、直ちに顧客に通知する必要があります。このような変更では、セルフビリングを再開する前に新しい契約が必要です。
VAT ステータスの変更: サプライヤーが登録を解除すると、請求書は直ちに VAT の請求を停止する必要があります。サプライヤーが新しい VAT 番号を取得すると、新しい契約が締結されるまでセルフビリングが一時停止されます。
契約を遵守するには、顧客はセルフビリングを使用するすべてのサプライヤーの名前、住所、VAT 番号などを記載した明確なリストを保持する必要があります。HMRC が要求した場合は、これらの記録を提示する必要があります。顧客は、契約の有効期限が切れる前に、サプライヤーの詳細が正確であり、双方が継続を希望しているかどうかを確認する必要があります。毎年、または状況が変わるたびに、新しい契約が必要になります。
セルフビリングの取り決めではどのような課題が生じる可能性がありますか？
セルフビリングはリスクを顧客に転嫁するため、両当事者間の緊密な調整が必要です。
注意すべき一般的な問題は次のとおりです。
請求書の正確性: 顧客が請求書を生成するため、誤りがあると両社の VAT 申告に影響します。誤りがあると、多くの場合、クレジットノートまたは再発行された請求書が必要になります。
VAT の納税義務: サプライヤーは、請求書を作成しなくても、セルフビリング請求書に表示される VAT を申告する責任を負います。顧客が誤った VAT 税率を適用した場合、サプライヤーは HMRC に追加の税金を支払う義務が生じる可能性があります。
VAT の誤請求: 明確な「セルフビリング」マークと必要な売上税明細書がないと、サプライヤーが請求書を誤って通常の購入請求書のように扱い、VAT を還付しようとする場合があります。
文書の欠落: 請求書の紛失、重複、保管状態の悪化により、監査証跡が破綻する可能性があります。契約書が入手できない場合や請求書に不備がある場合、HMRC は VAT 請求を拒否することがあります。
サプライヤーステータスの変更: サプライヤーが VAT の登録を解除した場合、または新しい VAT 番号を受け取ってフラグを立てなかった場合、顧客は非準拠の請求書を発行し続け、罰則が科せられる可能性があります。
規制上の影響: ミスや契約の不履行が続くと、HMRC はセルフビリング請求書を無効として扱い、仕入 VAT を取り消したり、罰則を適用したりする可能性があります。
組織が HMRC 規則への準拠を維持する方法
目標は、セルフビリング契約を最新の状態に保ち、請求書を正確に発行し、サプライヤーとのコミュニケーションを有効に維持することです。
具体的には次のとおりです。
現行の契約の維持: セルフビリング請求書を発行する前に、署名済みの契約を締結する必要があります。更新日を追跡し、毎年契約を更新すると、契約の有効性が維持されます。
完全で一貫性のある請求書テンプレートを使用: すべての請求書は同じ構造に従い、必要な VAT とサプライヤーの詳細をすべて記載し、セルフビリングラベルと売上税明細書を含める必要があります。
VAT ステータスを定期的に確認する: サプライヤーの VAT 番号 (特に長期的な関係の場合) を確認することで、登録解除や変更を早期に発見できます。
サプライヤーと常に連絡を取り合う: 明確な期待と定期的な確認により、サプライヤーは VAT ステータスやビジネス構造の変更について情報を共有できます。これにより、双方が非準拠の請求書を発行するのを防ぎます。
強力な監査証跡の維持: 契約書、セルフビリング請求書、決済記録は整理され、簡単に提示できる必要があります。HMRC が詳しく調べる場合、クリーンな証跡によって VAT 請求を防御できます。
間違いを適切に修正する: 問題が発生した場合は、将来の請求書を調整するのではなく、クレジットノートまたは再発行の請求書で修正します。
信頼性の高いシステムを使用: Stripe Invoicing などのツールは、構造化されたテンプレート、一貫した番号付け、完全な記録の維持に役立ちます。これにより、手作業によるエラーが減り、監査が容易になります。
Stripe Invoicing でできること
Stripe Invoicing は、請求書の作成から決済回収までの売掛金 (AR) プロセスを簡素化します。単発請求でも継続課金でも、Stripe は事業者がより早く支払いを受け、業務を効率化できるようサポートします。
売掛金処理の自動化: コーディング不要で、プロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの把握が容易になります。
キャッシュフローの改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収日数 (DSO) を短縮し、より早く入金を得られます。
顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最新の決済体験を提供します。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うことも可能です。
バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe がホストする請求書決済画面により、回収業務にかかる時間を削減します。
既存システムとの連携: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと連携し、システム間の同期を保ちながら手入力を減らします。
この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。