La autofacturación del Departamento de Ingresos y Aduanas de Su Majestad puede aumentar la eficiencia de las operaciones, ya que muchas empresas en El Reino Unido utilizan facturas emitidas por clientes para acelerar los pagos y mantener la coherencia de sus registros; sin embargo, el cumplimiento de la normativa puede resultar complicado.

A continuación, explicaremos qué es la autofacturación del HMRC, cómo funciona y qué deben hacer las organizaciones para cumplir con la normativa del impuesto al valor agregado (IVA) cuando gestionan la facturación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la autofacturación del HMRC?
  
• ¿Cómo funciona la autofacturación del HMRC?
  
• ¿Qué necesitan las facturas de autofacturación para cumplir con el IVA?
  
• ¿Cuándo pueden las empresas en El Reino Unido utilizar facturas emitidas por clientes?
  
• ¿Cómo establecen las empresas acuerdos de autofacturación con los proveedores?
  
• ¿Qué desafíos pueden surgir en los acuerdos de autofacturación?
  
• ¿Cómo pueden las organizaciones cumplir con las normas del HMRC?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es la autofacturación del HMRC?

La autofacturación del HMRC es un acuerdo formal en virtud del cual el cliente emite la factura de una transacción. Invierte el flujo habitual: el comprador genera la factura y envía una copia al proveedor. El HMRC reconoce esta configuración siempre que ambas partes la acepten por escrito, sigan normas específicas de mantenimiento de registros y gestionen el IVA exactamente como lo harían con una factura típica.

En una relación de autofacturación, el cliente asume la responsabilidad de crear facturas precisas que reflejen lo que compró, con el precio estándar y el tratamiento del IVA del proveedor. El proveedor se compromete a no emitir sus propias facturas por esas ventas. Aunque el cliente genere la documentación, el IVA mostrado en cada factura sigue siendo el impuesto repercutido del proveedor, lo que significa que es responsable de declararlo al HMRC. Si el acuerdo de facturación es entre dos partes registradas a efectos del IVA (tanto el cliente como el proveedor deben estar registrados a efectos del IVA), el cliente puede tratar el IVA de la factura como impuesto soportado, de la misma manera que lo haría con cualquier otra factura válida a efectos del IVA.

La autofacturación es opcional y común en sectores donde los clientes están mejor posicionados para calcular lo que se debe mediante la aprobación de horas, la medición de entregas o la verificación del rendimiento. La autofacturación puede eliminar retrasos y errores en el papeleo. Sin embargo, si se gestiona incorrectamente, también puede suponer un riesgo en materia de IVA.

¿Cómo funciona la autofacturación del HMRC?

Una vez que existe un acuerdo de autofacturación, el cliente debe crear cada factura para el proveedor. Después de la entrega, la prestación del servicio o la finalización del período de facturación, el cliente prepara una factura como cualquier otra factura de IVA, que incluye un número, fecha, descripción, precios y cálculo del IVA únicos.

El cliente envía la copia de la factura al proveedor, normalmente junto con el pago. A continuación, el proveedor registra esa factura como venta y trata el IVA que figura en ella como impuesto repercutido para el HMRC. El cliente registra el mismo documento como compra y, si cumple los requisitos, reclama el IVA como impuesto soportado. No hay una «segunda factura» del proveedor.

En este proceso, el cliente es responsable de crear una factura con precisión y, por lo tanto, necesita datos y controles precisos. Si cambia el estado de registro del proveedor a efectos del IVA, el cliente debe actualizar las facturas de inmediato y suspender la autofacturación hasta que se firme un nuevo acuerdo. Si el proveedor se da de baja, la autofacturación puede continuar, pero sin facturas a efectos del IVA. Si un proveedor no está registrado a efectos del IVA, la factura no puede mostrar el IVA en ningún caso.

El HMRC espera que los acuerdos se revisen y renueven anualmente para confirmar que los detalles sigan siendo correctos y que el proveedor aún acepte la autofacturación.

¿Qué necesitan las facturas de autofacturación para cumplir con el IVA?

Las facturas de autofacturación deben cumplir con los mismos estándares que cualquier factura con IVA y además incluir algunos elementos adicionales.

Las facturas de autofacturación deben mostrar lo siguiente:

• Datos de la factura: cada factura necesita un número único, fecha de la factura y una descripción clara de los bienes o servicios, incluidas las cantidades, los precios unitarios, los descuentos y los totales.

• Datos del IVA: en la factura debe aparecer el importe total sin IVA, tipo de IVA aplicado a cada partida e IVA total cobrado. De esta forma se establece cuánto impuesto repercutido adeuda el proveedor.

• Identidad del proveedor: en la factura deben aparecer el nombre, la dirección y el número de registro del IVA del proveedor. Estos datos vinculan la transacción con la cuenta del IVA correcta.

• Etiqueta de autofacturación: la factura debe marcarse claramente como “Autofacturación”. Esto le dice al proveedor, al cliente y al HMRC que se revierten las funciones habituales de facturación.

• Declaración del impuesto agregado del HMRC: en todas las facturas debe aparecer la siguiente frase: «El IVA indicado es el impuesto repercutido que debe pagarse al HMRC». Esto evita que el proveedor reclame accidentalmente el IVA que debe.

¿Cuándo pueden las empresas en El Reino Unido utilizar facturas emitidas por clientes?

La autofacturación tiende a utilizarse en sectores en los que el cliente tiene mejor información, más rápida o más confiable sobre lo que se debe que el proveedor. Si bien El Reino Unido obtuvo £171,000 millones del IVA en el año fiscal 2024-2025, el proceso de declaración fiscal implica mucho papeleo, por lo que cualquier paso que pueda simplificar el proceso es beneficioso.

La autofacturación suele acelerar el procesamiento del IVA en las siguientes situaciones:

Transacciones de gran volumen o reiteradas

Las empresas que procesan pagos frecuentes, como los fabricantes que compran insumos recurrentes o los comerciantes minoristas que reciben entregas periódicas, pueden utilizar la autofacturación para mantener la coherencia de las facturas y evitar retrasos. El cliente factura en función de las entregas confirmadas, en lugar de esperar a que los proveedores generen la documentación.

Proveedores de servicios por hora o por pieza

Las industrias que dependen de registros de horas trabajadas, producción medida o aprobaciones (por ejemplo, reclutamiento, contratación y logística) suelen adoptar la autofacturación. Dado que el cliente valida las horas trabajadas o las cargas entregadas, es el más indicado para crear las facturas.

Clientes con tarifas en el recibo

Cuando los precios dependen del peso, la calificación de la calidad u otros factores basados en la inspección, el cliente suele tener los datos finales. La autofacturación garantiza que las facturas reflejen el valor real recibido en lugar de una estimación del proveedor.

Proveedores con capacidad de facturación limitada

Algunos proveedores pequeños o independientes pueden optar por delegar por completo la facturación. La autofacturación les garantiza un pago fiable y elimina la carga administrativa que supone la emisión de facturas.

Empresas con reglas estrictas de pago

Las organizaciones con flujos de trabajo de pagos ajustados o requisitos de auditoría estrictos suelen recurrir a la autofacturación para centralizar la precisión. El control de la creación de facturas reduce las discrepancias, las entradas duplicadas y las correcciones tardías.

¿Cómo establecen las empresas acuerdos de autofacturación con los proveedores?

El autofacturación funciona solo cuando ambas partes se comprometen a llegar a un acuerdo claro y por escrito en el que se detalle cómo se procesa la facturación y cada nuevo proveedor de autofacturación necesita un acuerdo firmado antes de que el cliente pueda emitir la primera factura.

Los acuerdos de autofacturación deben incluir lo siguiente:

• Autorización escrita: el proveedor debe acordar formalmente que el cliente puede emitir facturas en su nombre y que el proveedor no enviará sus propias facturas a efectos del IVA por las transacciones.

• Duración definida: los acuerdos necesitan una fecha de vencimiento (normalmente 12 meses).

• Requisitos de notificación: el proveedor debe informar al cliente de inmediato si cancela su registro de IVA, recibe un nuevo número de IVA o transfiere la empresa. Cambios como estos requieren un nuevo acuerdo antes de que se pueda reanudar la autofacturación.

• Cambios de estado de IVA: si un proveedor se da de baja, las facturas deben dejar de cobrar IVA inmediatamente. Si el proveedor obtiene un nuevo número de IVA, la autofacturación se pausa hasta que se ejecute un nuevo acuerdo.

Para que un acuerdo se cumpla, el cliente debe mantener una lista clara de todos los proveedores que utilizan la autofacturación, incluidos sus nombres, direcciones y números de IVA. Estos registros deben estar disponibles si el HMRC los solicita. Antes de que venza un acuerdo, el cliente debe verificar que los datos del proveedor sigan siendo exactos y que ambas partes deseen continuar. Se requiere un nuevo acuerdo cada año o cada vez que cambien las circunstancias.

¿Qué desafíos pueden surgir en los acuerdos de autofacturación?

La autofacturación traslada el riesgo hacia el cliente y requiere una estrecha coordinación entre ambas partes.

Entre los problemas más comunes a tener en cuenta se incluyen los siguientes:

• Precisión de la factura: debido a que el cliente genera la factura, cualquier error afecta a las declaraciones del IVA de ambas empresas. Los errores suelen requerir notas de crédito o la reemisión de facturas.

• Rendición de cuentas del IVA: el proveedor sigue siendo responsable de declarar el IVA indicado en una factura autofacturada, aunque no haya sido él quien creó la factura. Si el cliente aplica un tipo de IVA incorrecto, el proveedor podría adeudar un impuesto adicional al HMRC.

• IVA mal declarado: sin indicadores claros de «autofacturación» y la declaración del impuesto repercutido exigida, los proveedores podrían tratar accidentalmente la factura como una factura de compra normal e intentar reclamar la devolución del IVA.

• Deficiencias en la documentación: la falta de facturas, duplicados o un almacenamiento deficiente pueden romper la cadena de auditoría. El HMRC podría rechazar las solicitudes de devolución del IVA si no se dispone de los acuerdos o las facturas no están completas.

• Cambios de estado del proveedor: si un proveedor se da de baja del IVA o recibe un nuevo número de IVA y no lo declara, el cliente podría seguir emitiendo facturas que no cumplan con la normativa, lo que puede dar lugar a sanciones.

• Consecuencias normativas: los errores persistentes o la falta de acuerdos pueden llevar al HMRC a tratar las facturas autofacturadas como no válidas, recuperar el IVA soportado o aplicar sanciones.

¿Cómo pueden las organizaciones cumplir con las normas del HMRC?

El objetivo es mantener los acuerdos de autofacturación actualizados, las facturas correctas y la comunicación con los proveedores activa.

A continuación, te explicamos cómo hacer lo siguiente:

• Mantener los acuerdos actuales: debe haber un acuerdo firmado antes de que se emita una factura por autofacturación. El seguimiento de las fechas de renovación y la actualización de los acuerdos cada año mantiene la validez del acuerdo.

• Utilizar plantillas de facturas completas y coherentes: todas las factura deben seguir la misma estructura, incluir todos los datos obligatorios del IVA y del proveedor, y contar con una etiqueta de autofacturación y con la declaración del impuesto repercutido.

• Verificar el estado de IVA regularmente: comprobar los números de IVA del proveedor (especialmente para relaciones a largo plazo) ayuda a detectar las bajas o los cambios de forma anticipados.

• Mantener la sincronización con los proveedores: las expectativas claras y las verificaciones periódicas motivan a los proveedores a compartir los cambios en su estado de IVA o en la estructura de su negocio. Esto protege a ambas partes de emitir facturas que no cumplan con la normativa.

• Mantener un registro de auditoría sólido: los acuerdos, las facturas autofacturadas y los registros de pago deben estar organizados y ser fáciles de producir. Un registro claro permite defender las declaraciones del IVA si el HMRC decide realizar una inspección más detallada.

• Corregir los errores adecuadamente: cuando algo salga mal, corrígelo con notas de crédito o nuevas facturas, nunca con ajustes en facturas futuras.

• Utilizar sistemas confiables: herramientas como Stripe Invoicing ayudan a mantener plantillas estructuradas, numeración coherente y registros completos. Esto reduce los errores manuales y facilita las auditorías.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

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