O autofaturamento junto à His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) pode tornar as operações mais eficientes. Muitas empresas no Reino Unido utilizam faturas emitidas pelo cliente para agilizar os pagamentos e manter a consistência dos registros; no entanto, a conformidade pode ser complexa.

Abaixo, explicamos o que é o autofaturamento da HMRC, como funciona e o que as organizações precisam fazer para manter a conformidade total com o imposto sobre valor agregado (IVA) quando lidam com o faturamento.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é autofaturamento da HMRC?
  
• Como funciona o autofaturamento da HMRC?
  
• O que as faturas de autofaturamento precisam conter para estar em conformidade com o IVA?
  
• Quando as empresas do Reino Unido podem usar faturas emitidas por clientes?
  
• Como as empresas estabelecem contratos de autofaturamento com fornecedores?
  
• Quais desafios podem surgir nos contratos de autofaturamento?
  
• Como as organizações podem manter a conformidade com as regras da HMRC?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é o autofaturamento da HMRC?

O autofaturamento da HMRC é um acordo formal em que o cliente emite a fatura de uma transação. Ele inverte o fluxo habitual: o comprador gera a fatura e envia uma cópia ao fornecedor. A HMRC reconhece essa configuração desde que ambas as partes concordem com ela por escrito, sigam regras específicas de manutenção de registros e lidem com o IVA exatamente como fariam com uma fatura típica.

Em um relacionamento de autofaturamento, o cliente assume a responsabilidade de emitir faturas precisas que reflitam o que foi adquirido, utilizando os preços padrão do fornecedor e o tratamento de IVA correspondente. O fornecedor concorda em não emitir suas próprias faturas para essas vendas. Embora o cliente seja responsável pela emissão da documentação, o IVA indicado em cada fatura continua sendo o imposto devido pelo fornecedor (imposto sobre operações), o que significa que ele é o responsável por declará-lo à HMRC. Quando o acordo de autofaturamento é celebrado entre duas partes registradas para fins de IVA (ou seja, tanto o cliente quanto o fornecedor devem ser registrados para IVA), o cliente pode tratar o IVA indicado na fatura como imposto recuperável, da mesma forma que faria com qualquer outra fatura de IVA válida.

O autofaturamento é opcional e comum em setores nos quais os clientes estão em melhor posição para calcular os valores devidos, como na aprovação de horas trabalhadas, na medição de entregas ou na verificação de desempenho. O autofaturamento pode eliminar atrasos e inconsistências na documentação. No entanto, se for mal gerenciado, também pode gerar riscos relacionados ao IVA.

Como funciona o autofaturamento da HMRC?

Uma vez que um contrato de autofaturamento esteja em vigor, o cliente deve emitir cada fatura em nome do fornecedor. Após uma entrega, a conclusão de um serviço ou o encerramento de um período de faturamento, o cliente prepara a fatura como qualquer outra fatura de IVA, incluindo um número exclusivo, data, descrição, preços e o cálculo do IVA.

O cliente envia uma cópia da fatura ao fornecedor, geralmente juntamente com o pagamento. O fornecedor, então, registra essa fatura como uma venda e trata o IVA indicado como imposto devido (output tax) à HMRC. O cliente registra o mesmo documento como uma compra e, se elegível, deduz o IVA como imposto recuperável (input tax). Não há uma “segunda fatura” emitida pelo fornecedor.

Neste processo, o cliente é responsável por criar uma fatura precisa e, portanto, precisa de dados e controles precisos. Se o status do cadastro de IVA do fornecedor mudar, o cliente deve atualizar as faturas imediatamente e suspender o autofaturamento até que um novo contrato seja assinado. Se o fornecedor cancelar o cadastro, o autofaturamento do IVA pode continuar, mas sem faturas de IVA. Se um fornecedor não estiver registrado para efeitos de IVA, a fatura não poderá, em circunstância alguma, apresentar o IVA.

A HMRC espera que os contratos sejam revisados e renovados anualmente para confirmar que os detalhes ainda estão corretos e que o fornecedor ainda concorda em fazer a cobrança por conta própria.

O que as faturas de autofaturamento precisam para estar em conformidade com o IVA?

As faturas de autofaturamento devem cumprir os mesmos padrões de qualquer fatura de IVA e também incluir alguns elementos adicionais.

As faturas do autofaturamento devem exibir:

• Detalhes da fatura: cada fatura precisa de um número único, data da fatura e descrição clara dos bens ou serviços, incluindo quantidades, preços unitários, descontos e totais.

• Detalhes do IVA: a fatura deve indicar o valor total sem IVA, a alíquota do IVA aplicada a cada item e o IVA total cobrado, o que determina o valor tributado pelo fornecedor.

• Identidade do fornecedor: nome, endereço e número de cadastro do IVA do fornecedor devem constar na fatura. Esses dados vinculam a transação à conta correta de IVA.

• Identificação de autofaturamento: a fatura deve ser claramente marcada como “autofaturamento”. Isso informa ao fornecedor, ao cliente e à HMRC que as funções de faturamento habituais estão invertidas.

• Declaração de imposto devido à HMRC: a redação recomendada "O IVA exibido é o seu imposto devido à HMRC" deve aparecer em todas as fatura. Isso evita que o fornecedor recupere acidentalmente um IVA que é devido à HMRC.

Quando as empresas do Reino Unido podem usar faturas emitidas por clientes?

O autofaturamento tende a ser utilizado em setores nos quais o cliente tem informações melhores, mais rápidas ou mais confiáveis sobre os valores devidos do que o fornecedor. Embora o Reino Unido tenha arrecadado £171 bilhões em IVA no exercício fiscal de 2024–2025, o processo de declaração envolve uma grande quantidade de documentação; por isso, qualquer medida que ajude a simplificar esse processo é benéfica.

O autofaturamento faz com que o IVA seja processado mais rapidamente nas seguintes situações:

Transações de alto volume ou repetidas

Empresas que processam pagamentos frequentes, como fabricantes que compram insumos recorrentes ou varejistas que recebem entregas regulares, podem usar o autofaturamento para manter a consistência na emissão de faturas e evitar atrasos. O cliente fatura com base nas entregas confirmadas, em vez de esperar que os fornecedores gerem a documentação.

Prestadores de serviços por hora ou por produção

Setores que dependem de folhas de ponto, produção medida ou aprovações (como recrutamento, contratação e logística) costumam adotar o autofaturamento. Como o cliente valida as horas trabalhadas ou as cargas entregues, ele está em melhor posição para emitir as faturas.

Clientes com precificação no recebimento

Quando o preço depende do peso, da classificação de qualidade ou de outros fatores estabelecidos por inspeção, o cliente normalmente tem os dados finais.O autofaturamento garante que as faturas reflitam o valor real recebido e não a estimativa do fornecedor.

Fornecedores com capacidade de faturamento limitada

Alguns fornecedores pequenos ou independentes podem optar por terceirizar totalmente o faturamento.O autofaturamento dá-lhes um pagamento confiável e elimina a carga administrativa da emissão de faturas.

Empresas com regras rigorosas de pagamento

Organizações com fluxos de trabalho de contas a pagar rigorosos ou requisitos de auditoria estritos frequentemente recorrem ao autofaturamento para centralizar a precisão. Controlar a criação de faturas reduz inconsistências, lançamentos duplicados e correções tardias.

Como as empresas estabelecem contratos de autofaturamento com fornecedores?

O autofaturamento só funciona quando ambas as partes se comprometem com um contrato claro e escrito que detalha o faturamento processado.Todos os novos fornecedores autofaturados precisam de um contrato assinado antes que o cliente possa emitir a primeira fatura.

Os contratos de autofaturamento devem incluir:

• Autorização por escrito: o fornecedor deve concordar formalmente que o cliente pode emitir faturas em seu nome e que o fornecedor não enviará suas próprias faturas de IVA para as transações.

• Duração definida: os contratos precisam de uma data de validade (normalmente 12 meses).

• Requisitos de notificação: o fornecedor deve informar imediatamente o cliente se cancelar o cadastro para IVA, receber um novo número de IVA ou transferir a empresa. Alterações como essas exigem um novo contrato antes que o autofaturamento possa ser retomado.

• Alteração do status do IVA: se um fornecedor cancelar o registro, as faturas devem parar imediatamente de cobrar o IVA. Se o fornecedor receber um novo número de IVA, o autofaturamento será suspenso até que um novo contrato seja executado.

Para que um contrato seja compatível, o cliente deve manter uma lista clara de todos os fornecedores que usam o autofaturamento, incluindo seus nomes, endereços e números de IVA. Esses registros devem estar disponíveis se a HMRC solicitar. Antes de um contrato expirar, o cliente deve verificar se os detalhes do fornecedor ainda estão corretos e se ambas as partes querem continuar. Um novo contrato é exigido a cada ano ou sempre que as circunstâncias mudarem.

Quais desafios podem surgir nos acordos de autofaturamento?

O autofaturamento transfere o risco para o cliente e exige uma estreita coordenação entre ambas as partes.

Problemas comuns a serem observados:

• Exatidão da fatura: como o cliente é quem gera a fatura, qualquer erro afeta as declarações de IVA de ambas as empresas. Os erros geralmente exigem a emissão de notas de crédito ou a reemissão das faturas.

• Responsabilidade pelo IVA: O fornecedor ainda é responsável por declarar o IVA exibido em uma fatura autofaturada, mesmo que ele não tenha emitido a fatura. Se o cliente aplicar uma alíquota de IVA incorreta, o fornecedor poderá dever imposto adicional à HMRC.

• IVA creditado indevidamente: a indicação clara de “autofaturamento” e da declaração obrigatória do imposto devido, os fornecedores podem tratar a fatura como uma fatura de compra comum e tentar recuperar indevidamente o IVA.

• Lacunas na documentação: faturas ausentes, duplicadas ou com armazenamento inadequado podem interromper o sistema de auditoria. A HMRC pode recusar créditos de IVA se os acordos não estiverem disponíveis ou as faturas não estiverem completas.

• Alterações no status do fornecedor: se um fornecedor cancelar o cadastro no IVA ou receber um novo número de IVA e não sinalizá-lo, o cliente poderá continuar emitindo faturas em não conformidade, o que pode trazer penalidades.

• Consequências regulatórias: erros persistentes ou falta de acordos podem levar a HMRC a considerar as faturas autofaturadas como inválidas, estornar o IVA recuperado ou aplicar penalidades.

Como as organizações podem manter a conformidade com as regras da HMRC?

O objetivo é manter os contratos de autofaturamento atualizados, as faturas corretas e a comunicação com os fornecedores ativa.

Veja como:

• Manter os contratos atuais: um contrato assinado deve estar em vigor antes da emissão de qualquer fatura autofaturada. Acompanhar as datas de renovação e os contratos de atualização a cada ano mantém o contrato válido.

• Usar modelos completos e consistentes de fatura: cada fatura deve seguir a mesma estrutura, incluir todos os dados exigidos de IVA e do fornecedor e conter a identificação de autofaturamento, além da declaração de imposto devido.

• Verificar regularmente o status do IVA: verificar os números de IVA do fornecedor (especialmente para relacionamentos de longo prazo) ajuda a detectar antecipadamente cancelamentos ou alterações.

• Manter sincronizado com os fornecedores: expectativas claras e consultas regulares incentivam os fornecedores a informar mudanças em seu status de IVA ou estrutura de empresa, protegendo ambas as partes contra a emissão de faturas e não conformidade.

• Manter um forte sistema de auditoria: os contratos, as faturas autofaturadas e os registros de pagamento devem ser organizados e fáceis de apresentar. Um sistema bem estruturado ajuda a sustentar as declarações de IVA caso a HMRC faça uma análise mais detalhada.

• Corrigir erros adequadamente: quando algo der errado, corrija-o com notas de crédito ou faturas substitutas, nunca ajustando faturas.

• Usar sistemas confiáveis: ferramentas como o Stripe Invoicing ajudam a manter modelos estruturados, numeração consistente e registros completos, reduzindo erros manuais e facilitando auditorias.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças pontuais ou recorrentes, a Stripe ajuda empresas a receberem mais rápido e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de código. A Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte a mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente.

• Reduzir a carga de trabalho administrativo: gere faturas em minutos e diminua o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e de uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

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