Självfakturering enligt Hans Majestäts Intäkter och tullar (HMRC) kan göra verksamheten effektivare. Många företag i Storbritannien använder fakturor utfärdade av kunder för att påskynda betalningar och föra konsekventa register, men efterlevnaden kan vara komplicerad.

Nedan förklarar vi vad HMRC självfakturering, hur det fungerar och vad organisationer behöver göra för att efterleva moms när de hanterar fakturering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är HMRC självfakturering?
  
• Hur fungerar HMRC självfakturering?
  
• Vad behöver självfakturerade fakturor ha för att uppfylla kraven på moms?
  
• När kan företag i Storbritannien använda fakturor utfärdade av kunder?
  
• Hur upprättar företag avtal om självfakturering med leverantörer?
  
• Vilka utmaningar kan uppstå med självfaktureringsavtal?
  
• Hur kan organisationer följa HMRC-reglerna?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är HMRC självfakturering?

HMRC självfakturering är ett formellt arrangemang där kunden utfärdar fakturan för en transaktion. Det vänder på det vanliga flödet: köparen genererar fakturan och skickar en kopia till leverantören. HMRC godkänner upplägget så länge båda sidor är överens om det skriftligen, följer specifika bokföringsregler och hanterar moms precis som de skulle göra med en vanlig faktura.

I ett partnerskap med självfakturering tar kunden ansvar för att skapa korrekta fakturor som återspeglar vad de har köpt, med hjälp av leverantörens standardpris och momsbehandling. Leverantören går med på att inte utfärda egna fakturor för denna försäljning. Även om kunden genererar handlingarna är momsen som visas på varje faktura fortfarande leverantörens utgående skatt, vilket innebär att de är ansvariga för att deklarera den till HMRC. Om självfaktureringsavtalet är mellan två parter som är registrerade för moms (både kunden och leverantören måste vara momsregistrerade) kan kunden behandla momsen på fakturan som ingående moms på samma sätt som de skulle göra med alla andra giltiga momsfakturor.

Självfakturering är valfritt och vanligt i branscher där kunderna är bättre positionerade för att beräkna vad de är skyldiga genom att godkänna timmar, mäta leveranser eller verifiera prestanda. Självfakturering kan eliminera förseningar och felaktigt matchat pappersarbete. Men om det hanteras felaktigt kan det också medföra risker för moms.

Hur fungerar HMRC självfakturering?

När ett självfaktureringsavtal har ingåtts måste kunden skapa varje faktura för leverantören. Efter en leverans, genomförd tjänst eller slutet av en faktureringsperiod förbereder kunden en faktura som vilken annan momsfaktura som helst, som innehåller ett unikt nummer, datum, beskrivning, pris och beräkning av moms.

Kunden skickar kopian av fakturan till leverantören, vanligtvis tillsammans med betalningen. Leverantören registrerar sedan fakturan som sin försäljning och behandlar momsen som visas som utgående skatt för HMRC. Kunden registrerar samma dokument som sitt inköp och begär, om det är berättigat, att momsen ska beskattas som ingående skatt. Det finns ingen "andra faktura" från leverantören.

I denna process är kunden ansvarig för att skapa en korrekt faktura och behöver därför korrekta uppgifter och kontroller. Om leverantörens status för momsregistrering ändras måste kunden uppdatera fakturorna omedelbart och pausa den egna faktureringen tills ett nytt avtal har undertecknats. Om leverantören avregistrerar sig kan självfaktureringen fortsätta, men utan momsfakturor. Om en leverantör inte är momsregistrerad kan fakturan inte under några omständigheter visa moms.

HMRC förväntar sig att avtal granskas och förnyas årligen för att bekräfta att uppgifterna fortfarande är korrekta och att leverantören fortfarande samtycker till självfakturering.

Vad behöver självfakturerade fakturor ha för att uppfylla kraven på moms?

Självfakturerade fakturor måste uppfylla samma standarder som alla momsfakturor och även innehålla några ytterligare element.

Självfakturerade fakturor måste innehålla:

• Fakturauppgifter: Varje faktura behöver ett unikt nummer, fakturadatum och tydlig beskrivning av varorna eller tjänsterna, inklusive kvantiteter, enhetspriser, rabatter och totalsummor.

• Momsuppgifter: Fakturan måste visa det totala beloppet exklusive moms, momssats som tillämpas på varje radpost och total debiterad moms. Detta fastställer hur mycket utgående skatt leverantören är skyldig.

• Leverantörens identitet: Leverantörens namn, adress och momsregistreringsnummer måste alla stå på fakturan. Dessa uppgifter kopplar transaktionen till rätt momskonto.

• Etikett för självfakturering: Fakturan måste vara tydligt markerad som ”Självfakturering”. Detta talar om för leverantören, kunden och HMRC att de vanliga faktureringsrollerna är omvända.

• Deklaration om HMRC utgående skatt: Den rekommenderade lydelsen "Momsen som visas är den utgående skatten som ska betalas till HMRC" ska stå på varje faktura. På så sätt kan leverantören inte av misstag återkräva den moms som han eller hon är skyldig.

När kan företag i Storbritannien använda fakturor utfärdade av kunder?

Självfakturering tenderar att användas i sektorer där kunden har bättre, snabbare eller mer tillförlitlig information om vad som ska betalas än leverantören. Storbritannien tjänade 171 miljarder pund från moms under räkenskapsåret 2024–2025, men deklarationsprocessen kräver mycket pappersarbete, så alla åtgärder som kan förenkla processen är fördelaktiga.

Självfakturering gör ofta momsprocessen snabbare i följande situationer:

Transaktioner med stora volymer eller upprepade transaktioner

Företag som behandlar frekventa betalningar, till exempel tillverkare som köper återkommande insatsvaror eller återförsäljare som får regelbundna leveranser, kan använda självfakturering för att hålla fakturering konsekvent och undvika förseningar. Kunden fakturerar baserat på bekräftade leveranser istället för att vänta på att leverantörerna ska generera pappersarbete.

Leverantörer av timbaserade tjänster eller ackordsarbete

Branscher som förlitar sig på tidrapporter, uppmätta resultat eller godkännanden (t.ex. rekrytering, entreprenad och logistik) använder ofta självfakturering. Eftersom kunden validerar arbetade timmar eller levererade laster är de bäst rustade för att skapa fakturor.

Kunder med priser på kvitto

När priset beror på vikt, kvalitetsklassificering eller andra inspektionsbaserade faktorer har kunden vanligtvis de slutliga uppgifterna. Självfakturering säkerställer att fakturorna återspeglar det faktiska värdet som mottagits snarare än leverantörens uppskattning.

Leverantörer med begränsad faktureringskapacitet

Vissa små eller oberoende leverantörer kan välja att avlasta faktureringen helt. Självfakturering ger dem tillförlitlig betalning och eliminerar den administrativa bördan med utfärdning av fakturor.

Företag med strikta betalningsregler

Organisationer med snäva arbetsflöden för leverantörsreskontra eller strikta revisionskrav förlitar sig ofta på självfakturering för att centralisera noggrannheten. Genom att kontrollera hur fakturor skapas minskar antalet felmatchningar, dubbelposter och sena korrigeringar.

Hur upprättar företag avtal om självfakturering med leverantörer?

Självfakturering fungerar bara när båda sidor förbinder sig till ett tydligt, skriftligt avtal som beskriver faktureringsprocessen. Varje ny leverantör som självfakturerar behöver ett undertecknat avtal innan kunden kan utfärda den första fakturan.

Självfaktureringsavtal måste innehålla:

• Skriftlig auktorisering: Leverantören måste formellt godkänna att kunden kan utfärda fakturor för deras räkning och att leverantören inte skickar sina egna momsfakturor för transaktionerna.

• Definierad varaktighet: Avtal behöver ett utgångsdatum (vanligtvis efter 12 månader).

• Aviseringskrav: Leverantören måste omedelbart informera kunden om de avregistrerar sig för moms, får ett nytt momsregistreringsnummer eller överför företaget. Ändringar som dessa kräver ett nytt avtal innan självfakturering kan återupptas.

• Momsstatus ändras: Om en leverantör avregistrerar sig måste fakturorna omedelbart sluta debitera moms. Om leverantören får ett nytt momsregistreringsnummer pausas självfaktureringen tills ett nytt avtal har ingåtts.

För att ett avtal ska kunna efterlevas måste kunden ha en tydlig lista över alla leverantörer som använder självfakturering, inklusive namn, adresser och momsregistreringsnummer. Dessa register måste vara tillgängliga om HMRC frågar. Innan ett avtal löper ut bör kunden kontrollera att leverantörsuppgifterna fortfarande är korrekta och att båda parter vill fortsätta. Ett nytt avtal krävs varje år eller när omständigheterna ändras.

Vilka utmaningar kan uppstå vid självfaktureringsavtal?

Självfakturering flyttar risken till kunden och kräver nära samordning mellan båda parter.

Vanliga problem att vara medveten om är:

• Fakturans korrekthet: Eftersom det är kunden som genererar fakturan påverkar alla eventuella misstag båda företagens momsdeklarationer. För fel krävs ofta kreditnotor eller nya fakturor.

• Momsredovisningsskyldighet: Leverantören är fortfarande ansvarig för att deklarera den moms som visas på en självfakturerad faktura, även om han eller hon inte skapade fakturan. Om kunden tillämpar fel momssats kan leverantören bli skyldig HMRC att betala ytterligare skatt.

• Felaktig moms: Utan tydlig märkning för ”självfakturering” och den obligatoriska deklarationen för utgående skatt kan leverantörer av misstag behandla fakturan som en vanlig faktura och försöka återkräva momsen.

• Luckor i dokumentationen: Fakturor som saknas, dubbletter eller bristfällig lagring kan bryta verifieringskedjan. HMRC kan avvisa momsanspråk om avtal inte är tillgängliga eller fakturor inte är fullständiga.

• Leverantörens status ändras: Om en leverantör avregistrerar sig för moms eller får ett nytt momsregistreringsnummer och inte flaggar det kan kunden fortsätta utfärda fakturor som inte uppfyller kraven, vilket kan leda till påföljder.

• Regulatoriska konsekvenser: Om fel kvarstår eller avtal saknas kan HMRC behandla självfakturerade fakturor som ogiltiga, ta tillbaka ingående moms eller tillämpa påföljder.

Hur kan organisationer efterleva HMRC:s regler?

Målet är att hålla självfaktureringsavtal aktuella, fakturor korrekta och kommunikation med leverantörer aktiv.

Så här går det till:

• Upprätthåll befintliga avtal: Ett undertecknat avtal måste finnas på plats innan en självfakturerad faktura utfärdas. Genom att följa förnyelsedatum och uppdatera avtal varje år förblir arrangemanget giltigt.

• Använd fullständiga, konsekventa fakturamallar: Varje faktura ska ha samma struktur, innehålla alla obligatoriska moms- och leverantörsuppgifter och vara försedd med en etikett för självfakturering och deklaration om utgående skatt.

• Verifiera momsstatus regelbundet: Genom att kontrollera leverantörens momsregistreringsnummer (särskilt för långvariga relationer) kan du fånga upp avregistreringar eller ändringar tidigt.

• Håll kontakten med leverantörerna: Tydliga förväntningar och regelbundna kontroller uppmuntrar leverantörerna att dela med sig av förändringar i sin momsstatus eller företagsstruktur. Detta skyddar båda sidor från utfärdning av fakturor som inte uppfyller kraven.

• Ha en stark verifieringskedja: Avtal, självfakturerade fakturor och betalningsregister ska vara organiserade och lätta att ta fram. En ren kedja håller momsen försvarbar om HMRC tar en närmare titt.

• Rätta till misstag på rätt sätt: När något går fel, åtgärda det med kreditnotor eller ersättningsfakturor, aldrig genom att ändra framtida fakturor.

• Använd tillförlitliga system: Verktyg som Stripe Invoicing hjälper till att upprätthålla strukturerade mallar, konsekvent numrering och fullständiga register. Detta minskar manuella fel och underlättar revisioner.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.