英国税务海关总署 (HMRC) 制度下的自助开票可以提升运营效率。许多英国企业通过使用客户开具的发票来加速付款并保持记录一致；然而，合规操作可能较为复杂。

接下来，我们将解释 HMRC 自助开票的定义、运作机制，以及相关机构在处理发票时为确保完全符合增值税 (VAT) 合规要求所需采取的措施。

本文内容

• 什么是英国税务海关总署 (HMRC) 的自助开票？
  
• HMRC 自助开票的运作机制
  
• 为确保符合增值税规定，自助开票发票需要包含哪些内容？
  
• 英国企业何时可能使用客户开具的发票？
  
• 企业如何与供应商建立自助开票协议？
  
• 在自助开票安排中可能会出现哪些挑战？
  
• 组织如何确保遵守 HMRC 的规定？
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是英国税务海关总署 (HMRC) 的自助开票？

英国税务海关总署 (HMRC) 自助开票是一种正式的商业安排，即由客户为交易开具发票。它逆转了通常的流程：由购买方生成发票并发送副本给供应商。只要双方书面同意、遵守特定的记录保存规则，并像处理常规发票一样准确处理增值税，英国税务海关总署即认可此安排。

在自助开票关系中，客户需负责根据采购内容、供应商的标准价格和增值税处理方式开具准确的发票。供应商则同意不就这些销售自行开具发票。尽管单据由客户生成，但发票上显示的增值税仍属于供应商的销项税，这意味着供应商有责任向英国税务海关总署 (HMRC) 申报。若自助开票协议是在两个增值税登记方（即客户和供应商均需完成增值税登记）之间签订的，客户可将发票上的增值税视为进项税进行抵扣，这与处理任何其他有效增值税发票的方式相同。

自助开票是可选项，常见于那些客户更有条件（例如通过审批工时、测量交付量或核验绩效）计算应付金额的行业。自助开单可以消除延迟和单据不匹配的问题。然而，如果处理不当，它也可能带来增值税风险。

HMRC 自助开票的运作机制

一旦自助开票协议生效，客户必须为供应商开具每张发票。在完成交付、服务或计费周期结束后，客户应像准备任何其他增值税发票一样制作发票，其中需包含唯一的编号、日期、商品/服务描述、价格及增值税计算。

客户将发票副本发送给供应商，通常与付款一同寄送。随后，供应商将该发票记录为其销售收入，并将发票上显示的增值税作为应向英国税务海关总署缴纳的销项税。客户则将同一份文件记录为其采购凭证，并在符合条件时将该增值税作为进项税进行抵扣。供应商无需再开具“第二张发票”。

在此流程中，客户负责开具准确的发票，因此需要精确的数据和控制措施。若供应商的增值税登记状态发生变更，客户必须立即更新发票并暂停自助开单，直至签署新协议。若供应商注销登记，自助开单仍可继续，但不得开具增值税发票。若供应商未登记增值税，则发票在任何情况下均不得显示增值税。

英国税务海关总署要求每年审查并更新自助开单协议，以确认细节仍然准确且供应商仍同意采用此自助开票方式。

为确保符合增值税规定，自助开票发票需要包含哪些内容？

自助开票发票必须符合与任何增值税发票相同的标准，并且还需包含一些额外的要素。

自助开票发票必须显示：

• 发票详情：每张发票都需要一个唯一的编号、发票日期，以及对商品或服务的清晰描述，包括数量、单价、折扣和总计。

• 增值税详情：发票上必须显示不含增值税的总金额、适用于每个项目的增值税税率以及收取的增值税总额。这明确了供应商应缴纳的销项税额。

• 供应商身份：供应商的名称、地址和增值税登记号都必须显示在发票上。这些详细信息将交易与正确的增值税账户关联起来。

• 自助开票标签：发票必须明确标注为“自助开票”。这向供应商、客户以及英国税务海关总署表明，常规的开票角色已经互换。

• HMRC 销项税声明：建议的措辞“所显示的增值税是您应向英国税务海关总署缴纳的销项税”应出现在每张发票上。这可以防止供应商错误地申请抵扣其应缴纳的增值税。

英国企业何时可能使用客户开具的发票？

自助开票通常应用于客户比供应商更了解、更快掌握或更可靠地知晓应付款项的行业。尽管英国在 2024-2025 财年从增值税中征收了 1710 亿英镑。但申报流程涉及大量文书工作，因此任何能简化该流程的步骤都是有益的。

在以下情况下，自助开票通常能加快增值税流程：

高交易量或重复交易

那些处理频繁支付业务的企业，例如采购重复性投入品的制造商或接收定期交付的零售商，可能会采用自助开票来保持发票处理的一致性并避免延误。客户可根据确认的交货情况开具发票，而无需等待供应商生成单据。

按小时计费的服务或计件工作服务商

依赖工时表、计件产出或审批流程的行业（例如招聘、承包和物流）常采用自助开单。由于客户负责核实工作小时数或交付量，他们最有条件开具发票。

采用收货定价的客户

当定价取决于重量、质量等级或其他基于检验的因素时，客户通常掌握最终数据。自助开票能确保发票反映实际收到的价值，而非供应商的预估。

开票能力有限的供应商

部分小型或独立供应商可能会选择完全外包开票工作。自助开单能为其提供可靠的付款，并免除开具发票的行政负担。

拥有严格应付账款规则的公司

应付账款工作流程严苛或审计要求严格的组织，常依赖自助开票来集中确保准确性。掌控发票创建环节可减少单据不匹配、重复入账和后期纠错。

企业如何与供应商建立自助开票协议？

自助开票仅当双方就明确、书面的开票流程协议达成一致时才有效。每位新的自助开票供应商，在客户开具首张发票前，都需要一份已签署的协议。

自助开票协议必须包括：

• 书面授权：供应商必须正式同意客户可代表其开具发票，且供应商不会就该交易自行发送增值税发票。

• 明确期限：协议需要设定一个有效期（通常为 12 个月）。

• 通知要求：如果供应商注销增值税登记、获得新增值税税号或转让业务，必须立即通知客户。此类变更需在新协议签署后，方可恢复自助开票。

• 增值税状态变化：如果供应商注销登记，发票必须立即停止收取增值税。如果供应商获得新的增值税税号，则需暂停自助开票，直至新协议签署生效。

为确保协议合规，客户必须保存一份明确的自助开单供应商名单，包括其名称、地址和增值税税号。若英国税务海关总署 (HMRC) 要求，必须能够提供这些记录。在协议到期前，客户应核实供应商信息是否仍然准确，以及双方是否愿意继续合作。每年或任何情况发生变化时，均需签订新协议。

在自助开票安排中可能会出现哪些挑战？

自助开票将风险转移给了客户，并要求双方进行紧密协调。

常见需要注意的问题包括：

• 发票准确性：由于发票由客户开具，任何错误都会影响双方的增值税申报。纠正常需开具贷项通知单或重新签发发票。

• 增值税责任：即使供应商并非发票的创建方，其仍需负责申报自助开单发票上显示的增值税。若客户适用了错误的增值税率，供应商可能因此需要向英国税务海关总署补缴额外税款。

• 虚报增值税：若缺少清晰的“自助开单”标识及必要的销项税说明，供应商可能误将该发票视为常规采购发票并试图申请增值税退税。

• 文档空白：发票缺失、重复或存档不善均可能导致审计线索中断。若无法提供协议或发票不完整，英国税务海关总署可能拒绝相关的增值税申报。

• 供应商状态变化：如果供应商注销增值税登记或获得新增值税税号后未及时通知，客户可能持续开具不合规的发票，从而招致处罚。

• 监管后果：持续存在的错误或缺失的协议可能导致英国税务海关总署将自助开单发票视为无效、追回进项增值税，或施加处罚。

组织如何确保遵守 HMRC 的规定？

其目的是确保自助开票协议保持最新、发票准确无误，并维持与供应商的积极沟通。

具体实现方式如下：

• 保持协议最新：在任何自助开票发票开具前，必须已签署有效协议。追踪续签日期并每年更新协议，是确保该安排持续有效的关键。

• 使用完整一致的发票模板：每张发票均应遵循相同结构，包含所有必需的增值税和供应商详细信息，并带有自助开单标签及销项税声明。

• 定期核实增值税状态：定期核验供应商的增值税税号（特别是对于长期合作关系）有助于及早发现其注销登记或信息变更。

• 与供应商保持同步：明确的期望和定期沟通有助于鼓励供应商分享其增值税状态或业务结构的变更，从而保护双方免于开具不合规的发票。

• 完善审计记录：协议、自助开票发票及付款记录应妥善整理、便于随时调阅。清晰的追踪记录能确保在英国税务海关总署进行核查时，您的增值税申报具备充分的辩护依据。

• 正确纠正错误：当出现差错时，应使用贷项通知单或替换发票进行纠正，切勿通过调整未来账单来处理。

• 使用可靠的系统：像 Stripe Invoicing 这样的工具，有助于维护结构化的模板、保持编号连续性及记录的完整性。这能减少人为错误，并使审计工作更轻松。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

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