L'autofatturazione in base alle norme di His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) può rendere più efficienti le operazioni. Molte attività del Regno Unito utilizzano fatture emesse dai clienti per velocizzare i pagamenti e mantenere la coerenza dei registri; la conformità può essere comunque complicata.

Di seguito viene illustrato che cos'è l'autofatturazione HMRC, come funziona e cosa devono fare le organizzazioni per mantenere la piena conformità con l'Imposta sul valore aggiunto (IVA) quando gestiscono le fatture.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'autofatturazione HMRC
  
• Come funziona l'autofatturazione HMRC
  
• Cosa serve alle autofatture per la conformità IVA
  
• Quando la attività del Regno Unito possono utilizzare fatture emesse dai clienti
  
• In che modo le attività stipulano gli accordi di autofatturazione con i fornitori
  
• Problematiche che possono sorgere negli accordi di autofatturazione
  
• Come possono la organizzazioni mantenere la conformità alle regole dell'HMRC
  
• Vantaggi di Stripe Invoicing
  

Che cos'è l'autofatturazione HMRC

L'autofatturazione HMRC è un accordo formale in cui è il cliente a emettere la fattura per una transazione. Inverte il flusso abituale: è l'acquirente a generare la fattura, inviandone una copia al fornitore. L'HMRC riconosce questa configurazione a condizione che entrambe le parti la accettino per iscritto, seguano regole specifiche di tenuta dei registri e gestiscano l'IVA esattamente come farebbero con una fattura normale.

In un rapporto di autofatturazione, il cliente si assume la responsabilità di creare fatture accurate che riflettano ciò che ha acquistato, utilizzando il prezzo standard del fornitore e il relativo trattamento IVA. Il fornitore si impegna a non emettere proprie fatture per tali vendite. Anche se è il cliente a generare il documento, l'IVA indicata su ogni fattura è comunque applicata a monte dal fornitore, che è responsabile della dichiarazione all'HMRC. Se il contratto di autofatturazione è tra due parti registrate ai fini IVA (sia il cliente che il fornitore devono essere registrati ai fini IVA), il cliente può trattare l'IVA sulla fattura come un'imposta a monte, così come farebbe con qualsiasi altra fattura IVA valida.

L'autofatturazione è facoltativa e comune nei settori in cui i clienti sono in una posizione migliore per calcolare quanto è dovuto approvando le ore, misurando le consegne o verificando le prestazioni. L'addebito automatico può eliminare ritardi e documenti non corrispondenti. Tuttavia, se questo viene gestito in modo errato, può anche introdurre qualche rischio per l'IVA.

Come funziona l'autofatturazione HMRC?

Una volta stipulato un contratto di autofatturazione, il cliente deve creare ogni fattura a nome del fornitore. Dopo una consegna, il completamento di un servizio o la fine di un periodo di fatturazione, il cliente prepara una fattura che, come qualsiasi altra fattura IVA, include un numero, la data, una descrizione, un prezzo e un calcolo dell'IVA univoci.

Il cliente invia la copia della fattura al fornitore, in genere insieme al pagamento. Il fornitore registra quindi la fattura come vendita e tratta l'IVA indicata come imposta a monte per l'HMRC. Il cliente registra lo stesso documento dell'acquisto e, se idoneo, reclama l'IVA come imposta a monte. Non esiste una "seconda fattura" del fornitore.

In questo processo, il cliente è responsabile della creazione di una fattura accurata e necessita quindi di dati e controlli accurati. Se lo stato di registrazione IVA del fornitore cambia, il cliente deve aggiornare immediatamente le fatture e sospendere l'autofatturazione fino alla firma di un nuovo accordo. Se il fornitore annulla la registrazione, l'autofatturazione può continuare, ma senza fatture IVA. Se un fornitore non è registrato ai fini IVA, la fattura non può riportare l'IVA in nessun caso.

L'HMRC si aspetta che gli accordi vengano rivisti e rinnovati annualmente per confermare che i dettagli siano ancora corretti e che il fornitore accetti comunque di ricevere le autofatture.

Cosa serve alle autofatture per la conformità IVA

Le autofatture devono soddisfare gli stessi standard di qualsiasi fattura IVA e includere anche alcuni elementi aggiuntivi.

Le antofatture devono riportare:

• Dettagli della fattura: ogni fattura richiede un numero univoco, la data della fattura e una descrizione chiara dei beni o servizi, inclusi quantità, prezzi unitari, sconti e totali.

• Dettagli IVA: la fattura deve indicare l'importo totale IVA esclusa, l'aliquota IVA applicata a ciascuna voce e l'IVA totale addebitata. Questo stabilisce l'imposta a debito dal fornitore.

• Identità del fornitore: nome, indirizzo e numero di partita IVA del fornitore devono essere tutti esposti nella fattura. Questi dettagli collegano la transazione alla partita IVA corretta.

• Etichetta di autofattura: la fattura deve essere chiaramente contrassegnata come "Autofattura". Questo indica all'HMRC che i ruoli di fornitore e cliente delle normali fatture sono invertiti.

• Dichiarazione dell'imposta a valle per l'HMRC: la dicitura consigliata "L'IVA indicata corrisponde all'imposta a valle dovuta all'HMRC" deve apparire su ogni fattura. In questo modo si evita che il fornitore recuperi accidentalmente l'IVA dovuta.

Quando si possono utilizzare le fatture emesse da clienti del Regno Unito

L'autofatturazione tende a essere utilizzata nei settori in cui il cliente dispone di informazioni migliori, più rapide o più affidabili su ciò che è dovuto al fornitore. Anche se il Regno Unito ha ricavato 171 miliardi di sterline dall'IVA nell'anno fiscale 2024-2025, il processo di dichiarazione comporta una grande quantità di documenti, quindi è utile qualsiasi passaggio che possa semplificare la procedura.

Spesso l'autofatturazione rende più veloce l'elaborazione dell'IVA nelle seguenti situazioni:

Transazioni ripetute o con volumi elevati

Le attività che elaborano pagamenti frequenti, come i produttori che acquistano lotti ricorrenti o i venditori al dettaglio che ricevono consegne regolari, possono utilizzare l'antofatturazione per mantenere costante la fatturazione ed evitare ritardi. Il cliente fattura in base alle consegne confermate, invece di aspettare che i fornitori generino la documentazione.

Fornitori di servizi su base oraria o a cottimo

I settori che si affidano a schede orarie, produzione misurata o approvazioni (come reclutamento, contratti e logistica) spesso adottano il l'autofatturazione. Poiché è il cliente a convalidare le ore lavorate o i carichi consegnati, è più adatto a creare le fatture.

Clienti con prezzi basati su ricevuta

Quando i prezzi dipendono dal peso, dalla qualità o da altri fattori basati su un'ispezione, in genere è il cliente a disporre dei dati finali. L'autofatturazione garantisce che le fatture riflettano il valore effettivo ricevuto, anziché la stima del fornitore.

Fornitori con capacità di fatturazione limitata

Alcuni fornitori piccoli o indipendenti potrebbero scegliere di delegare completamente l'onere della fatturazione. L'autofatturazione garantisce pagamenti affidabili ed elimina l'onere amministrativo dell'emissione delle fatture.

Aziende con regole di pagamento rigide

Le organizzazioni con flussi di lavoro incalzanti o requisiti rigorosi di revisione si affidano spesso all'autofatturazione per centralizzarne l'accuratezza. Il controllo della creazione delle fatture riduce discrepanze, doppie voci e correzioni tardive.

In che modo le attività stipulano gli accordi di autofatturazione con i fornitori

L'autofatturazione funziona solo quando entrambe le parti si impegnano a sottoscrivere un chiaro accordo scritto che dettaglia l processo di fatturazione. Ogni nuovo fornitore in autofatturazione ha bisogno di un accordo firmato prima che il cliente possa emettere la prima fattura.

I contratti di antofatturazione devono includere:

• Autorizzazione scritta: il fornitore deve accettare formalmente che il cliente possa emettere fatture a suo nome, e che il fornitore non invii le proprie fatture con IVA per le transazioni.

• Durata definita: i contratti richiedono una data di scadenza (in genere 12 mesi).

• Obblighi di notifica: il fornitore deve informare immediatamente il cliente se annulla la registrazione ai fini IVA, riceve una nuova partita IVA o trasferisce l'attività. Modifiche come queste richiedono un nuovo accordo prima che possa riprendere l'autofatturazione.

• Modifica dello stato IVA: se un fornitore annulla la registrazione, nelle fatture deve essere interrotto immediatamente l'addebito dell'IVA. Se il fornitore riceve una nuova partita IVA, l'autofatturazione viene sospesa fino a quando non entra in vigore un nuovo accordo.

Affinché un contratto sia conforme, il cliente deve ceonservare un elenco chiaro di tutti i fornitori che utilizzano l'autofatturazione, inclusi nomi, indirizzi e numeri di partita IVA. Queste registrazioni devono essere disponibili su richiesta dell'HMRC. Prima della scadenza di un contratto, il cliente deve verificare che i dettagli del fornitore siano ancora accurati e che entrambe le parti vogliano proseguire l'accordo. È necessario un nuovo accordo ogni anno. o ogni volta che cambiano le circostanze.

Problematiche che possono sorgere negli accordi di autofatturazione

L'autofatturazione sposta i rischi sul cliente e richiede uno stretto coordinamento fra entrambe le parti.

I problemi più comuni di cui tenere conto includono:

• Precisione della fattura: poiché è il cliente a generare la fattura, qualsiasi errore influisce sulle dichiarazioni IVA di entrambe le aziende. Gli errori richiedono spesso note di credito o riemissione delle fatture.

• Responsabilità IVA: il fornitore è comunque responsabile della dichiarazione IVA indicata su un'autofattura, anche se non ha creato la fattura. Se il cliente applica l'aliquota IVA errata, il fornitore potrebbe dovere ulteriori imposte all'HMRC.

• IVA dichiarata erroneamente: senza una chiara dicitura di "Autofattura" e la necessaria dichiarazione dell'imposta in uscita, i fornitori potrebbero accidentalmente trattare la fattura come una normale fattura d'acquisto e cercare di recuperare l'IVA.

• Lacune nella documentazione: fatture mancanti, duplicati o scarsa conservazione possono interrompere il percorso di revisione. L'HMRC potrebbe rifiutare l'IVA in detrazione se non sono disponibili gli accordi o le fatture non sono complete.

• Modifica dello stato del fornitore: se un fornitore annulla la registrazione ai fini IVA o riceve una nuova partita IVA, e non lo segnala, il cliente potrebbe continuare a emettere fatture non conformi, il che può comportare sanzioni.

• Conseguenze ai fini della normativa: errori persistenti o accordi mancanti possono indurre l'HMRC a trattare le autofatture come non valide, recuperare l'IVA a monte o applicare sanzioni.

Come possono la organizzazioni mantenere la conformità alle regole dell'HMRC

L'obiettivo è mantenere contratti di autofatturazione aggiornati, fatture corrette e comunicazioni attive con i fornitori.

Ecco come fare:

• Mantenere in vigore gli accordi: prima di emettere qualsiasi autofattura, deve essere in vigore un accordo firmato. Il monitoraggio delle date di rinnovo e l'aggiornamento annuale mantengono valido l'accordo.

• Utilizzare modelli di fattura completi e coerenti: ogni fattura deve avere la stessa struttura, includere tutte le informazioni richieste su IVA e fornitore, e riportare l'etichetta di autofattura e la dichiarazione dell'imposta a valle.

• Verificare regolarmente lo stato dell'IVA: controllare i numeri di partita IVA dei fornitori (soprattutto per i rapporti a lungo termine) aiuta a individuare tempestivamente le cancellazioni o le modifiche.

• Rimanere in sincronia con i fornitori: aspettative chiare e controlli regolari incoraggiano i fornitori a condividere i cambiamenti della loro situazione IVA o della struttura dell'attività. Questo protegge entrambe le parti dall'emissione di fatture non conformi.

• Mantenere un solido tracciamento: accordi, autofatture e registri dei pagamenti devono essere organizzati e facili da produrre. Una traccia pulita mantiene difendibili le detrazioni IVA in caso di ispezioni dell'HMRC.

• Correggere gli errori in modo preciso: quando qualcosa va storto, lo devi correggere con note di credito o fatture sostitutive, mai rettificando le future fatture.

• Utilizzare sistemi affidabili: strumenti come Stripe Invoicing aiutano a mantenere modelli strutturati, una numerazione coerente e registrazioni complete. In questo modo si riducono gli errori manuali e si facilitano le revisioni.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione dei crediti (AR), dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che si tratti di fatturazione una tantum o ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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