Selbstfakturierung gemäß His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) kann zu effizienteren Abläufen führen. Viele Unternehmen im Vereinigten Königreich nutzen kundenseitig ausgestellte Rechnungen, um Zahlungen zu beschleunigen und ihre Aufzeichnungen konsistent zu halten. Die Compliance kann jedoch kompliziert sein.

Im Folgenden erklären wir, was die HMRC-Selbstfakturierung ist, wie sie funktioniert und was Organisationen tun müssen, um die Umsatzsteuer (USt.) vollständig bei der Rechnungsstellung regelkonform zu handhaben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die HMRC-Selbstfakturierung?
  
• Wie funktioniert die HMRC-Selbstfakturierung?
  
• Was muss in selbstfakturierten Rechnungen enthalten sein, um die Umsatzsteuerkonformität zu wahren?
  
• Wann können Unternehmen im Vereinigten Königreich kundenseitig ausgestellte Rechnungen verwenden?
  
• Wie schließen Unternehmen Selbstfakturierungsvereinbarungen mit Lieferanten ab?
  
• Welche Herausforderungen können Selbstfakturierungsvereinbarungen mit sich bringen?
  
• Wie können Organisationen die Einhaltung der HMRC-Regeln gewährleisten?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist die HMRC-Selbstfakturierung?

Die HMRC-Selbstfakturierung ist eine formelle Vereinbarung, in deren Rahmen der Kunde die Rechnung für eine Transaktion ausstellt. Sie kehrt den üblichen Ablauf um: Der Kunde erstellt die Rechnung und sendet eine Kopie an den Lieferanten. Die HMRC erkennt diese Vorgehensweise an, sofern beide Seiten ihr schriftlich zustimmen, bestimmte Dokumentationsregeln befolgen und die Umsatzsteuer genauso handhaben, wie sie es bei einer herkömmlichen Rechnung tun würden.

Bei Selbstfakturierung übernimmt der Kunde die Verantwortung für das Erstellen korrekter Rechnungen, die seine Käufe widerspiegeln. Dabei wendet er den Standardpreis und die Umsatzsteuerbehandlung des Lieferanten an. Der Lieferant verpflichtet sich, für die betreffenden Verkäufe keine eigenen Rechnungen auszustellen. Obwohl der Kunde die Unterlagen erstellt, bleibt die auf jeder Rechnung angegebene Umsatzsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer des Lieferanten. Letzterer ist also für deren Erklärung gegenüber der HMRC verantwortlich. Wenn die Selbstfakturierungsvereinbarung zwischen zwei für die Umsatzsteuer registrierten Parteien besteht (sowohl der Kunde als auch der Lieferant müssen für die Umsatzsteuer registriert sein), kann der Kunde die Umsatzsteuer auf der Rechnung genau wie bei jeder anderen gültigen Rechnung als Vorsteuer behandeln.

Die Selbstfakturierung ist optional. Sie ist in Branchen üblich, in denen Kunden die geschuldeten Beträge besser berechnen können, indem sie Stunden genehmigen, Lieferungen messen oder die Leistung überprüfen. Durch die Selbstfakturierung lassen sich Verzögerungen und nicht übereinstimmende Unterlagen vermeiden. Bei falscher Handhabung kann sie jedoch auch ein Umsatzsteuerrisiko mit sich bringen.

Wie funktioniert die HMRC-Selbstfakturierung?

Sobald eine Selbstfakturierungsvereinbarung vorliegt, muss der Kunde jede Rechnung für den Lieferanten erstellen. Nach einer Lieferung, einer abgeschlossenen Dienstleistung oder dem Ende eines Rechnungsstellungszeitraums erstellt der Kunde eine Rechnung wie jede andere Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, die eine eindeutige Nummer, ein Datum, eine Beschreibung, Preise und die Umsatzsteuerberechnung enthält.

Der Kunde sendet die Rechnungskopie an den Lieferanten, in der Regel zusammen mit der Zahlung. Der Lieferant verbucht diese Rechnung dann als seinen Verkauf und behandelt die ausgewiesene Umsatzsteuer als an die HMRC abzuführende vereinnahmte Umsatzsteuer. Der Kunde erfasst dasselbe Dokument als seinen Kauf und macht die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend, sofern er dazu berechtigt ist. Es gibt keine „zweite Rechnung“ des Lieferanten.

Bei diesem Prozess ist der Kunde für das Erstellen einer korrekten Rechnung verantwortlich und benötigt daher genaue Daten und Kontrollen. Ändert sich der Status der Umsatzsteuerregistrierung des Lieferanten, muss der Kunde die Rechnungen unverzüglich aktualisieren und die Selbstfakturierung unterbrechen, bis eine neue Vereinbarung unterzeichnet ist. Wenn sich der Lieferant abmeldet, kann die Selbstfakturierung fortgesetzt werden, jedoch ohne Umsatzsteuer auszuweisen. Wenn ein Lieferant nicht für die Umsatzsteuer registriert ist, darf auf der Rechnung keinesfalls Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Die HMRC geht davon aus, dass die Vereinbarungen jährlich überprüft und verlängert werden, um sicherzustellen, dass die Details noch korrekt sind und der Lieferant der Selbstfakturierung weiterhin zustimmt.

Was muss in selbstfakturierten Rechnungen enthalten sein, um die Umsatzsteuerkonformität zu wahren?

Selbstfakturierte Rechnungen müssen dieselben Standards erfüllen wie jede andere Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und einige zusätzliche Elemente enthalten.

Selbstfakturierte Rechnungen müssen Folgendes enthalten:

• Rechnungsdetails: Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, ein Rechnungsdatum und eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen einschließlich Mengen, Stückpreisen, Rabatten und Gesamtsummen.

• Umsatzsteuerdetails: Aus jeder Rechnung muss der Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer, der auf jeden Posten angewandte Umsatzsteuersatz und die insgesamt erhobene Umsatzsteuer hervorgehen. Dadurch wird festgelegt, wie viel Umsatzsteuer der Lieferant schuldet.

• Identität des Lieferanten: Auf der Rechnung müssen der Name, die Adresse und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten angegeben sein. Anhand dieser Angaben wird die Transaktion dem korrekten Umsatzsteuerkonto zugeordnet.

• Kennzeichnung der Selbstfakturierung: Die Rechnung muss eindeutig als „selbstfakturiert“ gekennzeichnet sein. So ist für den Lieferanten, den Kunden und die HMRC ersichtlich, dass die üblichen Rechnungsstellungsrollen umgekehrt wurden.

• Erklärung zur an die HMRC abzuführenden vereinnahmten Umsatzsteuer: Auf jeder Rechnung sollte der empfohlene Vermerk „The VAT shown is your output tax due to HMRC“ (Die ausgewiesene USt. ist Ihre an die HMRC abzuführende vereinnahmte Umsatzsteuer) erscheinen. Dadurch wird verhindert, dass der Lieferant die geschuldete Umsatzsteuer versehentlich zurückfordert.

Wann können Unternehmen im Vereinigten Königreich kundenseitig ausgestellte Rechnungen verwenden?

Selbstfakturierung wird in der Regel in Sektoren eingesetzt, in denen der Kunde bessere, schnellere oder zuverlässigere Informationen über die geschuldeten Beträge hat als der Lieferant. Im Steuerjahr 2024–2025 hat das Vereinigte Königreich 171 Mrd. GBP an Umsatzsteuer eingenommen. Da die Einreichung mit viel Papierkram verbunden ist, ist alles von Vorteil, was den Prozess vereinfacht.

Selbstfakturierung beschleunigt in den folgenden Situationen häufig den Umsatzsteuerprozess:

Transaktionen mit hohem Volumen oder wiederholte Transaktionen

Unternehmen, die häufige Zahlungen abwickeln – beispielsweise Hersteller, die wiederholt Vorleistungsgüter kaufen, oder Einzelhändler, die regelmäßige Lieferungen erhalten – können die Selbstfakturierung nutzen, um die Rechnungsstellung konsistent zu halten und Verzögerungen zu vermeiden. Der Kunde fakturiert ausgehend von bestätigten Lieferungen, anstatt auf die Erstellung von Unterlagen durch Lieferanten zu warten.

Anbieter von stundenweise abgerechneten Dienstleistungen oder Akkordarbeit

Branchen, die anhand von Stundenzetteln, gemessenen Ergebnissen oder Freigaben abrechnen (z. B. Personalbeschaffung, Contracting und Logistik), verwenden häufig Selbstfakturierung. Da der Kunde geleistete Arbeitsstunden oder gelieferte Lasten validiert, hat er die besten Voraussetzungen für das Erstellen von Rechnungen.

Kunden mit Preisermittlung bei Entgegennahme

Wenn die Preisgestaltung von Gewicht, Qualitätseinstufung oder anderen inspektionsbasierten Faktoren abhängt, hat der Kunde in der Regel die endgültigen Daten. Selbstfakturierung stellt sicher, dass Rechnungen den tatsächlich erhaltenen Wert und nicht die Schätzung des Lieferanten widerspiegeln.

Lieferanten mit begrenzter Rechnungsstellungskapazität

Einige kleine oder unabhängige Lieferanten entscheiden sich möglicherweise dafür, die Rechnungsstellung komplett auszulagern. Durch Selbstfakturierung erhalten sie zuverlässige Zahlungen und sparen sich den administrativen Aufwand der Rechnungsstellung.

Unternehmen mit strengen Regeln für Verbindlichkeiten

Organisationen mit straffen Workflows für Verbindlichkeiten oder strengen Audit-Anforderungen entscheiden sich oft für die Selbstfakturierung, um die Korrektheit zu zentralisieren. Die Kontrolle über die Rechnungsstellung reduziert Unstimmigkeiten, doppelte Buchungen und späte Korrekturen.

Wie schließen Unternehmen Selbstfakturierungsvereinbarungen mit Lieferanten ab?

Selbstfakturierung funktioniert nur, wenn beide Seiten eine klare, schriftliche Vereinbarung eingehen, in der der Rechnungsstellungsprozess detailliert beschrieben ist. Für jeden neuen Anbieter mit Selbstfakturierung muss eine unterzeichnete Vereinbarung vorliegen, bevor der Kunde die erste Rechnung stellen kann.

Selbstfakturierungsvereinbarungen müssen Folgendes enthalten:

• Schriftliche Autorisierung: Der Lieferant muss formell zustimmen, dass der Kunde Rechnungen in seinem Namen ausstellen kann und dass der Lieferant keine eigenen Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer für die Transaktionen sendet.

• Definierte Laufzeit: Verträge müssen ein Ablaufdatum haben (in der Regel nach 12 Monaten).

• Benachrichtigungspflichten: Der Lieferant muss den Kunden unverzüglich informieren, wenn er sich von der Umsatzsteuer abmeldet, eine neue Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhält oder das Unternehmen überträgt. Änderungen wie diese erfordern eine neue Vereinbarung, bevor die Selbstfakturierung wieder aufgenommen werden kann.

• Änderungen des Umsatzsteuerstatus: Wenn sich ein Lieferant abmeldet, dürfen Rechnungen ab diesem Zeitpunkt keine Umsatzsteuer mehr ausweisen. Wenn der Lieferant eine neue Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhält, wird die Selbstfakturierung unterbrochen, bis eine neue Vereinbarung abgeschlossen ist.

Damit eine Vereinbarung konform ist, muss der Kunde eine klare Liste aller Lieferanten führen, die Selbstfakturierung verwenden. Aus dieser Liste müssen deren Namen, Adressen und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) hervorgehen. Diese Aufzeichnungen müssen auf Anfrage der HMRC verfügbar sein. Bevor eine Vereinbarung abläuft, sollte der Kunde überprüfen, ob die Lieferantenangaben noch korrekt sind und ob beide Parteien die Vereinbarung fortsetzen möchten. Jedes Jahr oder bei jeder Änderung der Umstände ist eine neue Vereinbarung erforderlich.

Welche Herausforderungen können bei der Selbstfakturierung auftreten?

Selbstfakturierung verlagert das Risiko auf die Kundenseite und erfordert enge Abstimmung zwischen beiden Parteien.

Diese häufig auftretenden Probleme sollten Sie beachten:

• Richtigkeit der Rechnung: Da der Kunde die Rechnung erstellt, wirkt sich jeder Fehler auf die USt.-Erklärungen beider Unternehmen aus. Fehler erfordern oft Stornorechnungen oder neu ausgestellte Rechnungen.

• Umsatzsteuer-Rechenschaftspflicht: Der Lieferant bleibt für das Ausweisen der Umsatzsteuer auf einer selbstfakturierten Rechnung verantwortlich, obwohl er die Rechnung nicht erstellt hat. Wenn der Kunde den falschen Umsatzsteuersatz anwendet, muss der Lieferant möglicherweise zusätzliche Steuern an die HMRC zahlen.

• Falsch geltend gemachte Umsatzsteuer: Ohne klare Kennzeichnung der „Selbstfakturierung“ und der erforderlichen Erklärung zur vereinnahmten Umsatzsteuer können Lieferanten die Rechnung versehentlich wie eine normale Rechnung behandeln und versuchen, die Umsatzsteuer zurückzufordern.

• Dokumentationslücken: Fehlende Rechnungen, Duplikate oder unzureichende Aufbewahrung können den Prüfpfad unterbrechen. Die HMRC kann Umsatzsteueransprüche ablehnen, wenn keine Vereinbarungen vorliegen oder Rechnungen unvollständig sind.

• Lieferantenstatus ändert sich: Wenn sich ein Lieferant von der Umsatzsteuer abmeldet oder eine neue Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhält und das nicht deutlich mitteilt, stellt der Kunde unter Umständen weiterhin nicht konforme Rechnungen aus, was zu Strafen führen kann.

• Regulatorische Konsequenzen: Anhaltende Fehler oder fehlende Vereinbarungen können dazu führen, dass die HMRC selbstfakturierte Rechnungen als ungültig behandelt, die Vorsteuer zurücknimmt oder Strafen verhängt.

Wie können Organisationen die Einhaltung der HMRC-Regeln gewährleisten?

Das Ziel besteht darin, Selbstfakturierungsvereinbarungen aktuell, Rechnungen korrekt und die Kommunikation mit Lieferanten aktiv zu halten.

Wie das machbar ist, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

• Halten Sie Vereinbarungen auf aktuellem Stand: Vor dem Ausstellen einer selbstfakturierten Rechnung muss eine unterzeichnete Vereinbarung vorliegen. Damit die Vereinbarung gültig bleibt, muss das Verlängerungsdatum beachtet und die Vereinbarung jährlich aktualisiert werden.

• Verwenden Sie vollständige, konsistente Rechnungsvorlagen: Jede Rechnung sollte der gleichen Struktur folgen und alle erforderlichen Umsatzsteuer- und Lieferantendetails enthalten. Darüber hinaus sollten alle Rechnungen als Selbstfakturierung gekennzeichnet und mit der Erklärung zur vereinnahmten Umsatzsteuer versehen sein.

• Überprüfen Sie regelmäßig den Umsatzsteuerstatus: Die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) von Lieferanten (insbesondere bei langfristigen Beziehungen) hilft Ihnen, frühzeitig von Abmeldungen oder Änderungen zu erfahren.

• Achten Sie auf fortlaufende Abstimmung mit Lieferanten: Klare Erwartungen und regelmäßige Kontrollen geben Lieferanten Anlass, Änderungen ihres Umsatzsteuerstatus oder ihrer Unternehmensstruktur mitzuteilen. Das schützt beide Seiten davor, nicht konforme Rechnungen auszustellen.

• Sorgen Sie für einen belastbaren Prüfpfad: Vereinbarungen, selbstfakturierte Rechnungen und Zahlungen sollten organisiert und mühelos vorzuweisen sein. Ein sauberer Pfad hilft beim Rechtfertigen von Umsatzsteueransprüchen, wenn die HMRC einen genaueren Blick darauf wirft.

• Korrigieren Sie Fehler ordnungsgemäß: Wenn etwas schiefgeht, beheben Sie den Fehler mit Stornorechnungen oder Ersatzrechnungen, niemals durch Anpassungen in zukünftigen Rechnungen.

• Verwenden Sie zuverlässige Systeme: Tools wie Stripe Invoicing helfen beim Aufrechterhalten strukturierter Vorlagen, konsistenter Nummerierung und vollständiger Aufzeichnungen. Das reduziert manuelle Fehler und erleichtert Audits.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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