La autofacturación en el marco del Departamento de Ingresos y Aduanas de Su Majestad (HMRC) puede aumentar la eficiencia de las operaciones. Muchas empresas en el Reino Unido utilizan facturas emitidas por clientes para agilizar los pagos y mantener la coherencia de sus registros; sin embargo, el cumplimiento de la normativa puede resultar complicado.

A continuación, explicaremos qué es la autofacturación del HMRC, cómo funciona y qué deben hacer las organizaciones para cumplir plenamente con el impuesto sobre el valor añadido (IVA) cuando gestionan la facturación.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es la autofacturación del HMRC?
  
• ¿Cómo funciona la autofacturación en el HMRC?
  
• ¿Qué deben incluir las facturas de autofacturación para cumplir con el IVA?
  
• ¿Cuándo pueden las empresas de Reino Unido utilizar facturas emitidas por clientes?
  
• ¿Cómo establecen las empresas los acuerdos de autofacturación con los proveedores?
  
• ¿Qué desafíos pueden surgir en los acuerdos de autofacturación?
  
• ¿Cómo pueden las organizaciones cumplir con las reglas del HMRC?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es la autofacturación del HMRC?

La autofacturación del HMRC es un acuerdo formal en el que el cliente emite la factura de una transacción e invierte el flujo habitual: el comprador genera la factura y envía una copia al proveedor. El HMRC reconoce esta opción siempre que ambas partes la acepten por escrito, sigan reglas específicas de registro y manejen el IVA exactamente como lo harían con una factura típica.

En una relación de autofacturación, el cliente asume la responsabilidad de crear facturas precisas que reflejen lo que compró, utilizando el precio estándar y el tratamiento del IVA del proveedor. El proveedor se compromete a no emitir sus propias facturas por esas ventas. Aunque el cliente genere el papeleo, el IVA mostrado en cada factura sigue siendo el impuesto repercutido del proveedor, lo que significa que es responsable de declararlo a HMRC. Si el acuerdo de facturación es entre dos partes registradas a efectos del IVA (tanto el cliente como el proveedor están obligados a estar registrados), el cliente puede tratar el IVA de la factura como impuesto soportado, de la misma manera que lo haría con cualquier otra factura válida de IVA.

La autofacturación es opcional y común en sectores donde los clientes están mejor posicionados para calcular lo que se debe al aprobar horas, medir las entregas o verificar el desempeño. La autofacturación puede eliminar retrasos y papeleo no coincidente. Sin embargo, si se maneja mal, también puede añadir riesgos relacionados con el IVA.

¿Cómo funciona la autofacturación del HMRC?

Una vez que existe un acuerdo de autofacturación, el cliente debe crear cada factura para el proveedor. Después de la entrega, la prestación del servicio o el final de un período de facturación, el cliente prepara una factura como cualquier otra factura con VA, que incluye un número, fecha, descripción, precio y cálculo del IVA únicos.

El cliente envía la copia de la factura al proveedor, generalmente junto con el pago. A continuación, el proveedor registra esa factura como su venta y trata el IVA mostrado como impuesto repercutido para el HMRC. El cliente registra el mismo documento que su compra y, si cumple los requisitos, reclama el IVA como impuesto repercutido. No hay una «segunda factura» del proveedor.

En este proceso, el cliente es responsable de crear una factura precisa y, por lo tanto, necesita datos y controles precisos. Si cambia el estatus de registro del proveedor a efectos del IVA, el cliente debe actualizar las facturas inmediatamente y suspender la autofacturación hasta que se firme un nuevo acuerdo. Si el proveedor se da de baja, la autofacturación puede continuar, pero sin facturas a efectos del IVA. Si un proveedor no está registrado a efectos del IVA, la factura no puede mostrar el IVA bajo ninguna circunstancia.

El HMRC espera que los acuerdos se revisen y renueven anualmente para confirmar que los detalles siguen siendo correctos y que el proveedor sigue aceptando la autofacturación.

¿Qué deben incluir las facturas de autofacturación para cumplir con el IVA?

Las facturas de autofacturación deben cumplir con los mismos estándares que cualquier factura con IVA y también deben incluir algunos elementos adicionales.

Las facturas de autofacturación deben mostrar:

• Datos de la factura: cada factura necesita un número único, fecha de factura y una descripción clara de los bienes o servicios, incluidas las cantidades, los precios unitarios, los descuentos y los totales.

• Datos del IVA: en la factura debe aparecer el importe total sin IVA, tipo de IVA aplicado a cada partida e IVA total cobrado. De esta forma se establece qué importe del impuesto repercutido debe el proveedor.

• Identidad del proveedor: el nombre, la dirección y el número de registro del IVA del proveedor deben aparecer en la factura. Estos datos vinculan la transacción con la cuenta de IVA correcta.

• Una etiqueta de autofacturación: la factura debe marcarse claramente como «Autofacturación». Esto le dice al proveedor, cliente y HMRC que las funciones habituales de facturación están invertidas.

• Declaración de impuestos repercutidos del HMRC: en cada factura debe aparecer la frase «El IVA mostrado es el impuesto repercutido que debes al HMRC». Esto evita que el proveedor reclame accidentalmente el IVA que debe.

¿Cuándo pueden las empresas de Reino Unido utilizar facturas emitidas por clientes?

La autofacturación tiende a utilizarse en sectores en los que el cliente tiene información mejor, más rápida o más fiable sobre lo que se debe que el proveedor. El Reino Unido obtuvo 171.000 millones de libras procedentes del IVA en el ejercicio fiscal 2024-2025, el proceso de la presentación implica mucho papeleo, por lo que cualquier paso que pueda simplificarlo es beneficioso.

La autofacturación suele agilizar el procesamiento del IVA en las siguientes situaciones:

Transacciones de gran volumen o repetidas

Las empresas que procesan pagos frecuentes, como los fabricantes que compran insumos recurrentes o los minoristas que reciben entregas periódicas, pueden usar la autofacturación para mantener la coherencia en la facturación y evitar retrasos. El cliente factura en función de las entregas confirmadas en lugar de esperar a que los proveedores generen el papeleo.

Proveedores de servicios por hora o por obra

Los sectores que dependen de plantillas horarias, producción medida o aprobaciones (p. ej., reclutamiento, contratación y logística) a menudo utilizan la autofacturación. Dado que el cliente valida las horas trabajadas o las entregas, está mejor informado para crear facturas.

Clientes con precios en el recibo

Cuando los precios dependen del peso, la calificación de la calidad u otros factores basados en la inspección, el cliente suele tener los datos finales. La autofacturación garantiza que las facturas reflejen el valor real recibido en lugar de la estimación del proveedor.

Proveedores con capacidad facturación limitada

Algunos proveedores pequeños o independientes pueden optar por descargar las labores de facturación completamente. La autofacturación les da fiabilidad en los pagos y elimina la carga administrativa de emitir facturas.

Empresas con reglas de pago estrictas

Las organizaciones con flujos de trabajo ajustados de los pagos o estrictos requisitos de auditoría a menudo se apoyan en la autofacturación para que la precisión en los datos esté centralizada. Controlar la creación facturas reduce los desajustes, las entradas duplicadas y las correcciones tardías.

¿Cómo establecen las empresas los acuerdos de autofacturación con los proveedores?

El sistema de autofacturación solo funciona cuando ambas partes se comprometen a firmar un acuerdo claro y por escrito en el que se detalle cómo se procesa la facturación. Cualquier proveedor nuevo de autofacturación necesita un acuerdo firmado antes de que el cliente pueda emitir la primera factura.

Los acuerdos de autofacturación deben incluir:

• Autorización escrita: el proveedor debe acordar formalmente que el cliente puede emitir facturas en su nombre y que el proveedor no enviará sus propias facturas de IVA para las transacciones.

• Duración definida: los acuerdos necesitan una fecha de vencimiento (normalmente 12 meses).

• Requisitos de notificación: el proveedor debe informar al cliente inmediatamente si se da de baja del IVA, recibe un nuevo número de IVA o si transfiere la propiedad de la empresa. Cambios como estos requieren un nuevo acuerdo antes de que se pueda reanudar la autofacturación.

• Cambios de estatus del IVA: si un proveedor se da de baja, las facturas deben dejar de cobrar el IVA inmediatamente. Si el proveedor obtiene un nuevo número de IVA, la autofacturación se pausa hasta que se ejecute un nuevo acuerdo.

Para que un acuerdo cumpla la normativa, el cliente debe mantener una lista clara de todos los proveedores que utilizan la autofacturación, incluidos sus nombres, direcciones y números de IVA. Estos registros deben estar disponibles si el HMRC los solicita. Antes de que expire un acuerdo, el cliente debe comprobar que los datos del proveedor siguen siendo exactos y que ambas partes desean continuar. Se requiere un nuevo acuerdo cada año o cuando cambien las circunstancias.

¿Qué desafíos pueden surgir con la atuofacturación?

La autofacturación traslada el riesgo al cliente y requiere una estrecha coordinación entre ambas partes.

Algunos de los problemas comunes que debes tener en cuenta son:

• Precisión de la factura: debido a que el cliente está generando la factura, cualquier error afecta a las declaraciones del IVA de ambas empresas. Los errores a menudo requieren notas de crédito o que reemitan facturas.

• Responsabilidad del IVA: el proveedor sigue siendo responsable de declarar el IVA mostrado en una factura autofacturada, aunque no haya creado la factura. Si el cliente aplica un tipo de IVA incorrecto, el proveedor podría deber impuestos adicionales al HMRC.

• IVA declarado erróneamente: sin que se indique de forma clara la «autofacturación» y sin que haya una frase que diga que es obligatorio aplicar el impuesto repercutido, los proveedores pueden tratar accidentalmente la factura como una factura de compra normal e intentar reclamar el IVA.

• Lagunas en la documentación: cuando faltan facturas, hay duplicados o el almacenamiento es deficiente se pueden romper el rastro de cara a una auditoría. El HMRC puede rechazar reclamaciones de IVA si los acuerdos no están disponibles o las facturas no están completas.

• Cambios en el estatus del proveedor: si un proveedor se da de baja del IVA o recibe un nuevo número de IVA y no lo indica, el cliente podría seguir emitiendo facturas que no cumplan con la normativa, lo que puede conllevar sanciones.

• Consecuencias normativas: los errores persistentes o la falta de acuerdos pueden llevar al HMRC a tratar las facturas autofacturadas como no válidas, recuperar el IVA soportado o aplicar sanciones.

¿Cómo pueden las organizaciones cumplir con las reglas del HMRC?

El objetivo es mantener los acuerdos de autofacturación actualizados, las facturas correctas y la comunicación con los proveedores activa.

Veamos cómo hacerlo:

• Mantener los acuerdos actuales: debe haber un acuerdo firmado antes de emitir cualquier factura de autofacturación. El seguimiento de las fechas de renovación y la actualización de los acuerdos cada año mantiene la validez del acuerdo.

• Utiliza plantillas para las facturas completas y coherentes: cada factura debe seguir la misma estructura, incluir todos los datos obligatorios del IVA y del proveedor, y llevar la etiqueta de Autofacturación y la frase relativa al impuesto repercutido.

• Verifica el estatus del IVA regularmente: comprobar los números de IVA del proveedor (especialmente para relaciones a largo plazo) ayuda a detectar las bajas o los cambios de forma temprana.

• Mantente sincronizado con los proveedores: las expectativas claras y los controles periódicos animan a los proveedores a compartir los cambios en su estatus a efectos del IVA o en la estructura de la empresa. Esto protege a ambas partes de la emisión de facturas que no cumplen con la normativa.

• Mantén un registro de auditoría sólido: los acuerdos, las facturas de autofacturación y los registros de pagos deben estar organizados y ser fáciles de producir. Un registro limpio hace que las reclamaciones de IVA se puedan justificar si el HMRC las analiza más de cerca.

• Corrige los errores como es debido: cuando algo salga mal, corrígelo con notas de crédito o facturas de reemplazo, nunca ajustando facturas futuras.

• Utiliza sistemas fiables: herramientas como Stripe Invoicing ayudan a mantener unas plantillas estructuradas, una numeración coherente y unos registros completos. Esto reduce los errores manuales y facilita las auditorías.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

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• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea automáticamente el estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, ayudándote a controlar tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

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• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

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