L’auto-facturation encadrée par His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) peut améliorer l’efficacité opérationnelle. De nombreuses entreprises britanniques utilisent des factures émises par les clients pour accélérer les paiements et assurer la cohérence de leurs registres. Toutefois, les exigences de conformité peuvent s’avérer complexes.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est l’auto-facturation selon le HMRC, son fonctionnement et les mesures que les entreprises doivent mettre en place pour rester pleinement conformes aux règles en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) lors de la gestion de la facturation.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que l’auto-facturation selon le HMRC ?
  
• Comment fonctionne l’auto-facturation selon le HMRC ?
  
• Quelles mentions les factures d’auto-facturation doivent-elles contenir pour être conformes à la TVA ?
  
• Dans quels cas les entreprises britanniques utilisent-elles des factures émises par les clients ?
  
• Comment les entreprises établissent-elles des contrat d’auto-facturation avec leurs fournisseurs ?
  
• Quels défis peuvent survenir dans les contrats d’auto-facturation ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles rester en conformité avec les règles du HMRC ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que l’auto-facturation selon le HMRC ?

L’auto-facturation selon le HMRC est un dispositif formel dans lequel le client émet lui-même la facture pour une transaction. Ce mécanisme inverse le schéma habituel : l’acheteur établit la facture et en transmet une copie au fournisseur. Le HMRC reconnaît cette pratique à condition que les deux parties y consentent par écrit, respectent des règles précises de tenue des registres et appliquent la TVA de la même manière que pour une facture classique.

Dans une relation d’auto-facturation, le client est responsable de l’émission de factures exactes reflétant les biens ou services achetés, en appliquant les tarifs habituels du fournisseur ainsi que son traitement de TVA. Le fournisseur s’engage, de son côté, à ne pas émettre de factures pour ces ventes. Bien que le client produise les documents, la TVA figurant sur chaque facture reste de la TVA collectée par le fournisseur, qui demeure responsable de sa déclaration auprès du HMRC. Lorsque le contrat d’auto-facturation lie deux parties toutes deux immatriculées à la TVA, le client peut traiter la TVA figurant sur la facture comme de la TVA déductible, comme pour toute autre facture conforme.

L’auto-facturation est facultative et courante dans les secteurs où le client est le mieux placé pour calculer les montants dus, par exemple en validant des heures travaillées, en mesurant des livraisons ou en vérifiant des niveaux de performance. Elle permet de réduire les délais de paiement et les écarts de facturation. En revanche, une mise en œuvre incorrecte peut entraîner des risques en matière de conformité TVA.

Comment fonctionne l’auto-facturation selon le HMRC ?

Une fois un contrat d’auto-facturation en place, le client est chargé d’émettre chaque facture pour le compte du fournisseur. Après une livraison, la réalisation d’un service ou la fin d’une période de facturation, le client établit une facture comme toute autre facture TVA, comprenant un numéro unique, une date, une description, les prix et le calcul de la TVA.

Le client transmet une copie de la facture au fournisseur, généralement en même temps que le paiement. Le fournisseur enregistre alors cette facture comme une vente et traite la TVA indiquée comme de la TVA collectée à déclarer au HMRC. De son côté, le client enregistre ce même document comme un achat et, s’il y est éligible, déduit la TVA en tant que TVA déductible. Aucune « seconde facture » n’est émise par le fournisseur.

Dans ce cadre, le client est responsable de l’exactitude des factures et doit donc disposer de données fiables et de contrôles appropriés. Si l’état d’immatriculation à la TVA du fournisseur change, le client doit immédiatement mettre à jour les factures et suspendre l’auto-facturation jusqu’à la signature d’un nouveau contrat. Si le fournisseur se désimmatricule à la TVA, l’auto-facturation peut se poursuivre, mais sans émission de factures avec TVA. Lorsqu’un fournisseur n’est pas immatriculé à la TVA, aucune TVA ne peut figurer sur les factures.

Le HMRC attend que les contrats d’auto-facturation soient revus et renouvelés chaque année afin de confirmer que les informations restent exactes et que le fournisseur accepte toujours le principe de l’auto-facturation.

De quoi les factures d’auto-facturation ont-elles besoin pour être conformes à la TVA ?

Les factures d’auto-facturation doivent respecter les mêmes exigences que toute facture de TVA, tout en comportant certains éléments supplémentaires.

Les factures d’auto-facturation doivent indiquer :

• Détails de la facture : chaque facture doit comporter un numéro unique, une date d’émission et une description claire des biens ou services fournis, incluant les quantités, les prix unitaires, les remises et les totaux.

• Informations TVA : la facture doit indiquer le montant total hors TVA, le taux de TVA appliqué à chaque ligne et le montant total de TVA facturée. Cela permet de déterminer la TVA collectée dont le fournisseur est redevable.

• Identification du fournisseur : le nom, l’adresse et le numéro d’immatriculation à la TVA du fournisseur doivent figurer sur la facture afin de rattacher correctement la transaction au compte TVA concerné.

• Mention d’auto-facturation : la facture doit être clairement identifiée comme relevant de l’« auto-facturation ». Cette mention indique au fournisseur, au client et au HMRC que les rôles habituels de facturation sont inversés.

• Mention TVA requise par le HMRC : la formulation recommandée « La TVA indiquée correspond à votre TVA collectée due au HMRC » doit figurer sur chaque facture. Elle évite que le fournisseur ne tente, par erreur, de déduire une TVA dont il est redevable.

When might UK businesses use customer-issued invoices?

Self-billing tends to be used in sectors where the customer has better, faster, or more reliable information about what’s owed than the supplier. While the UK garnered £171 billion from VAT in the 2024–2025 fiscal year, the filing process involves a lot of paperwork, so any steps that can simplify the process are beneficial.

Self-billing often makes the VAT process faster in the following situations:

High-volume or repeated transactions

Businesses that process frequent payments, such as manufacturers buying recurring inputs or retailers receiving regular deliveries, might use self-billing to keep invoicing consistent and avoid delays. The customer invoices based on confirmed deliveries instead of waiting for suppliers to generate paperwork.

Providers of hourly services or piecework

Industries that rely on timesheets, measured output, or approvals (e.g., recruitment, contracting, and logistics) often adopt self-billing. Because the customer validates hours worked or loads delivered, they’re best equipped to create invoices.

Customers with on-receipt pricing

When pricing depends on weight, quality grading, or other inspection-based factors, the customer typically has the final data. Self-billing ensures invoices reflect the actual value received rather than the supplier’s estimate.

Suppliers with limited invoicing capacity

Some small or independent suppliers might opt to offload invoicing entirely. Self-billing gives them reliable payment and removes the admin burden of issuing invoices.

Companies with strict payable rules

Organizations with tight payables workflows or strict audit requirements often lean on self-billing to centralize accuracy. Controlling invoice creation reduces mismatches, double entries, and late corrections.

Comment les entreprises établissent-elles des contrats d’auto-facturation avec leurs fournisseurs ?

L’auto-facturation ne fonctionne que si les deux parties s’appuient sur un contrat écrit clair, qui définit précisément les modalités de facturation. Avant que le client puisse émettre la première facture, chaque fournisseur concerné doit avoir conclu un contrat signé.

Les contrats d’auto-facturation doivent prévoir :

• Autorisation écrite : le fournisseur doit accepter formellement que le client émette des factures en son nom et s’engager à ne pas émettre ses propres factures de TVA pour les transactions concernées.

• Durée définie : le contrat doit comporter une date d’expiration, généralement fixée à 12 mois.

• Obligations de notification : le fournisseur doit informer immédiatement le client s’il se désimmatricule de la TVA, obtient un nouveau numéro de TVA ou cède son activité. Toute modification de ce type impose la conclusion d’un nouveau contrat avant la reprise de l’auto-facturation.

• Évolution d’état TVA : en cas de désimmatriculation du fournisseur, les factures doivent cesser immédiatement de mentionner la TVA. Si un nouveau numéro de TVA est attribué, l’auto-facturation est suspendue jusqu’à la signature d’un nouveau contrat.

Pour être conforme, le client doit tenir à jour une liste claire de tous les fournisseurs soumis à l’auto-facturation, avec leurs noms, adresses et numéros TVA. Ces informations doivent pouvoir être communiquées au HMRC sur demande. Avant l’échéance d’un contrat, il convient de vérifier l’exactitude des données du fournisseur et de confirmer que les deux parties souhaitent poursuivre. Un nouveau contrat est requis chaque année ou dès qu’un changement intervient.

Quels défis peuvent survenir dans les contrats d’auto-facturation ?

L’auto-facturation transfère une partie du risque vers le client et exige une coordination étroite entre les deux parties.

Parmi les difficultés les plus fréquentes, on retrouve notamment :

• Exactitude des factures : lorsque le client génère la facture, toute erreur a un impact sur les déclarations de TVA des deux entreprises. Ces erreurs nécessitent souvent l’émission d’avoirs ou de factures rectificatives.

• Responsabilité en matière de TVA : le fournisseur reste responsable de la déclaration de la TVA figurant sur une facture autofacturée, même s’il n’en est pas l’émetteur. Si le client applique un taux de TVA incorrect, le fournisseur peut devoir s’acquitter d’un complément de taxe auprès du HMRC (administration fiscale britannique).

• TVA indûment réclamée : en l’absence de mentions claires indiquant l’auto-facturation et du relevé de taxe collectée requis, le fournisseur peut traiter la facture comme une facture d’achat classique et tenter à tort de récupérer la TVA.

• Lacunes dans la documentation : des factures manquantes, des doublons ou une mauvaise conservation des documents peuvent rompre la piste d’audit. Le HMRC peut refuser les demandes de remboursement de TVA si les contrats ne sont pas disponibles ou si les factures sont incomplètes.

• Changements d’état du fournisseur : si un fournisseur se désimmatricule de la TVA ou obtient un nouveau numéro de TVA sans le signaler, le client peut continuer à émettre des factures non conformes, exposant les deux parties à des pénalités.

• Conséquences réglementaires : des erreurs répétées ou l’absence de contrats valides peuvent conduire le HMRC à invalider les factures autofacturées, à récupérer la TVA indûment déduite ou à appliquer des sanctions.

Comment les entreprises peuvent-elles rester en conformité avec les règles du HMRC ?

L’objectif est de maintenir des contrats d’auto-facturation à jour, des factures exactes et une communication active avec les fournisseurs.

Voici comment procéder :

• Maintenir des contrats en vigueur : un contrat signé doit être en place avant l’émission de toute facture autofacturée. Le suivi des dates de renouvellement et la mise à jour annuelle des contrats permettent de garantir la validité du dispositif.

• Utiliser des modèles de facture complets et cohérents : chaque facture doit suivre une structure uniforme, inclure toutes les informations requises relatives à la TVA et au fournisseur, et comporter la mention d’auto-facturation ainsi que la déclaration de taxe en aval.

• Vérifier régulièrement l’état TVA : le contrôle périodique des numéros de TVA des fournisseurs, en particulier dans le cadre de relations de long terme, permet de détecter rapidement toute désimmatriculation ou modification.

• Rester aligné avec les fournisseurs : des attentes clairement définies et des échanges réguliers incitent les fournisseurs à signaler toute évolution de leur état TVA ou de leur structure juridique, ce qui limite les risques de factures non conformes.

• Conserver une piste d’audit solide : les contrats, les factures autofacturées et les justificatifs de paiement doivent être organisés et facilement accessibles. Une documentation claire permet de sécuriser les déclarations de TVA en cas de contrôle du HMRC.

• Corriger les erreurs de manière appropriée : lorsqu’une erreur survient, elle doit être rectifiée au moyen d’un avoir ou d’une facture de remplacement, et non par des ajustements sur des factures futures.

• S’appuyer sur des systèmes fiables : des outils comme Stripe Invoicing permettent de structurer les modèles de facture, d’assurer une numérotation cohérente et de conserver des enregistrements complets, réduisant ainsi les erreurs manuelles et facilitant les audits.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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• Réduire la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et limitez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• S’intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux principaux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin d’assurer la cohérence des données et de réduire les saisies manuelles.

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