Zelffacturatie onder His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) kan de bedrijfsvoering efficiënter maken. Veel Britse bedrijven gebruiken door klanten uitgegeven facturen om betalingen te versnellen en hun administratie consistent te houden, maar compliance kan ingewikkeld zijn.

Hieronder leggen we uit wat HMRC-zelffacturatie is, hoe het werkt en wat organisaties moeten doen om volledig aan de btw-regels te voldoen bij het verwerken van facturen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is HMRC-zelffacturatie?
  
• Hoe werkt HMRC-zelffacturatie?
  
• Wat is er nodig om zelffacturatie btw-conform te maken?
  
• Wanneer kunnen Britse ondernemingen door klanten uitgegeven facturen gebruiken?
  
• Hoe sluiten bedrijven zelffacturatieovereenkomsten met leveranciers?
  
• Welke uitdagingen kunnen zich voordoen bij zelffacturatieregelingen?
  
• Hoe kunnen organisaties aan de HMRC-regels blijven voldoen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is HMRC-zelffacturatie?

HMRC-zelffacturatie is een formele regeling waarbij de klant de factuur voor een transactie uitschrijft. Dit keert de gebruikelijke gang van zaken om: de koper genereert de factuur en stuurt een kopie naar de leverancier. HMRC accepteert deze regeling, zolang beide partijen hier schriftelijk mee instemmen, specifieke regels voor het bijhouden van gegevens volgen en de btw op precies dezelfde manier behandelen als bij een normale factuur.

In een zelffacturatierelatie is de klant verantwoordelijk voor het opstellen van nauwkeurige facturen die een getrouw beeld geven van wat hij heeft gekocht, waarbij hij de standaardprijs van de leverancier en de btw-behandeling hanteert. De leverancier stemt ermee in om voor die verkopen geen eigen facturen uit te geven. Ook al maakt de klant de papieren, de btw op elke factuur is nog steeds de afdrachtbelasting van de leverancier, wat betekent dat zij verantwoordelijk zijn voor de aangifte bij HMRC. Als de zelffacturatieovereenkomst tussen twee btw-geregistreerde partijen is (zowel de klant als de leverancier moeten btw-geregistreerd zijn), kan de klant de btw op de factuur behandelen als voorbelasting, net zoals bij elke andere geldige btw-factuur.

Zelffacturatie is optioneel en komt vaak voor in sectoren waar klanten beter in staat zijn om te berekenen wat er verschuldigd is door uren goed te keuren, leveringen te meten of prestaties te controleren. Zelffacturatie kan vertragingen en verkeerde administratie voorkomen. Als het echter verkeerd wordt afgehandeld, kan het ook btw-risico's met zich meebrengen.

Hoe werkt zelffacturatie door HMRC?

Zodra een zelffacturatieovereenkomst is gesloten, moet de klant elke factuur voor de leverancier opstellen. Na een levering, voltooide dienst of het einde van een facturatieperiode stelt de klant een factuur op zoals elke andere btw-factuur, met een uniek nummer, datum, omschrijving, prijs en btw-berekening.

De klant stuurt een kopie van de factuur naar de leverancier, meestal samen met de betaling. De leverancier registreert die factuur vervolgens als zijn verkoop en behandelt de vermelde btw als afdrachtbelasting voor HMRC. De klant registreert hetzelfde document als zijn aankoop en claimt, indien van toepassing, de btw als voorbelasting. Er is geen “tweede factuur” van de leverancier.

In dit proces is de klant verantwoordelijk voor het opstellen van een correcte factuur en heeft hij dus nauwkeurige gegevens en controles nodig. Als de btw-registratiestatus van de leverancier verandert, moet de klant de facturen onmiddellijk bijwerken en de zelffacturatie opschorten totdat een nieuwe overeenkomst is ondertekend. Als de leverancier zich uitschrijft, kan de zelffacturatie worden voortgezet, maar zonder btw-facturen. Als een leverancier niet btw-geregistreerd is, mag de factuur in geen geval btw vermelden.

HMRC verwacht dat overeenkomsten jaarlijks worden herzien en verlengd om te bevestigen dat de gegevens nog steeds correct zijn en dat de leverancier nog steeds akkoord gaat met zelffacturatie.

Wat is er nodig om zelffacturatie btw-conform te maken?

Zelffacturatie moet aan dezelfde normen voldoen als elke btw-factuur en ook een paar extra elementen bevatten.

Zelffacturatie moet het volgende bevatten:

• Factuurgegevens: Elke factuur moet een uniek nummer, factuurdatum en duidelijke beschrijving van de goederen of diensten bevatten, inclusief hoeveelheden, eenheidsprijzen, kortingen en totalen.

• Btw-gegevens: Op de factuur moeten het totale bedrag exclusief btw, het btw-tarief dat op elk artikel van toepassing is en het totale bedrag aan btw worden vermeld. Zo wordt vastgesteld hoeveel afdrachtbelasting de leverancier verschuldigd is.

• Identiteit van de leverancier: De naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier moeten allemaal op de factuur staan. Deze gegevens koppelen de transactie aan de juiste btw-rekening.

• Zelffacturatielabel: Op de factuur moet duidelijk ‘Zelffacturatie’ staan. Dit laat de leverancier, de klant en de HMRC weten dat de gebruikelijke facturatierollen zijn omgedraaid.

• HMRC-afdrachtverklaring: De aanbevolen tekst “De vermelde btw is de afdracht die je aan HMRC verschuldigd bent” moet op elke factuur staan. Dit voorkomt dat de leverancier per ongeluk de btw terugvordert die hij verschuldigd is.

Wanneer kunnen Britse ondernemingen door klanten uitgegeven facturen gebruiken?

Zelffacturatie wordt meestal gebruikt in sectoren waar de klant betere, snellere of betrouwbaardere informatie heeft over wat er verschuldigd is dan de leverancier. Hoewel het Verenigd Koninkrijk in het boekjaar 2024-2025 £ 171 miljard aan btw heeft geïnd, brengt het aangifteproces veel papierwerk met zich mee, dus elke stap die het proces kan vereenvoudigen, is welkom.

Zelffacturatie versnelt het btw-proces vaak in de volgende situaties:

Transacties met grote volumes of herhaalde transacties

Ondernemingen die vaak betalingen verwerken, zoals fabrikanten die regelmatig grondstoffen kopen of retailers die regelmatig leveringen ontvangen, kunnen zelffacturatie gebruiken om de facturatie consistent te houden en vertragingen te voorkomen. De klant factureert op basis van bevestigde leveringen in plaats van te wachten tot leveranciers het papierwerk hebben gedaan.

Aanbieders van diensten op uurbasis of stukwerk

Sectoren die afhankelijk zijn van urenstaten, gemeten output of goedkeuringen (bijvoorbeeld werving, contractering en logistiek) maken vaak gebruik van zelffacturatie. Omdat de klant de gewerkte uren of geleverde ladingen valideert, is hij het best in staat om facturen op te stellen.

Klanten met prijzen op ontvangst

Wanneer de prijs afhankelijk is van gewicht, kwaliteitsbeoordeling of andere op inspectie gebaseerde factoren, beschikt de klant doorgaans over de definitieve gegevens. Zelffacturatie zorgt ervoor dat facturen de werkelijke ontvangen waarde weergeven in plaats van de schatting van de leverancier.

Leveranciers met beperkte facturatiecapaciteit

Sommige kleine of onafhankelijke leveranciers kiezen ervoor om de facturatie volledig uit te besteden. Zelffacturatie biedt hen betrouwbare betalingen en neemt de administratieve last van het opstellen van facturen weg.

Bedrijven met strenge regels voor betalingen

Bedrijven met strakke betalingsprocessen of strenge auditvereisten gebruiken vaak zelffacturatie om de nauwkeurigheid te centraliseren. Door het maken van facturen te controleren, worden fouten, dubbele boekingen en late correcties verminderd.

Hoe sluiten ondernemingen zelffacturatieovereenkomsten met leveranciers?

Zelffacturatie werkt alleen als beide partijen zich houden aan een duidelijke, schriftelijke overeenkomst waarin het facturatieproces gedetailleerd wordt beschreven. Elke nieuwe zelfgefactureerde leverancier heeft een ondertekende overeenkomst voordat de klant de eerste factuur kan sturen.

Zelffacturatieovereenkomsten moeten het volgende bevatten:

• Schriftelijke toestemming: De leverancier moet formeel akkoord gaan dat de klant namens hem facturen kan sturen en dat de leverancier geen eigen btw-facturen voor de transacties zal sturen.

• Vastgestelde duur: Overeenkomsten moeten een vervaldatum hebben (meestal 12 maanden).

• Kennisgevingsvereisten: De leverancier moet de klant onmiddellijk op de hoogte stellen als hij zich uitschrijft voor btw, een nieuw btw-nummer krijgt of het bedrijf overdraagt. Voor dergelijke wijzigingen is een nieuwe overeenkomst nodig voordat zelffacturatie kan worden hervat.

• Wijzigingen in btw-status: Als een leverancier zich uitschrijft, moet de btw onmiddellijk van de facturen worden verwijderd. Als de leverancier een nieuw btw-nummer krijgt, wordt zelffacturatie opgeschort totdat er een nieuwe overeenkomst is gesloten.

Om aan de regels te voldoen, moet de klant een duidelijke lijst bijhouden van alle leveranciers die zelffacturatie gebruiken, inclusief hun namen, adressen en btw-nummers. Deze gegevens moeten beschikbaar zijn als de belastingdienst erom vraagt. Voordat een overeenkomst afloopt, moet de klant controleren of de gegevens van de leverancier nog steeds kloppen en of beide partijen willen doorgaan. Er is elk jaar een nieuwe overeenkomst nodig, of wanneer de omstandigheden veranderen.

Welke uitdagingen kunnen zich voordoen bij zelffacturatie?

Zelffacturatie verschuift het risico naar de klant en vereist een goede afstemming tussen beide partijen.

Veelvoorkomende problemen om op te letten zijn:

• Nauwkeurigheid van facturen: Omdat de klant de factuur maakt, heeft elke fout invloed op de btw-aangiften van beide bedrijven. Fouten leiden vaak tot creditnota's of opnieuw uitgegeven facturen.

• Btw-verantwoordelijkheid: De leverancier blijft verantwoordelijk voor het aangeven van de btw op een zelffactuur, ook al heeft hij de factuur niet opgesteld. Als de klant het verkeerde btw-tarief toepast, kan de leverancier extra belasting verschuldigd zijn aan de belastingdienst.

• Ten onrechte teruggevorderde btw: Zonder duidelijke “zelffacturatie”-markeringen en de vereiste afdrachtbelastingaangifte kunnen leveranciers de factuur per ongeluk als een normale aankoopfactuur behandelen en proberen de btw terug te vorderen.

• Hiaten in de documentatie: Ontbrekende facturen, duplicaten of slechte opslag kunnen het controlespoor verstoren. HMRC kan btw-claims afwijzen als er geen overeenkomsten beschikbaar zijn of als facturen onvolledig zijn.

• Veranderingen in de status van leveranciers: Als een leverancier zich uitschrijft voor btw of een nieuw btw-nummer krijgt en dit niet aangeeft, kan de klant doorgaan met het uitgeven van niet-conforme facturen, wat kan leiden tot boetes.

• Gevolgen voor de regelgeving: Aanhoudende fouten of ontbrekende overeenkomsten kunnen ertoe leiden dat HMRC zelf gefactureerde facturen als ongeldig beschouwt, de voorbelasting terugvordert of boetes oplegt.

Hoe kunnen organisaties aan de regels van HMRC blijven voldoen?

Het doel is om zelffacturatieovereenkomsten actueel te houden, facturen correct te maken en actief te blijven communiceren met leveranciers.

Dat doet je als volgt:

• Houd overeenkomsten actueel: Er moet een ondertekende overeenkomst zijn voordat een zelfgefactureerde factuur wordt uitgegeven. Door verlengingsdata bij te houden en overeenkomsten elk jaar te vernieuwen, blijft de regeling geldig.

• Gebruik complete, consistente factuursjablonen: Elke factuur moet dezelfde structuur hebben, alle vereiste btw- en leveranciersgegevens bevatten en voorzien zijn van het zelffacturatielabel en de afdrachtbelastingsverklaring.

• Controleer regelmatig de btw-status: Door de btw-nummers van leveranciers te checken (vooral bij langdurige relaties) kun je de registraties of wijzigingen vroegtijdig opmerken.

• Blijf in contact met leveranciers: Duidelijke verwachtingen en regelmatige contactmomenten moedigen leveranciers aan om wijzigingen in hun btw-status of bedrijfsstructuur door te geven. Dit beschermt beide partijen tegen het uitbrengen van niet-conforme facturen.

• Zorg voor een sterk controlespoor: Overeenkomsten, zelf gefactureerde facturen en betalingsgegevens moeten overzichtelijk en gemakkelijk te produceren zijn. Een duidelijk controlespoor zorgt ervoor dat btw-claims verdedigbaar zijn als de belastingdienst ze nader bekijkt.

• Corrigeer fouten op de juiste manier: Als er iets misgaat, corrigeer dit dan met creditnota's of vervangende facturen, nooit door toekomstige facturen aan te passen.

• Gebruik betrouwbare systemen: Tools zoals Stripe Invoicing helpen bij het bijhouden van gestructureerde sjablonen, consistente nummering en volledige gegevens. Dit vermindert handmatige fouten en vergemakkelijkt audits.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.