L’autofacturation selon le HMRC (His Majesty’s Revenue & Customs : Revenu et douanes de Sa Majesté) peut rendre les opérations plus efficaces. De nombreuses entreprises au Royaume-Uni utilisent des factures émises par les clients pour accélérer les paiements et assurer la cohérence de leurs registres. Cependant, la conformité peut s’avérer compliquée.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est l’autofacturation selon le HMRC, comment elle fonctionne et ce que les organisations doivent faire pour maintenir la conformité à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) lorsqu’elles gèrent la facturation.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que l’autofacturation selon le HMRC?
  
• Comment fonctionne l’autofacturation selon le HMRC?
  
• De quoi les factures émises par autofacturation ont-elles besoin pour être conformes à la TVA?
  
• Dans quelles circonstances les entreprises au Royaume-Uni peuvent-elles utiliser les factures émises par les clients?
  
• Comment les entreprises concluent-elles des contrats d’autofacturation avec leurs fournisseurs?
  
• Quels défis peuvent se poser avec les contrats d’autofacturation?
  
• Comment les organisations peuvent-elles rester conformes aux règles du HMRC?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que l’autofacturation selon le HMRC?

L’autofacturation selon leHMRC est un contrat officiel en vertu duquel le client émet la facture d’une transaction. Elle permet d’inverser le processus habituel : le client génère la facture et envoie une copie au fournisseur. Le HMRC approuve cette procédure à condition que les deux parties y consentent par écrit, suivent des règles spécifiques de tenue de registres et gèrent la TVA exactement comme elles le feraient pour une facture ordinaire.

Dans le cadre de l’autofacturation, le client assume la responsabilité de créer des factures exactes qui reflètent ce qu’il a acheté, en exploitant le prix standard et le traitement de laTVA du fournisseur. Le fournisseur s’engage à ne pas émettre ses propres factures pour ces ventes. Même si le client génère les documents, la TVA indiquée sur chaque facture reste la taxe en aval due par le fournisseur, ce qui signifie qu’il est responsable de la déclarer au HMRC. Si le contrat de facturation lie deux parties inscrites à la TVA (le client et le fournisseur doivent tous deux être inscrits à la TVA), le client peut considérer la TVA sur la facture comme une taxe en amont, comme il le ferait avec toute autre facture de TVA valide.

L’autofacturation est facultative et courante dans les secteurs où les clients sont mieux placés pour calculer ce qui est dû en approuvant les heures, en quantifiant les livraisons ou en vérifiant les performances. Elle peut contribuer à éliminer les retards et les erreurs administratives. Cependant, si elle est mal exécutée, elle peut également introduire un risque en matière de TVA.

Comment fonctionne l’autofacturation selon le HMRC?

Une fois qu’un contrat d’autofacturation est conclu, le client doit créer chaque facture pour le fournisseur. Après une livraison, un service accompli ou à la fin d’une période de facturation, le client prépare une facture comme toute facture de TVA ordinaire, qui comprend un numéro unique, une date, une description, un prix et le calcul du montant de la TVA.

Le client envoie une copie de la facture au fournisseur, généralement en même temps que le paiement. Le fournisseur enregistre ensuite cette facture comme une vente et traite la TVA indiquée comme une taxe en aval due au HMRC. Le client enregistre le même document comme un achat et, s’il est admissible, réclame la TVA comme une taxe en amont. Le fournisseur n’émet pas de « deuxième facture ».

Dans le cadre de l’autofacturation, le client est responsable de la création d’une facture exacte et a donc besoin de données et de contrôles précis. Si l’état d’inscription à la TVA du fournisseur change, le client doit mettre à jour les factures immédiatement et suspendre l’autofacturation jusqu’à la signature d’un nouveau contrat. Si le fournisseur se désinscrit, le client peut continuer à pratiquer l’autofacturation, mais sans émettre des factures de TVA. Si un fournisseur n’est pas inscrit à la TVA, la TVA ne peut en aucun cas figurer sur la facture.

Le HMRC exige que les contrats soient examinés et renouvelés sur une base annuelle. Ainsi, les parties pourront vérifier si les informations sont toujours exactes et si le fournisseur est toujours d’accord pour recevoir les factures émises par autofacturation.

De quoi les factures émises par autofacturation ont-elles besoin pour être conformes à la TVA?

Les factures émises par autofacturation doivent répondre aux mêmes normes que toute facture de TVA et comporter quelques éléments supplémentaires.

Ces factures doivent comporter :

• Détails de la facture : chaque facture nécessite un numéro unique, une date de facturation et une description claire des biens ou services, y compris les quantités, les prix unitaires, les rabais et les totaux.

• Informations relatives à la TVA : la facture doit indiquer le montant total hors TVA, le taux de TVA appliqué à chaque article et le montant total de TVA facturé. Cela permet de déterminer le montant de la taxe en aval dû par le fournisseur.

• Identité du fournisseur : le nom, l’adresse et le numéro d’inscription à la TVA du fournisseur doivent tous figurer sur la facture. Ces informations permettent d’associer la transaction au compte de TVA approprié.

• Mention autofacturation : la facture doit porter clairement la mention « autofacturation ». Cela indique au fournisseur, au client et au HMRC que les rôles habituels en matière de facturation sont inversés.

• Relevé de taxe en aval du HMRC : la mention recommandée suivante « La TVA indiquée est votre taxe en aval due au HMRC » doit figurer sur chaque facture. Cela évite au fournisseur de réclamer par erreur une TVA dont il est redevable.

Dans quelles circonstances les entreprises au Royaume-Uni peuvent-elles utiliser les factures émises par les clients?

L’autofacturation est généralement utilisée dans les secteurs où le client, contrairement au fournisseur, dispose d’informations plus précises, plus actualisées ou plus fiables sur le montant qu’il doit. Même si le Royaume-Uni a perçu 171 milliards de livres sterling de TVA durant l’exercice fiscal 2024-2025, le processus de déclaration fiscale implique beaucoup de paperasse. De ce fait, toute mesure susceptible de le simplifier est utile.

L’autofacturation permet souvent d’accélérer le traitement de la TVA dans les situations suivantes :

Transactions importantes ou répétées

Les entreprises qui effectuent des paiements fréquents, notamment les fabricants qui achètent régulièrement des intrants ou les commerçants qui reçoivent des livraisons régulières, peuvent avoir recours à l’autofacturation pour assurer la cohérence de la facturation et éviter les retards. Le client facture sur la base de livraisons confirmées au lieu d’attendre que les fournisseurs génèrent des documents.

Prestataires de services horaires ou de travail à la pièce

Les secteurs qui s’appuient sur des feuilles de temps, des résultats mesurés ou des approbations (par exemple, le recrutement, la sous-traitance et la logistique) adoptent souvent l’autofacturation. Étant donné que c’est le client qui valide les heures travaillées ou les charges livrées, il est le mieux placé pour créer des factures.

Clients pratiquant la tarification à la réception

Lorsque la tarification dépend du poids, de l’indice de qualité ou d’autres facteurs basés sur l’inspection, c’est généralement le client qui dispose des données définitives. L’autofacturation garantit que les factures reflètent la valeur réelle reçue plutôt que l’estimation du fournisseur.

Fournisseurs ayant une capacité de facturation limitée

Certains petits fournisseurs ou fournisseurs indépendants peuvent choisir de déléguer complètement de la facturation. L’autofacturation leur permet de profiter d’un paiement fiable et supprime la charge administrative liée à l’émission des factures.

Entreprises ayant des règles strictes en matière de paiement des fournisseurs

Les organisations qui ont des flux de travail exigeants envers les fournisseurs ou des exigences strictes en matière d’audit s’appuient souvent sur l’autofacturation pour obtenir une exactitude harmonisée. Le contrôle de la création de factures réduit les incohérences, les doubles entrées et les corrections tardives.

Comment les entreprises concluent-elles des contrats d’autofacturation avec leurs fournisseurs?

L’autofacturation fonctionne uniquement lorsque deux parties s’engagent à conclure un contrat clair et écrit détaillant le processus de facturation. Tout nouveau fournisseur soumis à l’autofacturation doit avoir un contrat signé avant que le client puisse émettre la première facture.

Les contrats d’autofacturation doivent inclure :

• Autorisation écrite : le fournisseur doit accepter de manière formelle que le client puisse émettre des factures en son nom et s’engage à ne pas envoyer ses propres factures de TVA pour les transactions.

• Durée définie : les contrats doivent être assortis d’une date d’expiration (généralement de 12 mois).

• Exigences en matière de notification : le fournisseur doit informer immédiatement le client s’il désinscrit son entreprise de la TVA, reçoit un nouveau numéro de TVA ou transfère la propriété de l’entreprise. Des changements comme ceux-ci nécessitent la signature d’un nouveau contrat avant de continuer à pratiquer l’autofacturation.

• Changement de l’état de TVA : si un fournisseur se désinscrit, les factures doivent immédiatement cesser de débiter la TVA. Dans le cas où le fournisseur obtient un nouveau numéro de TVA, l’autofacturation est suspendue jusqu’à la signature d’un nouveau contrat.

Pour qu’un contrat soit conforme, le client doit tenir à jour une liste précise de tous les fournisseurs soumis à l’autofacturation, y compris leurs noms, adresses et numéros de TVA. Ces registres doivent être disponibles à la demande du HMRC. Avant l’expiration d’un contrat, le client doit vérifier que les informations sur le fournisseur sont toujours exactes et que les deux parties souhaitent prolonger le contrat. Un nouveau contrat est requis chaque année ou chaque fois que les circonstances changent.

Quels défis peuvent se poser avec les contrats d’autofacturation?

L’autofacturation transfère le risque au client et nécessite une coordination étroite entre les deux parties.

Les problèmes courants à prendre en compte sont notamment :

• Exactitude de la facture : puisque c’est le client qui génère la facture, la moindre erreur affecte les déclarations de TVA des deux entreprises. Les erreurs nécessitent souvent des notes de crédit ou la réémission de factures.

• Responsabilité en matière de TVA : le fournisseur est toujours responsable de déclarer la TVA indiquée sur une facture générée par le client, même s’il n’est pas l’auteur de la facture. Si le client applique un taux de TVA erroné, le fournisseur peut être redevable d’une taxe supplémentaire auprès du HMRC.

• Réclamation de TVA inappropriée : en l’absence d’une mention « autofacturation » explicite et du relevé de taxe en aval requis, les fournisseurs pourraient, par erreur, considérer la facture comme une facture d’achat ordinaire et tenter de réclamer la TVA.

• Lacunes dans la documentation : des factures manquantes, des doublons ou un mauvais stockage peuvent détruire la piste d’audit. Le HMRC peut rejeter les réclamations de TVA si des contrats n’ont pas été prévus ou si les factures ne sont pas complètes.

• Changement du statut du fournisseur : si un fournisseur se désinscrit de la TVA ou reçoit un nouveau numéro de TVA et oublie de le signaler, le client peut continuer à émettre des factures non conformes, ce qui peut entraîner des pénalités.

• Conséquences réglementaires : des erreurs persistantes ou des accords manquants peuvent amener le HMRC à considérer les factures émises par autofacturation comme non valides, à récupérer la TVA en amont, ou à appliquer des pénalités.

Comment les organisations peuvent-elles rester conformes aux règles du HMRC?

L’objectif est de s’assurer que les contrats d’autofacturation sont à jour, que les factures sont exactes et que la communication avec les fournisseurs est effective.

Voici comment procéder :

• Tenir à jour les contrats en vigueur : un contrat signé doit être en place avant l’envoi de toute facture émise par autofactuation. Le suivi des dates de renouvellement et l’actualisation des contrats chaque année permettent de maintenir la validité du contrat.

• Utiliser des modèles de facture complets et cohérents : chaque facture doit avoir la même structure, comporter toutes les informations requises sur la TVA et le fournisseur, ainsi que la mention « autofacturation » et le relevé de taxe en aval.

• Vérifier régulièrement l’état de TVA : la vérification des numéros de TVA des fournisseurs (notamment pour les collaborations à long terme) permet de détecter précocement les désinscriptions ou les changements.

• Faire régulièrement le point avec les fournisseurs : des attentes claires et des contrôles réguliers encouragent les fournisseurs à faire part des modifications apportées à leur état de TVA ou à la structure de leur entreprise. Les deux parties s’épargnent ainsi les tracasseries liées à l’émission de factures non conformes.

• Conserver une piste d’audit continue : les contrats, les factures émises par autofacturation et les registres de paiement doivent être organisés et disponibles à la demande. Une piste cohérente permet de justifier les réclamations de TVA en cas d’enquête menée par le HMRC.

• Corriger les erreurs de manière correcte : en cas de problème, corrigez-le à l’aide de notes de crédit ou des factures de remplacement, jamais en ajustant les factures futures.

• Utiliser des systèmes fiables : des outils tels que Stripe Invoicing permettent de maintenir des modèles structurés, une numérotation cohérente et des registres complets. Cela réduit les erreurs manuelles et facilite les audits.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion des comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à simplifier leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer une bonne gestion de votre trésorerie.

• *Augmentez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (PRE) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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