イギリスは、企業が請求と税務報告を管理する方法が大きく変わるのに備えています。政府が Making Tax Digital (MTD) プログラムを推進する中、電子請求書発行は必然となりつつあります。

現在、請求書発行は PDF と紙の請求書をつなぎ合わせたものです。His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) の目標は、自動化されたデジタル取引所を企業に請求書発行に使用してもらい、時間を節約し、エラーを減らし、付加価値税 (VAT) 法令遵守を簡素化することです。HMRC は 2025 年のコンサルティングで、電子請求書発行により請求コストを 60 ～ 80% 削減できると述べています。これは、企業が節約できる可能性のある規模を示しています。以下では、イギリスにおける電子請求書発行の概要、その使用のメリット、および企業が変化に備える方法について説明します。

目次

• 電子請求書発行とは
  
• イギリスでは電子請求書は義務付けられているか
  
• イギリスにおける電子請求書発行の仕組み
  
• 企業にとっての電子請求書のメリット
  
• 電子請求書が VAT 法令遵守に与える影響
  
• 企業が電子請求書発行を正常に導入する方法
  

電子請求書発行とは

電子請求書発行では、紙の請求書や静的な PDF を使う代わりに、構造化されたデジタル形式で請求書を送受信します。「買い手、売り手、明細、税額、合計」などのデータフィールドは、XML などの一貫した形式でエンコードされ、受領側はそれを直接読み取り処理できます。

電子請求書発行は、従来は遅く手作業だったプロセスを、追跡・保存・監査が容易な安全なデジタル取引へと変えます。会計システムまたはエンタープライズリソースプランニング (ERP) システムは、請求書の生成、送信、消し込みを手入力なしで自動化できます。その結果、処理はより速く、整然とし、エラーも大幅に減ります。

イギリスでは電子請求書は義務付けられているか

イギリスのビジネスでは、2029 年 4 月以降、すべての VAT 請求書の電子請求書発行が義務付けられます。それまでは、民間企業は、請求書を紙、PDF、構造化されたデジタル形式のいずれで発行するかを自由に選択できます。唯一の要件は、切り替え前に両当事者が電子請求書発行に同意する必要があることです。つまり、顧客が電子請求書の受け取りに同意しない限り、企業は電子請求書を送信できません。

中央政府の部門や地方自治体などの公的機関と連携するサプライヤーは、すでに電子請求書の送信が義務付けられています。2022 年以降、国民保健サービス (NHS) は、すべてのサプライヤーに対し、デジタルプラットフォームまたは PEPPOL ネットワークを通じて請求書を電子的に提出することを義務付けています。

公的部門以外でも、HMRC は電子請求書発行を全国に拡大しています。通常、企業間取引 (B2B) と企業対政府取引 (B2G) で発行される VAT 請求書は、2029 年から電子請求書にする必要がありますが、実施ロードマップはまだ公表されていません。

イギリスにおける電子請求書発行の仕組み

イギリスの電子請求書発行では、HMRC の基準を満たしながら、ワークフローに合ったツールを選択できます。イギリスは中央の電子請求書システムを導入していないため、企業は独自のテクノロジーを選択できます。

PDF として送信される請求書は依然として有効な形式ですが、電子請求書ほどの自動化や精度は得られません。企業は XML などの構造化形式を用いることで、手入力なしにシステム間でデータを直接やり取りできます。こうした請求書は、請求書発行ソフトウェアから直接共有することも、公共部門取引で一般的に使われる PEPPOL などのネットワークを介して共有することも可能です。

イギリスの規制では、電子請求書は送信後改変されないことが求められています。企業は、電子署名、安全なネットワーク、または内部監査証跡によってこれを担保します。企業は電子請求書を少なくとも 6 年間保管し、その間、アクセス可能で判読でき、改ざんから保護された状態を維持しなければなりません。

企業にとっての電子請求書のメリット

電子請求書発行により、キャッシュフローが改善され、管理タスクが削減され、チームは債務と支払いをより詳細に把握できます。

最も重要なメリットは次のとおりです。

• 支払いの迅速化: デジタル請求書は即時に配信されるため、承認と支払いを迅速に行うことができます。また、多くのプラットフォームでは、顧客が請求書から直接支払うことができるため、遅延が減り、キャッシュフローが改善されます。

• コストの削減: 請求書の印刷、投函、手動処理のコストは加算されます。電子請求書は、紙のコストを削減することで処理コストを削減できます。

• 精度の向上: 請求書データはシステム間を直接やり取りするため、合計金額の誤りや VAT請求書詳細の欠落などのミスは少なくなります。これにより、不審請求の申し立てが減り、消し込みが迅速化されます。

• 可視性の向上: すべての請求書にデジタル証跡があります。これにより、ステータスの追跡、期日を過ぎた請求書のフォローアップ、キャッシュ予測の管理が容易になります。

• 法令遵守と監査の簡素化: 電子請求書発行は、HMRC の保存と真正性に関する要件を満たす検索可能なタイムスタンプ付きの記録を作成します。監査時間になると、文書の取得と取引の確認にかかる時間は数分で済み、数日ではありません。

• 柔軟な効率性: 毎月 50 件の請求書を送付する場合でも、5,000 件の請求書を送付する場合でも、プロセスは迅速かつシンプルです。電子請求書発行システムは、ビジネスの成長に合わせて拡張でき、追加の人員配置や遅延なしに増加するボリュームを処理します。

• 環境へのプラスの影響: 紙ベースの請求書発行から廃止することで、無駄が減り、持続可能性の目標が達成されます。これは、お客様やパートナーの共感を呼ぶメリットです。

電子請求書が VAT 法令遵守に与える影響

電子請求書発行は、VAT 法令遵守の負担を軽減します。

具体的な内容は次のとおりです。

• デジタルファーストの記録管理: すべての電子請求書は構造化されたデジタル記録として保管され、HMRC のデジタル VAT データ要件を満たします。申告時に情報を手動で変換したり再入力したりする必要はありません。

• 自動 VAT 検証: 電子請求書システムは、請求書が送信される前に、正しい VAT 税率を適用し、合計を計算し、不足しているデータや一貫性のないデータにフラグを立てることができます。これにより、支払い不足、過払い、記録の不一致の可能性が低くなります。

• 監査対応データ: 各請求書には監査証跡がタイムスタンプ付きで記載されているため、取引の追跡と検証が簡単です。HMRC はデジタル記録を簡単にレビューでき、企業は監査やクエリに迅速に対応できます。

• 不正利用防止: 構造化された検証可能な請求書により、書類の偽造や不正確な控除の請求が困難になります。多くの政府は、VAT 不正利用のギャップを解消できる電子請求書を推進しています。

企業が電子請求書発行を正常に導入する方法

電子請求書発行の導入は、ビジネスの日常業務に自然に適合できるアップグレードです。電子請求書発行を他のデジタル税務プロセスの基盤として利用開始するには、以下のステップに従ってください。

現在のプロセスのマッピング

請求書がビジネス内でどのように移動するかを追跡し、デジタルツールが手作業に代わる領域を見つけます。

早い段階で賛同を得る

財務チーム、IT、クライアントとコミュニケーションを取ります。電子請求書発行には顧客の同意が必要なため、迅速でエラーのない請求のメリットを顧客に理解してもらいます。

適したテクノロジーを選択する

イギリスの基準を満たし、既存のシステムと統合し、VAT フィールド、請求書の番号付け、デジタルアーカイブなどの法令遵守の詳細を自動化するソフトウェアを選択します。

拡張前のパイロット

数人の顧客とテストして、データの正確性とプロセスフローを確認します。そのフィードバックを使用して、全面的な展開の前にプロセスを改善します。

記録を安全に保存する

請求書は電子的に少なくとも 6 年間保存します。アクセスしやすく、改ざんされにくい状態に保ちます。