Storbritannien förbereder sig för en stor förändring i hur företag hanterar fakturering och skatterapportering. E-fakturering, som är en förkortning av elektronisk fakturering, kommer att bli en central del av den förändringen, när regeringen främjar programmet Making Tax Digital (MTD).

För närvarande är fakturering ett lapptäcke av PDF-filer och pappersfakturor. Målet för His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) är att få företag att använda automatiserade digitala utbyten för fakturering för att spara tid, minska antalet fel och förenkla efterlevnaden av mervärdesskatt (moms). I sitt samråd 2025 noterade HMRC att e-fakturering kan minska faktureringskostnaderna med 60–80 %, vilket understryker hur stora potentiella besparingar det kan innebära för företag. Nedan förklarar vi vad Storbritanniens e-fakturering är, fördelarna med att använda det och hur ditt företag kan förbereda sig för förändringen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är e-fakturering?
  
• Är e-fakturering obligatoriskt i Storbritannien?
  
• Hur fungerar e-fakturering i Storbritannien?
  
• Vilka är fördelarna med e-fakturering för företag?
  
• Hur påverkar e-fakturering efterlevnaden av moms?
  
• Hur kan företag implementera e-fakturering framgångsrikt?
  

Vad är e-fakturering?

E-fakturering innebär att man skickar och tar emot fakturor i ett strukturerat digitalt format istället för att använda pappersfakturor eller en statisk PDF-fil. Datafält som ”köpare, säljare, radposter, skattebelopp och totalsummor” är kodade i ett enhetligt format, till exempel XML, som mottagarna kan läsa och behandla direkt.

Med e-fakturering blir det som tidigare var en långsam, manuell process en säker digital transaktion som är lättare att spåra, lagra och granska. Ditt bokförings- eller ERP-system kan generera, skicka och avstämma fakturor automatiskt – utan manuell inmatning. Resultatet är att fakturor behandlas snabbare, renare och mycket mindre felbenäget.

Är e-fakturering obligatoriskt i Storbritannien?

E-fakturering för alla momsfakturor kommer att vara obligatoriskt för företag i Storbritannien från och med april 2029. Fram till dess kan företag inom den privata sektorn välja om de ska utfärda fakturor på papper, som PDF-filer eller i strukturerade digitala format. Det enda kravet är att båda parter måste godkänna elektronisk fakturering innan de byter: företag kan inte skicka e-fakturor om inte en kund har samtyckt till att ta emot dem.

Leverantörer som arbetar med offentliga organ, inklusive statliga myndigheter och kommuner, är redan skyldiga att skicka e-fakturor. Sedan 2022 kräver den National Health Service (NHS) att alla leverantörer skickar fakturor elektroniskt, antingen via sin digitala plattform eller PEPPOL-nätverket.

Utöver den offentliga sektorn expanderar HMRC e-fakturering nationellt. Momsfakturor, som vanligtvis utfärdas för business-to-business (B2B) och business-to-government (B2G), kommer behöva vara e-fakturor från och med 2029, även om färdplanen för implementering ännu inte har offentliggjorts.

Hur fungerar e-fakturering i Storbritannien?

Med e-fakturering i Storbritannien kan företag välja de verktyg som passar deras arbetsflöde samtidigt som de uppfyller HMRC:s standarder. Storbritannien har inte infört ett centralt system för e-fakturering, så företag kan bygga sin egen teknikstack.

Fakturor som skickas som PDF-filer är fortfarande en giltig form av fakturering, men de erbjuder inte samma automatisering eller noggrannhet som e-fakturor. Företag använder strukturerade format för e-fakturor, till exempel XML, som låter data flöda direkt mellan system utan manuell inmatning. Dessa typer av fakturor kan delas direkt via faktureringsprogramvara eller via nätverk som PEPPOL, som ofta används för transaktioner inom den offentliga sektorn.

Storbritanniens regler kräver att e-fakturor inte ändras efter att de har skickats. Företag säkerställer detta genom digitala signaturer, säkra nätverk eller interna revisionsspår. Företag måste spara elektroniska fakturor i minst sex år, och dessa fakturor måste förbli tillgängliga, läsbara och skyddade från manipulering under den tiden.

Vilka är fördelarna med e-fakturering för företag?

E-fakturering påskyndar kassaflödet, minskar de administrativa uppgifterna och ger teamen mer insyn i vad de är skyldiga och vad som betalas.

Här är fördelarna som är viktigast:

• Snabbare betalningar: Digitala fakturor levereras omedelbart, vilket innebär att de kan godkännas och betalas snabbare. Många plattformar låter också kunderna betala direkt från fakturan, vilket minskar förseningar och förbättrar kassaflödet.

• Lägre kostnader: Kostnaderna för att skriva ut, bokföra och hantera fakturor manuellt ökar. E-fakturering kan minska behandlingskostnaderna genom att spara in på papperskostnaden.

• Ökad noggrannhet: Eftersom fakturadata flödar direkt mellan systemen är det mindre vanligt med misstag som felaktiga summor eller att uppgifter på momsfakturan saknas. Det leder till färre tvister och snabbare avstämning.

• Förbättrad synlighet: Varje faktura har ett digitalt spår. Det gör det lättare att spåra status, följa upp förfallna fakturor och hantera kontantprognoser.

• Enklare efterlevnad och revisioner: E-fakturering skapar sökbara, tidsstämplade poster som uppfyller HMRC:s krav på arkivering och autenticitet. När det är dags för revision tar det bara några minuter att hämta dokument och verifiera transaktioner, inte timmar.

• Flexibel effektivitet: Oavsett om du skickar 50 fakturor i månaden eller 5 000 fakturor är processen snabb och enkel. System för e-fakturering skalas upp smidigt i takt med att ditt företag växer.

• Positiv miljöpåverkan: Genom att övergå från pappersbaserad fakturering minskar man avfallet och stöder hållbarhetsmål, vilket är en fördel som kunder och partner kan dra nytta av.

Hur påverkar e-fakturering efterlevnaden av moms?

E-fakturering hjälper till att minska bördan av momsefterlevnad.

Här är några av detaljerna:

• Digital bokföring: Varje e-faktura sparas som ett strukturerat digitalt register som uppfyller HMRC:s krav på digitala momsdata. Du behöver inte konvertera manuellt eller ange uppgifter på nytt i deklarationen.

• Automatisk validering av moms: System för e-fakturering kan tillämpa rätt moms, beräkna totalbelopp och flagga saknade eller inkonsekventa uppgifter innan fakturor skickas. Detta minskar risken för underbetalning, överbetalning eller poster som inte stämmer överens.

• Revisionsklara data: Eftersom varje faktura har en tidsstämplad verifieringskedja är det enkelt att spåra och verifiera transaktioner. HMRC kan enkelt granska digitala register och företag kan svara snabbare på revisioner eller frågor.

• Bedrägeribekämpning: Strukturerade, verifierbara fakturor gör det svårare att förfalska dokument eller göra anspråk på felaktiga avdrag. Många regeringar främjar e-fakturering just för att det minskar luckorna i momsbedrägerier.

Hur kan företag implementera e-fakturering framgångsrikt?

Implementering av e-fakturering är en uppgradering som kan passa naturligt med ditt företags dagliga verksamhet. Följ dessa steg för att börja använda e-fakturering som en grund för andra digitala skatteprocesser:

Kartlägg din nuvarande process

Spåra hur fakturor rör sig genom ditt företag för att hitta områden där digitala verktyg kan ersätta manuella steg.

Få stöd tidigt

Kommunicera med ekonomiteam, IT-avdelningen och kunder. Kundens samtycke krävs för e-fakturering, så se till att dina kunder förstår fördelarna med snabbare och felfri fakturering.

Välj teknik som passar

Välj programvara som uppfyller Storbritanniens standarder, integreras med dina befintliga system och automatiserar efterlevnad som momsfält, fakturanummer och digital arkivering.

Pilottesta före uppskalning

Testa med några få kunder för att bekräfta datanoggrannhet och processflödet. Använd den feedbacken för att finjustera processen innan en fullständig lansering.

Spara register på ett säkert sätt

Spara fakturor elektroniskt i minst sex år. Se till att de förblir tillgängliga och manipuleringssäkra.