El Reino Unido se está preparando para un cambio importante en la forma en que las empresas gestionan la facturación y los informes de impuestos. La facturación electrónica se convertirá en una parte central de ese cambio, ya que el Gobierno promueve su programa Making Tax Digital (MTD).

En la actualidad, la facturación es un mosaico de archivos PDF y facturas en papel. El objetivo de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC) es que las empresas usen intercambios digitales automatizados para la facturación, a fin de ahorrar tiempo, reducir errores y simplificar el cumplimiento de la normativa del impuesto al valor agregado (IVA). En su consulta de 2025, la HMRC señaló que la facturación electrónica puede reducir los costos de facturación entre un 60 % y un 80 %, lo que evidencia el importante ahorro potencial para las empresas. A continuación, explicaremos qué es la facturación electrónica en El Reino Unido, los beneficios de usarla y cómo tu empresa puede prepararse para el cambio.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica?
  
• ¿Es obligatoria la facturación electrónica en El Reino Unido?
  
• ¿Cómo funciona la facturación electrónica en El Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para las empresas?
  
• ¿Cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa sobre IVA?
  
• ¿Cómo pueden las empresas implementar la facturación electrónica con éxito?
  

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica consiste en enviar y recibir facturas en un formato digital estructurado, en lugar de usar facturas en papel o un PDF estático. Los campos de datos, como «comprador, vendedor, partidas de la factura, montos de impuestos y totales», se codifican en un formato estándar, como XML, que los destinatarios pueden leer y procesar directamente.

La facturación electrónica convierte lo que antes era un proceso manual y lento en una transacción digital segura, más fácil de rastrear, almacenar y auditar. Tu sistema de contabilidad o de planificación de recursos empresariales (ERP) puede generar, enviar y conciliar facturas de manera automática, sin entrada manual de datos. El resultado es un proceso más rápido, ordenado y mucho menos propenso a errores.

¿Es obligatoria la facturación electrónica en El Reino Unido?

A partir de abril de 2029, todas las empresas de El Reino Unido deberán emitir electrónicamente todas las facturas de IVA. Hasta entonces, las empresas del sector privado pueden elegir si emiten facturas en papel, en PDF o en formatos digitales estructurados. El único requisito es que ambas partes deben aceptar la facturación electrónica antes de pasarse a este sistema: las empresas no pueden enviar facturas electrónicas sin el consentimiento del cliente.

A los proveedores que trabajan con organismos públicos, incluidos los departamentos del Gobierno central y los ayuntamientos, ya se les exige a enviar facturas electrónicas. Desde 2022, el Servicio Nacional de Salud (NHS) exige a todos los proveedores que envíen facturas electrónicamente, ya sea mediante su plataforma digital o la red PEPPOL.

Más allá del sector público, la HMRC está expandiendo la facturación electrónica a todo el país. Las facturas de IVA, que suelen emitirse para transacciones Business to business (B2B) y Business to government (B2G), deberán emitirse como facturas electrónicas a partir de 2029, aunque todavía no se publicó el plan de implementación.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en El Reino Unido?

La facturación electrónica en El Reino Unido permite a las empresas elegir las herramientas que se adapten a su flujo de trabajo y, al mismo tiempo, cumplir con los estándares de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC). Como El Reino Unido no introdujo un sistema central de facturación electrónica, las empresas pueden construir su propia infraestructura tecnológica.

Las facturas enviadas en PDF siguen siendo una forma válida de facturación, pero no ofrecen la misma automatización ni precisión que las facturas electrónicas. Las empresas usan formatos estructurados para las facturas electrónicas, como XML, que permiten que los datos fluyan directamente entre sistemas sin entrada manual. Este tipo de facturas se puede compartir directamente a través de software de facturación o mediante redes como PEPPOL, que suele usarse en transacciones del sector público.

La normativa de El Reino Unido exige que las facturas electrónicas permanezcan inalteradas después de su envío, lo cual las empresas aseguran mediante firmas digitales, redes seguras o registros de auditoría interna. Las empresas deben conservar las facturas electrónicas durante al menos seis años y deben mantenerlas accesibles, legibles y protegidas contra cualquier manipulación durante ese tiempo.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para las empresas?

La facturación electrónica acelera el flujo de caja, reduce las tareas administrativas y brinda a los equipos mayor visibilidad de lo que se debe y de lo que se pagó.

Estas son las ventajas más importantes:

• Pagos más rápidos: las facturas digitales se envían de forma instantánea, lo que permite que se aprueben y paguen con mayor rapidez. Muchas plataformas también permiten a los clientes pagar directamente desde la factura, lo que reduce los retrasos y mejora el flujo de caja.

• Costos más bajos: los costos de impresión, envío y procesamiento manual de facturas se acumulan. La facturación electrónica puede reducir los costos de procesamiento, ya que reduce el gasto en papel.

• Mayor precisión: debido a que los datos de las facturas fluyen directamente entre los sistemas, los errores, como totales incorrectos o la falta de datos de la factura de IVA, son menos frecuentes, lo que genera menos disputas y una conciliación más rápida.

• Mejor visibilidad: cada factura tiene un registro digital. Esto facilita el seguimiento del estado, el control de las facturas vencidas y la gestión del flujo de caja.

• Simplificación del cumplimiento de la normativa y las auditorías: la facturación electrónica genera registros con marcas de tiempo que se pueden consultar y que cumplen con los requisitos de retención y autenticidad de la HMRC. Cuando llega el momento de la auditoría, recuperar los documentos y verificar las transacciones toma minutos, no horas.

• Eficiencia flexible: ya sea que envíes 50 facturas al mes o 5,000, el proceso sigue siendo rápido y sencillo. Los sistemas de facturación electrónica escalan sin esfuerzo a medida que tu empresa crece.

• Impacto ambiental positivo: pasar de la facturación en papel reduce el desperdicio y respalda los objetivos de sostenibilidad, un beneficio que puede interesar a clientes y socios.

¿Cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa sobre IVA?

La facturación electrónica ayuda a aliviar la carga del cumplimiento de la normativa sobre IVA.

Estos son algunos de los detalles:

• Registro digital prioritario: cada factura electrónica se almacena como un registro digital estructurado y cumple con el requisito de la HMRC de contar con datos digitales del IVA. No es necesario convertir ni volver a ingresar la información de forma manual en la declaración fiscal.

• Validación automática del IVA: los sistemas de facturación electrónica pueden aplicar los tipos de IVA correctos, calcular los totales y señalar datos faltantes o inconsistentes antes de enviar las facturas. Esto reduce el riesgo de pagos insuficientes o excesivos, así como de registros que no coincidan.

• Datos listos para auditoría: cada factura incluye un registro de auditoría con marca temporal, lo que facilita rastrear y verificar las transacciones. La HMRC puede revisar fácilmente los registros digitales y las empresas pueden responder de manera más ágil a cualquier auditoría o consulta.

• Prevención de fraude: las facturas estructuradas y verificables dificultan la falsificación de documentos o la presentación de deducciones inexactas. Muchos gobiernos promueven la facturación electrónica precisamente porque cierra las brechas de fraude en el IVA.

¿Cómo pueden las empresas implementar la facturación electrónica con éxito?

La implementación de la facturación electrónica es una mejora que se integra de manera natural en las operaciones diarias de tu empresa. Para empezar a usar la facturación electrónica como base para otros procesos digitales de impuestos, sigue estos pasos:

Mapea tu procesa actual

Haz un seguimiento de cómo se mueven las facturas dentro de tu empresa para identificar áreas donde las herramientas digitales puedan automatizar los pasos manuales.

Consigue la aceptación desde el principio

Comunícate con los equipos de finanzas, TI y con tus clientes. Se requiere el consentimiento del cliente para la facturación electrónica, así que asegúrate de que tus clientes entiendan los beneficios de una facturación más rápida y sin errores.

Elige la tecnología adecuada

Selecciona un software que cumpla con los estándares de El Reino Unido, se integre con tus sistemas existentes y automatice el cumplimiento de la normativa, como los campos de IVA, la numeración de facturas y el archivo electrónico.

Haz una prueba piloto antes de escalar

Prueba con algunos clientes para confirmar la precisión de los datos y el flujo del proceso. Usa esos comentarios para refinar el proceso antes de una implementación completa.

Almacena los registros de forma segura

Mantén las facturas electrónicas durante al menos seis años. Asegúrate de que sigan siendo accesibles y protegidas contra manipulaciones.