O Reino Unido está se preparando para uma grande mudança na forma como as empresas gerenciam o faturamento e a declaração tributária. O faturamento eletrônico está prestes a se tornar uma parte central dessa mudança, à medida que o governo promove seu programa Making Tax Digital (MTD).

Atualmente, o faturamento é um conjunto de PDFs e faturas em papel. O objetivo do HMRC é que as empresas usem trocas digitais automatizadas para faturamento para economizar tempo, reduzir erros e simplificar a conformidade do imposto sobre valor agregado (IVA). Em sua consulta de 2025, o HMRC observou que o faturamento eletrônico pode cortar os custos de faturamento em 60% para 80%, o que ressalta o potencial de economia para as empresas. A seguir, explicaremos o que é o faturamento eletrônico no Reino Unido, as vantagens de o utilizar e como a sua empresa se pode preparar para essa mudança.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é o faturamento eletrônico?
  
• O faturamento eletrônico é obrigatório no Reino Unido?
  
• Como funciona o faturamento eletrônico no Reino Unido?
  
• Quais são os benefícios do faturamento eletrônico para as empresas?
  
• Como o faturamento eletrônico afeta a conformidade do IVA?
  
• Como as empresas podem implementar o faturamento eletrônico com sucesso?
  

O que é faturamento eletrônico?

O faturamento eletrônico envolve enviar e receber faturas em formato digital estruturado em vez de usar faturas em papel ou um PDF estático. Campos de dados como "comprador, vendedor, itens de linha, valores tributados e totais" são codificados em um formato consistente, como XML, que os destinatários podem ler e processar diretamente.

O faturamento eletrônico transforma o que antes era um processo lento e manual em uma transação digital segura que é mais fácil de categorizar, armazenar e auditar. Seu sistema de contabilidade ou planejamento de recursos empresariais (ERP) pode gerar, enviar e reconciliar faturas automaticamente, sem precisar inserir manualmente. O resultado é um processo mais rápido, limpo e muito menos propenso a erros.

O faturamento eletrônico é obrigatório no Reino Unido?

O faturamento eletrônico será obrigatório para todas as faturas de IVA emitidas pelas empresas no Reino Unido a partir de abril de 2029. Até lá, as empresas do setor privado têm liberdade para escolher se emitem faturas em papel, em PDFs ou em formatos digitais estruturados. O único requisito é que ambas as partes deverão concordar com o faturamento eletrônico antes de mudar: as empresas não podem enviar faturas eletrônicas a menos que um cliente tenha consentido em recebê-las.

Os fornecedores que trabalham com órgãos públicos, incluindo departamentos do governo central e conselhos locais, já são obrigados a enviar faturas eletrônicas. Desde 2022, o Serviço Nacional de Saúde (NHS) exige que todos os fornecedores enviem faturas eletronicamente, seja por meio de sua plataforma digital ou da rede PEPPOL.

Além do setor público, a HMRC está expandindo o faturamento eletrônico em todo o país. As faturas de IVA, normalmente emitidas para transações B2B e B2G, precisarão adotar as faturas eletrônicas a partir de 2029, embora o roteiro de implementação ainda não tenha sido divulgado.

Como funciona o faturamento eletrônico no Reino Unido?

O faturamento eletrônico no Reino Unido permite que as empresas escolham as ferramentas adequadas ao seu fluxo de trabalho e cumpra os padrões do HMRC. O Reino Unido não introduziu um sistema central de faturamento eletrônico, para que as empresas possam criar seu próprio conjunto de tecnologia.

As faturas enviadas como PDFs ainda são uma forma válida de faturamento, mas não oferecem a mesma automação ou precisão das faturas eletrônicas. As empresas usam formatos estruturados para faturas eletrônicas, como XML, que permitem o fluxo de dados diretamente entre sistemas sem inserção manual. Esses tipos de faturas podem ser compartilhadas diretamente por meio de softwares de faturamento ou por meio de redes como a PEPPOL, que é comumente usada para transações do setor público.

A regulamentação do Reino Unido exige que as faturas eletrônicas permanecem inalteradas após o envio. As empresas garantem isso por meio de assinaturas digitais, redes seguras ou trilhas de auditoria interna. As empresas devem manter as faturas eletrônicas por pelo menos seis anos, e essas faturas devem permanecer acessíveis, legíveis e protegidas contra adulteração durante esse período.

Quais são os benefícios do faturamento eletrônico para as empresas?

O faturamento eletrônico acelera o fluxo de caixa, reduz as tarefas administrativas e dá às equipes mais visibilidade sobre o que é devido e o que é pago.

Aqui estão as vantagens mais importantes:

• Pagamentos mais rápidos: as faturas digitais são entregues instantaneamente, o que significa que podem ser aprovadas e pagas mais rapidamente. Muitas plataformas também permitem que os clientes paguem diretamente a partir da fatura, reduzindo atrasos e melhorando o fluxo de caixa.

• Menos custos: os custos de impressão, postagem e processamento manual de faturas se somam. O faturamento eletrônico pode reduzir os custos de processamento, economizando no custo do papel.

• Maior exatidão: devido ao fluxo direto de dados de faturas entre sistemas, erros como valores totais incorretos ou falta de dados de IVA na fatura são menos comuns, o que se traduz em menos contestações e reconciliação mais rápida.

• Melhoria da visibilidade: cada fatura tem uma marca digital, o que facilita o rastreamento do status, o acompanhamento de faturas vencidas e a gestão da previsão de caixa.

• Conformidade e auditorias mais simples: o faturamento eletrônico cria registros pesquisáveis com carimbo de data e hora que atendem aos requisitos de retenção e autenticidade do HMRC. Quando chega a hora da auditoria, a recuperação de documentos e a verificação de transações leva minutos, não horas.

• Eficiência flexível: se você envia 50 faturas por mês ou 5.000, o processamento continua rápido e simples. Os sistemas de faturamento eletrônico crescem sem esforço a sua empresa.

• Impacto ambiental positivo: abandonar o faturamento em papel reduz o desperdício e apoia as metas de sustentabilidade, um benefício que pode ressoar entre clientes e parceiros.

Como o faturamento eletrônico afeta a conformidade do IVA?

O faturamento eletrônico ajuda a aliviar o peso do cumprimento das obrigações fiscais relacionadas com o IVA.

Aqui estão algumas das especificidades:

• Registro digital em primeiro lugar: cada fatura eletrônica é armazenada como um registro digital estruturado, o que cumpre o requisito da HMRC para dados digitais de IVA. Não há necessidade de converter manualmente ou reinserir informações ao preencher declarações.

• Validação automática de IVA: os sistemas de faturamento eletrônico podem aplicar as taxas corretas de IVA, calcular totais e sinalizar dados ausentes ou inconsistentes antes do envio das faturas, reduzindo a probabilidade de pagamento a menor, pagamento a maior ou registros incompatíveis.

• Dados prontos para auditoria: como cada fatura contém um registro de auditoria com carimbo de data e hora, é simples rastrear e verificar as transações. O HMRC pode facilmente revisar registros digitais e as empresas podem responder mais rapidamente a qualquer auditoria ou consulta.

• Prevenção a fraudes: as faturas estruturadas e verificáveis dificultam a falsificação de documentos ou a reclamação de deduções imprecisas. Muitos governos promovem o faturamento eletrônico precisamente porque preenche as lacunas de fraude do IVA.

Como as empresas podem implementar o faturamento eletrônico com sucesso?

Implementar o faturamento eletrônico é uma atualização que pode se adequar naturalmente às operações diárias da sua empresa. Para começar a usar o faturamento eletrônico como base para outros processos fiscais digitais, siga estas etapas:

Mapeie seu processo atual

Acompanhe a movimentação das faturas na sua empresa para encontrar áreas onde as ferramentas digitais podem substituir as etapas manuais.

Tenha adesão antecipada

Comunique-se com equipes financeiras, de TI e clientes. Como o consentimento do cliente é necessário para o faturamento eletrônico, certifique-se de que seus clientes entendam os benefícios de um faturamento mais rápido e sem erros.

Escolha a tecnologia que se adapte

Selecione um software que atenda aos padrões do Reino Unido, se integre aos seus sistemas existentes e automatize detalhes de conformidade, como campos de IVA, numeração de faturas e arquivamento digital.

Implemente o piloto antes de expandir

Teste com alguns clientes para confirmar a exatidão dos dados e o fluxo de processo. Use esse feedback para refinar o processo antes de uma implementação completa.

Armazene registros com segurança

Mantenha as faturas eletronicamente por pelo menos seis anos. Certifique-se de que elas permaneçam acessíveis e à prova de adulteração.