英国正准备迎来企业发票管理和税务申报方式的重大转变。电子发票将成为这一变化的核心组成部分，因为政府正在推进其数字化税务管理 (MTD) 计划。

目前，开票方式仍然是 PDF 与纸质 发票并存的混合状态。英国税务与海关总署 (HMRC) 的目标是推动企业使用自动化的数字交换方式进行开票，以节省时间、减少错误，并简化增值税 (VAT) 合规流程。在其 2025 年的咨询文件中，HMRC 指出，电子发票可将开票成本降低 60% 至 80%，这凸显了企业可实现的巨大节约空间。下文将介绍什么是英国的电子发票、采用它的好处，以及企业如何为这一变化做好准备。

本文内容

• 什么是电子发票？
  
• 英国是否强制使用电子发票？
  
• 英国电子发票的运作机制？
  
• 电子发票对企业有哪些好处？
  
• 电子发票如何影响增值税合规？
  
• 企业如何成功实施电子发票？
  

什么是电子发票？

电子发票是指以结构化的数字格式发送和接收发票，而不是使用纸质发票或静态 PDF 文件。诸如“买方、卖方、行项目、税额和总额”等数据字段，会被编码成统一的格式（例如 XML），以便接收方能够直接读取和处理。

电子发票将原本缓慢、依赖人工的流程转变为一种安全的数字化交易方式，更易于追踪、存储和审计。您的会计系统或企业资源计划 (ERP) 系统可以自动生成、发送并对账发票——无需人工录入。最终形成的是一个更快速、更清晰、且错误率大幅降低的流程。

英国是否强制使用电子发票？

英国企业的所有增值税发票将从 2029 年4 月起强制采用电子发票。在此之前，私营企业可以自行选择以纸质形式、PDF 形式或结构化数字格式开具发票。唯一的要求是，双方在切换之前必须同意采用电子发票：如果客户未同意接收电子发票，企业不得向其发送电子发票。

与公共机构（包括中央政府部门和地方议会）合作的供应商，已经被要求发送电子发票。自 2022 年以来，国家医疗服务体系 (NHS) 要求所有供应商必须以电子方式提交发票，可通过其数字平台或 PEPPOL 网络进行提交。

除公共部门之外，HMRC 正在全国范围内推进电子发票的实施。通常用于企业对企业 (B2B) 和企业对政府 (B2G) 交易的增值税发票，将自 2029 年起必须采用电子发票形式，不过具体的实施路线图尚未公布。

英国电子发票的运作机制？

英国的电子发票制度允许企业在符合英国税务与海关总署 (HMRC) 标准的前提下，选择最适合自身工作流程的工具。英国尚未引入中央电子发票系统，因此企业可以自行构建其技术堆栈。

以 PDF 形式发送的发票仍然是有效的发票形式，但它们无法提供与电子发票相同程度的自动化和准确性。企业通常使用结构化格式（如 XML）来生成电子发票，这类格式可以使数据在系统之间直接流转，而无需人工录入。这些类型的发票可以通过开票软件直接共享，或通过诸如 PEPPOL 等网络传输，后者在公共部门交易中被广泛使用。

英国法规要求，电子发票在发送后必须保持不被更改。企业通常通过数字签名、安全网络或内部审计追踪机制来实现这一点。企业必须至少保存电子发票六年，并且在此期间，这些发票必须保持可访问、可读取，并防止被篡改。

电子发票对企业有哪些好处？

电子发票可以加快现金流，减少行政工作量，并让团队更清楚地了解应收与已收款项的情况。

以下是其最重要的优势：

• 更快的收款速度：数字发票可以即时送达，这意味着它们能够更快获得批准并完成付款。许多平台还允许客户直接从发票进行支付，从而减少延误并改善现金流。

• 更低的成本：打印、邮寄和手工处理发票的成本会不断累积。电子发票通过减少纸张使用，可以显著降低处理成本。

• 更高的准确性：因为发票数据在系统之间直接流转，诸如总额错误或缺失增值税发票明细等错误的发生概率降低。这意味着争议更少，对账更快。

• 可见性提升：每张发票都有数字追踪记录。这使得追踪发票状态、催收逾期发票和管理现金流预测更加容易。

• 合规与审计更简单：电子发票创建可搜索、带时间戳的记录，满足 HMRC 对保管和验证的要求。审计时，提取文件和核实交易只需几分钟，而非数小时。

• 灵活高效：无论您每月发送 50 张发票还是 5000 张发票，流程都始终快速简便。电子发票系统能够随着业务的增长而轻松扩展。

• 积极的环境影响：减少纸质发票减少浪费，并支持可持续发展目标，这一优势会引起客户和合作伙伴的共鸣。

电子发票如何影响增值税合规？

电子发票有助于减轻增值税合规负担。

具体体现在以下方面：

• 数字优先的记录保存：每张电子发票都存储为结构化数字记录，满足 HMRC 对数字增值税数据的要求。在申报时无需手动转换或重新录入信息。

• 自动增值税校验：电子发票系统可以应用正确的增值税税率，自动计算总额，并在发票发送前标记缺失或不一致的数据。这降低了少缴、多缴或账目不匹配的风险。

• 随时可审计的数据：由于每张发票都带有带时间戳的审计追踪记录，交易的追溯和验证变得非常简单。HMRC 可以轻松审查数字记录，企业也能更快回应任何审计或查询。

• 欺诈预防：结构化、可验证的发票使伪造文件或申报不准确扣减变得更加困难。许多政府积极推广电子发票正是因为它能够防止增值税欺诈漏洞。

企业如何成功实施电子发票？

实施电子发票是一种升级，可以自然地融入企业的日常运营。要将电子发票作为其他数字税务流程的基础，请遵循以下步骤：

梳理您当前的流程

追踪发票在企业内部的流转方式，找出可以用数字化工具取代人工操作的环节。

尽早获得支持

与财务团队、IT 部门和客户进行沟通。电子发票需要客户同意，因此请确保客户了解更快速、无差错开票的好处。

选择适合的技术

选择符合英国标准、能够与现有系统集成并能自动处理合规细节的软件，例如增值税字段、发票编号和电子归档。

在推广前试点

先与少数客户进行测试，以确认数据准确性和流程顺畅性。在全面推广前，根据反馈对流程进行优化。

妥善保存记录

以电子形式保存发票至少六年，并确保在此期间始终可访问、防篡改。