Le Royaume-Uni se prépare à un changement majeur dans la gestion de la facturation et de la déclaration d’impôt des entreprises. L’e-facturation, abréviation de facturation électronique, devrait devenir un élément central de ce changement, alors que le gouvernement met en avant son programme Making Tax Digital (MTD).

À l’heure actuelle, la facturation est une mosaïque de factures sous format papier et PDF. L’objectif du service de la fiscalité et des douanes (HMRC) est de permettre aux entreprises d’utiliser des échanges de données numériques automatisés pour la facturation, pour gagner du temps, de réduire les erreurs et de simplifier la conformité à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Dans sa consultation de 2025, le HMRC a noté que la facturation électronique peut réduire les coûts de facturation de 60 % à 80 %, ce qui souligne la possibilité de développement pour les entreprises. Ci-dessous, nous expliquerons ce qu’est la facturation électronique au Royaume-Uni, les avantages de son utilisation et comment votre entreprise peut se préparer à ce changement.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que la facturation électronique?
  
• La facturation électronique est-elle obligatoire au Royaume-Uni?
  
• Comment fonctionne la facturation électronique au Royaume-Uni?
  
• Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises?
  
• Quelle est l’incidence de la facturation électronique sur la conformité à la TVA?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles efficacement mettre en œuvre la facturation électronique?
  

Qu’est-ce que la facturation électronique?

La facturation électronique consiste à envoyer et à recevoir des factures dans un format numérique structuré au lieu d’utiliser des factures papier ou un PDF statique. Les champs de données comme ceux libellés « client, marchand, postes de facture, montants taxés et totaux » sont codés dans un format cohérent, tel que le format XML, que les bénéficiaires peuvent lire et traiter directement.

La facturation électronique transforme ce qui était auparavant une procédure manuel lent en une transaction numérique sécurisée, plus facile à suivre, stocker et auditer. Votre système comptable ou de planification des ressources d’entreprise (PRE) peut générer, envoyer et rapprocher automatiquement les factures, sans saisie manuelle. Cela aboutit à une procédure plus rapide, plus propre et beaucoup moins sujet aux erreurs.

La facturation électronique est-elle obligatoire au Royaume-Uni?

La facturation électronique pour toutes les factures de TVA sera obligatoire pour les entreprises britanniques à partir d’avril 2029. Jusqu’à cette date, les entreprises du secteur privé sont libres de choisir si elles émettent des factures sur papier, au format PDF ou dans des formats numériques structurés. La seule exigence est que les deux parties doivent accepter la facturation électronique avant de changer : les entreprises ne peuvent pas envoyer de factures électroniques à moins qu’un client n’ait consenti à les recevoir.

Les fournisseurs qui travaillent avec des organismes publics, y compris les services de l’administration centrale et les conseils locaux, sont déjà tenus d’envoyer des factures électroniques. Depuis 2022, le Service national de santé (NHS) exige que tous les fournisseurs soumettent les factures par voie électronique, soit par l’intermédiaire de sa plateforme numérique, soit par le réseau PEPPOL.

Au-delà du secteur public, le HMRC étend actuellement la facturation électronique à l’échelle nationale. Les factures de TVA, généralement émises pour les transactions interentreprises (B2B) et entreprise-gouvernement (B2G), devront être numériques à partir de 2029, bien que la feuille de route de la mise en œuvre n’ait pas encore été publiée.

Comment fonctionne la facturation électronique au Royaume-Uni?

Le Royaume-Uni permet aux entreprises de choisir les outils qui s’adaptent à leur flux de travail tout en respectant les normes du HMRC. Le Royaume-Uni n’a pas mis en place de système central de facturation électronique, afin que les entreprises puissent créer leur propre suite d’outils technologiques.

Les factures envoyées au format PDF sont toujours une forme de facturation valide, mais elles n’offrent pas la même automatisation ou la même précision que les factures électroniques. Les entreprises utilisent des formats structurés pour les factures électroniques, comme le XML, qui permettent aux données de circuler directement entre les systèmes sans saisie manuelle. Ces types de factures peuvent être partagés directement au moyen d’un logiciel de facturation ou de réseaux, tels que PEPPOL, qui est couramment utilisé pour les transactions du secteur public.

Le Royaume-Uni exige que les factures électroniques restent inchangées après leur envoi. Les entreprises s’assurent de cela par le biais de signatures numériques, de réseaux sécurisés ou de pistes d’audit interne. Les entreprises doivent conserver les factures électroniques pendant au moins six ans, et ces factures doivent rester accessibles, lisibles et protégées contre toute altération pendant cette période.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises?

La facturation électronique accélère les flux d’argent comptant, réduit les tâches administratives et offre aux équipes une meilleure visibilité sur ce qui est dû et ce qui a été payé.

Voici les avantages principaux :

• Paiements plus rapides : les factures numériques sont envoyées instantanément, ce qui signifie qu’elles peuvent être approuvées et payées plus rapidement. De nombreuses plateformes permettent également aux clients de payer directement à partir de la facture, réduisant ainsi les délais et améliorant les flux d’argent comptant.

• Réduction des coûts : les coûts d’impression, d’affichage et de traitement manuel des factures s’additionnent. La facturation électronique permet de réduire les coûts de traitement en économisant sur le prix du papier.

• Plus grande précision : les données de facture circulant directement d’un système à l’autre, les erreurs telles que des totaux incorrects ou des détails de facture de TVA manquants sont moins fréquentes. Cela se traduit par moins de litiges et un rapprochement accéléré.

• Amélioration de la visibilité : chaque facture possède une trace numérique. Cela facilite le suivi de l’état, des factures en retard et la gestion des prévisions d’argent comptant.

• Simplification de la conformité et des audits : la facturation électronique crée des enregistrements consultables et horodatés qui répondent aux exigences du HMRC en matière de conservation et d’authenticité. Lorsque vient le temps de l’audit, la récupération des documents et la vérification des transactions prennent quelques minutes, et non des heures.

• Efficacité flexible : que vous envoyiez 50 factures par mois ou 5 000, la procédure reste simple et rapide. Les systèmes de facturation électronique se développent sans effort au fur et à mesure que votre entreprise grandit.

• Impact environnemental positif : l’abandon de la facturation papier réduit le gaspillage et soutient les objectifs de développement durable, un avantage qui peut trouver un écho auprès des clients et des partenaires.

Quelle est l’incidence de la facturation électronique sur la conformité à la TVA?

La facturation électronique permet d’alléger le fardeau de la conformité à la TVA.

Voici quelques-unes des spécificités :

• Tenue de registres axés sur le numérique : chaque facture électronique est sauvegardée sous la forme d’un enregistrement numérique structuré, ce qui répond aux exigences du HMRC en matière de données numériques de TVA. Il n’est pas nécessaire de convertir ou de saisir encore une fois manuellement les informations lors de la déclaration d’impôts.

• Validation automatique de la TVA : les systèmes de facturation électronique peuvent appliquer les bons taux de TVA, calculer les totaux et signaler les données manquantes ou incohérentes avant l’envoi des factures. Cela réduit le risque de paiement insuffisant, de trop-perçu ou d’enregistrements incohérents.

• Données prêtes pour l’audit : étant donné que chaque facture comporte une piste d’audit horodatée, il est simple de suivre et de vérifier les transactions. Le HMRC peut facilement vérifier les enregistrements numériques, et les entreprises peuvent répondre plus rapidement à tout audit ou requête.

• Prévention de la fraude : des factures structurées et vérifiables rendent plus difficile la falsification de documents ou les réclamations de déductions inexactes. De nombreux gouvernements promeuvent la facturation électronique précisément parce qu’elle comble les lacunes en matière de fraude sur la TVA.

Comment les entreprises peuvent-elles efficacement mettre en œuvre la facturation électronique?

La mise en œuvre de la facturation électronique correspond à une mise à niveau qui peut s’intégrer naturellement aux opérations quotidiennes de votre entreprise. Pour commencer à utiliser la facturation électronique en tant que base d’autres procédures de fiscalité numérique, procédez comme suit :

Dressez une carte de votre procédure actuelle

Suivez la façon dont les factures circulent dans votre entreprise pour trouver les zones de travail dans lesquelles les outils numériques peuvent remplacer les étapes manuelles.

Obtenez rapidement l’appui des intéressés

Communiquez avec les équipes financières, informatiques et clients. Le consentement du client est requis pour la facturation électronique. Assurez-vous donc que vos clients comprennent les avantages d’une facturation plus rapide et sans erreur.

Choisissez la technologie adéquate

Sélectionnez un logiciel qui répond aux normes du Royaume-Uni, qui s’intègre à vos systèmes existants et automatise les détails de conformité tels que les champs de TVA, la numérotation des factures et l’archivage numérique.

Menez un essai avant la mise à l’échelle

Faites un test auprès de quelques clients pour confirmer l’exactitude des données et le flux de la procédure. Utilisez cette rétroaction pour affiner le traitement avant un déploiement complet.

Stockez les enregistrements de façon sécuritaire

Conservez les factures par voie électronique pendant au moins six ans. Assurez-vous qu’elles restent accessibles et inviolables.