Das Vereinigte Königreich bereitet sich auf einen tiefgreifenden Wandel beim Verwalten von Rechnungsstellung und Steuerberichterstattung vor. Dem E-Invoicing, kurz für Electronic Invoicing oder elektronische Rechnungsstellung, kommt bei diesem Wandel im Rahmen des von der Regierung geförderten Programms Making Tax Digital (MTD) eine zentrale Rolle zu.

Derzeit ist die Rechnungsstellung ein Flickenteppich aus PDF-Dateien und Rechnungen auf Papier. His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) möchte Unternehmen dazu bringen, für die Rechnungsstellung automatisierten digitalen Austausch zu nutzen. Die damit verbundenen Ziele sind Zeitersparnis, das Reduzieren von Fehlern und eine Vereinfachung der Umsatzsteuerkonformität. In seiner Konsultation aus dem Jahr 2025 stellte das HMRC fest, dass E-Invoicing die Rechnungsstellungskosten um 60 % bis 80 % senken kann. Das macht deutlich, wie groß das Einsparpotenzial für Unternehmen ist. Im Folgenden erläutern wir, was E-Invoicing im Vereinigten Königreich ist, welche Vorteile es bietet und wie Ihr Unternehmen sich auf die Änderung vorbereiten kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist E-Invoicing?
  
• Ist E-Invoicing im Vereinigten Königreich verpflichtend?
  
• Wie funktioniert E-Invoicing im Vereinigten Königreich?
  
• Welche Vorteile bietet E-Invoicing für Unternehmen?
  
• Wie wirkt sich E-Invoicing auf die Umsatzsteuerkonformität aus?
  
• Wie können Unternehmen E-Invoicing erfolgreich einführen?
  

Was ist E-Invoicing?

Beim E-Invoicing werden Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format gesendet und empfangen, anstatt Papierrechnungen oder statische PDF-Dateien zu verwenden. Datenfelder wie „Käufer/in, Verkäufer/in, Posten, Steuerbeträge und Summen“ werden in einem einheitlichen Format – wie XML – codiert, das Empfänger/innen direkt lesen und verarbeiten können.

E-Invoicing verwandelt einen bisher langsamen manuellen Prozess in eine sichere digitale Transaktion, die sich leichter verfolgen, speichern und prüfen lässt. Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System (Enterprise Resource Planning) kann Rechnungen automatisch erstellen, versenden und abgleichen – ohne manuelle Eingabe. Das Ergebnis ist ein schneller, sauberer und erheblich weniger fehleranfälliger Prozess.

Ist E-Invoicing im Vereinigten Königreich verpflichtend?

Ab April 2029 ist E-Invoicing für Unternehmen im Vereinigten Königreich für alle Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer obligatorisch. Bis dahin können Unternehmen im Privatsektor frei wählen, ob sie Rechnungen auf Papier, als PDF oder in strukturierten digitalen Formaten ausstellen. Die einzige Voraussetzung ist, dass vor dem Wechsel beide Parteien dem E-Invoicing zustimmen müssen: Unternehmen können nur dann elektronische Rechnungen versenden, wenn Kundinnen und Kunden in deren Erhalt eingewilligt haben.

Lieferanten, die mit öffentlichen Einrichtungen wie zentralen staatlichen Stellen und Gemeinderäten zusammenarbeiten, müssen schon jetzt elektronische Rechnungen versenden. Seit 2022 verpflichtet der National Health Service (NHS) alle Lieferanten, Rechnungen entweder über seine digitale Plattform oder das PEPPOL-Netzwerk elektronisch einzureichen.

Das HMRC weitet das E-Invoicing nun über die öffentliche Hand hinaus landesweit aus. Bei Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer, die in der Regel für Business-to-Business/B2B- und Business-to-Government/B2G-Transaktionen ausgestellt werden, muss es sich ab 2029 um elektronische Rechnungen handeln. Die Roadmap für die Implementierung wurde jedoch noch nicht veröffentlicht.

Wie funktioniert E-Invoicing im Vereinigten Königreich?

Für das E-Invoicing im Vereinigten Königreich können Unternehmen die Tools auswählen, die zu ihrem Arbeitsablauf passen, und gleichzeitig die Standards des HMRC erfüllen. Das Vereinigte Königreich hat kein zentrales E-Invoicing-System eingeführt, sodass Unternehmen ihren eigenen Tech-Stack erstellen können.

Als PDF versendete Rechnungen sind immer noch eine gültige Form der Rechnungsstellung, bieten aber nicht das gleiche Maß an Automatisierung oder Genauigkeit wie elektronische Rechnungen. Unternehmen verwenden für elektronische Rechnungen strukturierte Formate wie XML, die einen direkten Datenfluss zwischen Systemen ohne manuelle Eingabe ermöglichen. Rechnungen dieser Art können über Rechnungsstellungssoftware oder Netzwerke wie PEPPOL, das häufig für Transaktionen mit der öffentlichen Hand verwendet wird, direkt geteilt werden.

Die Vorschriften des Vereinigten Königreichs verlangen, dass elektronische Rechnungen nach dem Versand unverändert bleiben. Unternehmen stellen dies durch digitale Signaturen, sichere Netzwerke oder interne Prüfpfade sicher. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren und die Rechnungen müssen während dieser Zeit zugänglich, lesbar und vor Manipulationen geschützt sein.

Welche Vorteile bietet E-Invoicing für Unternehmen?

E-Invoicing beschleunigt den Cashflow, reduziert administrative Aufgaben und verschafft Teams mehr Einblick in geschuldete und bezahlte Beträge.

Das sind die wichtigsten Vorteile:

• Schnellere Zahlungen: Digitale Rechnungen werden sofort zugestellt, was bedeutet, dass sie schneller genehmigt und bezahlt werden können. Viele Plattformen geben Kundinnen und Kunden auch die Möglichkeit, direkt von der Rechnung aus zu bezahlen. Das reduziert Verzögerungen und verbessert den Cashflow.

• Niedrigere Kosten: Die Kosten für das Ausdrucken, Verbuchen und manuelle Bearbeiten von Rechnungen summieren sich. Mit E-Invoicing können Sie die Bearbeitungskosten senken, weil Sie Papierkosten sparen.

• Mehr Genauigkeit: Da Rechnungsdaten direkt von einem System in ein anderes fließen, kommt es seltener zu Fehlern wie falschen Summen oder fehlenden Details auf Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer. In der Folge gibt es weniger angefochtene Zahlungen und der Abgleich ist weniger zeitaufwendig.

• Verbesserte Sichtbarkeit: Jede Rechnung verfügt über einen digitalen Nachverfolgungspfad. Das erleichtert die Statusverfolgung, das Nachverfolgung überfälliger Rechnungen und das Verwalten von Liquiditätsprognosen.

• Vereinfachte Compliance und einfachere Prüfungen: Beim E-Invoicing werden durchsuchbare, mit Zeitstempel versehene Datensätze erstellt, die die Anforderungen des HMRC an Aufbewahrung und Authentizität erfüllen. Wenn eine Prüfung ansteht, dauern das Abrufen von Dokumenten und die Verifizierung von Transaktionen Minuten und nicht Stunden.

• Flexible Effizienz: Der Prozess bleibt schnell und einfach, egal ob Sie 50 oder 5.000 Rechnungen pro Monat versenden. Wenn Ihr Unternehmen wächst, lassen sich E-Invoicing-Systeme mühelos skalieren.

• Positive Umweltauswirkungen: Die Abkehr von Rechnungen auf Papier reduziert Abfall und unterstützt Nachhaltigkeitsziele – ein Vorteil, der bei Kundinnen und Kunden sowie Partnern Anklang finden kann.

Wie wirkt sich E-Invoicing auf die Umsatzsteuerkonformität aus?

E-Invoicing erleichtert die Umsatzsteuerkonformität.

Im Folgenden finden Sie einige Details hierzu:

• Digital-First-Aufzeichnungen: Jede elektronische Rechnung wird als strukturierter digitaler Datensatz gespeichert, der die Anforderungen des HMRC an digitale Umsatzsteuerdaten erfüllt. Beim Einreichen von Erklärungen müssen keine Informationen manuell konvertiert oder erneut eingegeben werden.

• Automatische Umsatzsteuervalidierung: E-Invoicing-Systeme können die korrekten Umsatzsteuersätze anwenden, Summen berechnen und fehlende oder inkonsistente Daten kennzeichnen, bevor Rechnungen versendet werden. Das verringert das Risiko von Unterzahlungen, Überzahlungen oder nicht übereinstimmenden Aufzeichnungen.

• Prüffähige Daten: Da jede Rechnung einen Prüfpfad mit Zeitstempel enthält, lassen sich Transaktionen einfach nachverfolgen und verifizieren. Das HMRC kann digitale Aufzeichnungen einfach prüfen und Unternehmen können auf Prüfungen oder Anfragen schneller reagieren.

• Betrugsprävention: Strukturierte, überprüfbare Rechnungen erschweren das Fälschen von Dokumenten oder das Beanspruchen fehlerhafter Abzüge. Viele Regierungen fördern das E-Invoicing, gerade weil es Lücken für USt.-Betrug schließt.

Wie können Unternehmen E-Invoicing erfolgreich einführen?

Die Implementierung von E-Invoicing ist ein Upgrade, das sich natürlich in das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens einfügen lässt. Damit Sie E-Invoicing als Grundlage für andere digitale Steuerprozesse nutzen können, führen Sie diese Schritte aus:

Bilden Sie Ihren aktuellen Prozess ab

Verfolgen Sie den Weg, den Rechnungen durch Ihr Unternehmen nehmen. Suchen Sie dabei nach Bereichen, in denen digitale Tools manuelle Schritte ersetzen können.

Holen Sie frühzeitig die Zustimmung anderer Beteiligter ein

Kommunizieren Sie mit Finanzteams, IT und Ihrer Kundschaft. Für E-Invoicing ist die kundenseitige Zustimmung erforderlich. Stellen Sie also sicher, dass sich Ihre Kundschaft der Vorteile einer schnelleren, fehlerfreien Abrechnung bewusst ist.

Wählen Sie Technologie, die passt

Wählen Sie eine Software, die den Standards des Vereinigten Königreichs entspricht, sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt und Konformitätsdetails wie Umsatzsteuerfelder, Rechnungsnummern und digitale Archivierung automatisiert.

Führen Sie vor der Einführung in großem Umfang einen Pilotversuch durch

Machen Sie einen Test mit wenigen Kundinnen und Kunden, um die Datengenauigkeit und den Prozessablauf zu überprüfen. Nutzen Sie dabei erhaltenes Feedback, um den Prozess vor der vollständigen Einführung zu optimieren.

Speichern Sie Datensätze sicher

Bewahren Sie Rechnungen mindestens sechs Jahre lang in elektronischer Form auf. Stellen Sie sicher, dass sie zugänglich und manipulationssicher sind.