El Reino Unido se está preparando para un cambio importante en la forma en que las empresas gestionan la facturación y la declaración de impuestos. La e-facturación, abreviatura de facturación electrónica, se convertirá en una parte central de ese cambio, ya que el gobierno promueve su programa Making Tax Digital (MTD).

Actualmente, la facturación es un mosaico de archivos PDF y facturas en papel. El objetivo de His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) es que las empresas utilicen intercambios digitales automatizados para la facturación con el fin de ahorrar tiempo, reducir errores y simplificar el cumplimiento del impuesto sobre el valor añadido (IVA). En su consulta de 2025, la HMRC señaló que la facturación electrónica puede reducir los costes de facturación entre un 60 % y un 80 %, lo que subraya la magnitud del ahorro potencial para las empresas. A continuación, explicaremos qué es la facturación electrónica en el Reino Unido, las ventajas de utilizarla y cómo puede prepararse tu empresa para el cambio.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es la facturación electrónica?
  
• ¿Es obligatoria la facturación electrónica en el Reino Unido?
  
• ¿Cómo funciona la facturación electrónica en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para las empresas?
  
• ¿Cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa sobre el IVA?
  
• ¿Cómo pueden las empresas implementar con éxito la facturación electrónica?
  

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica consiste en enviar y recibir facturas en un formato digital estructurado, en lugar de utilizar facturas en papel o archivos PDF estáticos. Los campos de datos, como «comprador, vendedor, partidas, importes de impuestos y totales», se codifican en un formato coherente, como XML, que los destinatarios pueden leer y procesar directamente.

La facturación electrónica convierte lo que antes era un proceso lento y manual en una transacción digital segura que es más fácil de rastrear, almacenar y auditar. Tu sistema de contabilidad o de planificación de recursos empresariales (ERP) puede generar, enviar y conciliar facturas automáticamente, sin necesidad de introducir datos manualmente. El resultado es un proceso más rápido, más limpio y mucho menos propenso a errores.

¿Es obligatoria la facturación electrónica en el Reino Unido?

La facturación electrónica para todas las facturas con IVA será obligatoria para las empresas del Reino Unido a partir de abril de 2029. Hasta entonces, las empresas del sector privado pueden elegir libremente si emiten facturas en papel, en formato PDF o en formatos digitales estructurados. El único requisito es que ambas partes deben estar de acuerdo con la facturación electrónica antes de cambiar: las empresas no pueden enviar facturas electrónicas a menos que el cliente haya dado su consentimiento para recibirlas.

Los proveedores que trabajan con organismos públicos, incluidos los departamentos del gobierno central y los ayuntamientos, ya están obligados a enviar facturas electrónicas. Desde 2022, el Servicio Nacional de Salud (NHS) exige a todos los proveedores que presenten sus facturas por vía electrónica, ya sea a través de su plataforma digital o de la red PEPPOL.

Más allá del sector público, la HMRC está ampliando la facturación electrónica a todo el país. Las facturas con IVA, que suelen emitirse para transacciones entre empresas (B2B) y entre empresas y administraciones públicas (B2G), deberán ser facturas electrónicas a partir de 2029, aunque aún no se ha publicado el calendario de implementación.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en el Reino Unido?

La facturación electrónica en el Reino Unido permite a las empresas elegir las herramientas que mejor se adaptan a su flujo de trabajo, al tiempo que cumplen con las normas de la HMRC. El Reino Unido no ha introducido un sistema centralizado de facturación electrónica, por lo que las empresas pueden crear su propia infraestructura tecnológica.

Las facturas enviadas en formato PDF siguen siendo una forma válida de facturación, pero no ofrecen la misma automatización ni precisión que las facturas electrónicas. Las empresas utilizan formatos estructurados para las facturas electrónicas, como XML, que permiten que los datos fluyan directamente entre sistemas sin necesidad de introducirlos manualmente. Este tipo de facturas se pueden compartir directamente a través de software de facturación o mediante redes como PEPPOL, que se utiliza habitualmente para las transacciones del sector público.

La normativa del Reino Unido exige que las facturas electrónicas no se modifiquen después de su envío. Las empresas lo garantizan mediante firmas digitales, redes seguras o registros de auditoría internos. Asimismo, deben conservar las facturas electrónicas durante al menos seis años, y estas deben permanecer accesibles, legibles y protegidas contra manipulaciones durante ese tiempo.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para las empresas?

La facturación electrónica agiliza el flujo de caja, reduce las tareas administrativas y ofrece a los equipos una mayor visibilidad de lo que se debe y lo que se paga.

Estas son las ventajas más importantes:

• Pagos más rápidos: las facturas electrónicas se envían al instante, lo que significa que pueden aprobarse y pagarse más rápidamente. Muchas plataformas también permiten a los clientes pagar directamente desde la factura, lo que reduce las demoras en los pagos y mejora el flujo de caja.

• Menores costes: los costes de impresión, envío y procesamiento manual de las facturas se acumulan. La facturación electrónica puede reducir los costes de procesamiento al ahorrar en el coste del papel.

• Mayor precisión: dado que los datos de las facturas se transfieren directamente entre sistemas, los errores, como totales incorrectos o ausencia de los datos de la factura con IVA, son menos frecuentes. Eso se traduce en menos disputas y una conciliación más rápida.

• Mayor visibilidad: cada factura tiene un rastro digital. Esto facilita el seguimiento por parte del estado, el seguimiento de las facturas vencidas y la gestión de las previsiones de tesorería.

• Cumplimiento normativo y auditorías más sencillos: la facturación electrónica crea registros con marca de tiempo y capacidad de búsqueda que cumplen los requisitos de conservación y autenticidad de la HMRC. Cuando llega el momento de la auditoría, recuperar documentos y verificar transacciones tan solo es cuestión de minutos.

• Eficiencia flexible: tanto si envías 50 facturas al mes como 5000, el proceso sigue siendo rápido y sencillo. Los sistemas de facturación electrónica se adaptan sin esfuerzo al crecimiento de tu negocio.

• Impacto medioambiental positivo: dejar de utilizar facturas en papel reduce la generación de residuos y contribuye a los objetivos de sostenibilidad, una ventaja que puede resultar atractiva para clientes y socios.

¿Cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa sobre el IVA?

La facturación electrónica ayuda a aliviar la carga que supone el cumplimiento de la normativa sobre el IVA.

Estos son algunos de los aspectos específicos:

• Mantenimiento de registros digitales: todas las facturas electrónicas se almacenan como registros digitales estructurados, a fin de cumplir con los requisitos de la HMRC en materia de datos digitales del IVA. No es necesario convertir manualmente ni volver a introducir la información al presentar las declaraciones.

• Validación automática del IVA: los sistemas de facturación electrónica pueden aplicar los tipos de IVA correctos, calcular los totales y señalar la ausencia de datos o posibles incoherencias antes del envío de la factura. Esto reduce la posibilidad de pagos insuficientes, pagos excesivos o registros discordantes.

• Datos listos para la auditoría: dado que cada factura lleva un registro de auditoría con marca de tiempo, es fácil rastrear y verificar las transacciones. La HMRC puede revisar fácilmente los registros digitales y las empresas pueden responder más rápidamente a cualquier auditoría o consulta.

• Prevención del fraude: las facturas estructuradas y verificables dificultan la falsificación de documentos o la reclamación de deducciones inexactas. Muchos gobiernos promueven la facturación electrónica precisamente porque evita muchos casos de fraude en el IVA.

¿Cómo pueden las empresas implementar con éxito la facturación electrónica?

La implementación de la facturación electrónica es una mejora que puede integrarse de forma natural en las operaciones diarias de tu empresa. Para empezar a utilizar la facturación electrónica como base para otros procesos fiscales digitales, sigue estos pasos:

Analiza tu proceso actual

Analiza el recorrido de las facturas en tu empresa para encontrar áreas en las que las herramientas digitales puedan sustituir a los pasos manuales.

Consigue la aceptación desde el principio

Comunícate con los equipos financieros, de TI y con los clientes. La facturación electrónica requiere el consentimiento del cliente, así que asegúrate de que tus clientes comprenden las ventajas de una facturación más rápida y sin errores.

Elige la tecnología que mejor se adapte

Selecciona un software que cumpla con las normas del Reino Unido, se integre con tus sistemas existentes y automatice los detalles de cumplimiento, como los campos de IVA, la numeración de facturas y el archivo digital.

Realiza una prueba piloto antes de escalar

Haz una prueba con algunos clientes para confirmar la exactitud de los datos y el flujo del proceso. Utiliza sus opiniones para perfeccionar el proceso antes de su implantación total.

Almacena los registros de forma segura

Conserva las facturas en formato electrónico durante al menos seis años. Asegúrate de que sigan siendo accesibles y a prueba de manipulaciones.