Het Verenigd Koninkrijk maakt zich op voor een grote verandering in de manier waarop bedrijven facturatie en belastingaangifte beheren. E-facturatie, kort voor elektronische facturatie, zal een centrale rol spelen in die verandering, aangezien de overheid haar Making Tax Digital (MTD) -programma promoot.

Op dit moment is facturatie een mengelmoes van pdf's en papieren facturen. Het doel van His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) is dat bedrijven geautomatiseerde digitale uitwisselingen gebruiken voor facturatie om tijd te besparen, fouten te verminderen en de compliance met de belasting over de toegevoegde waarde (btw) te vereenvoudigen. In zijn raadpleging voor 2025 merkte HMRC op dat e-facturatie de facturatiekosten met 60% tot 80% kan verlagen, wat de omvang van de potentiële besparingen voor bedrijven onderstreept. Hieronder leggen we uit wat e-facturatie in het Verenigd Koninkrijk is, wat de voordelen ervan zijn en hoe je bedrijf zich op de verandering kan voorbereiden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is e-facturatie?
  
• Is e-facturatie verplicht in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Hoe werkt e-facturatie in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wat zijn de voordelen van e-facturatie voor bedrijven?
  
• Wat is de invloed van e-facturatie op de compliance met de btw-regels?
  
• Hoe kunnen bedrijven e-facturatie succesvol implementeren?
  

Wat is e-facturatie?

E-facturatie houdt in dat facturen in een gestructureerd digitaal formaat worden verzonden en ontvangen in plaats van op papier of als statische pdf. Gegevensvelden zoals “koper, verkoper, factuurregels, belastingbedragen en totalen” worden gecodeerd in een consistent formaat, zoals XML, dat ontvangers direct kunnen lezen en verwerken.

E-facturatie verandert wat vroeger een traag, handmatig proces om in een veilige digitale transactie die makkelijker te volgen, op te slaan en te controleren is. Je boekhoud- of enterprise resource planning (ERP)-systeem kan automatisch facturen genereren, verzenden en afstemmen, zonder dat je iets handmatig hoeft in te voeren. Het resultaat is een proces dat sneller, overzichtelijker en veel minder foutgevoelig is.

Is e-facturatie verplicht in het Verenigd Koninkrijk?

E-facturatie voor alle btw-facturen wordt verplicht voor Britse bedrijven vanaf april 2029. Tot die tijd kunnen bedrijven in de privésector zelf kiezen of ze facturen op papier, als pdf of in gestructureerde digitale formaten versturen. De enige vereiste is dat beide partijen akkoord moeten gaan met elektronische facturatie voordat ze kunnen overstappen: bedrijven kunnen geen e-facturen versturen tenzij een klant hiermee heeft ingestemd.

Leveranciers die samenwerken met overheidsinstanties, zoals centrale overheidsdiensten en lokale besturen, moeten nu al e-facturen versturen. Sinds 2022 eist de National Health Service (NHS) dat alle leveranciers hun facturen elektronisch indienen, via hun digitale platform of het PEPPOL-netwerk.

Buiten de publieke sector breidt HMRC elektronische facturatie uit naar het hele land. Btw-facturen, die meestal worden uitgegeven voor transacties tussen bedrijven (B2B) en tussen bedrijven en de overheid (B2G), moeten vanaf 2029 elektronisch worden verstuurd, hoewel het implementatieschema nog niet is vrijgegeven.

Hoe werkt e-facturatie in het Verenigd Koninkrijk?

Met e-facturatie in het Verenigd Koninkrijk kunnen bedrijven de tools kiezen die bij hun workflow passen en tegelijkertijd voldoen aan de normen van HMRC. Het Verenigd Koninkrijk heeft geen centraal e-facturatiesysteem ingevoerd, dus bedrijven kunnen hun eigen technologiestack bouwen.

Facturen die als pdf worden verzonden, zijn nog steeds een geldige vorm van facturatie, maar ze bieden niet dezelfde automatisering of nauwkeurigheid als e-facturen. Bedrijven gebruiken gestructureerde formaten voor e-facturen, zoals XML, waardoor gegevens rechtstreeks tussen systemen kunnen worden uitgewisseld zonder handmatige invoer. Dit soort facturen kan rechtstreeks worden gedeeld via facturatiesoftware of via netwerken zoals PEPPOL, dat vaak wordt gebruikt voor transacties in de publieke sector.

Volgens de Britse regelgeving moeten e-facturen ongewijzigd blijven nadat ze zijn verstuurd. Bedrijven zorgen hiervoor door middel van digitale handtekeningen, beveiligde netwerken of interne audittrails. Bedrijven moeten elektronische facturen minstens zes jaar bewaren, en deze facturen moeten gedurende die tijd toegankelijk, leesbaar en beschermd tegen manipulatie blijven.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie voor bedrijven?

E-facturatie versnelt de cashflow, vermindert administratieve taken en geeft teams meer inzicht in wat er verschuldigd is en wat er is betaald.

Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• Snellere betalingen: Digitale facturen worden direct geleverd, waardoor ze sneller kunnen worden goedgekeurd en betaald. Veel platforms laten klanten ook rechtstreeks vanaf de factuur betalen, waardoor vertragingen worden verminderd en de cashflow wordt verbeterd.

• Lagere kosten: De kosten voor het afdrukken, versturen en handmatig verwerken van facturen lopen aardig op. E-facturatie kan de verwerkingskosten verlagen door te besparen op de kosten van papier.

• Grotere nauwkeurigheid: Omdat factuurgegevens rechtstreeks tussen systemen worden uitgewisseld, komen fouten zoals onjuiste totalen of ontbrekende btw-factuurgegevens minder vaak voor. Dat betekent minder geschillen en een snellere reconciliatie.

• Betere zichtbaarheid: Elke factuur heeft een digitaal spoor. Dit maakt het makkelijker om de status bij te houden, achterstallige facturen op te volgen en de kasprognoses te beheren.

• Eenvoudigere compliance en audits: E-facturatie creëert doorzoekbare, van een tijdstempel voorziene records die voldoen aan de eisen van de HMRC op het gebied van bewaring en authenticiteit. Wanneer het tijd is voor een audit, kost het ophalen van documenten en het verifiëren van transacties slechts enkele minuten in plaats van uren.

• Flexibele efficiëntie: Of je nu 50 facturen per maand verstuurt of 5.000, het proces blijft snel en eenvoudig. E-facturatiesystemen kunnen moeiteloos worden geschaald naarmate je bedrijf groeit.

• Positief effect op het milieu: Door af te stappen van papieren facturen wordt er minder afval geproduceerd en worden duurzaamheidsdoelen ondersteund, een voordeel dat klanten en partners zeker zullen waarderen.

Wat is de invloed van e-facturatie op de compliance met de btw-regels?

E-facturatie helpt de compliance met de btw-regels te vergemakkelijken.

Hier zijn enkele details:

• Digitale administratie: Elke e-factuur wordt opgeslagen als een gestructureerd digitaal document, dat voldoet aan de eisen van HMRC voor digitale btw-gegevens. Het is niet nodig om informatie handmatig om te zetten of opnieuw in te voeren bij het indienen van aangiften.

• Automatische btw-validatie: E-facturatiesystemen kunnen de juiste btw-tarieven toepassen, totalen berekenen en ontbrekende of inconsistente gegevens markeren voordat facturen worden verzonden. Dit vermindert de kans op te weinig of te veel betalen of op niet-overeenkomende gegevens.

• Gegevens klaar voor controle: Omdat elke factuur een tijdgestempeld controlespoor heeft, is het makkelijk om transacties te traceren en te verifiëren. HMRC kan digitale records makkelijk controleren en bedrijven kunnen sneller reageren op controles of vragen.

• Fraudepreventie: Gestructureerde, verifieerbare facturen maken het moeilijker om documenten te vervalsen of onjuiste aftrekposten te claimen. Veel overheden promoten e-facturatie juist omdat het btw-fraude tegengaat.

Hoe kunnen bedrijven e-facturatie succesvol implementeren?

Het implementeren van e-facturatie is een upgrade die natuurlijk kan worden geïntegreerd in de dagelijkse activiteiten van je bedrijf. Volg deze stappen om e-facturatie te gaan gebruiken als basis voor andere digitale belastingprocessen:

Breng je huidige proces in kaart

Kijk hoe facturen door je bedrijf gaan om te zien waar digitale tools handmatige stappen kunnen vervangen.

Zorg vroeg voor draagvlak

Praat met financiële teams, IT en klanten. Voor e-facturatie is toestemming van de klant nodig, dus zorg ervoor dat je klanten de voordelen van snellere, foutloze facturatie snappen.

Kies technologie die bij je past

Kies software die voldoet aan de Britse normen, kan worden geïntegreerd met je bestaande systemen en compliance-details zoals btw-velden, factuurnummering en digitale archivering automatiseert.

Test het systeem voordat je het opschaalt

Test het systeem met een paar klanten om de nauwkeurigheid van de gegevens en de processtroom te controleren. Gebruik die feedback om het proces te verfijnen voordat je het volledig implementeert.

Bewaar gegevens veilig

Bewaar facturen elektronisch gedurende minstens zes jaar. Zorg ervoor dat ze toegankelijk en fraudebestendig blijven.