Le Royaume-Uni se prépare à un changement majeur dans la manière dont les entreprises gèrent la facturation et la déclaration fiscale. La facturation électronique, ou e-invoicing, devrait devenir un élément central de cette évolution, le gouvernement soutenant ce changement via le programme Making Tax Digital (MTD).

Aujourd’hui, la facturation repose sur un mélange de PDF et de factures papier. L’objectif de HMRC (His Majesty’s Revenue and Customs) est que les entreprises utilisent des échanges numériques automatisés pour la facturation afin de gagner du temps, de réduire les erreurs et de simplifier la conformité à la TVA. Lors de sa consultation de 2025, HMRC a indiqué que la facturation électronique pouvait réduire les coûts de facturation de 60 % à 80 %, ce qui illustre l’ampleur des économies potentielles pour les entreprises. Ci-dessous, nous expliquerons ce qu’est la facturation électronique au Royaume-Uni, ses avantages et comment votre entreprise peut se préparer à ce changement.

Sommaire

• Qu'est-ce que la facturation électronique ?
  
• La facturation électronique est-elle obligatoire au Royaume-Uni ?
  
• Fonctionnement de la facturation électronique au Royaume-Uni
  
• Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises ?
  
• Quel est l’impact de la facturation électronique sur la conformité à la TVA ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles mettre en place la facturation électronique avec succès ?
  

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique consiste à envoyer et recevoir des factures dans un format numérique structuré au lieu d’utiliser des factures papier ou un PDF statique. Les champs données tels que « client, marchand, postes de facture, montants et totaux taxés » sont encodés dans un format cohérent, tel que XML, que les bénéficiaires peuvent lire et traiter directement.

La facturation électronique transforme un processus autrefois lent et manuel en une transaction numérique sécurisée, plus facile à suivre, à stocker et à auditer. Votre système comptable ou Progiciel de gestion intégré (PGI) peut générer, envoyer et rapprocher les factures automatiquement, sans saisie manuelle. Le résultat est un processus plus rapide, plus fiable et beaucoup moins sujet aux erreurs.

La facturation électronique est-elle obligatoire au Royaume-Uni ?

La facturation électronique pour toutes les factures TVA sera obligatoire pour les entreprises britanniques à partir d’avril 2029. D’ici là, les entreprises du secteur privé peuvent choisir d’émettre leurs factures sur papier, au format PDF ou sous forme numérique structurée. La seule condition est que les deux parties doivent consentir à la facturation électronique avant le passage : une entreprise ne peut pas envoyer de factures électroniques sans que le client ait accepté de les recevoir.

Les fournisseurs travaillant avec des organismes publics, y compris les ministères et les conseils locaux, sont déjà tenus d’envoyer des factures électroniques. Depuis 2022, le National Health Service (NHS) exige que tous les fournisseurs soumettent leurs factures électroniquement, soit via sa plateforme numérique, soit par le réseau PEPPOL.

Au-delà du secteur public, HMRC étend la facturation électronique à l’ensemble du territoire. Les factures TVA, généralement émises pour les transactions B2B (entre entreprises) et B2G (entre entreprises et administration), devront être des factures électroniques à partir de 2029, bien que la feuille de route de mise en œuvre n’ait pas encore été publiée.

Fonctionnement de la facturation électronique au Royaume-Uni

Le Royaume-Uni utilise la facturation électronique pour choisir les outils adaptés à son flux de travail tout en respectant les normes du HMRC. Le Royaume-Uni n'a pas mis en place de système central de facturation électronique, ce qui permet aux entreprises de créer leur propre suite d'outils technologiques.

Les factures envoyées au format PDF restent une forme valide de facturation, mais elles n’offrent pas le même niveau d’automatisation ni la même précision que les factures électroniques. Les entreprises utilisent des formats structurés pour les factures électroniques, comme le XML, qui permettent le transfert direct des données entre systèmes sans saisie manuelle. Ce type de factures peut être transmis directement via un logiciel de facturation ou par des réseaux tels que PEPPOL, largement utilisé pour les transactions dans le secteur public.

La réglementation britannique exige que les factures électroniques restent inaltérées après leur envoi. Les entreprises garantissent cela grâce à des signatures numériques, des réseaux sécurisés ou des pistes d’audit internes. Elles doivent conserver ces factures électroniques pendant au moins six ans, en veillant à ce qu’elles restent accessibles, lisibles et protégées contre toute altération durant cette période.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises ?

La facturation électronique accélère les flux de trésorerie, réduit les tâches administratives et offre aux équipes une meilleure visibilité sur ce qui est dû et ce qui est payé.

Voici les principaux avantages :

• Paiements plus rapides : les factures numériques sont envoyées instantanément, ce qui permet de les approuver et de les régler plus rapidement. De nombreuses plateformes permettent également aux clients de payer directement depuis la facture, réduisant ainsi les délais et améliorant les flux de trésorerie.

• Réduction des coûts : les coûts d'impression, de comptabilisation et de traitement manuel des factures s'additionnent. La facturation électronique permet de réduire les coûts de traitement en économisant sur le coût du papier.

• Plus grande précision : les données de facture circulant directement d’un système à l’autre, les erreurs telles que les totaux incorrects ou les détails manquants de la facture TVA sont moins fréquentes. Cela se traduit par moins de litiges et un rapprochement plus rapide.

• Amélioration de la visibilité : chaque facture dispose d'un suivi numérique. Cela facilite le suivi de l'état, le suivi des factures en retard et la gestion des prévisions de trésorerie.

• Conformité et audits simplifiés : la facturation électronique génère des enregistrements horodatés et consultables, conformes aux exigences du HMRC en matière de conservation et d’authenticité. Lors des audits, la récupération des documents et la vérification des transactions prennent quelques minutes, et non des heures.

• Efficacité flexible : que vous envoyiez 50 ou 5 000 factures par mois, le processus reste rapide et simple. Les systèmes de facturation électronique s’adaptent facilement à la croissance de votre entreprise.

• Impact environnemental positif : le passage à la facturation électronique réduit la consommation de papier et soutient les objectifs de durabilité, un avantage qui peut séduire clients et partenaires.

Quel est l’impact de la facturation électronique sur la conformité à la TVA ?

La facturation électronique contribue à alléger le fardeau de conformité à la TVA.

Voici quelques-unes des spécificités :

• Archivage numérique prioritaire : chaque facture électronique est conservée sous forme de donnée structurée, ce qui répond à l’exigence de HMRC concernant les informations TVA numériques. Il n’est pas nécessaire de convertir ou de ressaisir manuellement les informations lors de la déclaration.

• Validation automatique de la TVA : les systèmes de facturation électronique peuvent appliquer les taux de TVA corrects, calculer les totaux et signaler les données manquantes ou incohérentes avant l’envoi des factures. Cela réduit le risque de sous-paiement, de surpaiement ou de discordances dans les enregistrements.

• Données prêtes pour l’audit : chaque facture comporte une piste d’audit horodatée, ce qui facilite le suivi et la vérification des transactions. HMRC peut examiner facilement les enregistrements numériques, et les entreprises peuvent répondre plus rapidement à tout contrôle ou demande d’information.

• Prévention de la fraude : les factures structurées et vérifiables rendent plus difficile la falsification des documents ou la réclamation de déductions incorrectes. De nombreux gouvernements encouragent la facturation électronique précisément parce qu’elle réduit les failles en matière de fraude à la TVA.

Comment les entreprises peuvent-elles mettre en place la facturation électronique avec succès ?

La mise en place de la facturation électronique constitue une amélioration qui peut s’intégrer naturellement aux opérations quotidiennes de votre entreprise. Pour commencer à l’utiliser comme base pour d’autres processus fiscaux numériques, suivez ces étapes :

Cartographiez vos processus actuels

Analysez le parcours des factures au sein de votre entreprise afin d’identifier les étapes où des outils numériques peuvent remplacer les tâches manuelles.

Obtenez l’adhésion dès le départ

Communiquez avec les équipes financières, l’informatique et vos clients. Le consentement des clients est nécessaire pour la facturation électronique, veillez donc à ce qu’ils comprennent les avantages d’une facturation plus rapide et sans erreur.

Choisissez la technologie qui convient

Choisissez un logiciel conforme aux normes britanniques, capable de s’intégrer à vos systèmes existants et d’automatiser les éléments de conformité tels que les champs de TVA, la numérotation des factures et l’archivage numérique.

Testez avant de passer à grande échelle

Testez avec quelques clients pour vérifier l’exactitude des données et le bon déroulement du processus. Utilisez leurs retours pour ajuster le processus avant un déploiement complet.

Conservez les enregistrements en toute sécurité

Conservez les factures sous forme électronique pendant au moins six ans. Veillez à ce qu’elles restent accessibles et protégées contre toute altération.