Il Regno Unito si sta preparando a un cambiamento significativo nel modo in cui le attività gestiscono la fatturazione e la reportistica fiscale. La fatturazione elettronica, o e-invoicing, è destinata a diventare un elemento centrale di questa trasformazione, mentre il governo promuove il programma Making Tax Digital (MTD).

Attualmente, la fatturazione è un insieme eterogeneo di PDF e fatture cartacee. L'obiettivo dell'His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) è far sì che le attività utilizzino scambi digitali automatizzati per la fatturazione, così da risparmiare tempo, ridurre gli errori e semplificare la conformità all'imposta sul valore aggiunto (IVA). Nella consultazione del 2025, l'HMRC ha osservato che la fatturazione elettronica può ridurre i costi di fatturazione dal 60% all'80%, evidenziando l'entità dei potenziali risparmi per le attività. Di seguito spiegheremo che cos'è la fatturazione elettronica nel Regno Unito, quali sono i vantaggi del suo utilizzo e in che modo la tua attività può prepararsi a questo cambiamento.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la fatturazione elettronica
  
• Obbligo di fatturazione elettronica nel Regno Unito
  
• Funzionamento della fatturazione elettronica per il Regno Unito
  
• Vantaggi della fatturazione elettronica per le attività
  
• Modalità con cui la fatturazione elettronica influisce sulla conformità IVA
  
• Modalità con cui le attività possono implementare con successo la fatturazione elettronica
  

Che cos'è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica consiste nell'invio e nella ricezione di fatture in un formato digitale strutturato anziché utilizzare fatture cartacee o PDF statici. I campi dati quali "acquirente, venditore, voci riga, importi fiscali e totali" sono codificati in un formato coerente, ad esempio XML, che i destinatari possono leggere ed elaborare direttamente.

La fatturazione elettronica trasforma quello che prima era un processo lento e manuale in una transazione digitale sicura, più facile da tracciare, archiviare e controllare. Il tuo sistema di contabilità o di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) può generare, inviare e riconciliare le fatture automaticamente, senza alcun inserimento manuale. Il risultato è un processo più veloce, più semplice e molto meno soggetto a errori.

Obbligo di fatturazione elettronica nel Regno Unito

La fatturazione elettronica per tutte le fatture IVA diventerà obbligatoria per le attività nel Regno Unito a partire da aprile 2029. Fino ad allora, le aziende del settore privato sono libere di scegliere se emettere fatture cartacee, in PDF o in formati digitali strutturati. L'unico requisito è che entrambe le parti devono concordare l'uso della fatturazione elettronica prima di passare: le aziende non possono inviare fatture elettroniche a meno che un cliente non abbia acconsentito a riceverle.

I fornitori che collaborano con enti pubblici, inclusi i dipartimenti del governo centrale e le amministrazioni locali, hanno già l'obbligo di inviare le fatture elettroniche. Dal 2022, il National Health Service (NHS) richiede a tutti i fornitori di trasmettere le fatture in formato elettronico, tramite la propria piattaforma digitale o attraverso il circuito PEPPOL.

Al di fuori del settore pubblico, l'HMRC sta estendendo la fatturazione elettronica a livello nazionale. Le fatture IVA, tipicamente emesse per transazioni business-to-business (B2B) e business-to-government (B2G), dovranno essere emesse in formato elettronico a partire dal 2029, anche se il piano di implementazione non è ancora stato pubblicato.

Funzionamento della fatturazione elettronica per il Regno Unito

La fatturazione elettronica nel Regno Unito consente alle attività di scegliere gli strumenti più adatti al proprio flusso di lavoro, nel rispetto degli standard HMRC. Il Regno Unito non ha introdotto un sistema centralizzato di fatturazione elettronica, quindi le attività possono realizzare autonomamente il proprio stack tecnologico.

Le fatture inviate in formato PDF rappresentano ancora una forma valida di fatturazione, ma non offrono la stessa automazione o accuratezza delle fatture elettroniche. Per le fatture elettroniche, le aziende utilizzano formati strutturati, come XML, che consentono il flusso diretto dei dati tra i sistemi senza inserimento manuale. Questi tipi di fatture possono essere condivisi direttamente tramite software di fatturazione o tramite reti come PEPPOL, comunemente utilizzata per le transazioni del settore pubblico.

Le normative del Regno Unito richiedono che le fatture elettroniche rimangano inalterate dopo l'invio. Le attività garantiscono questo aspetto con firme digitali, reti sicure o percorsi di audit interni. Le aziende devono conservare le fatture elettroniche per almeno sei anni e tali fatture devono rimanere accessibili, leggibili e protette da manomissioni durante tale periodo.

Vantaggi della fatturazione elettronica per le attività

La fatturazione elettronica accelera il flusso di cassa, riduce le attività amministrative e offre ai team una maggiore visibilità su quanto è dovuto e quanto è stato pagato.

Ecco i vantaggi che contano di più:

• Pagamenti più rapidi: le fatture digitali vengono consegnate istantaneamente, il che consente approvazioni e pagamenti più veloci. Molte piattaforme permettono inoltre ai clienti di pagare direttamente dalla fattura, riducendo i ritardi e migliorando il flusso di cassa.

• Costi ridotti: i costi di stampa, spedizione ed elaborazione manuale delle fatture si accumulano nel tempo. La fatturazione elettronica può ridurre i costi di elaborazione eliminando le spese legate alla carta.

• Maggiore accuratezza: poiché i dati delle fatture si spostano direttamente tra i sistemi, gli errori come totali errati o dati mancanti della fattura IVA sono meno comuni. Ciò si traduce in meno contestazioni e riconciliazione più rapida.

• Maggiore visibilità: ogni fattura ha una traccia digitale, che semplifica monitorarne lo stato, sollecitare le fatture scadute e gestire le previsioni di cassa.

• Conformità e audit più semplici la fatturazione elettronica crea record ricercabili con marcatura temporale che soddisfano i requisiti dell'HMRC in termini di conservazione e autenticità. Quando arriva il momento di un audit, per recuperare i documenti e verificare le transazioni sono necessario dei minuti, non ore.

• Efficienza flessibile: il processo è comunque rapido e semplice, sia nel caso in cui invii 50 fatture al mese oppure 5.000. I sistemi di fatturazione elettronica scalano facilmente con la crescita della tua attività.

• Impatto positivo sull'ambiente: la fatturazione cartacea riduce gli sprechi e supporta gli obiettivi di sostenibilità, un vantaggio che può essere apprezzato da clienti e partner.

Modalità con cui la fatturazione elettronica influisce sulla conformità IVA

La fatturazione elettronica contribuisce ad alleggerire l'onere della conformità IVA.

Ecco alcune specifiche:

• Gestione digitale dei registri: ogni fattura elettronica viene archiviata come record digitale strutturato, soddisfacendo i requisiti dell'HMRC per i dati IVA in formato digitale. Non è necessario convertire manualmente o reinserire le informazioni al momento della presentazione delle dichiarazioni.

• Convalida automatica dell'IVA: i sistemi di fatturazione elettronica possono applicare le aliquote IVA corrette, calcolare i totali e segnalare dati mancanti o incoerenti prima dell'invio della fattura. Ciò riduce la possibilità di pagamenti non sufficienti, in eccesso o di record non corrispondenti.

• Dati pronti per gli audit: poiché che ogni fattura include un audit trail con marca temporale, è semplice monitorare e verificare le transazioni. L'HMRC può esaminare facilmente i registri digitali e le attività possono rispondere più rapidamente a qualsiasi audit o richiesta di chiarimento.

• Prevenzione delle frodi: fatture strutturate e verificabili rendono più difficile falsificare i documenti o richiedere detrazioni non corrette. Molti governi promuovono la fatturazione elettronica proprio perché contribuisce a colmare le lacune nelle frodi IVA.

Modalità con cui le attività possono implementare con successo la fatturazione elettronica

L'adozione della fatturazione elettronica è un'evoluzione che può integrarsi in modo naturale nelle operazioni quotidiane della tua attività. Per iniziare a utilizzare la fatturazione elettronica come base per altri processi fiscali digitali, segui questi passaggi:

Mappa il processo attuale

Monitora il movimento delle fatture nella tua attività per individuare le aree in cui gli strumenti digitali possono sostituire le operazioni manuali.

Ricevi il consenso fin dall'inizio

Comunica con i team finanziari, l'IT e i clienti. Il consenso del cliente è necessario per la fatturazione elettronica, quindi assicurati che comprendano i vantaggi di una fatturazione più rapida e senza errori.

Scegli la tecnologia più adatta

Scegli un software conforme agli standard del Regno Unito: assicurati che si integri con i sistemi esistenti e automatizzi gli aspetti di conformità, come i campi IVA, la numerazione delle fatture e l'archiviazione digitale.

Avvia un progetto pilota prima di scalare

Esegui test con alcuni clienti per confermare l'accuratezza dei dati e il corretto flusso operativo. Usa il feedback raccolto per perfezionare il processo prima del rilascio completo.

Conserva i record in modo sicuro

Conserva le fatture in formato elettronico per almeno sei anni. Assicurati che rimangano accessibili e a prova di manomissione.