สหราชอาณาจักรกำลังเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจจัดการการเรียกเก็บเงินและการรายงานภาษี โดย E-Invoicing หรือที่ย่อมาจากการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นส่วนสำคัญของการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวขณะที่ทางรัฐบาลส่งเสริมโครงการ Making Tax Digital (MTD)

ปัจจุบันนี้ การออกใบแจ้งหนี้เป็นการใช้ PDF และใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษผสมผสานกัน เป้าหมายของกรมสรรพากรและศุลกากร (HMRC) คือการกำหนดให้ธุรกิจใช้การแลกเปลี่ยนข้อมูลดิจิทัลระบบอัตโนมัติสำหรับการออกใบแจ้งหนี้เพื่อประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และลดความซับซ้อนในการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งในการพูดคุยกันปี 2025 ทาง HMRC ตั้งข้อสังเกตว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถลดต้นทุนการออกใบแจ้งหนี้ลง 60% ถึง 80%ซึ่งยิ่งเน้นให้เห็นถึงโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่ายในปริมาณมากสำหรับธุรกิจ ต่อไปนี้ เราจะอธิบายว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักรคืออะไร ประโยชน์ของการใช้การออกใบแจ้งหนี้รูปแบบดังกล่าว และวิธีที่ธุรกิจของคุณสามารถเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• สหราชอาณาจักรบังคับให้ใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
  
• ลักษณะการทำงานของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร
  
• ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจมีอะไรบ้าง
  
• การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งผลต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างไร
  
• ธุรกิจจะใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร
  

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นการการส่งและรับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบดิจิทัลที่มีโครงสร้างแทนการใช้ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษหรือ PDF แบบคงที่ ช่องข้อมูล เช่น "ผู้ซื้อ ผู้ขาย บรรทัดรายการ ยอดภาษี และยอดรวม" จะถูกเข้ารหัสในรูปแบบที่สอดคล้องกัน เช่น XML ซึ่งผู้รับสามารถอ่านและประมวลผลได้โดยตรง

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เปลี่ยนกระบวนการที่เคยช้าและต้องดำเนินการด้วยตนเองให้กลายเป็นธุรกรรมดิจิทัลที่ปลอดภัย ซึ่งติดตาม จัดเก็บ และตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ระบบการบัญชีหรือการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ของคุณสามารถสร้าง ส่ง และกระทบยอดใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ผลลัพธ์ที่ได้จึงเป็นกระบวนการที่เร็วขึ้น เป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น และมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดน้อยกว่ามาก

สหราชอาณาจักรบังคับให้ใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดจะกลายเป็นข้อบังคับสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักรนับตั้งแต่เดือนเมษายน 2029 เป็นต้นไป ระหว่างนี้ บริษัทภาคเอกชนมีอิสระในการเลือกว่าจะออกใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ รูปแบบ PDF หรือรูปแบบดิจิทัลที่มีโครงสร้าง โดยมีข้อกำหนดข้อเดียวคือทั้งสองฝ่ายต้องยอมรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก่อนเปลี่ยนไปใช้งานใบแจ้งหนี้รูปแบบดังกล่าว กล่าวคือ ธุรกิจจะไม่สามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ หากลูกค้าไม่ยินยอมที่จะรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ซัพพลายเออร์ที่ร่วมงานกับหน่วยงานของรัฐ รวมถึงหน่วยงานรัฐบาลกลางและหน่วยงานท้องถิ่น จำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว นับตั้งแต่ปี 2022 หน่วยงาน National Health Service (NHS) ได้กำหนดให้ซัพพลายเออร์ทุกรายต้องส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัลหรือเครือข่าย PEPPOL

นอกเหนือจากภาครัฐแล้ว HMRC กำลังขยายขอบเขตการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปทั่วประเทศ ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งโดยทั่วไปจะออกสำหรับธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) และธุรกิจกับรัฐบาล (B2G) จะต้องเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นับตั้งแต่ปี 2029 แม้ว่าแผนงานการดำเนินการจะยังไม่ได้เผยแพร่ก็ตาม

ลักษณะการทำงานของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักรช่วยให้ธุรกิจสามารถเลือกเครื่องมือที่เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ของตน ขณะที่ปฏิบัติตามมาตรฐานของ HMRC สหราชอาณาจักรไม่มีการเริ่มใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่วนกลาง ธุรกิจต่างๆ จึงสามารถสร้างสแต็กเทคโนโลยีของตนเองได้

ใบแจ้งหนี้ที่ส่งในรูปแบบของ PDF ยังคงเป็นรูปแบบการออกใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานได้ แต่ใบแจ้งนี้รูปแบบนี้ไม่มีระบบอัตโนมัติหรือความถูกต้องแม่นยำเหมือนกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทต่างๆ ใช้รูปแบบที่มีโครงสร้างสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เช่น XML ซึ่งส่งผลให้รับส่งข้อมูลระหว่างระบบได้โดยตรงโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้สามารถแชร์ได้โดยตรงผ่านซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้หรือผ่านเครือข่ายต่างๆ เช่น PEPPOL ซึ่งมักใช้สำหรับธุรกรรมของภาครัฐ

ระเบียบข้อบังคับของสหราชอาณาจักรกำหนดให้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องไม่มีการดัดแปลงหลังจากที่ส่งใบแจ้งหนี้ ธุรกิจปฏิบัติตามระเบียบข้อนี้ผ่านการใช้ลายเซ็นดิจิทัล เครือข่ายที่ปลอดภัย หรือเส้นทางการตรวจสอบภายใน บริษัทจะต้องเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไว้อย่างน้อย 6 ปี และใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะต้องเข้าถึงได้ง่าย อ่านได้ง่าย และมีการป้องกันการดัดแปลงตลอดระยะเวลาดังกล่าว

ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจมีอะไรบ้าง

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้กระแสเงินสดไหลเวียนเร็วขึ้น ลดงานด้านการบริหารจัดการ และช่วยให้ทีมมองเห็นสิ่งที่ยังค้างชำระและสิ่งที่จ่ายไปแล้วได้

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดมีดังนี้

• ชำระเงินได้รวดเร็วขึ้น: ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะจัดส่งทันที ซึ่งหมายความว่าสามารถอนุมัติและชำระเงินได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ หลายแพลตฟอร์มยังให้ลูกค้าชำระเงินโดยตรงจากใบแจ้งหนี้ได้ด้วย ซึ่งช่วยลดความล่าช้าและปรับปรุงกระแสเงินสด

• ลดต้นทุน: ต้นทุนในการพิมพ์ การส่งไปรษณีย์ และการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองค่อยๆ เพิ่มมากขึ้นตามเวลาที่ผ่านไป การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถลดต้นทุนการประมวลผลได้โดยการประหยัดต้นทุนที่ใช้ไปกับกระดาษ

• แม่นยำมากขึ้น: เนื่องจากรับส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงระหว่างระบบต่างๆ ข้อผิดพลาด เช่น ยอดรวมที่ไม่ถูกต้องหรือรายละเอียดใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ขาดหายไปจึงเกิดขึ้นน้อยลง จึงช่วยลดการโต้แย้งการชำระเงินและช่วยให้ดำเนินการกระทบยอดได้เร็วขึ้น

• เพิ่มความสามารถในการตรวจสอบดู: ใบแจ้งหนี้ทุกรายการมีเส้นทางดิจิทัล ซึ่งช่วยให้ติดตามสถานะ ติดตามผลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ และจัดการการคาดการณ์เงินสดได้ง่ายขึ้น

• ปฏิบัติตามข้อกำหนดและตรวจสอบได้ง่ายขึ้น: การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สร้างบันทึกที่ค้นหาได้และมีการประทับเวลาไว้ ซึ่งตรงตามข้อกำหนดของ HMRC ว่าด้วยการเก็บรักษาและความถูกต้อง เมื่อถึงเวลาต้องตรวจสอบ การดึงเอกสารและการตรวจสอบธุรกรรมจะใช้เวลาหลักนาที ไม่ใช่หลายชั่วโมง

• ประสิทธิภาพที่ยืดหยุ่น: ไม่ว่าคุณจะส่งใบแจ้งหนี้ 50 รายการต่อเดือนหรือ 5,000 รายการ ขั้นตอนนี้ก็ยังคงรวดเร็วและง่ายดาย โดยสามารถปรับใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายๆ ขณะที่ธุรกิจของคุณเติบโต

• ผลกระทบเชิงบวกต่อสิ่งแวดล้อม: การเลิกใช้การออกใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษช่วยลดขยะและสนับสนุนการบรรลุเป้าหมายด้านความยั่งยืน ซึ่งเป็นประโยชน์ที่สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าและพาร์ทเนอร์

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งผลต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดภาระในการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม

รายละเอียดอย่างเจาะจงบางส่วนมีดังนี้

• การเน้นเก็บบันทึกข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลเป็นหลัก: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทุกรายการจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของบันทึกดิจิทัลที่มีโครงสร้าง ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดของ HMRC ว่าด้วยข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มแบบดิจิทัล โดยไม่จำเป็นต้องแปลงหรือป้อนข้อมูลซ้ำอีกครั้งด้วยตนเองเมื่อยื่นแบบแสดงรายการ

• การตรวจสอบความถูกต้องของภาษีมูลค่าเพิ่มโดยอัตโนมัติ: ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถนำอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้องไปใช้ คำนวณยอดรวมและแจ้งข้อมูลที่ขาดหายไปหรือไม่สอดคล้องกันก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะช่วยลดโอกาสในการชำระเงินไม่เพียงพอ การชำระเงินเกิน หรือการมีบันทึกที่ไม่ตรงกัน

• ข้อมูลที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ: เนื่องจากใบแจ้งหนี้แต่ละรายการมีเส้นทางการตรวจสอบที่ประทับเวลาไว้ จึงง่ายต่อการติดตามและตรวจสอบยืนยันธุรกรรม HMRC สามารถตรวจสอบบันทึกดิจิทัลได้ง่ายๆ และธุรกิจก็สามารถดำเนินการตอบสนองต่อการตรวจสอบหรือคำขอได้เร็วขึ้น

• การป้องกันการฉ้อโกง: ใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างและตรวจสอบยืนยันได้ย่อมปลอมแปลงเอกสารหรืออ้างว่ามีการหักเงินอย่างไม่ถูกต้องได้ยากมากกว่า รัฐบาลหลายแห่งส่งเสริมให้ใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากช่วยอุดช่องโหว่ด้านการฉ้อโกงเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม

ธุรกิจจะใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร

การใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นการอัปเกรดที่อาจเหมาะกับการดำเนินงานประจำวันของธุรกิจของคุณได้อย่างเป็นธรรมชาติ ในการเริ่มใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นรากฐานสำหรับกระบวนการดิจิทัลอื่นๆ ด้านภาษี ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

เชื่อมโยงขั้นตอนของคุณในปัจจุบัน

ติดตามว่าใบแจ้งหนี้เคลื่อนผ่านธุรกิจของคุณอย่างไรเพื่อค้นหาจุดที่เครื่องมือดิจิทัลสามารถเข้ามาแทนที่ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง

ดำเนินการให้ได้รับความเห็นชอบตั้งแต่เนิ่นๆ

สื่อสารกับทีมการเงิน ทีมไอที และลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้า ดังนั้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณเข้าใจถึงประโยชน์ของการเรียกเก็บเงินที่รวดเร็วยิ่งขึ้นและปราศจากข้อผิดพลาด

เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม

เลือกซอฟต์แวร์ที่ตรงตามมาตรฐานของสหราชอาณาจักร ผสานรวมกับระบบที่มีอยู่ของคุณ และใช้ระบบอัตโนมัติกับรายละเอียดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น ช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม หมายเลขใบแจ้งหนี้ และการเก็บข้อมูลถาวรในรูปแบบดิจิทัล

ดำเนินการนำร่องก่อนใช้ในวงกว้าง

ทดสอบกับลูกค้าจำนวนหนึ่งเพื่อยืนยันความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลและขั้นตอน ใช้คำติชมนั้นเพื่อปรับปรุงขั้นตอนก่อนเริ่มใช้งานเต็มรูปแบบ

จัดเก็บบันทึกอย่างปลอดภัย

เก็บใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นเวลาอย่างน้อย 6 ปี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้เหล่านี้ยังคงเข้าถึงได้ง่ายและมีการป้องกันการดัดแปลง