ポップアップストアから大手ECに至るまで、あらゆる企業は経費を管理しなければなりません。決済処理は、小切手の記入や、オンラインフォームへの情報入力と同じくらい簡単に思えるかもしれませんが実は様々な方法があり、それぞれのメリットやコスト、処理速度を考慮する必要があります。

毎月の家賃や光熱費、クレジットカードなどの支払いは、場所や業種、規模によって大きく異なります。以下では、企業が請求書の支払いに使用する最も一般的な方法、避けるべきよくある間違い、Stripeが提供する自動決済のサポート、自社に合った最適な支払い方法の選び方をご紹介します。

この記事の内容

• 請求書の一般的な支払い方法
  
• 電子請求書払いの仕組み
  
• Stripe による請求書の自動支払いのサポート
  
• 請求書支払い管理でよくある間違い
  
• ニーズに合った方法の選び方
  

請求書の一般的な支払い方法

企業では、昔ながらの方法からより近代的な方法まで、幅広い請求書決済手段が使われています。自社に適した選択は、支払先や頻度によって異なります。以下は一般的なオプションです。

小切手

この方法は、代行業者に紙の小切手を郵送または手渡しする手法です。小切手は記録が紙で残り、広く認知されているため、企業経営者 (および特定の業界) によっては、より伝統的なこの方法をより好む企業もあるでしょう。

ただし、小切手は届くまでに時間がかかり、現金化にも日数が必要で、配送中の紛失、誰かの机の上に置き忘れるなどのリスクもあります。さらに、不正利用の恐れがあるため、小切手を受け付けない企業もあります。

クレジットカードまたはデビットカード

請求書の支払いには、デビットカードやクレジットカードを使用することもできます。カード払いは処理が速い上、明細の追跡も可能で、ビジネスクレジットカードを使えばポイントが付く場合もあります。

ただし、代行業者によっては、この方法を利用する場合、カード決済の手数料を上乗せして請求することがあります。また、クレジットカードに残高がある場合、発行会社に利息を支払う必要があります。

電子送金

この方法は、銀行間の国内の決済ネットワークを通じて電子的に送金する方法で、アメリカのACH (Automated Clearing House) ネットワークや欧州のSEPA (Single Euro Payments Area) などがあります。このタイプの支払いは手数料が比較的安く、家賃や光熱費などの定期的な請求に適しています。また、自動化されたACHトランザクションの仕組みも比較的簡単に導入できます。

ただし、電子送金は確定までに数日かかることがあり、送信側や受信側の銀行で取引にフラグが立てられた場合は、送金が戻されることもあります。

電信送金

電信送金は、自社の銀行から他の銀行に直接送金する方法です。通常、小切手を郵送するよりもはるかに迅速かつ安全で、特に国境を越えた大口または緊急の支払いには欠かせません。

ただし、送金側と受取側の双方に手数料がかかる可能性があるといったデメリットがあります。また、電信送金は手作業による情報入力が必要になる傾向があります。

オンライン請求書支払いサービス

この方法では、銀行または第三者が運営する専用のプラットフォームを使用して請求書の支払いを行います。一度ログインすれば複数の支払いをまとめて設定・スケジュールできるため、多くの定期的な請求書を一箇所で処理するのに便利な方法です。

しかし、これらのプラットフォームの中には、月額料金や取引ごとの手数料がかかるものや、既存の会計ソフトとうまく同期できないものもあります。

モバイル決済アプリ

デジタルウォレットなどのモバイル決済アプリを使えば、請求書の支払いや送金を直接携帯電話やパソコンから行うことができます。これらのアプリは素早く設定でき、即時またはほぼ即時の支払いが可能です。

ただし、この方法はカジュアルな取引向けで、詳細な記録を残すために必要な正式な仕組みがない場合があります。また、金額が大きい場合や国外送金では、手数料や通貨換算レートが高額になる可能性があります。

電子請求書払いの仕組み

電子請求書支払いとは、デジタルで自社の口座から代行業者の口座に送金することです。オンラインバンキングポータル、専門の決済サービス、または自動送金システムを通じて行います。

電子請求支払いを開始するには、まず、家賃などの毎月の送金であれ、塗装業者への一度限りの送金であれ、金融番号と口座番号が正しいことを確認します。次に、国際銀行間通信協会(SWIFT)コードなど、国境を越えた支払いに必要な情報を収集します。

次に、決済を行うためのプラットフォームにログインします。金額を入力し、受取人を確認し、送金日を選択します。一部のプラットフォームでは、定期的なスケジュールを作成して、データを再入力することなく、同一の請求書を毎月または別の定期的なタイミングで支払うことができます。

支払いの確定時に、SMSで届くコードなどによる追加認証が求められる場合があります。その後、銀行や決済ネットワークで送金処理が行われます。プラットフォームによっては、即時反映されるものもあれば、処理に1～2日かかるものもあります。

取引が完了すると、通常、自社と受取人の双方に、記録用の一意の番号またはオンライン領収書などの支払い確認書が送付されます。

Stripe は請求書の自動支払いをどのようにサポートするのか？

Stripe を使用すると、企業は複数の方法でオンライン決済を送信および受け付けることができ、支払いシステム全体がシンプルになります。請求書の支払いに役立つ Stripe の主な機能をいくつかご紹介します：

• Stripe Connect を使用して外部の銀行口座に送金できます。
  
• Stripeダッシュボードで、業者単位の支払額の確認。
  
• Stripeのデータのエクスポート機能、またはStripeと他の会計ソフトウェアの連携機能。
  

請求書支払い管理でよくある間違い

請求書の支払いの間違いは減収減益につながります。以下に、どんなに注意深いチームでも陥りやすい落とし穴をいくつかご紹介します。

請求書の支払いを過度にまとめて頻度を下げている

月末にまとめて請求書を処理したくなる気持ちはわかりますが、これだとデータ入力を急がされたり、土壇場で予想外の事態が発生したり、遅延損害金が発生したりする可能性があります。確認を週次または隔週にすることで、1回ごとの作業量を少なくし、管理しやすくすることができます。

期日の可変性を無視

支払日を月1回だけにしていると、混乱や請求書の遅延が生じることがあります。家賃の支払いは毎月1日かもしれませんが、クレジットカードや社食に対する支払いなどの他の請求は月の半ば、または毎週発生する可能性があります。各サービス提供業者の請求周期を示したカレンダーシステムを作成してミスを防ぎましょう。

銀行口座情報の入力間違い

間違った口座に送金してしまうと、返金や紛争などの対応に時間を割かれてしまいます。特に新しい代行業者の場合は、口座番号と金融番号をダブルチェックするようにしてください。そのため、多くの決済システムでは、テスト取引を行ったり、少額のテスト送金を行うなど、振込先の正確性の確認を行います。

早期決済割引の見逃し

代行業者によっては、早期決済に対する報奨金を用意している場合があります。決済を自動化して支払期日前の決済を確実に行うことは、潜在的な節約の1つの方法になり得ます。

取引手数料の見落とし

電信送金、カード決済、国際取引は、送金側受け取り側双方に手数料がかかることがあります。明細書をよく確認し、予想外の手数料になっていないことを確認しましょう。場合によっては、ACH決済に切り替えたり、支払い頻度を調整することで、手数料を抑えることができます。

各取引の記録忘れ

手入力に頼ると、どうしても人為的なミスが起こります。たった一つの数字の間違いでも、帳簿がずれてしまいます。こうしたミスを防ぐために、決済プラットフォームと会計ソフトウェアを自動的に同期するシステムをご検討ください。

支払いが失敗してもフォローアップがない

電子決済は、情報の誤りや資金不足が原因で失敗することがあります。失敗に気づかなければ、そのまま請求書が未払いとなってしまう可能性があります。優れたシステムであれば、問題発生時にアラートが送信されるため、すぐに問題に対処することができます。

ニーズに合った方法の選び方

企業ごとにそのニーズは異なります。月に2枚しか請求書が発生せずしかも国内だけという企業もあれば、複数の国の店舗で家賃や光熱費など毎月何十枚もの請求書を処理する企業もあります。ここでは、どの請求書支払い方法 (またはその組み合わせ) が最適かを決定する際に考慮すべき重要な点をご紹介します：

• 取引量： 月に数件の請求書を処理するだけの場合、完全自動化システムは必要ないかもしれません。逆に、大量の請求書を処理する企業であれば、高度な自動化により貴重な時間と労力を節約できます。
  
• 国外の代行業者：電信送金や専用プラットフォームは、国際電信送金に役立ちますが、手数料や為替レートを事前に確認することが大切です。Stripeを含む特定のソリューションは、通貨を自動的に変換することができます。
  
• 処理速度： 即日または当日の支払いが必要な場合、モバイル決済アプリが最適です。緊急性の低い請求書については、処理に数日かかるとしても、ACHの方が安価な場合が多くあります。
  
• 手数料の予算： 毎月かかる手数料や取引ごとのコストをしっかり確認しましょう。一番安い方法が必ずしも最適とは限りませんが、無駄に高い手数料を払うのも避けたいところです。
  
• 会計ソフトウェア： お使いの会計ソフトがどの支払い方法や連携機能に対応しているかを確認しましょう。データを自動的に同期できれば複数のシステムに同じ情報を入力する手間を省くことができます。
  
• 代行業者側の希望する決済方法： 業者によっては、小切手を求める場合もあれば、ACHを好む場合もあります。このような業者の好みに応えられるようなシステムであれば、不満は生まれません。
  
• セキュリティとプライバシー： 医療業界など特定の業界では、セキュリティ対策の強化が求められます。自社の支払い方法がどれくらい安全で、どんな保護機能があるかをしっかり確認しましょう。