Van pop-upwinkels tot e-commerce-giganten, elke onderneming moet uitgaven beheren. Het afhandelen van betalingen lijkt misschien zo eenvoudig als het uitschrijven van een cheque of het invoeren van informatie in een online formulier. Maar er zijn verschillende methoden om te overwegen, die elk hun eigen voordelen, kosten en verwerkingssnelheden hebben.

De maandelijkse facturen van een onderneming kunnen huur, nutsvoorzieningen en creditcards bevatten, die allemaal aanzienlijk variëren, afhankelijk van de locatie, het businessmodel en de grootte. Hieronder onderzoeken we de meest voorkomende methoden die bedrijven gebruiken om [rekeningen] te betalen (https://stripe.com/resources/more/what-is-the-difference-between-an-factuur-and-factuur), veelvoorkomende fouten die u moet vermijden, hoe Stripe geautomatiseerde betalingen ondersteunt en hoe u de beste betaling methode voor uw onderneming kiest.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de meest voorkomende manieren om facturen te betalen?
  
• Hoe werkt elektronische factuurbetaling?
  
• Hoe wordt ondersteunt Stripe geautomatiseerde factuurbetalingen?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten in het beheer van factuurbetalingen?
  
• Hoe u de beste methode voor uw behoeften kiest
  

Wat zijn de meest voorkomende manieren om facturen te betalen?

Ondernemingen maken gebruik van een breed scala aan factuurbetaalmethoden, van traditionele tot modernere middelen. De juiste keuze voor uw onderneming hangt meestal af van de entiteit die u betaalt en hoe vaak. Hieronder staan enkele populaire opties.

Papieren cheques

Deze methode omvat het verzenden van een fysieke cheque naar een dienstverlener per post of persoonlijk. Cheques creëren een papieren spoor en worden algemeen erkend, en sommige bedrijfseigenaren (en bepaalde industrieën) voelen zich misschien meer op hun gemak bij deze meer traditionele methode.

Maar het duurt langer voordat cheques aankomen en worden verwerkt, en er is altijd een kans dat ze tijdens het transport verloren gaan of zoek raken op iemands bureau. Bovendien accepteren sommige ondernemingen geen cheques meer vanwege het risico op frauduleus gebruik.

Creditcards of debitcards

U kunt facturen betalen met een debitcard of creditcard. Kaartbetalingen zijn over het algemeen snel, gemakkelijk te traceren in uw afschriften en ze kunnen u spaarpunt opleveren als u een zakelijke creditcard gebruikt.

Sommige dienstverleners brengen echter een toeslag in rekening om de verwerkingskosten van betaalkaarten te dekken. En als u een saldo op een betaalkaart heeft, moet u rente betalen aan de uitgever.

Elektronische overschrijvingen

Deze methode omvat het elektronisch overdragen van geld via het lokale systeem voor bank-naar-banktransacties, zoals het Automated Clearing House (ACH)-netwerk in de VS of de Single Euro Payments Area (SEPA) in Europa. De kosten zijn relatief laag voor dit type betaling en overschrijvingen zijn geschikt voor terugkerende facturen, zoals die voor huur of nutsvoorzieningen. Het is over het algemeen ook eenvoudig om geautomatiseerde [ACH-transacties] ((https://stripe.com/resources/more/ach-vs-wire-transfers-vs-eft) te implementeren.

Elektronische overschrijvingen kunnen echter een paar dagen duren om te zijn afgerond en retourzendingen kunnen plaatsvinden als de ontvangende of verzendende bank de transactie markeert.

Bankoverschrijvingen

Bij een bankoverschrijving wordt geld rechtstreeks van uw bank naar een andere bank gestuurd. Het is meestal veel sneller en veiliger dan het versturen van een cheque, en het kan onmisbaar zijn voor grote of dringende betalingen, vooral over de grenzen heen.

Een van de nadelen van bankoverschrijvingen is de mogelijkheid van kosten voor zowel de afzender als de ontvanger, wat nadelig kan zijn voor grote transacties. Bij bankoverschrijvingen is het vaak ook nodig om handmatig gegevens in te voeren.

Online diensten voor het betalen van facturen

Deze methode maakt gebruik van speciale platforms, die vaak worden beheerd door uw bank of een derde partij, om facturen te betalen. U kunt één keer inloggen, betalingen instellen en deze naar wens plannen. Het is een handige manier om veel terugkerende facturen op één plek af te handelen.

Sommige van deze platforms brengen echter maandelijkse of transactiekosten in rekening, en sommige synchroniseren mogelijk niet goed met uw bestaande boekhoudsoftware.

Mobiele betaalapps

Met mobiele betaalapps zoals digitale wallets kunt u facturen betalen of rechtstreeks met uw telefoon of computer geld verzenden. Deze apps zijn snel in te stellen, bieden directe of bijna directe betalingen en vereisen minimale inspanning van zowel de betaler als de begunstigde.

Apps voor mobiele betalingen zijn het meest geschikt voor meer informele transacties en ze kunnen de meer formele structuur missen die u mogelijk nodig hebt om gedetailleerde gegevens bij te houden. Kosten of wisselkoersen voor het omwisselen van valuta omwisselen kunnen ook hoog zijn, vooral voor grotere transacties of grensoverschrijdende betalingen.

Hoe werkt elektronische factuurbetaling?

Elektronische factuurbetaling betekent het digitaal verplaatsen van geld van uw account naar dat van uw dienstverlener. Dit kan worden gefaciliteerd via een portaal voor online bankieren, een gespecialiseerde betaaldienst of een geautomatiseerd systeem.

Om een elektronische factuurbetaling te starten, moet u er eerst voor zorgen dat u over de juiste routing- en rekeningnummers beschikt, of u nu een terugkerende huurbetaling naar een huisbaas stuurt of een schilder betaalt die voor het eerst aan uw winkel heeft gewerkt. Verzamel vervolgens alle informatie die nodig is voor grensoverschrijdende betalingen, zoals een code van de Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

Log vervolgens in op het platform waar u de betaling gaat doen. Voer het bedrag in, bevestig de begunstigde en kies een datum om het geld te verzenden. Op sommige platforms kunt u terugkerende schema's maken, zodat u maandelijks of met een andere regelmatige frequentie dezelfde factuur kunt betalen zonder gegevens opnieuw in te voeren.

Zodra u bevestigt dat u wilt betalen, kan het systeem om een tweede vorm van authenticatie vragen (bijvoorbeeld een verificatiecode die via een sms wordt verzonden) voor extra beveiliging. De bank of het betalingsnetwerk zal uw aanvraag verwerken. Afhankelijk van het platform kan de transactie vrijwel onmiddellijk worden vereffend of een dag of twee duren om te vereffenen.

Nadat de transactie is voltooid, ontvangen zowel u als de begunstigde doorgaans een bevestiging van betaling, zoals een uniek nummer voor uw administratie of een online ontvangstbewijs.

Hoe ondersteunt Stripe automatische factuurbetalingen?

Stripe stelt bedrijven in staat om op meerdere manieren zowel te verzenden als online betalingen te accepteren, waardoor uw hele betalingssysteem wordt vereenvoudigd. Hier zijn enkele van de belangrijkste functionaliteiten die Stripe biedt die u kunnen helpen uw facturen te betalen:

• U kunt geld overmaken naar externe bankrekeningen met Stripe Connect.
  
• U kunt het Stripe Dashboard gebruiken om te zien welke aanbieder is betaald, hoeveel elk heeft ontvangen en wanneer.
  
• U kunt Stripe-gegevens exporteren of Stripe integreren met uw boekhoudsoftware.
  

Wat zijn veelgemaakte fouten in management van factuurbetaling?

Fouten maken in uw factuurbetalingen kan uw winst verlagen. Hieronder staan enkele valkuilen die zelfs het meest voorzichtige team kunnen beïnvloeden.

Rekeningen te weinig betalen

De verleiding is groot om facturen aan het einde van de maand in één marathonsessie af te handelen, maar dit kan leiden tot overhaaste gegevensinvoer, last-minute verrassingen of late kosten. Wekelijkse of tweewekelijkse controles kunnen de werklast opsplitsen in kleinere, beter beheersbare porties.

Variabele vervaldatums negeren

Vertrouwen op een enkele maandelijkse betaaldag kan verwarring of late facturen veroorzaken. Hoewel de huur op de eerste van de maand verschuldigd kan zijn, kunnen andere rekeningen, zoals betalingen met een betaalkaart of maaltijdprogramma's voor werknemers, halverwege de maand of wekelijks plaatsvinden. Creëer een kalendersysteem dat de facturatiecyclus van elke dienstverlener verduidelijkt om fouten te voorkomen.

Verkeerde bankgegevens invoeren

Per ongeluk geld naar de verkeerde rekening sturen kan leiden tot tijdrovende terugbetalingen of chargebacks. Controleer altijd de rekening- en routingnummers, vooral voor nieuwe dienstverleners. Dit is de reden waarom veel betalingssystemen testtransacties verzenden of kleine bedragen aanhouden om te bevestigen dat de begunstigde juist is.

Kortingen voor vroegtijdige betaling mislopen

Sommige dienstverleners belonen u mogelijk voor het tijdig betalen. Het automatiseren van betalingen zodat ze vóór de vervaldatum uitgaan, is een manier om die potentiële besparingen vast te leggen.

Transactiekosten over het hoofd zien

Bankoverschrijvingen, kaartbetalingen en internationale transacties kunnen aan beide kanten kosten met zich meebrengen. Houd uw overzichten in de gaten om te zien of die kosten hoger zijn dan u zich realiseerde. In sommige gevallen kan het overschakelen naar ACH-betalingen of het aanpassen van hoe vaak u betaalt de kosten verlagen.

Vergeten om elke transactie te registreren

Als u vertrouwt op handmatige gegevensinvoer, zijn menselijke fouten onvermijdelijk. Zelfs een kleine mismatch kan uw boekhouding verstoren. Overweeg een systeem dat uw betalingsplatform automatisch synchroniseert met uw boekhoudsoftware om deze fouten te voorkomen.

Mislukte betalingen niet opvolgen

Elektronische betalingen kunnen mislukken door onjuiste informatie of onvoldoende geld. Als u de storing niet opmerkt, kan een factuur onbetaald blijven. Een goed systeem stuurt waarschuwingen als er iets misgaat, zodat u elk probleem meteen kunt oplossen.

Hoe u de beste methode voor uw behoeften kiest

Elke onderneming heeft andere behoeften. De ene heeft misschien twee maandelijkse facturen en nul internationale betalingen; Een ander kan tientallen maandelijkse facturen voor huur en nutsvoorzieningen afhandelen in winkels in meerdere landen. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen bij het beslissen welke factuurbetalingsmethode (of combinatie van methoden) het beste voor u werkt:

• Transactievolume: Als u slechts een paar facturen per maand betaalt, heeft u misschien geen volledig geautomatiseerd systeem nodig. Omgekeerd, als u grote aantallen facturen afhandelt, kan geavanceerde automatisering u kostbare tijd en moeite besparen.
  
• International dienstverleners: Bankoverschrijvingen en gespecialiseerde platforms kunnen u helpen geld over de grenzen heen te verplaatsen, maar zorg ervoor dat u de kosten en wisselkoersen begrijpt voordat u iets vastlegt. Bepaalde oplossingen, waaronder Stripe, kunnen valuta's automatisch omrekenen.
  
• Verwerkingssnelheid: Als u een instant- of betaling op dezelfde dag nodig hebt, is een mobiele betaalapp misschien de beste optie. Voor minder dringende rekeningen is ACH vaak goedkoper, zelfs als het een paar dagen duurt om te verwerken.
  
• Budget voor kosten: Bekijk alle maandelijkse kosten of transactiekosten. Het is niet altijd het beste om de goedkoopste route te kiezen, maar u wilt niet meer betalen dan nodig is.
  
• Boekhoudsoftware: Bekijk welke betaalmethoden en integraties uw boekhoudsoftware ondersteunt. Het betekent minder werk als u gegevens automatisch kunt synchroniseren in plaats van dezelfde informatie in meerdere systemen te typen.
  
• - Betaalvoorkeuren van de dienstverleners: Sommige dienstverleners eisen mogelijk een cheque, terwijl andere misschien de voorkeur geven aan ACH-betalingen. U maakt iedereen gelukkiger met een systeem dat zoveel mogelijk aan hun verwachtingen kan voldoen.
  
• Veiligheid en privacy: Bepaalde sectoren, zoals de gezondheidszorg, vereisen verbeterde beveiligingsmaatregelen. Als dit een overweging is, moet u begrijpen hoe goed u bent beschermd en welke functies er zijn.