Dai negozi temporanei ai giganti dell'e-commerce, ogni attività deve gestire le spese. Gestire i pagamenti può sembrare semplice come compilare un assegno o inserire informazioni in un modulo online. Tuttavia, esistono diversi metodi da prendere in considerazione, ognuno con i propri vantaggi, i propri costi e le proprie velocità di elaborazione.

Le fatture mensili di un'attività possono includere affitto, utenze e carte di credito, che variano in modo significativo a seconda della località, del modello di business e delle dimensioni. Di seguito, esploreremo le modalità più comuni utilizzate dalle attività per pagare le fatture, gli errori più comuni da evitare, come Stripe supporta i Payments automatizzati e come scegliere la modalità di pagamento migliore per la tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono i modi più comuni per pagare le fatture?
  
• Come funziona il pagamento elettronico delle fatture?
  
• Come Stripe supporta il pagamento automatico delle fatture?
  
• Quali sono gli errori più comuni nella gestione del pagamento delle fatture?
  
• Come scegliere il metodo migliore per le tue esigenze
  

Quali sono i modi più comuni per pagare le fatture?

Le attività utilizzano un'ampia gamma di metodi di pagamento delle fatture, dai più tradizionali ai più moderni. La scelta giusta per la tua attività dipende solitamente dal soggetto che devi pagare e dalla frequenza dei pagamenti. Di seguito sono riportate alcune opzioni più diffuse.

Assegni cartacei

Questo metodo prevede l'invio di un assegno cartaceo a un fornitore di servizi tramite posta o di persona. Gli assegni creano una traccia cartacea e sono ampiamente riconosciuti, pertanto alcuni titolari di attività (e determinati settori) potrebbero sentirsi più a proprio agio con questo metodo più tradizionale.

Tuttavia, gli assegni richiedono più tempo per arrivare e per essere incassati, e c'è sempre la possibilità che vadano persi durante il trasporto o che vengano smarriti sulla scrivania di qualcuno. Inoltre, alcune attività non accettano più gli assegni a causa del loro potenziale utilizzo fraudolento.

Carte di credito o di debito

È possibile pagare le fatture con carta di debito o di credito. I pagamenti con carta sono generalmente veloci, facili da tracciare nei propri estratti conto e possono dare diritto a punti premio se si utilizza una carta di credito aziendale.

Tuttavia, alcuni fornitori di servizi applicano un supplemento per coprire le commissioni di elaborazione della carta. Inoltre, se hai un saldo scoperto sulla carta di credito, dovrai pagare gli interessi alla società emittente.

Trasferimenti elettronici

Questo metodo prevede il trasferimento elettronico di denaro attraverso il sistema locale per le transazioni da banca a banca, come la rete Automated Clearing House (ACH) negli Stati Uniti o la Single Euro Payments Area (SEPA) in Europa. Le commissioni sono relativamente basse per questo tipo di pagamento e i trasferimenti sono adatti per le fatture ricorrenti, come quelle dell'affitto o delle utenze. Inoltre, l'implementazione delle transazioni ACH automatiche è generalmente semplice.

Tuttavia, i trasferimenti elettronici possono richiedere un paio di giorni per essere finalizzati e possono essere restituiti se la banca ricevente o quella mittente segnala la transazione.

Bonifici bancari

Un bonifico bancario consiste nell'inviare fondi direttamente dalla tua banca a un'altra banca. Di solito è molto più veloce e sicuro rispetto all'invio di un assegno tramite posta e può essere indispensabile per pagamenti di importo elevato o urgenti, in particolare quelli internazionali.

Uno degli svantaggi dei bonifici bancari è la possibilità che vengano addebitate commissioni sia al mittente che al destinatario, il che può essere svantaggioso per transazioni di importo elevato. Inoltre, i bonifici bancari richiedono solitamente l'inserimento manuale dei dati.

Servizi di pagamento delle fatture online

Questo metodo prevede l'utilizzo di piattaforme dedicate, spesso gestite dalla tua banca o da terzi, per gestire il pagamento delle fatture. È possibile accedere una sola volta, impostare i pagamenti e programmarli secondo necessità. È un modo utile per gestire molte fatture ricorrenti in un unico posto.

Tuttavia, alcune di queste piattaforme applicano commissioni mensili o per transazione e alcune potrebbero non sincronizzarsi correttamente con il software di contabilità esistente.

App per pagamenti da dispositivi mobili

Le app di pagamento su dispositivi mobili, come i wallet, consentono di pagare fatture o inviare denaro direttamente dal proprio telefono o computer. Queste app sono veloci da configurare, offrono pagamenti immediati o quasi immediati e richiedono uno sforzo minimo sia da parte del pagatore che del beneficiario.

Le app di pagamento su dispositivi mobili sono più adatte alle transazioni occasionali e potrebbero non avere la struttura più formale necessaria per conservare registrazioni dettagliate. Inoltre, potrebbero applicare commissioni o tassi di conversione di valuta elevati, soprattutto per transazioni di importo elevato o pagamenti transfrontalieri.

Come funziona il pagamento elettronico delle fatture?

Il pagamento elettronico delle fatture consiste nel trasferire digitalmente denaro dal proprio conto a quello del fornitore di servizi. Ciò è possibile tramite un portale di online banking, un servizio di pagamento specializzato o un sistema automatizzato.

Per avviare un pagamento elettronico delle fatture, assicurati innanzitutto di disporre dei numeri di routing e di conto corretti, sia che tu stia inviando un pagamento ricorrente al proprietario di un immobile o pagando un imbianchino che ha lavorato per la prima volta nel tuo negozio. Quindi, raccogli tutte le informazioni necessarie per i pagamenti transfrontalieri, come il codice Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

Successivamente, accedi alla piattaforma su cui effettuerai il pagamento. Inserisci l'importo, conferma il beneficiario e scegli una data per l'invio dei fondi. Alcune piattaforme consentono di creare pianificazioni ricorrenti, in modo da poter pagare la stessa fattura mensilmente o con altra cadenza regolare senza dover reinserire i dati.

Una volta confermato il pagamento, il sistema potrebbe richiedere una seconda forma di autenticazione (ad esempio, un codice di verifica inviato tramite SMS) per garantire una maggiore sicurezza. La banca o la rete di pagamento elaborerà la richiesta. A seconda della piattaforma, la transazione potrebbe essere completata quasi immediatamente o richiedere uno o due giorni.

Una volta completata la transazione, sia tu che il beneficiario riceverete una conferma di pagamento, ad esempio un numero univoco da conservare nei vostri archivi o una ricevuta.

Come Stripe supporta il pagamento automatico delle fatture?

Stripe consente alle attività di inviare e accettare pagamenti onlinein diversi modi, semplificando l'intero sistema di pagamento. Ecco alcune delle principali funzioni offerte da Stripe che possono aiutarti a pagare le fatture:

• Puoi inviare denaro a conti bancari esterni con Stripe Connect.
  
• Puoi utilizzare la Dashboard Stripe per vedere quale fornitore è stato pagato, quanto ha ricevuto e quando.
  
• Puoi esportare i dati di Stripe o integrare Stripe con il tuo software di contabilità.
  

Quali sono gli errori più comuni nella gestione del pagamento delle fatture?

Commettere errori nei pagamenti delle fatture può ridurre i profitti. Di seguito sono riportate alcune insidie che possono interessare anche il team più attento.

Pagare le fatture con scarsa frequenza

È facile lasciarsi tentare dall’idea di occuparsi di tutte le fatture in un’unica sessione maratona alla fine del mese. Tuttavia, questo metodo può portare a inserimenti frettolosi dei dati, sorprese dell’ultimo minuto o addirittura al pagamento di penali per ritardi. Rivedere la situazione una volta a settimana oppure ogni due settimane permette invece di suddividere il lavoro in compiti più piccoli e gestibili.

Ignorare le date di scadenza variabili

Contare su un unico giorno di paga al mese può creare confusione o causare ritardi nei pagamenti. Ad esempio, potrebbe essere necessario saldare l’affitto il primo del mese, mentre altre spese come la carta di credito o i pagamenti dei programmi di mensa aziendale, possono avere scadenze settimanali o cadere a metà mese. Per evitare errori, può essere molto utile creare un calendario che renda chiaro il ciclo di fatturazione di ogni fornitore di servizi.

Inserire dati bancari errati

L'invio di denaro a un account sbagliato per errore può comportare lunghi rimborsi o contestazioni. Ricontrolla sempre i numeri di conto e di routing, soprattutto per i nuovi fornitori di servizi. Per questo motivo molti sistemi di pagamento inviano transazioni di test o trattengono piccoli importi per confermare che il beneficiario sia corretto.

Perdere sconti sui pagamenti anticipati

Alcuni fornitori di servizi potrebbero premiarti per i pagamenti tempestivi. Automatizzare i pagamenti in modo che vengano effettuati prima della data di scadenza è un modo per assicurarti questi potenziali risparmi.

Trascurare le commissioni sulle transazioni

Bonifici bancari, pagamenti con carta e transazioni internazionali possono comportare commissioni da entrambe le parti. Monitora i tuoi estratti conto per vedere se sono più alte di quanto pensassi. In alcuni casi, passare ai pagamenti ACH o modificare la frequenza dei pagamenti potrebbe ridurre le commissioni.

Dimenticare di registrare ogni transazione

Se ti affidi all'inserimento manuale dei dati, l'errore umano è intrinseco. Anche una piccola discrepanza può distorcere la contabilità. Prendi in considerazione un sistema che sincronizzi automaticamente la tua piattaforma di pagamento con il tuo software di contabilità per prevenire questi errori.

Non tenere traccia dei pagamenti non riusciti

I pagamenti elettronici possono non andare a buon fine a causa di informazioni errate o fondi insufficienti. Se non si rileva l'errore, una fattura potrebbe non essere pagata. Un buon sistema invia avvisi quando qualcosa va storto, in modo da poter risolvere immediatamente qualsiasi problema.

Come scegliere il metodo migliore per le tue esigenze

Ogni attività ha esigenze diverse. Una potrebbe avere due fatture mensili e zero pagamenti internazionali; un'altra potrebbe gestire decine di fatture mensili per affitti e utenze in negozi situati in più paesi. Ecco alcune considerazioni importanti da tenere presenti quando si decide quale metodo di pagamento delle fatture (o combinazione di metodi) è più adatto alle proprie esigenze:

• Volume delle transazioni: se paghi solo poche fatture al mese, potresti non aver bisogno di un sistema completamente automatizzato. Al contrario, se gestisci un numero elevato di fatture, un'automazione avanzata potrebbe farti risparmiare tempo e fatica.
  
• Fornitori di servizi internazionali: i bonifici bancari e le piattaforme specializzate possono aiutarti a trasferire fondi oltre confine, ma assicurati di comprendere bene le commissioni e i tassi di cambio prima di procedere. Alcune soluzioni, tra cui Stripe, consentono di convertire automaticamente le valute.
  
• Velocità di elaborazione: se hai bisogno di un pagamento istantaneo o in giornata, un'app di pagamento con dispositivo mobile potrebbe essere l'opzione migliore. Per le fatture meno urgenti, ACH è spesso più economico, anche se il processo richiede un paio di giorni.
  
• Preventivo per le commissioni: esamina tutte le tariffe mensili o i costi di transazione. Non è sempre meglio scegliere l'instradato più economico, ma non è consigliabile pagare più del necessario.
  
• Software di contabilità: verifica quali metodi di pagamento e integrazioni supporta il tuo software di contabilità. Se puoi sincronizzare automaticamente i dati invece di inserire le stesse informazioni in più sistemi, avrai meno lavoro da fare.
  
• Preferenze di pagamento dei fornitori di servizi: alcuni fornitori potrebbero richiedere un assegno, mentre altri potrebbero preferire pagamenti ACH. Con un sistema in grado di soddisfare le aspettative di tutti, nel limite del possibile, renderai tutti più felici.
  
• Sicurezza e privacy: alcuni settori, come quello sanitario, richiedono misure di sicurezza avanzate. Se questo è un fattore importante, verifica il livello di protezione di cui disponi e quali funzioni sono disponibili.