Des boutiques éphémères aux géants du commerce en ligne, chaque entreprise doit gérer ses dépenses. Le traitement des paiements peut sembler aussi simple que de faire un chèque ou de saisir des renseignements dans un formulaire en ligne. Mais il existe une variété de méthodes à prendre en compte, chacune ayant ses propres avantages, coûts et vitesses de traitement.

Les factures mensuelles d’une entreprise peuvent inclure le loyer, les services publics et les cartes de crédit, qui varient tous considérablement en fonction du lieu, du modèle économique et de la taille. Ci-dessous, nous allons explorer les moyens de paiement les plus courants utilisés par les entreprises pour payer les factures, les erreurs courantes à éviter, la façon dont Stripe prend en charge les paiements automatisés et comment choisir le meilleur mode de paiement pour votre entreprise.

Que contient cet article?

• Quels sont les moyens de paiement de facture les plus courants?
  
• Comment fonctionne le paiement électronique de factures?
  
• Comment Stripe soutient-il les paiements automatisés des factures?
  
• Quelles sont les erreurs courantes dans la gestion du paiement des factures?
  
• Comment choisir la méthode la mieux adaptée à vos besoins
  

Quels sont les moyens de paiement de facture les plus courants?

Les entreprises utilisent un large éventail de modes de paiement de factures, des moyens traditionnels aux moyens plus modernes. Le bon choix pour votre entreprise dépend généralement de l’entité que vous payez et de la fréquence. Vous trouverez ci-dessous quelques options populaires.

Chèques papier

Cette méthode consiste à envoyer un chèque physique à un prestataire de services par la poste ou en personne. Les chèques créent une trace écrite et sont largement reconnus, et certains propriétaires d’entreprise (et certains secteurs) pourraient se sentir plus à l’aise avec cette méthode plus traditionnelle.

Mais les chèques mettent plus de temps à arriver et à être compensés, et il y a toujours un risque qu'ils soient perdus pendant le transport ou égarés sur le bureau de quelqu'un. De plus, certaines entreprises n'acceptent plus les chèques en raison de leur potentiel d'utilisation frauduleuse.

Cartes de crédit ou de débit

Vous pouvez payer des factures avec une carte de débit ou de crédit. Les paiements par carte sont généralement rapides, faciles à catégorie dans vos relevés, et ils peuvent être assortis de points de récompense si vous utilisez une carte de crédit entreprise.

Cependant, certains prestataire de services appliquent une majoration pour couvrir les frais de traitement des cartes. Et si vous avez un solde sur une carte de crédit, vous devrez payer des intérêts à l’émetteur.

Transferts électroniques

Cette méthode consiste à transférer électroniquement de l’argent via le système local pour les transactions de banque à banque, comme le réseau Automated Clearing House (ACH) aux États-Unis ou l’Espace unique de paiement en euros (SEPA) en Europe. Les frais sont relativement bas pour ce type de paiement, et les transferts sont adaptés aux factures récurrentes, comme celles de loyer ou de services publics. Il est également généralement simple de mettre en œuvre des transactions ACH automatisées.

Cependant, la finalisation des transferts électroniques peut prendre quelques jours, et les retours peuvent avoir lieu si la banque destinataire ou émettrice signale la transaction.

Virements bancaires

Un virement bancaire consiste à envoyer des fonds directement de votre institution financière à une autre institution financière. C’est généralement beaucoup plus rapide et sécurisé que l’envoi d’un chèque par la poste, et il peut être indispensable pour les paiements importants ou urgents— en particulier transfrontaliers.

L'un des inconvénients des virements bancaires est la possibilité de frais pour l'émetteur et le destinataire, ce qui peut être préjudiciable pour les transactions importantes. Les transfert bancaires ont également tendance à nécessiter une saisie manuelle des informations.

Services de paiement de factures en ligne

Cette méthode consiste à utiliser des plateformes dédiées, qui sont souvent exploitées par votre institution financière ou un tiers, pour gérer les paiements de factures. Vous pouvez vous connecter une seule fois, configurer les paiements et les programmer au besoin. C’est un moyen utile de gérer de nombreuses factures récurrentes en un seul endroit.

Cependant, certaines de ces plateformes paiement des frais mensuels ou par transaction, et d’autres peuvent ne pas être bien synchronisées avec votre logiciel de comptabilité existant.

Applications de paiement mobile

Les applications de paiement mobile telles que les portefeuilles numériques vous permettent de payer des factures ou d’envoyer de l’argent directement avec votre téléphone ou votre ordinateur. Ces applications sont rapides à mettre en place, proposent des paiements instantanés ou quasi instantanés, et nécessitent un minimum d’efforts à la fois de la part du payeur et du bénéficiaire.

Les applications de paiement mobile sont mieux adaptées aux transactions plus occasionnelles, et elles peuvent ne pas avoir la structure plus formelle dont vous pourriez avoir besoin pour tenir des registres détaillés. Les frais ou les taux de conversion de devises peuvent également être élevés, en particulier pour les transactions plus importantes ou les paiements transfrontaliers.

Comment fonctionne le paiement électronique de factures?

Le paiement électronique de facture consiste à transférer numériquement de l’argent de votre compte à celui de votre fournisseur. Cela peut être facilité par le biais d’un portail services bancaires en ligne, d’un solution de paiement spécialisé ou d’un système automatisé.

Pour commencer un paiement électronique de facture, assurez-vous d’abord d’avoir les bons numéros d’acheminement et de compte, que vous envoyiez un paiement récurrent de loyer à un propriétaire ou que vous payiez un peintre qui a travaillé sur votre vitrine pour la première fois. Ensuite, collectez tous les renseignements nécessaires aux paiements transfrontaliers, telles qu’un code Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

Connectez-vous ensuite à la plateforme où vous effectuerez le paiement. Saisissez le montant, confirmez le bénéficiaire et choisissez une date pour envoyer les fonds. Certaines plateformes vous permettent de créer des calendriers récurrents, afin de pouvoir payer la même facture mensuellement ou à une autre fréquence régulière sans saisir à nouveau les données.

Une fois que vous avez confirmé que vous souhaitez payer, le système peut demander une deuxième forme d'authentification (par exemple, un code de vérification envoyé par message texte) pour plus de sécurité. L'institution financière ou le réseau de paiement va processus votre requête. Selon la plateforme, la transaction peut se régler presque immédiatement ou prendre un jour ou deux au processus.

Une fois la transaction terminée, vous et le bénéficiaire recevrez généralement une confirmation de paiement, telle qu’un numéro unique pour vos dossiers ou un reçu en ligne.

Comment Stripe soutient-elle les paiements automatisés de factures?

Stripe permet aux entreprises d’envoyer et d’accepter des paiements en ligne de plusieurs manières, simplifiant ainsi l’ensemble de votre système de paiement. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités que Stripe offre et qui peuvent vous aider à payer vos factures :

• Vous pouvez envoyer des fonds vers des comptes bancaires externes avec Stripe Connect.
  
• Vous pouvez utiliser le Dashboard Stripe pour voir quel fournisseur a été payé, combien chacun a reçu et quand.
  
• Vous pouvez exporter les données Stripe ou intégrer Stripe à votre logiciel de comptabilité.
  

Quelles sont les erreurs courantes dans la gestion du paiement des factures?

Faire des erreurs dans vos paiements de factures peut réduire votre profit. Vous trouverez ci-dessous quelques pièges qui peuvent affecter même l’équipe la plus prudente.

Payer des factures trop rarement

Il est tentant de gérer les factures en une seule session marathon à la fin du mois, mais cela peut entraîner une saisie précipitée des données, des surprises de dernière minute ou des frais de retard. Des vérifications hebdomadaires ou bihebdomadaires peuvent diviser la charge de travail en portions plus petites et plus faciles à gérer.

Ignorer les dates d’échéance variables

Le fait de dépendre d'un seul jour de paie mensuel peut entraîner des confusions ou des retards dans le paiement des factures. Alors que le loyer peut être dû le premier du mois, d'autres factures, telles que le paiement des cartes de crédit ou du programme de repas des employés, peuvent être payées au milieu du mois ou chaque semaine. Créez un système de calendrier qui précise le cycle de facturation de chaque prestataire de services afin d'éviter les erreurs.

Saisir les mauvaises coordonnées bancaires

Envoyer de l'argent sur le mauvais compte par erreur peut entraîner des remboursements ou des litiges fastidieux. Vérifiez toujours les numéros de compte et d'acheminement, en particulier pour les nouveaux prestataires de services. C'est pourquoi de nombreux systèmes de paiement envoient des transactions de test ou retiennent de petits montants pour confirmer l'exactitude du bénéficiaire.

Passer à côté des remises pour paiement anticipé

Certains fournisseurs de services peuvent vous récompenser pour avoir payé rapidement. Automatiser les paiements pour qu'ils soient effectués avant la date d'échéance est un moyen de bloquer ces économies potentielles.

Négliger les frais de transaction

Les virements bancaires, paiements par carte et transactions internationales peuvent s'accompagner de frais d'un côté comme de l'autre. Surveillez vos relevés pour voir si ces frais sont plus élevés que vous ne le pensiez. Dans certains cas, le passage aux paiements ACH ou l'ajustement de la fréquence de vos paiements peut réduire les frais.

Oublier d’enregistrer chaque transaction

Si vous vous fiez à la saisie manuelle des données, l’erreur humaine est inhérente. Même une petite incohérence peut fausser vos livres. Envisagez un système qui synchronise automatiquement votre plateforme de paiement avec votre logiciel de comptabilité pour éviter ces erreurs.

Ne pas donner suite aux échecs de paiements

Les paiements électroniques peuvent échouer en raison de renseignements incorrects ou de fonds insuffisants. Si vous ne repérez pas l’échec, une facture risque d’être impayée. Un bon système enverra des alertes en cas de problème, afin que vous puissiez résoudre n’importe quel problème immédiatement.

Comment choisir la méthode la mieux adaptée à vos besoins

Chaque entreprise a des besoins différents. L’une peut avoir deux factures mensuelles et zéro paiements internationaux; l’autre peut gérer des dizaines de factures mensuelles pour le loyer et les services publics dans différents magasins dans plusieurs pays. Voici quelques considérations importantes lorsque vous décidez quel mode de paiement (ou combinaison de méthodes) de facture vous convient le mieux :

• Volume de transactions : si vous ne payez que quelques factures par mois, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un système entièrement automatisé. À l'inverse, si vous traitez un grand nombre de factures, une automatisation Avancée pourrait vous faire gagner un temps et des efforts précieux.
  
• Prestataires de services internationaux : virements bancaires et plateformes spécialisées peuvent vous aider à transférer des fonds, mais assurez-vous de bien comprendre les frais et taux de change avant de vous engager. Certaines solutions, dont Stripe, peuvent convertir des devises automatiquement.
  
• Rapidité de traitement : si vous avez besoin d'un paiement instantané ou le jour même, une application de paiement mobile peut être votre meilleure option. Pour les factures moins urgentes, ACH est souvent moins cher, même si le processus prend quelques jours.
  
• Budget des frais : Examinez tous les frais mensuels ou les coûts de transaction. Il n'est pas toujours préférable de choisir la solution la moins chère, mais vous ne voulez pas payer plus que nécessaire.
  
• Logiciel de comptabilité : Voyez quels modes de paiement et quelles intégrations votre logiciel de comptabilité prend en charge. Cela signifie moins de travail si vous pouvez synchroniser les données automatiquement plutôt que de taper les mêmes renseignements dans plusieurs systèmes.
  
• Préférences de paiement des prestataires de services : Certains prestataires peuvent insister pour obtenir un chèque, tandis que d'autres peuvent préférer les paiements ACH. Vous rendrez tout le monde plus satisfait avec un système qui peut répondre à ses attentes autant que possible pour vous.
  
• Sécurité et confidentialité : certains secteurs, comme les soins de santé, exigent des mesures de sécurité renforcées. Si cela est pris en compte, renseignez-vous sur la qualité de votre protection et sur les fonctionnalités en place.