Desde las tiendas pop-up hasta los gigantes del e-commerce, todas las empresas tienen que gestionar los gastos. Manejar pagos puede parecer tan simple como escribir un cheque o ingresar información en un formulario en línea. Pero hay una variedad de métodos a considerar, cada uno de los cuales tiene sus propios beneficios, costes y velocidades de procesamiento.

Las facturas mensuales de un empresa pueden incluir el alquiler, los servicios públicos y las tarjetas de crédito, todo lo cual varía significativamente según la ubicación, el modelo de negocio y el tamaño. A continuación, exploraremos los métodos más comunes que utilizan las empresas para pagar facturas, los errores comunes que se deben evitar, cómo gestiona Stripe los pagos automatizados y cómo elegir el mejor método de pago para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son las formas más comunes de pagar las facturas?
  
• ¿Cómo funciona el pago de facturas electrónico?
  
• ¿Cómo gestiona Stripe los pagos de facturas automatizados?
  
• ¿Cuáles son los errores comunes en la gestión de pagos de facturas?
  
• Cómo elegir el mejor método para tus necesidades
  

¿Cuáles son las formas más comunes de pagar las facturas?

Las empresas emplean una amplia gama de métodos de pago de facturas, desde los medios tradicionales hasta los más modernos. La elección correcta para tu empresa generalmente depende de la entidad a la que estés pagando y con qué frecuencia. A continuación se muestran algunas opciones populares.

Cheques impresos

Este método consiste en enviar por correo o entregar en persona un cheque físico a un proveedor de servicios. Los cheques crean un rastro de papel y son ampliamente reconocidos, y algunos propietarios de empresas (y ciertas industrias) pueden sentirse más cómodos con este método más tradicional.

Pero los cheques tardan más en llegar y cobrarse, y siempre existe la posibilidad de que se pierdan en el transporte o se extravíen en el escritorio de alguien. Además, algunas empresas ya no aceptan cheques debido a su potencial de uso fraudulento.

Tarjetas de crédito o débito

Puedes pagar facturas con tarjeta de débito o crédito. Los pagos con tarjeta suelen ser rápidos, fáciles de localizar en tus estados de cuenta y pueden venir con puntos de recompensa si utilizas una tarjeta de crédito de empresa.

Sin embargo, algunos proveedores de servicios aplican un recargo para cubrir las comisiones de procesamiento de tarjetas. Y si arrastras un saldo en una tarjeta de crédito, tendrás que pagar intereses al emisor.

Transferencias electrónicas

Este método consiste en transferir dinero electrónicamente a través del sistema local para las transacciones de banco a banco, como la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) en el EE. UU. o la Zona Única de Payments Euro (SEPA) en Europa. Las comisiones son relativamente bajas para este tipo de pago, y las transferencias son adecuadas para facturas recurrentes, como las de alquiler o servicios públicos. Por lo general, también es sencillo implementar transacciones automatizadas ACH.

Sin embargo, las transferencias electrónicas pueden tardar un par de días en finalizarse, y pueden darse devoluciones si el banco receptor o remitente marca la transacción.

Transferencias electrónicas

Una transferencia electrónica implica enviar fondos directamente desde tu banco a otro banco. Por lo general, es mucho más rápido y seguro que enviar un cheque, y puede ser indispensable para pagos grandes o urgentes, especialmente de un país a otro.

Uno de los inconvenientes de las transferencias electrónicas es que puede acarrear una comisión tanto para el remitente como para el receptor, lo que puede ser perjudicial para las transacciones de importes elevados. Las transferencias bancarias también tienden a requerir la entrada manual de información.

Servicios de pago de facturas en línea

Este método implica el uso de plataformas dedicadas, que a menudo son operadas por tu banco o un tercero, para manejar los pagos de facturas. Puedes iniciar sesión una vez, configurar pagos y programarlos según sea necesario. Es una forma útil de manejar muchas facturas recurrentes en un solo lugar.

Sin embargo, algunas de estas plataformas cobran comisiones mensuales o por transacción, y es posible que algunas no se sincronicen bien con tu software de contabilidad existente.

Aplicaciones de pago móvil

Las aplicaciones de pago móvil, como los monederos digitales, te permiten pagar facturas o enviar dinero directamente con tu teléfono u ordenador. Estas aplicaciones se configuran rápidamente, ofrecen pagos instantáneos o casi instantáneos, y requieren un esfuerzo mínimo tanto por parte del pagador como del beneficiario.

Las aplicaciones de pago móvil son las más adecuadas para transacciones más informales y pueden carecer de la estructura más formal que podría necesitar para mantener registros detallados. Las comisiones o los tipos de cambio de divisas también pueden ser altas, especialmente para transacciones más grandes o pagos internacionales.

¿Cómo funciona el pago de facturas electrónico?

El pago de factura electrónico significa mover dinero digitalmente de tu cuenta a la de tu proveedor de servicios. Esto se puede facilitar a través de un portal de banca electrónica, un servicio de pago especializado o un sistema automatizado.

Para iniciar un pago de facturas electrónico, primero asegúrate de tener los números de ruta y cuenta correctos, ya sea que estés enviando un pago de alquiler recurrente a un propietario o pagando a un pintor que trabajó en tu tienda por primera vez. A continuación, recaba cualquier información necesaria para los pagos transfronterizos, como un código de la Sociedad para las Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales (SWIFT).

A continuación, inicia sesión en la plataforma donde realizarás el pago. Introduce el importe, confirma el beneficiario y elige una fecha para enviar los fondos. Algunas plataformas te permiten crear transferencias recurrentes, para que puedas pagar la misma factura mensualmente o con otra cadencia regular sin tener que volver a introducir los datos.

Una vez que confirmes que deseas pagar, es posible que el sistema te solicite una segunda forma de autenticación (por ejemplo, un código de verificación enviado a través de un mensaje de texto) para mayor seguridad. El banco o la red de pago procesarán tu petición. Dependiendo de la plataforma, la transacción se puede cobrar casi de inmediato o tardar uno o dos días en procesarse.

Una vez completada la transacción, tanto tú como el beneficiario recibiréis normalmente una confirmación pago, como un número único para sus registros o un [recibo] en línea (https://stripe.com/resources/more/recibo-plantilla-qué-incluir-y-plantillas-para-diferentes-casos-de-uso).

¿Cómo gestiona Stripe los pagos automáticos de facturas?

Stripe permite a las empresas enviar y aceptar pagos por Internet de múltiples maneras, lo que simplifica todo tu sistema de pago. Estas son algunas de las principales funcionalidades que ofrece Stripe que pueden ayudarte a pagar tus facturas:

• Puedes enviar dinero a cuentas bancarias externas con Stripe Connect.
  
• Puedes usar el Stripe Dashboard para ver a qué proveedores se ha pagado, cuánto ha recibido cada uno y cuándo.
  
• Puedes exportar datos de Stripe o integrar Stripe en tu software de contabilidad.
  

¿Cuáles son los errores comunes en la gestión de pagos de facturas?

Cometer errores en los pagos de tus facturas puede reducir tus ganancias. A continuación se presentan algunos escollos que pueden afectar incluso al equipo más meticuloso.

Pagar facturas con poca frecuencia

Existe la tentación de manejar las facturas en una sesión maratoniana a final de mes, pero esto puede conllevar a una entrada de datos apresurada, sorpresas de última hora o cargos por retraso. Las revisiones semanales o quincenales pueden dividir la carga de trabajo en porciones más pequeñas y manejables.

Ignorar las fechas de vencimiento variables

Depender de un solo día de pago mensual puede causar confusión o facturas atrasadas. Si bien el alquiler puede vencer el primer día del mes, otras facturas, como la tarjeta de crédito o los pagos del programa de comidas para empleados, pueden se pueden cargar a mediados de mes o semanalmente. Crea un sistema de calendario que aclare el ciclo de facturación de cada proveedor de servicios para evitar errores.

Ingresar datos bancarios incorrectos

Enviar dinero a la cuenta equivocada por error puede dar lugar a reembolsos o disputas que consumen mucho tiempo. Comprueba siempre los números de cuenta y de ruta, especialmente para los nuevos proveedores de servicios. Esta es la razón por la que muchos sistemas de pago envían transacciones de prueba o retienen pequeñas cantidades para confirmar que el beneficiario es el correcto.

Perderse los descuentos por pago anticipado

Algunos proveedores de servicios pueden ofrecer ventajas por pronto pago. Automatizar los pagos para que salgan antes de la fecha de vencimiento es una forma de asegurar esos ahorros potenciales.

Pasar por alto las comisiones de transacción

Las transferencias bancarias, los pagos con tarjeta y las transacciones internacionales pueden conllevar comisiones en ambos lados. Monitorea tus estados de cuenta para ver si esos cargos son más altos de lo que creías. En algunos casos, cambiar a pagos ACH o ajustar la frecuencia con la que realizas los pagos puede disminuir las comisiones.

Olvidar registrar cada transacción

Si se confía en la entrada manual de datos, el error humano es inherente. Incluso un pequeño desajuste puede distorsionar sus libros. Considera utilizar un sistema que sincronice automáticamente tu plataforma de pagos con su software de contabilidad para evitar estos errores.

No hacer un seguimiento de los pagos fallidos

Los pagos electrónicos pueden fallar debido a información incorrecta o a la falta de fondos. Si no detectas el error, es posible que una factura no se pague. Un buen sistema enviará alertas cuando algo salga mal, para que puedas resolver cualquier problema de inmediato.

Cómo elegir el mejor método para tus necesidades

Cada empresa tiene necesidades diferentes. Una puede tener dos facturas mensuales y ningún pago internacional. Otra podría manejar docenas de facturas mensuales de alquiler y servicios públicos en tiendas en varios países. Estas son algunas consideraciones importantes a la hora de decidir qué método de pago de facturas (o combinación de métodos) funciona mejor para ti:

• Volumen de transacciones: Si pagas solo unas pocas facturas cada mes, es posible que no necesites un sistema completamente automatizado. Por el contrario, si manejas una gran cantidad de facturas, la automatización avanzada podría ahorrarte tiempo y esfuerzo.
  
• Proveedores de servicios internacionales: Las transferencias electrónicas y las plataformas especializadas pueden ayudarte a mover fondos entre países, pero asegúrate de comprender las comisiones y los tipos de cambio antes de comprometerte. Ciertas soluciones, como Stripe, pueden convertir divisas automáticamente.
  
• Velocidad de procesamiento: Si necesita una pago instantánea o en el mismo día, una aplicación de pagos móviles podría ser tu mejor opción. Para facturas menos urgentes, ACH suele ser más económico, incluso si tarda un par de días en procesarse.
  
• Presupuesto para comisiones: Examina todas las comisiones mensuales o los costes de transacción. No siempre es mejor elegir la ruta más barata, pero tampoco quieres pagar más de lo necesario.
  
• Software de contabilidad: Consulta qué métodos de pago e integraciones admite tu software de contabilidad. Puede ahorrarte trabajo si puedes sincronizar los datos automáticamente en lugar de escribir la misma información en varios sistemas.
  
• Preferencias de pago de los proveedores: Algunos proveedores pueden insistir en recibir un cheque, mientras que otros pueden preferir los pagos ACH. Puedes hacer que todos estén más contentos si utilizar un sistema que pueda cumplir tanto sus expectativas como las tuyas.
  
• Seguridad y privacidad: Ciertos sectores, como la atención médica, requieren medidas de seguridad mejoradas. Si es tu caso, considera si tu empresa está debidamente protegida y qué medidas implementa.