Desde las tiendas pop-up hasta los gigantes del comercio electrónico, todas las empresas tienen que gestionar los gastos y esto puede parecer tan simple como escribir un cheque o ingresar información en un formulario en línea. Pero hay diversos métodos a considerar, cada uno de los cuales tiene sus propios beneficios, costos y velocidades de procesamiento.

Las facturas mensuales de una empresa pueden incluir el alquiler, los servicios públicos y las tarjetas de crédito, todo lo cual varía significativamente según la ubicación, el modelo de negocio y el tamaño. A continuación, exploraremos los métodos más comunes que utilizan las empresas para pagar bills (facturas), los errores comunes que se deben evitar, cómo Stripe soporta los pagos automatizados y cómo elegir el mejor método de pago para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son las formas más comunes de pagar facturas?
  
• ¿Cómo funciona el pago electrónico de facturas?
  
• ¿Cómo soporta Stripe los pagos automatizados de facturas?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión de pago de facturas?
  
• Cómo elegir el mejor método para tus necesidades
  

¿Cuáles son las formas más comunes de pagar facturas?

Las empresas emplean una amplia variedad de facturas payment methods (métodos de pago), desde los medios tradicionales hasta los más modernos. La elección correcta para tu empresa suele depender de la entidad a la que estés pagando y con qué frecuencia. A continuación, se muestran algunas opciones populares.

Cheques en papel

Este método consiste en enviar un cheque físico a un proveedor de servicios por correo o en persona. Los cheques crean un rastro de papel y son ampliamente reconocidos, y algunos titulares de empresas (y ciertas industrias) pueden sentirse más cómodos con este método más tradicional.

Pero los cheques tardan más en llegar y cobrarse, y siempre existe la posibilidad de que se pierdan en el transporte o se extravíen en el escritorio de alguien. Además, algunas empresas ya no aceptan cheques debido a su potencial de uso fraudulento.

Tarjetas de crédito o débito

Puedes pagar facturas con tarjeta de débito o crédito. Los pagos con tarjeta suelen ser rápidos, fáciles de hacer seguimiento en tus estados de cuenta y pueden venir con puntos de recompensa si utilizas una tarjeta de crédito empresarial.

Sin embargo, algunos proveedores de servicios aplican un recargo para cubrir las comisiones de procesamiento de tarjetas. Y, si tienes un saldo en una tarjeta de crédito, tendrás que pagar intereses al emisor.

Transferencias por métodos electrónicos

Este método consiste en transferir dinero electrónicamente a través del sistema local para las transacciones de banco a banco, como la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) en los EE. UU. o la Zona Única de Pagos en Euro (SEPA) en Europa. Las comisiones son relativamente bajas para este tipo de pago y las transferencias son adecuadas para facturas recurrentes, como las de alquiler o servicios públicos. Por lo general, también es sencillo implementar ACH transactions (transacciones con ACH) automatizadas.

Sin embargo, las transferencias electrónicas pueden tardar un par de días en finalizarse y pueden ocurrir devoluciones si el banco receptor o emisor marca la transacción.

Transferencias electrónicas

Una transferencia electrónica implica enviar fondos directamente de tu banco a otro. Por lo general, es mucho más rápido y seguro que enviar un cheque y puede ser indispensable para pagos grandes o urgentes, especialmente entre fronteras.

Uno de los inconvenientes de las transferencias electrónicas es la posibilidad de una comisión para el emisor y el receptor, lo que puede ser perjudicial para las transacciones grandes. Las transferencias electrónicas también tienden a requerir la entrada manual de información.

Servicios de pago de facturas en línea

Este método implica el uso de plataformas dedicadas, que, a menudo, las opera tu banco o un tercero para gestionar los pagos de facturas. Puedes iniciar sesión una vez, configurar pagos y programarlos según sea necesario. Es una forma útil de gestionar muchas facturas recurrentes en un solo lugar.

Sin embargo, algunas de estas plataformas tienen cargos por comisión mensual o por transacción y es posible que algunas no se sincronicen bien con tu software de contabilidad existente.

Aplicaciones de pago móvil

Las aplicaciones de pago móvil, como las carteras digitales, te permiten pagar facturas o enviar dinero de forma directa con tu teléfono o computadora. Estas aplicaciones se configuran rápidamente, ofrecen pagos instantáneos, o casi instantáneos, y requieren un esfuerzo mínimo tanto del emisor como del destinatario.

Las aplicaciones de pago móvil son las adecuadas para transacciones más informales y pueden carecer de la estructura formal que podrías necesitar para mantener registros detallados. Las comisiones o las tasas de conversión de monedas también pueden ser altas, especialmente para transacciones más grandes o pagos transfronterizos.

¿Cómo funciona el pago electrónico de facturas?

El pago electrónico de facturas supone mover dinero digitalmente de tu cuenta a la de tu proveedor de servicios. Esto se puede facilitar a través de un portal de banca electrónica, un servicio de pago especializado o un sistema automatizado.

Para comenzar un pago electrónico de facturas, primero asegúrate de tener los números correctos de enrutamiento y de cuenta, ya sea que vayas a enviar un pago de alquiler recurrente a un propietario o a pagar a un pintor que trabajó por primera vez en tu tienda. Luego, reúne cualquier información necesaria para pagos transfronterizos, como un código de Sociedad para las Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales](https://stripe.com/resources/more/what-is-swift).

A continuación, inicia sesión en la plataforma donde realizarás el pago. Ingresa el monto, confirma al beneficiario y elige una fecha para enviar los fondos. Algunas plataformas te permiten crear programaciones recurrentes, para que puedas pagar la misma factura cada mes o con otra frecuencia regular sin volver a ingresar los datos.

Una vez que confirmes que deseas realizar el pago, el sistema puede solicitar una segunda forma de autenticación (p. ej., un código de verificación enviado por mensaje de texto) para mayor seguridad. El banco o la red de pagos procesará tu solicitud. Según la plataforma, la transacción puede liquidarse casi de inmediato o tardar uno o dos días en procesarse.

Una vez completada la transacción, tanto tú como el beneficiario recibirán, por lo general, una confirmación de pago, como un número único para tus registros o un recibo en línea.

¿Cómo soporta Stripe los pagos automatizados de facturas?

Stripe permite a las empresas enviar y accept online payments (aceptar pagos electrónicos) de múltiples maneras para simplificar todo tu sistema de pago. Estas son algunas de las principales funcionalidades que ofrece Stripe que pueden ayudarte a pagar tus facturas:

• Puedes enviar dinero a cuentas bancarias externas con Stripe Connect.
  
• Puedes usar el Dashboard de Stripe para ver a qué proveedor se le pagó, cuánto recibió cada uno y cuándo.
  
• Puedes exportar datos de Stripe o integrar Stripe a tu software de contabilidad.
  

¿Cuáles son los errores comunes en la gestión de pago de facturas?

Cometer errores en el pago de facturas puede reducir tus ganancias. A continuación, se presentan algunos problemas que pueden afectar incluso al equipo más cuidadoso.

Pagar facturas con poca frecuencia

Existe la tentación de gestionar las facturas en una sola sesión maratónica a fin de mes, pero esto puede provocar un ingreso de datos apresurado, sorpresas de última hora o comisiones por retraso. Las revisiones semanales o quincenales pueden dividir la carga de trabajo en partes más pequeñas y manejables.

Ignorar las fechas de vencimiento variables

Depender de un solo día de pago mensual puede causar confusión o facturas atrasadas. Si bien el alquiler puede vencer el primer día del mes, otras facturas, como la tarjeta de crédito o los pagos del programa de comidas para empleados, pueden tener vencimiento a mediados de mes o ser semanales. Crea un sistema que aclare el ciclo de facturación de cada proveedor de servicios para evitar errores.

Ingresar los datos bancarios incorrectos

Enviar dinero a la cuenta equivocada por error puede dar lugar a reembolsos o disputas que consumen mucho tiempo. Comprueba siempre el número de cuenta y de enrutamiento, especialmente para los nuevos proveedores de servicios. Esta es la razón por la que muchos sistemas de pago envían transacciones de prueba o retienen pequeñas cantidades para confirmar que el destinatario es correcto.

Perder los descuentos por pago anticipado

Algunos proveedores de servicios pueden recompensarte por pagar rápidamente. Automatizar los pagos para que salgan antes de la fecha de vencimiento es una forma de asegurarte esos posibles ahorros.

Omitir las comisiones por transacción

Las transferencias electrónicas, los pagos con tarjeta y las transacciones internacionales pueden tener comisiones en ambos extremos de la operación. Controla los estados de cuenta para ver si esas comisiones son más altas de lo estimado. En algunos casos, cambiar a pagos con ACH o ajustar la frecuencia de pago puede disminuir las comisiones.

Olvidar registrar alguna transacción

Si confías en el ingreso manual de datos, el error humano es inherente. Incluso un pequeño desajuste puede distorsionar tus libros. Considera un sistema que sincronice automáticamente tu plataforma de pagos con el accounting software (software de contabilidad) para evitar estos errores.

No hacer un seguimiento de los pagos fallidos

Los pagos electrónicos pueden fallar debido a información incorrecta o fondos insuficientes. Si no detectas el error, es posible que una factura no se pague. Un buen sistema enviará alertas cuando algo salga mal para que puedas abordar cualquier problema de inmediato.

Cómo elegir el mejor método para tus necesidades

Cada empresa tiene necesidades diferentes. Una puede tener dos facturas mensuales y cero pagos internacionales; otra podría gestionar docenas de facturas mensuales de alquiler y servicios públicos de tiendas en diversos países. Estas son algunas consideraciones importantes a la hora de decidir qué método de pago de facturas (o combinación de métodos) funciona mejor para ti:

• Volumen de transacción: si pagas solo unas pocas facturas cada mes, es posible que no necesites un sistema completamente automatizado. Por el contrario, si gestionas una gran cantidad de facturas, la automatización avanzada podría ahorrarte tiempo y esfuerzo valiosos.
  
• Proveedores de servicios internacionales: las transferencias electrónicas y las plataformas especializadas pueden ayudarte a move funds across borders (mover fondos entre fronteras), pero asegúrate de comprender las comisiones y las tasas de cambio antes de comprometerte. Ciertas soluciones, como Stripe, pueden convertir divisas automáticamente.
  
• Velocidad de procesamiento: si necesitas un pago instantáneo o en el mismo día, una aplicación móvil de pago podría ser tu mejor opción. Para facturas menos urgentes, ACH suele ser más barato, incluso si tarda un par de días en procesarse.
  
• Presupuesto para comisiones: examina todas las comisiones mensuales o los costos de transacción, no siempre es mejor elegir el camino más barato, pero no querrás pagar más de lo necesario.
  
• Software de contabilidad: revisa qué métodos de pago e integraciones admite tu software de contabilidad, esto significa menos trabajo si puedes sincronizar los datos automáticamente en lugar de escribir la misma información en varios sistemas.
  
• Preferencias de pago de los proveedores de servicios: algunos proveedores pueden insistir en un cheque, mientras que otros pueden preferir los pagos con ACH. Todos estarán más felices con un sistema que pueda cumplir con sus expectativas tanto como sea factible para ti.
  
• Seguridad y privacidad: algunas industrias, como la atención médica, requieren medidas de seguridad mejoradas; si esto es una consideración, comprende qué tan bien estás protegido y con qué funcionalidad cuentas.