De lojas temporárias a grandes ecommerces, toda empresa precisa gerenciar despesas. Pagar contas pode parecer tão simples quanto emitir um cheque ou preencher um formulário online, mas há vários métodos a considerar — cada um com seus próprios benefícios, custos e prazos de processamento.

As contas mensais de uma empresa podem incluir aluguel, serviços públicos e cartões de crédito — todos variando bastante conforme a localização, o modelo de negócio e o porte da empresa. A seguir, vamos explorar os métodos mais comuns usados por empresas para pagar contas, os erros mais frequentes, como a Stripe apoia pagamentos automatizados e como escolher o melhor método para o seu caso.

Neste artigo:

• Quais são as formas mais comuns de pagar contas?
  
• Como funcionam os pagamentos eletrônicos de contas?
  
• Como a Stripe apoia pagamentos automatizados de contas?
  
• Quais são os erros mais comuns na gestão de pagamentos de contas?
  
• Como escolher o melhor método para as suas necessidades
  

Quais são as formas mais comuns de pagar contas?

Empresas utilizam uma ampla variedade de métodos de pagamento, desde os mais tradicionais até os mais modernos. A escolha certa para seu negócio depende, geralmente, de quem será pago e da frequência. Abaixo estão algumas opções populares.

Cheques

No entanto, cheques levam mais tempo para chegar e serem compensados, e há o risco de se perderem durante o transporte ou no escritório do destinatário. Além disso, algumas empresas não aceitam mais cheques, devido ao risco de fraude.

Mas os cheques demoram mais para chegar e serem compensados, e sempre existe a possibilidade de se perderem durante o envio ou serem extraviados na mesa de alguém. Além disso, algumas empresas não aceitam mais cheques devido ao seu potencial de uso fraudulento.

Cartões de crédito ou débito

Você pode pagar contas com cartão de débito ou crédito. Esses pagamentos são geralmente rápidos, fáceis de rastrear nos extratos e, no caso de cartões empresariais, podem render pontos ou recompensas.

Por outro lado, alguns fornecedores repassam as taxas de processamento cobrando uma sobretaxa. E se você mantiver saldo em aberto no cartão de crédito, terá que pagar juros à administradora.

Transferências eletrônicas

Esse método envolve a movimentação eletrônica de dinheiro por meio de redes de transferências bancárias locais, como a rede ACH (Automated Clearing House) nos EUA ou a SEPA (Área Única de Pagamentos em Euros) na Europa. As taxas são relativamente baixas e as transferências funcionam bem para contas recorrentes, como aluguel ou serviços públicos. Também é relativamente simples implementar transações ACH automatizadas.

No entanto, transferências eletrônicas podem levar alguns dias para serem concluídas e podem ser devolvidas caso o banco emissor ou receptor identifique algum problema.

Transferências bancárias

Uma transferência bancária direta envia fundos do seu banco para outro. É normalmente mais rápida e segura do que enviar um cheque pelo correio e pode ser indispensável para pagamentos urgentes ou de alto valor — especialmente os internacionais.

As desvantagens incluem a possibilidade de cobrança de taxas tanto do lado do remetente quanto do destinatário, o que pode pesar em transações grandes. Além disso, geralmente exigem preenchimento manual dos dados bancários.

Serviços de pagamento de faturas online

Este método utiliza plataformas dedicadas (operadas por bancos ou terceiros) para gerenciar os pagamentos. Você faz login uma vez, configura os pagamentos e agenda conforme necessário. É uma forma prática de lidar com diversas contas recorrentes em um único lugar.

Contudo, algumas dessas plataformas cobram taxas mensais ou por transação e podem não ter boa integração com seu sistema contábil atual.

Aplicativos de pagamento móvel

Aplicativos como carteiras digitais permitem pagar contas ou enviar dinheiro diretamente do seu celular ou computador. São rápidos para configurar, oferecem pagamentos instantâneos ou quase instantâneos e exigem pouco esforço tanto de quem paga quanto de quem recebe.

São mais indicados para transações casuais e podem carecer da estrutura formal necessária para manter registros detalhados. Também podem envolver taxas elevadas ou conversão de moedas com câmbio desfavorável em transações maiores ou internacionais.

Como funcionam os pagamentos eletrônicos de contas?

Pagamentos eletrônicos de contas envolvem a transferência digital de dinheiro da sua conta para a conta do fornecedor de serviço. Isso pode ser feito por meio de um portal de internet banking, um serviço de pagamento especializado ou um sistema automatizado.

Para iniciar um pagamento eletrônico, primeiro confirme se possui os dados corretos da conta e da agência — seja para enviar um pagamento recorrente de aluguel ao proprietário ou pagar um prestador de serviços pela primeira vez. Depois, reúna informações necessárias para pagamentos internacionais, como o código SWIFT (Sociedade para Telecomunicações Financeiras Interbancárias Mundiais).

Em seguida, acesse a plataforma onde fará o pagamento. Insira o valor, confirme o destinatário e escolha a data de envio. Algumas plataformas permitem criar agendamentos recorrentes, o que facilita o pagamento mensal da mesma conta sem precisar inserir os dados toda vez.

Após a confirmação do pagamento, o sistema pode solicitar uma autenticação adicional (como um código enviado por mensagem de texto) para reforçar a segurança. O banco ou rede de pagamentos processará sua solicitação. Dependendo da plataforma, a transação pode ser concluída quase imediatamente ou levar um ou dois dias úteis para compensação.

Depois que a transação for concluída, tanto você quanto o fornecedor receberão uma confirmação de pagamento, como um número de referência para registro ou um comprovante digital.

Como a Stripe apoia pagamentos automatizados de contas?

A Stripe permite que empresas enviem e recebam pagamentos online de diversas formas, simplificando todo o sistema de pagamentos. Veja algumas das principais funcionalidades que a Stripe oferece para ajudar a pagar suas contas:

• É possível enviar dinheiro para contas bancárias externas com o Stripe Connect.
  
• Você pode usar o Painel da Stripe para verificar quais fornecedores já foram pagos, quanto cada um recebeu e quando.
  
• Também é possível exportar os dados da Stripe ou integrá-la ao seu software de contabilidade.
  

Quais são os erros mais comuns na gestão de pagamentos de contas?

Cometer erros no pagamento de contas pode reduzir sua margem de lucro. A seguir estão algumas armadilhas que podem afetar até mesmo as equipes mais cuidadosas.

Pagar contas com pouca frequência

É tentador lidar com todas as contas em uma única sessão intensa no fim do mês, mas isso pode levar a lançamentos apressados, surpresas de última hora ou multas por atraso. Revisões semanais ou quinzenais ajudam a dividir o trabalho em partes menores e mais controláveis.

Ignorar datas de vencimento variadas

Contar com um único dia fixo por mês para pagamentos pode causar confusão ou atrasos. Embora o aluguel possa vencer no início do mês, outras contas, como cartão de crédito ou programas de alimentação para funcionários, podem ter vencimentos semanais ou no meio do mês. Crie um calendário que esclareça o ciclo de faturamento de cada fornecedor de serviço para evitar erros.

Inserir dados bancários incorretos

Enviar dinheiro para a conta errada por engano pode gerar disputas ou reembolsos demorados. Sempre revise os números da conta e da agência, especialmente com novos fornecedores. É por isso que muitos sistemas de pagamento enviam transações de teste ou valores simbólicos para confirmar se os dados estão corretos.

Perder oportunidades de desconto por pagamento antecipado

Alguns fornecedores oferecem descontos para quem paga antes do vencimento. Automatizar os pagamentos para que sejam enviados com antecedência é uma forma de garantir essa economia.

Ignorar taxas de transação

Transferências bancárias, pagamentos com cartão e transações internacionais podem incluir taxas de ambos os lados. Verifique seus extratos para entender se essas tarifas estão maiores do que o esperado. Em alguns casos, mudar para pagamentos via ACH ou ajustar a frequência dos pagamentos pode reduzir custos.

Esquecer de registrar cada transação

Ao depender de lançamentos manuais, o erro humano é inevitável. Mesmo uma pequena divergência pode comprometer a contabilidade. Considere utilizar um sistema que sincronize automaticamente sua plataforma de pagamentos com o seu software de contabilidade para evitar esse tipo de falha.

Não acompanhar pagamentos recusados

Pagamentos eletrônicos podem falhar por informações incorretas ou saldo insuficiente. Se você não perceber a falha, a conta pode ficar em aberto. Um bom sistema envia alertas quando algo dá errado, permitindo resolver o problema imediatamente.

Como escolher o melhor método para suas necessidades

Cada empresa tem necessidades diferentes. Uma pode ter apenas duas contas mensais e nenhuma transação internacional; outra pode lidar com dezenas de contas mensais de aluguel e serviços em lojas distribuídas por vários países. Veja a seguir alguns fatores importantes a considerar ao decidir qual método de pagamento de contas (ou combinação de métodos) funciona melhor para o seu caso:

• Volume de transações: Se você paga poucas contas por mês, talvez não precise de um sistema totalmente automatizado. Por outro lado, se lida com grande volume, automação avançada pode economizar tempo e esforço valiosos.
  
• Fornecedores internacionais: Transferências bancárias e plataformas especializadas podem ajudar a enviar fundos para o exterior, mas é importante entender as taxas e as cotações de câmbio antes de assumir esse compromisso. Algumas soluções, incluindo a Stripe, permitem converter moedas automaticamente.
  
• Velocidade de processamento: Se você precisa de um pagamento instantâneo ou no mesmo dia, um aplicativo de pagamento móvel pode ser a melhor opção. Para contas menos urgentes, pagamentos via ACH geralmente são mais baratos, mesmo que levem alguns dias para processar.
  
• Orçamento para taxas: Avalie todas as taxas mensais e os custos por transação. Nem sempre a opção mais barata é a melhor, mas também não vale a pena pagar mais do que o necessário.
  
• Software de contabilidade: Verifique quais métodos de pagamento e integrações são compatíveis com o seu sistema contábil. Automatizar a sincronização dos dados evita o retrabalho de digitar as mesmas informações em sistemas diferentes.
  
• Preferência dos fornecedores: Alguns prestadores insistem no uso de cheques, enquanto outros preferem transferências via ACH. Você evitará atritos se usar um sistema que atenda às preferências dos fornecedores, tanto quanto possível.
  
• Segurança e privacidade: Certos setores, como o de saúde, exigem medidas de segurança reforçadas. Se for o caso da sua empresa, entenda como seus dados estão protegidos e quais recursos estão disponíveis.