ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าป๊อปอัปไปจนถึงยักษ์ใหญ่ด้านอีคอมเมิร์ซ ธุรกิจทุกประเภทล้วนต้องจัดการค่าใช้จ่าย การจัดการการชำระเงินอาจดูง่ายเหมือนการเขียนเช็คหรือป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์มออนไลน์ แต่จริงๆ แล้วมีหลายวิธีการให้พิจารณา ซึ่งแต่ละวิธีก็มีข้อดี ค่าใช้จ่าย และความเร็วในการดำเนินการแตกต่างกัน

ใบเรียกเก็บเงินรายเดือนของธุรกิจอาจประกอบด้วยค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และค่าบัตรเครดิต ซึ่งทั้งหมดนี้มีความแตกต่างกันอย่างมาก ขึ้นอยู่กับสถานที่ โมเดลธุรกิจ และขนาดธุรกิจ ด้านล่างนี้เราจะสำรวจวิธีการที่ธุรกิจนิยมใช้ในการชำระใบเรียกเก็บเงินมากที่สุด ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง วิธีที่ Stripe รองรับการชำระเงินอัตโนมัติ และวิธีเลือกวิธีการชำระเงินที่เหมาะสำหรับธุรกิจของคุณที่สุด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีชำระใบเรียกเก็บเงินที่นิยมที่สุดคือวิธีใด
  
• การชำระใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร
  
• Stripe รองรับการชำระใบเรียกเก็บเงินอัตโนมัติอย่างไร
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดการการชำระใบเรียกเก็บเงินมีอะไรบ้าง
  
• วิธีเลือกวิธีการที่เหมาะกับความต้องการของคุณที่สุด
  

วิธีชำระใบเรียกเก็บเงินที่นิยมที่สุดคือวิธีใด

ธุรกิจใช้วิธีการชำระใบเรียกเก็บเงินที่หลากหลาย โดยมีตั้งแต่วิธีแบบดั้งเดิมไปจนถึงวิธีสมัยใหม่ ตัวเลือกที่เหมาะสำหรับธุรกิจของคุณมักขึ้นอยู่กับหน่วยงานที่คุณชำระเงินให้และความถี่ในการชำระเงิน ด้านล่างนี้คือตัวเลือกบางส่วนที่ได้รับความนิยม

เช็คกระดาษ

วิธีนี้เป็นการส่งเช็คฉบับจริงให้กับผู้ให้บริการผ่านไปรษณีย์หรือส่งด้วยตนเอง เช็คช่วยสร้างหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรและเป็นที่ยอมรับอย่างแพร่หลาย เจ้าของธุรกิจบางราย (และอุตสาหกรรมบางประเภท) อาจรู้สึกมั่นใจกับวิธีการแบบดั้งเดิมนี้มากกว่า

แต่เช็คใช้เวลานานกว่าจะถึงและเคลียร์ยอดสำเร็จ อีกทั้งมีโอกาสที่จะสูญหายระหว่างขนส่งหรือถูกวางผิดที่บนโต๊ะทำงานของคนอื่น นอกจากนี้ บางธุรกิจก็ไม่รับเช็คแล้ว เนื่องจากมีความเสี่ยงที่จะถูกนำไปใช้สำหรับการฉ้อโกง

บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต

คุณสามารถชำระใบเรียกเก็บเงินด้วยบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิตได้ การชำระเงินด้วยบัตรมักจะรวดเร็ว ง่ายต่อการตรวจสอบย้อนหลังในรายการเดินบัญชี และหากใช้บัตรเครดิตสำหรับธุรกิจ คุณก็อาจได้รับคะแนนสะสมด้วย

อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการบางรายอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมเพื่อชดเชยค่าดำเนินการของบัตร และหากบัตรเครดิตมียอดค้างชำระ คุณจะต้องจ่ายดอกเบี้ยให้กับผู้ออกบัตรด้วย

การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์

วิธีนี้เป็นการโอนเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบท้องถิ่นสำหรับการทำธุรกรรมระหว่างธนาคาร เช่น เครือข่าย Automated Clearing House (ACH) ในสหรัฐอเมริกา หรือ Single Euro Payments Area (SEPA) ในยุโรป ค่าธรรมเนียมสำหรับการชำระเงินประเภทนี้ค่อนข้างต่ำ และการโอนเงินเหมาะสำหรับใบเรียกเก็บเงินที่ต้องชำระเป็นประจำ เช่น ใบเรียกเก็บเงินค่าเช่าหรือค่าสาธารณูปโภค นอกจากนี้การนำธุรกรรมแบบ ACH อัตโนมัติไปใช้ก็ค่อนข้างไม่ซับซ้อนด้วย

อย่างไรก็ตาม การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์อาจใช้เวลาสองสามวันกว่าจะเสร็จสิ้น และอาจเกิดการคืนเงินได้หากธนาคารผู้รับโอนหรือธนาคารผู้โอนตรวจพบความผิดปกติในธุรกรรม

การโอนเงินระหว่างธนาคาร

การโอนเงินระหว่างธนาคารเป็นการโอนเงินจากธนาคารของคุณไปยังธนาคารอื่นโดยตรง โดยทั่วไปวิธีนี้รวดเร็วและปลอดภัยกว่าการส่งเช็คทางไปรษณีย์ และอาจจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการชำระเงินก้อนใหญ่หรือเร่งด่วน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการชำระเงินข้ามพรมแดน

การโอนเงินระหว่างธนาคารมีข้อเสียอย่างหนึ่งคือ อาจมีค่าธรรมเนียมสำหรับทั้งผู้โอนและผู้รับโอน ซึ่งอาจเป็นภาระสำหรับการทำธุรกรรมขนาดใหญ่ อีกทั้งการโอนเงินระหว่างธนาคารมักกำหนดให้ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

บริการชำระใบเรียกเก็บเงินออนไลน์

วิธีนี้เป็นการใช้แพลตฟอร์มเฉพาะซึ่งมักดำเนินการโดยธนาคารของคุณหรือบุคคลที่สามเพื่อจัดการการชำระใบเรียกเก็บเงินต่างๆ คุณสามารถเข้าสู่ระบบครั้งเดียว ตั้งค่าการชำระเงิน และกำหนดเวลาชำระเงินได้ตามต้องการ จึงเป็นวิธีที่สะดวกในการจัดการใบเรียกเก็บเงินที่ต้องชำระเป็นประจำหลายฉบับในที่เดียว

อย่างไรก็ตาม แพลตฟอร์มเหล่านี้บางแห่งอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมรายเดือนหรือค่าธรรมเนียมต่อธุรกรรม และบางแพลตฟอร์มอาจซิงค์กับซอฟต์แวร์การทำบัญชีที่มีอยู่ของคุณได้ไม่ดีนัก

แอปการชำระเงินบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

แอปการชำระเงินบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น กระเป๋าเงินดิจิทัล ช่วยให้คุณชำระใบเรียกเก็บเงินหรือโอนเงินด้วยโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ของคุณได้โดยตรง แอปเหล่านี้ตั้งค่าได้รวดเร็ว ให้บริการชำระเงินทันทีหรือเกือบจะทันที อีกทั้งผู้ชำระเงินและผู้รับชำระเงินไม่จำเป็นต้องดำเนินการที่ซับซ้อนยุ่งยาก

แอปการชำระเงินบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เหมาะสำหรับธุรกรรมที่ไม่เป็นทางการมากนัก และอาจขาดโครงสร้างแบบเป็นระบบที่คุณต้องการใช้สำหรับเก็บบันทึกโดยละเอียด นอกจากนี้อาจมีค่าธรรมเนียมหรืออัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงินสูง โดยเฉพาะสำหรับการทำธุรกรรมขนาดใหญ่หรือการชำระเงินข้ามพรมแดน

การชำระใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร

การชำระใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงการโอนเงินจากบัญชีของคุณเข้าบัญชีของผู้ให้บริการในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งสามารถทำได้ผ่านพอร์ทัลบริการธนาคารออนไลน์ บริการชำระเงินเฉพาะทาง หรือระบบอัตโนมัติ

หากต้องการเริ่มการชำระใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นแรกให้ตรวจสอบว่าคุณมี Routing Number และหมายเลขบัญชีที่ถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะกำลังโอนค่าเช่ารายเดือนให้กับเจ้าของที่ หรือจ่ายค่าจ้างให้กับช่างทาสีที่เพิ่งมาทำงานที่หน้าร้านของคุณเป็นครั้งแรกก็ตาม จากนั้นรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับการชำระเงินข้ามพรมแดน เช่น รหัส Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT)

ขั้นต่อมา ให้เข้าสู่ระบบแพลตฟอร์มที่คุณจะดำเนินการชำระเงิน ป้อนจำนวนเงิน ยืนยันผู้รับเงิน และเลือกวันที่จะโอนเงินออก บางแพลตฟอร์มอนุญาตให้คุณตั้งกำหนดเวลาชำระเงินแบบประจำได้ คุณจึงสามารถชำระใบเรียกเก็บเงินเดิมได้ทุกเดือน หรือตามรอบเวลาปกติอื่นๆ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ

เมื่อคุณยืนยันว่าต้องการชำระเงิน ระบบอาจขอให้คุณยืนยันตัวตนแบบที่สอง (เช่น รหัสยืนยันที่ส่งผ่านข้อความ SMS) เพื่อเพิ่มความปลอดภัย จากนั้นธนาคารหรือเครือข่ายการชำระเงินจะดำเนินการตามคำขอของคุณ โดยธุรกรรมอาจเสร็จสิ้นแทบจะในทันทีหรือใช้เวลาดำเนินการหนึ่งหรือสองวัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มนั้นๆ

หลังจากธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์แล้ว โดยปกติทั้งคุณและผู้รับเงินจะได้รับการยืนยันการชำระเงิน เช่น หมายเลขเฉพาะเพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงหรือใบเสร็จออนไลน์

Stripe รองรับการชำระใบเรียกเก็บเงินอัตโนมัติอย่างไร

Stripe ช่วยให้ธุรกิจส่งและรับการชำระเงินออนไลน์ได้หลายวิธี ซึ่งทำให้ระบบการชำระเงินของคุณง่ายขึ้น ด้านล่างนี้ตัวอย่างฟังก์ชันหลักที่ Stripe มีให้ใช้งาน ซึ่งจะช่วยคุณชำระใบเรียกเก็บเงินได้

• คุณสามารถโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารภายนอกด้วย Stripe Connect
  
• คุณสามารถใช้แดชบอร์ด Stripe เพื่อตรวจสอบว่าผู้ให้บริการรายใดได้รับชำระเงินแล้ว ได้รับเงินเป็นจำนวนเท่าใด และได้รับเมื่อใด
  
• คุณสามารถส่งออกข้อมูล Stripe หรือผสานการทำงาน Stripe กับซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณได้
  

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดการการชำระใบเรียกเก็บเงินมีอะไรบ้าง

การทำผิดพลาดในการชำระใบเรียกเก็บเงินอาจทำให้คุณมีกำไรลดลง ด้านล่างนี้คือข้อผิดพลาดบางประการที่อาจส่งผลกระทบแม้กระทั่งต่อทีมที่รอบคอบที่สุด

ชำระใบเรียกเก็บเงินไม่บ่อยพอ

หลายคนอาจเลือกที่จะจัดการใบเรียกเก็บเงินรวดเดียวในช่วงสิ้นเดือน แต่การทำเช่นนี้อาจส่งผลให้ต้องป้อนข้อมูลอย่างเร่งรีบ เจอเรื่องเซอร์ไพรส์ในนาทีสุดท้าย หรือเสียค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า การตรวจสอบทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์จะช่วยแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่จัดการได้ง่ายกว่า

ละเลยวันครบกำหนดที่แตกต่างกัน

การพึ่งพาวันชำระเงินประจำเดือนเพียงวันเดียวอาจทำให้เกิดความสับสนหรือชำระใบเรียกเก็บเงินล่าช้า แม้ว่าค่าเช่าอาจครบกำหนดในวันที่ 1 ของเดือน แต่ใบเรียกเก็บเงินอื่นๆ เช่น ค่าบัตรเครดิต หรือการชำระเงินค่าอาหารสำหรับพนักงาน อาจครบกำหนดช่วงกลางเดือนหรือต้องชำระทุกสัปดาห์ จึงควรสร้างระบบปฏิทินที่ชี้ระบุรอบการเรียกเก็บเงินของผู้ให้บริการแต่ละรายเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

ป้อนรายละเอียดธนาคารผิด

การโอนเงินผิดบัญชีโดยไม่ได้ตั้งใจอาจนำไปสู่การขอคืนเงินหรือเกิดการโต้แย้งที่เสียเวลาโดยใช่เหตุ จึงควรตรวจทานหมายเลขบัญชีและ Routing Number ทุกครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโอนเงินให้ผู้ให้บริการรายใหม่ นี่คือเหตุผลที่ระบบการชำระเงินจำนวนมากมักจะส่งรายการทดสอบ หรือพักยอดเงินจำนวนเล็กน้อยไว้เพื่อยืนยันว่าผู้รับเงินถูกต้อง

พลาดส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด

ผู้ให้บริการบางรายอาจให้รางวัลสำหรับการชำระเงินทันที การตั้งระบบการชำระเงินอัตโนมัติเพื่อให้ชำระเงินก่อนถึงวันครบกำหนดเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณไม่พลาดโอกาสประหยัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้

มองข้ามค่าธรรมเนียมธุรกรรม

การโอนเงินระหว่างธนาคาร การชำระเงินด้วยบัตร และการทำธุรกรรมระหว่างประเทศอาจมีค่าธรรมในฝั่งใดฝั่งหนึ่ง ดังนั้นควรตรวจสอบรายการเดินบัญชีของคุณเพื่อดูว่าค่าธรรมเนียมดังกล่าวสูงกว่าที่คุณคิดหรือไม่ ในบางกรณี การเปลี่ยนไปใช้การชำระเงินแบบ ACH หรือการปรับความถี่ในการชำระเงินอาจช่วยลดค่าธรรมเนียมได้

ลืมบันทึกธุรกรรมแต่ละครั้ง

หากคุณพึ่งพาการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ข้อผิดพลาดจากมนุษย์เป็นสิ่งที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ แม้แต่ความคลาดเคลื่อนเพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้บัญชีของคุณผิดเพี้ยนได้ ลองพิจารณาระบบที่ซิงค์แพลตฟอร์มการชำระเงินของคุณกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดเหล่านี้

ไม่ได้ติดตามการชำระเงินที่ไม่สำเร็จ

การชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์อาจไม่สำเร็จเนื่องจากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือจำนวนเงินไม่เพียงพอ หากคุณไม่สังเกตเห็นการดำเนินการที่ไม่สำเร็จนี้ ใบเรียกเก็บเงินอาจไม่ได้รับการชำระ ระบบที่ดีจะส่งการแจ้งเตือนเมื่อเกิดข้อผิดพลาดบางอย่าง เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันที

วิธีเลือกวิธีการที่เหมาะกับความต้องการของคุณที่สุด

แต่ละธุรกิจมีความต้องการแตกต่างกัน ธุรกิจหนึ่งอาจมีใบเรียกเก็บเงินรายเดือนเพียงสองใบและไม่มีการชำระเงินระหว่างประเทศ ขณะที่อีกธุรกิจหนึ่งอาจต้องจัดการใบเรียกเก็บเงินค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภคหลายสิบใบต่อเดือนจากร้านค้าหลายแห่งในหลายประเทศ ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการเมื่อคุณต้องตัดสินใจเลือกวิธีการชำระใบเรียกเก็บเงิน (หรือหลายวิธีการรวมกัน) ที่เหมาะสำหรับคุณที่สุด

• ปริมาณธุรกรรม: หากคุณมีใบเรียกเก็บเงินที่ต้องชำระเพียงไม่กี่ฉบับในแต่ละเดือน คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ ในทางกลับกัน หากคุณต้องจัดการใบเรียกเก็บเงินจำนวนมาก การใช้ระบบอัตโนมัติขั้นสูงอาจช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามอันมีค่าได้
  
• ผู้ให้บริการระหว่างประเทศ: การโอนเงินระหว่างธนาคารและแพลตฟอร์มเฉพาะทางสามารถช่วยให้คุณโอนเงินข้ามพรมแดนได้ แต่คุณจะต้องเข้าใจค่าธรรมเนียมและอัตราแลกเปลี่ยนก่อนตัดสินใจ บางโซลูชัน (รวมถึง Stripe) สามารถแปลงสกุลเงินให้โดยอัตโนมัติได้
  
• ความเร็วในการดำเนินการ: หากคุณต้องการชำระเงินทันทีหรือภายในวันเดียว แอปการชำระเงินบนอุปกรณ์เคลื่อนที่อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะกับคุณที่สุด สำหรับใบเรียกเก็บเงินที่ไม่เร่งด่วนมาก การใช้ ACH มักจะมีค่าใช้จ่ายถูกกว่า แม้ว่าจะใช้เวลาดำเนินการสองสามวันก็ตาม
  
• งบประมาณสำหรับค่าธรรมเนียม: ตรวจสอบค่าธรรมเนียมรายเดือนหรือค่าใช้จ่ายในการทำธุรกรรมทั้งหมด การเลือกวิธีที่ถูกที่สุดไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป แต่คุณก็ควรหลีกเลี่ยงการจ่ายเกินความจำเป็น
  
• ซอฟต์แวร์การทำบัญชี: ดูว่าซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณรองรับวิธีการชำระเงินและการผสานการทำงานใดบ้าง หากคุณสามารถซิงค์ข้อมูลได้แบบอัตโนมัติโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลเดียวกันลงในหลายระบบจะช่วยลดภาระงานลงไปได้มาก
  
• ความต้องการรับชำระเงินของผู้ให้บริการ: ผู้ให้บริการบางรายอาจยืนยันให้ชำระเงินด้วยเช็ค ขณะที่รายอื่นๆ อาจต้องการให้ชำระเงินผ่าน ACH การมีระบบที่สามารถตอบสนองความคาดหวังของผู้ให้บริการได้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้จะช่วยให้ฝ่ายรู้สึกพึงพอใจมากขึ้น
  
• ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว: อุตสาหกรรมบางประเภท เช่น การดูแลสุขภาพ ต้องการมาตรการด้านความปลอดภัยที่เข้มงวดมากขึ้น หากสิ่งนี้เป็นปัจจัยที่ต้องพิจารณา คุณต้องทำความเข้าใจว่าคุณได้รับการปกป้องมากน้อยเพียงใด และมีฟีเจอร์ใดให้ใช้งานบ้าง