Von Pop-up-Shops bis hin zu E-Commerce-Giganten – jedes Unternehmen muss seine Ausgaben verwalten. Die Abwicklung von Zahlungen mag so einfach erscheinen wie das Ausstellen eines Schecks oder die Eingabe von Daten in ein Online-Formular. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Methoden, alle mit unterschiedlichen Vorteilen, Kosten und Verarbeitungsgeschwindigkeiten.

Die monatlichen Rechnungen eines Unternehmens können Miete, Nebenkosten und Kreditkarten umfassen – allesamt Posten, die je nach Standort, Geschäftsmodell und Größe erheblich variieren können. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die gängigsten Methoden der Unternehmen zur Zahlung von Rechnungen, häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt, wie Stripe automatisierte Zahlungen unterstützt und wie Sie die beste Zahlungsmethode für Ihr Unternehmen auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind die gängigsten Zahlungsmethoden für Rechnungen?
  
• Wie funktioniert die elektronische Rechnungszahlung?
  
• Wie unterstützt Stripe die automatisierte Rechnungszahlung?
  
• Was sind häufige Fehler bei der Verwaltung der Rechnungszahlung?
  
• Wie wählen Sie die beste Methode für Ihre Anforderungen aus?
  

Was sind die gängigsten Zahlungsmethoden für Rechnungen?

Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Rechnungs-Zahlungsmethoden, von traditionellen bis hin zu moderneren Mitteln. Die richtige Wahl für Ihr Unternehmen hängt in der Regel davon ab, an wen Sie zahlen und wie oft. Nachfolgend finden Sie einige beliebte Optionen.

Schecks

Bei dieser Methode wird ein physischer Scheck per Post oder persönlich an einen Dienstleister gesendet. Schecks hinterlassen einen Papiernachweis und sind weithin anerkannt. Einige Geschäftsinhaber/innen (und bestimmte Branchen) fühlen sich mit dieser traditionelleren Methode möglicherweise wohler.

Allerdings dauert es länger, bis Schecks eintreffen und eingelöst werden, und es besteht immer die Möglichkeit, dass sie unterwegs verloren gehen oder auf einem Schreibtisch verlegt werden. Darüber hinaus akzeptieren einige Unternehmen aufgrund des Betrugspotenzials keine Schecks mehr.

Kredit- oder Debitkarten

Sie können Rechnungen mit einer Debit- oder Kreditkarte bezahlen. Kartenzahlungen sind in der Regel schnell, lassen sich leicht in Ihren Abrechnungen nachverfolgen und können mit Prämienpunkten verbunden sein, wenn Sie eine Geschäftskreditkarte verwenden.

Einige Dienstleister verlangen jedoch einen Aufschlag, um die Bearbeitungsgebühren für Kreditkarten zu decken. Und wenn Sie einen Kreditkartensaldo haben, müssen Sie dem Aussteller Zinsen zahlen.

Elektronische Transaktionen

Bei dieser Methode wird Geld elektronisch über das lokale System für Bank-zu-Bank-Transaktionen überwiesen, wie beispielsweise das Automated Clearing House(ACH)-Netzwerk in den USA oder den Single Euro Payments Area (SEPA) in Europa. Die Gebühren für diese Zahlungsart sind relativ niedrig, und Überweisungen eignen sich für wiederkehrende Rechnungen, wie beispielsweise Mieten oder Nebenkosten. Die Implementierung automatisierter ACH-Transaktionen ist in der Regel unkompliziert.

Allerdings kann es einige Tage dauern, bis elektronische Überweisungen abgeschlossen sind, und es kann zu Rücküberweisungen kommen, wenn die empfangende oder sendende Bank die Transaktion beanstandet.

Banküberweisungen

Bei einer Überweisung werden Geldbeträge direkt von Ihrer Bank an eine andere Bank überwiesen. Dies ist in der Regel wesentlich schneller und sicherer als der Versand eines Schecks und kann für große oder dringende Zahlungen – insbesondere grenzüberschreitende Zahlungen – unverzichtbar sein.

Einer der Nachteile von Überweisungen ist die Möglichkeit, dass sowohl für den Absender als auch für den Empfänger Gebühren anfallen, was bei großen Transaktionen nachteilig sein kann. Überweisungen erfordern in der Regel auch die manuelle Eingabe von Informationen.

Online-Rechnungszahlungsdienste

Bei dieser Methode werden spezielle Plattformen verwendet, die häufig von Ihrer Bank oder einem Drittanbieter betrieben werden, um Rechnungszahlungen abzuwickeln. Sie können sich einmal anmelden, Zahlungen einrichten und nach Bedarf planen. Dies ist eine praktische Möglichkeit, viele wiederkehrende Rechnungen an einem Ort zu verwalten.

Einige dieser Plattformen erheben jedoch monatliche oder transaktionsbezogene Gebühren. Andere lassen sich möglicherweise nicht gut mit Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware synchronisieren.

Mobile Zahlungs-Apps

Mit mobilen Zahlungs-Apps wie Digital Wallets können Sie Rechnungen bezahlen oder Geld direkt mit Ihrem Smartphone oder Computer überweisen. Diese Apps sind schnell eingerichtet, ermöglichen sofortige oder nahezu sofortige Zahlungen und erfordern nur minimalen Aufwand sowohl vom Zahler als auch vom Zahlungsempfänger.

Mobile Zahlungs-Apps eignen sich am besten für eher gelegentliche Transaktionen und verfügen möglicherweise nicht über die formellere Struktur, die Sie für eine detaillierte Buchführung benötigen. Außerdem können Gebühren oder Währungsumrechnungskurse hoch sein, insbesondere bei größeren Transaktionen oder grenzüberschreitenden Zahlungen.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungszahlung?

Elektronische Rechnungszahlung bedeutet, dass Geld digital von Ihrem Konto auf das Konto Ihres Dienstleisters überwiesen wird. Dies kann über ein Online-Banking-Portal, einen speziellen Zahlungsdienst oder ein automatisiertes System erfolgen.

Um eine elektronische Rechnungszahlung zu starten, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über die richtigen Bankleitzahl und Kontonummer verfügen – egal, ob Sie eine wiederkehrende Mietzahlung an Ihre/n Vermieter/in senden oder eine/n Maler/in bezahlen, der/die zum ersten Mal Arbeiten in Ihrem Ladenlokal durchgeführt hat. Holen Sie anschließend alle für grenzüberschreitende Zahlungen erforderlichen Informationen ein, wie beispielsweise einen Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT)-Code.

Melden Sie sich anschließend bei der Plattform an, über die Sie die Zahlung vornehmen möchten. Geben Sie den Betrag ein, bestätigen Sie den/die Zahlungsempfänger/in und wählen Sie ein Datum für die Überweisung aus. Bei einigen Plattformen können Sie wiederkehrende Zahlungen einrichten, sodass Sie dieselbe Rechnung monatlich oder in einem anderen regelmäßigen Rhythmus bezahlen können, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.

Sobald Sie die Zahlung bestätigen, fordert das System möglicherweise eine zweite Authentifizierung (z. B. einen per SMS gesendeten Bestätigungscode) für zusätzliche Sicherheit an. Die Bank oder das Zahlungsnetzwerk bearbeitet dann Ihre Anfrage. Je nach Plattform kann die Transaktion praktisch in Echtzeit oder innerhalb von ein bis zwei Tagen abgewickelt werden.

Nach Abschluss der Transaktion erhalten in der Regel sowohl Sie als auch der/die Zahlungsempfänger/in eine Zahlungsbestätigung, beispielsweise eine eindeutige Nummer für Ihre Unterlagen oder einen Online-Beleg.

Wie unterstützt Stripe die automatisierte Rechnungszahlung?

Mit Stripe können Unternehmen Online-Zahlungen auf verschiedene Arten senden und akzeptieren, wodurch Ihr gesamtes Zahlungssystem vereinfacht wird. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Stripe, die Ihnen bei der Bezahlung Ihrer Rechnungen helfen können:

• Sie können Geld an externe Bankkonten mit Stripe Connect senden.
  
• Sie können das Stripe-Dashboard verwenden, um zu sehen, welcher Anbieter bezahlt wurde, wie viel jeder erhalten hat und wann.
  
• Sie können Stripe-Daten exportieren oder Stripe mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren.
  

Was sind häufige Fehler bei der Verwaltung der Rechnungszahlung?

Fehler bei der Rechnungszahlung können Ihren Gewinn schmälern. Nachfolgend finden Sie einige Fallstricke, die selbst das sorgfältigste Team betreffen können.

Rechnungen zu selten bezahlen

Es ist verlockend, Rechnungen am Monatsende in einer Marathon-Sitzung zu erledigen, das kann aber zu überstürzten Dateneingaben, Überraschungen in letzter Minute oder Verzugsgebühren führen. Wöchentliche oder zweiwöchentliche Überprüfungen können die Arbeitslast in kleinere, überschaubarere Portionen aufteilen.

Variable Fälligkeitstermine ignorieren

Sich auf einen einzigen monatlichen Zahltag zu verlassen, kann zu Verwirrung oder verspäteten Zahlungen führen. Während die Miete möglicherweise am ersten des Monats fällig ist, können andere Rechnungen wie Kreditkartenabrechnungen oder Zahlungen für das Mitarbeiteressen in der Mitte des Monats oder wöchentlich anfallen. Erstellen Sie ein Kalendersystem, das den Abrechnungszyklus jedes Dienstleisters klar darstellt, um Fehler zu vermeiden.

Falsche Bankdaten eingeben

Wenn Sie versehentlich Geld auf das falsche Konto überweisen, kann dies zu zeitaufwändigen Rückerstattungen oder Streitigkeiten führen. Überprüfen Sie daher immer zweimal die Kontonummer und die Bankleitzahl, insbesondere bei neuen Dienstleistern. Aus diesem Grund senden viele Zahlungssysteme Testtransaktionen oder halten kleine Beträge zurück, um zu überprüfen, ob der Zahlungsempfänger korrekt ist.

Skonti bei vorzeitiger Zahlung verpassen

Einige Dienstleister belohnen Sie möglicherweise für eine pünktliche Zahlung. Durch die Automatisierung von Zahlungen, sodass diese vor dem Fälligkeitsdatum ausgeführt werden, können Sie sich diese potenziellen Einsparungen sichern.

Transaktionsgebühren übersehen

Bei Überweisungen, Kartenzahlungen und internationalen Transaktionen können auf beiden Seiten Gebühren anfallen. Überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge, um festzustellen, ob diese Gebühren höher sind als erwartet. In einigen Fällen können Sie die Gebühren senken, indem Sie auf ACH-Zahlungen umstellen oder die Zahlungshäufigkeit anpassen.

Vergessen, die einzelnen Transaktion zu erfassen

Wenn Sie sich auf die manuelle Dateneingabe verlassen, sind menschliche Fehler vorprogrammiert. Selbst eine kleine Unstimmigkeit kann Ihre Bücher verfälschen. Ziehen Sie ein System in Betracht, das Ihre Zahlungsplattform automatisch mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert, um solche Fehler zu vermeiden.

Keine Nachverfolgung fehlgeschlagener Zahlungen

Elektronische Zahlungen können aufgrund falscher Angaben oder unzureichender Deckung fehlschlagen. Wenn Sie den Fehler nicht bemerken, kann eine Rechnung unbezahlt bleiben. Ein gutes System sendet Ihnen Benachrichtigungen, wenn etwas schiefgeht, sodass Sie Probleme sofort beheben können.

Wie wählen Sie die beste Methode für Ihre Anforderungen aus?

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen. Das eine hat vielleicht zwei monatliche Rechnungen und keine internationalen Zahlungen, das andere muss Dutzende von monatlichen Rechnungen für Mieten und Nebenkosten für Filialen in mehreren Ländern begleichen. Hier sind einige wichtige Überlegungen, die Sie bei der Entscheidung für die für Sie am besten geeignete Zahlungsmethode (oder Kombination von Methoden) berücksichtigen sollten:

• Transaktionsvolumen: Wenn Sie nur wenige Rechnungen pro Monat bezahlen, benötigen Sie möglicherweise kein vollautomatisches System. Bei einer großen Anzahl von Rechnungen können Sie durch eine fortschrittliche Automatisierung jedoch wertvolle Zeit und Mühe sparen.
  
• Internationale Dienstleister: Überweisungen und spezielle Plattformen können Ihnen dabei helfen, Geld ins Ausland zu überweisen. Informieren Sie sich jedoch vorab über die Gebühren und Wechselkurse. Einige Lösungen, darunter Stripe, können Währungen automatisch umrechnen.
  
• Verarbeitungstempo: Wenn Sie eine sofortige oder noch am selben Tag erfolgende Zahlung benötigen, ist eine mobile Zahlungs-App möglicherweise die beste Option für Sie. Für weniger dringende Rechnungen ist ACH oft günstiger, auch wenn die Bearbeitung einige Tage dauert.
  Budget für Gebühren: Prüfen Sie alle monatlichen Gebühren oder Transaktionskosten. Es ist nicht immer die günstigste Option die beste, aber Sie sollten auch nicht mehr bezahlen als nötig.
  
• Buchhaltungssoftware: Informieren Sie sich, welche Zahlungsmethoden und Integrationen Ihre Buchhaltungssoftware unterstützt. Es bedeutet weniger Arbeit, wenn Sie Daten automatisch synchronisieren können, anstatt dieselben Informationen in mehrere Systeme eingeben zu müssen.
  
• Zahlungspräferenzen von Dienstleistern: Einige Anbieter bestehen möglicherweise auf einer Zahlung per Scheck, während andere ACH-Zahlungen bevorzugen. Mit einem System, das die Erwartungen aller Beteiligten so weit wie möglich erfüllt, herrscht auf allen Seiten mehr Zufriedenheit.
  
• Sicherheit und Datenschutz: Bestimmte Branchen, wie beispielsweise das Gesundheitswesen, erfordern erhöhte Sicherheitsmaßnahmen. Wenn dies für Sie eine Rolle spielt, sollten Sie sich darüber informieren, wie gut Sie geschützt sind und welche Funktionen verfügbar sind.