Des boutiques éphémères aux géants du e-commerce, toutes les entreprises doivent gérer leurs dépenses. Le traitement des paiements peut sembler aussi simple que de rédiger un chèque ou de saisir des informations dans un formulaire en ligne. Il existe cependant une multitude de méthodes à prendre en compte, chacune présentant ses propres avantages, coûts et vitesses de traitement.

Les factures mensuelles d’une entreprise peuvent inclure le loyer, les services publics et les cartes de crédit, qui varient tous considérablement en fonction de l’emplacement, du modèle commercial et de la taille. Nous allons explorer ci-dessous les méthodes les plus courantes utilisées par les entreprises pour payer les factures, les erreurs courantes à éviter, comment Stripe prend en charge les paiements automatisés et comment choisir le mode de paiement le mieux adapté à votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Quels sont les moyens de paiement les plus courants pour régler des factures ?
  
• Comment fonctionne le paiement électronique des factures ?
  
• Comment Stripe prend-il en charge les paiements automatisés de factures ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes dans la gestion du paiement des factures ?
  
• Comment choisir la méthode la mieux adaptée à vos besoins
  

Quels sont les moyens de paiement les plus courants pour régler des factures ?

Les entreprises ont recours à divers [moyens de paiement] de factures(https://stripe.com/resources/more/alternative-payment-methods), allant des méthodes traditionnelles aux plus modernes. Le choix le plus adapté à votre entreprise dépend généralement du type de prestataire et de la fréquence des paiements. Vous trouverez ci-dessous quelques options courantes.

Chèques papier

Cette méthode consiste à envoyer un chèque physique à un prestataire de service par courrier ou en personne. Les chèques créent une trace écrite et sont largement reconnus. Certains chefs d'entreprise (et certains secteurs) peuvent se sentir plus à l'aise avec cette méthode plus traditionnelle.

Les chèques prennent cependant plus de temps à arriver et à être encaissés, et il existe toujours un risque qu'ils soient perdus pendant le transport ou égarés sur le bureau de quelqu'un. De plus, certaines entreprises n'acceptent plus les chèques en raison du risque de fraude.

Cartes de crédit ou de débit

Vous pouvez régler vos factures par carte de débit ou de crédit. Les paiements par carte sont généralement rapides, faciles à suivre sur vos relevés et peuvent vous permettre d'accumuler des points de fidélité si vous utilisez une carte de crédit professionnelle.

Toutefois, certains prestataires de services appliquent des frais supplémentaires pour couvrir les frais de traitement des cartes. De plus, si vous avez un solde impayé sur votre carte de crédit, vous devrez payer des intérêts à l'émetteur.

Transferts électroniques

Cette méthode consiste à transférer électroniquement des fonds via le système local pour les transactions interbancaires, tel que le réseau Automated Clearing House (ACH) aux États-Unis ou le Single Euro Payments Area (SEPA) en Europe. Les frais sont relativement peu élevés pour ce type de paiement, et les virements sont adaptés aux factures récurrentes, telles que celles liées au loyer ou aux services publics. Aussi, la mise en place de [transactions ACH] automatisées est généralement simple (https://stripe.com/resources/more/ach-vs-wire-transfers-vs-eft).

Toutefois, les virements électroniques peuvent prendre quelques jours pour être finalisés, et des retours peuvent se produire si la banque destinataire ou émettrice signale la transaction.

Virements bancaires

Un virement bancaire consiste à envoyer des fonds directement de votre banque à une autre banque. Il est généralement beaucoup plus rapide et sécurisé que l'envoi d'un chèque par la poste, et peut s'avérer indispensable pour les paiements importants ou urgents, en particulier à l'étranger.

L'un des inconvénients des virements bancaires réside dans les frais éventuels facturés à l'expéditeur et au destinataire, ce qui peut s'avérer préjudiciable pour les transactions importantes. Les virements bancaires nécessitent également souvent la saisie manuelle des informations.

Services de paiement de factures en ligne

Cette méthode consiste à utiliser des plateformes dédiées, souvent gérées par votre banque ou un tiers, pour traiter le paiement de vos factures. Vous pouvez vous connecter une seule fois, configurer vos paiements et les programmer selon vos besoins. C'est un moyen pratique de gérer plusieurs factures récurrentes en un seul endroit.

Cependant, certaines de ces plateformes facturent des frais mensuels ou par transaction, et certaines peuvent ne pas être compatibles avec votre logiciel de comptabilité existant.

Applications de paiement mobile

Les applications de paiement mobile, telles que les portefeuilles numériques, vous permettent de régler vos factures ou d'envoyer de l'argent directement depuis votre téléphone ou votre ordinateur. Ces applications sont rapides à configurer, offrent des paiements instantanés ou quasi instantanés et nécessitent un minimum d'efforts de la part du payeur et du bénéficiaire.

Les applications de paiement mobile sont particulièrement adaptées aux transactions occasionnelles, mais elles peuvent manquer de la structure formelle nécessaire pour conserver des registres détaillés. Les frais ou les taux de conversion de devises peuvent également être élevés, en particulier pour les transactions importantes ou les paiements internationaux.

Comment fonctionne le paiement électronique des factures ?

Le paiement électronique de factures consiste à transférer numériquement des fonds de votre compte vers celui de votre fournisseur de services. Ceci peut être effectué via un portail bancaire en ligne, un service de paiement spécialisé ou un système automatisé.

Pour effectuer un paiement électronique, assurez-vous d'abord que vous disposez des numéros de routage et de compte appropriés, que vous envoyiez un loyer récurrent à un propriétaire ou que vous payiez un peintre qui a effectué des travaux dans votre magasin pour la première fois. Rassemblez ensuite toutes les informations nécessaires pour les paiements internationaux, telles qu’un code Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

Ensuite, connectez-vous à la plateforme sur laquelle vous effectuerez le paiement. Entrez le montant, confirmez le bénéficiaire et choisissez une date d'envoi des fonds. Certaines plateformes vous permettent de créer des calendriers récurrents, afin que vous puissiez payer la même facture chaque mois ou à une autre fréquence régulière sans avoir à saisir à nouveau les données.

Une fois que vous avez confirmé que vous souhaitez effectuer le paiement, le système peut vous demander une deuxième forme d'authentification (par exemple, un code de vérification envoyé par SMS) pour plus de sécurité. La banque ou le réseau de paiement traitera votre requête. Selon la plateforme, la transaction peut être effectuée presque immédiatement ou prendre un jour ou deux.

Une fois la transaction terminée, vous et le bénéficiaire recevrez généralement une confirmation de paiement, comme un numéro unique pour vos dossiers ou un [reçu] en ligne(https://stripe.com/resources/more/receipt-template-what-to-include-and-templates-for-different-use-cases).

Comment Stripe prend-il en charge le paiement automatisé des factures ?

Stripe permet aux entreprises d’envoyer et d’accepter des paiements en ligne de différentes manières, simplifiant ainsi l’ensemble de votre système de paiement. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités offertes par Stripe qui peuvent vous aider à régler vos factures :

• Vous pouvez envoyer de l’argent vers des comptes bancaires externes avec Stripe Connect.
  
• Vous pouvez utiliser le Dashboard de Stripe pour voir quel prestataire a été payé, combien chacun a reçu et à quelle date.
  
• Vous pouvez exporter les données Stripe ou intégrer Stripe à votre logiciel de comptabilité.
  

Quelles sont les erreurs courantes dans la gestion du paiement des factures ?

Des erreurs dans le paiement de vos factures peuvent réduire vos bénéfices. Vous trouverez ci-dessous quelques pièges qui peuvent affecter même les équipes les plus prudentes.

Payer ses factures peu fréquemment

Il est tentant de traiter toutes les factures en une seule fois à la fin du mois, mais cela peut entraîner une saisie précipitée des données, des surprises de dernière minute ou des frais de retard. Des vérifications hebdomadaires ou bihebdomadaires permettent de répartir la charge de travail en portions plus petites et plus faciles à gérer.

Ignorer les dates d’échéance variables

Compter sur un seul jour de paie mensuel peut causer de la confusion ou des factures en retard. Alors que le loyer est généralement dû le premier jour du mois, d'autres factures, telles que les paiements par carte de crédit ou les frais liés au programme de repas des employés, peuvent survenir en milieu de mois ou chaque semaine. Créez un calendrier qui précise le cycle de facturation de chaque prestataire de services afin d'éviter toute erreur.

Saisir les mauvaises coordonnées bancaires

Envoyer de l’argent sur le mauvais compte par erreur peut entraîner des remboursements ou des litiges chronophages. Vérifiez toujours les numéros de compte et d’acheminement, en particulier pour les nouveaux fournisseurs de services. C’est pourquoi de nombreux systèmes de paiement envoient des transactions tests ou retiennent de petits montants pour confirmer que le bénéficiaire est correct.

Ne pas bénéficier de remises pour paiement anticipé

Certains prestataires de services peuvent vous récompenser pour votre promptitude dans le paiement. Automatiser les paiements afin qu'ils soient effectués avant la date d'échéance est un moyen de garantir ces économies potentielles.

Négliger les frais de transaction

Les virements bancaires, les paiements par carte et les transactions internationales peuvent entraîner des frais pour l'une ou l'autre des parties. Veuillez vérifier vos relevés pour vous assurer que ces frais ne sont pas plus élevés que prévu. Dans certains cas, le passage aux paiements ACH ou la modification de la fréquence de vos paiements peut réduire les frais.

Oublier d’enregistrer chaque transaction

Si vous effectuez la saisie manuelle des données, les erreurs humaines sont inévitables. Même une petite erreur peut fausser vos comptes. Envisagez un système qui synchronise automatiquement votre plateforme de paiement avec votre logiciel de comptabilité afin d’éviter ces erreurs.

Ne pas assurer le suivi des échecs de paiement

Les paiements électroniques peuvent échouer en raison d'informations incorrectes ou de fonds insuffisants. Si vous ne remarquez pas l'échec, une facture pourrait rester impayée. Un système efficace vous enverra des alertes en cas de problème, afin que vous puissiez y remédier immédiatement.

Comment choisir la méthode la mieux adaptée à vos besoins

Chaque entreprise a des besoins différents. L'une peut avoir deux factures mensuelles et aucun paiement international, tandis qu'une autre peut gérer des dizaines de factures mensuelles pour le loyer et les services publics de plusieurs magasins dans différents pays. Voici quelques éléments importants à prendre en compte pour choisir le moyen de paiement (ou la combinaison de moyens) qui vous convient le mieux :

• Volume de transaction : Si vous ne payez que quelques factures chaque mois, vous n'avez peut-être pas besoin d'un système entièrement automatisé. À l'inverse, si vous traitez un grand nombre de factures, une automatisation avancée pourrait vous faire gagner un temps précieux et vous épargner des efforts.
  
• Prestataires de services internationaux : Les virements bancaires et les plateformes spécialisées peuvent vous aider à transférer des fonds à l'étranger, mais assurez-vous de bien comprendre les frais et les taux de change avant de vous engager. Certaines solutions, comme Stripe, permettent de convertir automatiquement les devises.
  
• Rapidité de traitement : Si vous avez besoin d'un paiement instantané ou le jour même, une application de paiement mobile pourrait être la meilleure option. Pour les factures moins urgentes, le virement ACH est souvent plus économique, même si le traitement peut prendre quelques jours.
  
• Budget pour les frais : Examinez tous les frais mensuels ou les coûts de transaction. Il n’est pas toujours préférable de choisir le moyen le moins cher, mais vous ne voulez pas payer plus que nécessaire.
  
• Logiciel de comptabilité : Vérifiez les moyens de paiement et les intégrations prises en charge par votre logiciel de comptabilité. Vous gagnerez du temps en synchronisant automatiquement les données plutôt que de saisir les mêmes informations dans plusieurs systèmes.
  
• Préférences de paiement des prestataires : Certains prestataires peuvent exiger un chèque, tandis que d'autres préfèrent les paiements ACH. Vous satisferiez tout le monde en mettant en place un système qui répond à leurs attentes dans la mesure de vos possibilités.
  
• Security et confidentialité : Certains secteurs, tel que celui des soins de santé, nécessitent des mesures de sécurité renforcées. Si cela est important pour vous, veuillez vous assurer que vous êtes bien protégé et connaître les fonctionnalités disponibles.