Alla företag, från popupbutiker till stora e-handelsföretag, måste hantera utgifter. Betalningshantering kan verka enkelt – som att skriva en check eller ange information i ett onlineformulär. Men det finns flera olika metoder att överväga som alla har sina fördelar, kostnader och behandlingstider.

Ett företags månatliga fakturor kan bland annat inkludera hyra, el och vatten samt kreditkort – alla dessa varierar rejält beroende på plats, affärsmodell och storlek. Nedan går vi igenom de vanligaste metoderna som företag använder för att betala fakturor, vanliga misstag att undvika, hur Stripe stöder automatiserade betalningar och hur du väljer den bästa betalningsmetoden för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

– Vilka är de vanligaste sätten att betala fakturor?
– Hur fungerar elektronisk betalning av fakturor?
– Hur stöder Stripe automatiserade fakturabetalningar?
– Vilka är de vanligaste misstagen vid hantering av fakturabetalningar?
– Hur du väljer den bästa metoden för dina behov

Vilka är de vanligaste sätten att betala fakturor?

Företag betalar sina fakturor med många olika betalningsmetoder, från traditionella till moderna. Rätt val för ditt företag beror oftast på vilken enhet du betalar och hur ofta. Nedan följer några populära alternativ.

Papperscheckar

Den här metoden innebär att en fysisk check skickas till en tjänsteleverantör per post eller levereras personligen. Checkar skapar ett pappersspår och accepteras allmänt, och vissa företagsägare (och branscher) kan känna sig mer bekväma med den här mer traditionella metoden.

Däremot tar det längre tid innan checkar har kommit fram och lösts in, och det finns alltid en risk att de försvinner på vägen eller på någons skrivbord. Vissa företag tar inte längre emot checkar på grund av risken för bedrägerier.

Kredit- eller bankkort

Du kan betala fakturor med ett bank- eller kreditkort. Kortbetalningar är i allmänhet snabba och enkla att spåra i dina kontoutdrag, och de kan medföra bonuspoäng om du använder ett företagskreditkort.

Däremot tar vissa tjänsteleverantörer ut en tilläggsavgift för att täcka korthanteringsavgifter. Dessutom måste du betala ränta till utfärdaren på eventuella kreditkortssaldon.

Elektroniska överföringar

Den här metoden innebär elektronisk överföring av pengar via det lokala systemet för transaktioner mellan banker, till exempel ACH-nätverket (Automated Clearing House) i USA eller SEPA (Single Euro Payments Area) i Europa. Avgifterna är relativt låga för den här typen av betalning och passar väl för återkommande fakturor, till exempel för hyra eller försörjningstjänster. Vanligtvis är det också enkelt att implementera automatiserade ACH-transaktioner.

Det kan ta några dagar att slutföra elektroniska överföringar, och de kan returneras om den mottagande eller sändande banken flaggar transaktionen.

Banköverföringar

En banköverföring innebär att du skickar pengar direkt från din bank till en annan bank. Det är vanligtvis mycket snabbare och säkrare än att skicka en check, och det kan vara nödvändigt för stora eller brådskande betalningar – särskilt om de är gränsöverskridande.

En av nackdelarna med banköverföringar är risken att en avgift tas ut hos både avsändaren och mottagaren, vilket kan vara till nackdel vid stora transaktioner. Banköverföringar tenderar också att kräva manuell inmatning av information.

Onlinetjänster för fakturabetalning

Denna metod innebär att du använder särskilda plattformar, som ofta drivs av banken eller en tredje part, för att hantera fakturabetalningar. Du kan logga in en gång, konfigurera betalningar och schemalägga dem efter behov. Det är ett praktiskt sätt att hantera många återkommande fakturor på en och samma plats.

Vissa av dessa plattformar tar dock ut avgifter per månad eller transaktion, och vissa kanske inte synkroniseras så bra med ditt befintliga bokföringsprogram.

Appar för mobila betalningar

Med appar för mobila betalningar, till exempel e-plånböcker, kan du betala fakturor eller skicka pengar direkt med din telefon eller dator. Apparna är snabba att installera, erbjuder omedelbara eller nästan omedelbara betalningar och kräver minimal ansträngning från både betalaren och betalningsmottagaren.

Appar för mobila betalningar är bäst lämpade för mer tillfälliga transaktioner, och de kan sakna den mer formella struktur du kan behöva för att föra detaljerade register. Dessutom kan avgifter för valutaväxling eller annat vara höga, särskilt vid större eller gränsöverskridande transaktioner.

Hur fungerar elektronisk betalning av fakturor?

Elektroniska fakturabetalningar innebär att pengar flyttas digitalt från ditt konto till tjänsteleverantörens. Betalningen kan förmedlas genom en internetbank, en specialiserad betaltjänst eller ett automatiserat system.

När du vill betala en faktura elektroniskt måste du först se till att du har rätt clearing- och kontonummer – oavsett om du skickar en återkommande betalning av hyran till en hyresvärd eller betalar en målare som för första gången arbetade i ditt skyltfönster. Samla sedan in all information som behövs för gränsöverskridande betalningar, till exempel en SWIFT-kod (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications).

Därefter loggar du in på plattformen där du ska göra betalningen. Ange beloppet, bekräfta betalningsmottagaren och välj ett datum då pengarna ska skickas. På vissa plattformar kan du skapa återkommande betalningar så att du kan betala samma faktura månadsvis eller med ett annat regelbundet intervall utan att behöva ange uppgifterna på nytt.

När du har bekräftat att du vill betala kan systemet be om en andra form av autentisering (t.ex. en verifieringskod som skickas via ett SMS) för ökad säkerhet. Banken eller betalningsnätverket bearbetar sedan din begäran. Beroende på plattform kan transaktion avräknas nästan omedelbart eller ta en dag eller två att behandla.

När transaktionen är klar får vanligtvis både du och betalningsmottagaren en betalningsbekräftelse, till exempel ett unikt nummer till bokföringen eller ett onlinekvitto.

Hur stöder Stripe automatiserade fakturabetalningar?

Stripe gör det möjligt för företag att både skicka och ta emot onlinebetalningar på flera sätt, vilket förenklar hela betalningssystemet. Här är några av de viktigaste funktionerna som Stripe erbjuder som kan hjälpa dig att betala fakturor:

– Du kan skicka pengar till externa bankkonton med Stripe Connect.
– Du kan använda Stripe Dashboard för att se vilka leverantörer som har fått betalt samt hur mycket varje leverantör har fått och när.
– Du kan exportera data från Stripe eller integrera Stripe med ditt bokföringsprogram.

Vilka är de vanligaste misstagen vid hantering av fakturabetalningar?

Misstag som rör betalningen av fakturor kan minska din vinst. Här följer några fallgropar som kan påverka även väldigt noggranna team.

Betalar räkningar för sällan

Frestelsen är stor att samla alla fakturor och betala dem samtidigt i slutet av månaden. Det kan leda till stress vid datainmatningen, överraskningar i sista stund eller förseningsavgifter. Genom att gå igenom dem varje eller varannan vecka delar du upp arbetsbelastningen i mindre delar som är lättare att hantera.

Ignorerar fakturornas olika förfallodatum

Betalning av alla fakturor samma dag i månaden kan orsaka förvirring eller försenade betalningar. Hyran kanske ska betalas den första i månaden medan kreditkort, måltidskuponger eller annat kanske ska betalas i mitten av månaden eller varje vecka. Skapa ett kalendersystem där varje tjänsteleverantörs faktureringscykel anges tydligt så att du undviker misstag.

Anger fel bankuppgifter

Att skicka pengar till fel konto av misstag kan leda till tidskrävande återbetalningar eller tvister. Dubbelkontrollera alltid konto- och clearingnummer, särskilt för nya tjänsteleverantörer. Det här är anledningen att många betalningssystem skickar testtransaktioner eller reserverar små belopp för att bekräfta att betalningsmottagaren är korrekt.

Går miste om rabatter vid tidig betalning

Vissa tjänsteleverantörer kan belöna dig om du betalar snabbt. Ett sätt att se till att du får ta del av de potentiella besparingarna är att automatisera betalningarna så att de utförs före förfallodatumet.

Dålig koll på transaktionsavgifter

Banköverföringar, kortbetalningar och internationella transaktioner kan ha avgifter på båda sidor. Håll ett öga på dina kontoutdrag för att se om avgifterna är högre än du insåg. Ibland kan du minska avgifterna genom att byta till ACH-betalningar eller justera hur ofta du betalar.

Glömmer att registrera varje transaktion

Vid manuell datainmatning får man räkna med mänskliga fel, och även ett litet fel kan förvränga bokföringen. Överväg ett system som automatiskt synkroniserar din betalplattform med ditt bokföringsprogram för att förhindra sådana fel.

Följer inte upp misslyckade betalningar

Elektroniska betalningar kan misslyckas på grund av felaktig information eller otillräckliga medel. Om du inte upptäcker felet kan en faktura förbli obetald. Ett bra system skickar varningar när något går fel så att du kan åtgärda eventuella problem direkt.

Så väljer du den bästa metoden för dina behov

Alla företag har olika behov. Ett företag kan ha två månadsfakturor och inga internationella betalningar medan ett annat kan hantera dussintals månatliga fakturor för hyra, el och vatten i butiker i flera länder. Här är några viktiga saker att tänka på när du bestämmer dig för vilken fakturabetalningsmetod (eller kombination av metoder) som fungerar bäst för dig:

– Transaktionsvolym: Om du bara betalar några få fakturor varje månad kanske du inte behöver ett helt automatiserat system. Om du däremot hanterar många fakturor kan avancerad automatisering spara värdefull tid och arbete.
– Internationella tjänsteleverantörer: Banköverföringar och specialiserade plattformar kan hjälpa dig med gränsöverskridande överföringar, men se till att du förstår avgifterna och växelkursen innan du bestämmer dig. Vissa lösningar, inklusive Stripe, kan konvertera valutor automatiskt.
– Behandlingstid: Om du behöver en omedelbar betalning eller betalning samma dag kan en app för mobila betalningar vara det bästa alternativet. För mindre brådskande fakturor är ACH ofta billigare, även om behandlingen tar ett par dagar.
– Budget för avgifter: Granska alla månadsavgifter eller transaktionskostnader. Det är inte alltid bäst att ta det billigaste alternativet, men det är onödigt att betala mer än nödvändigt.
– Bokföringsprogram: Se vilka betalningsmetoder och integrationer ditt bokföringsprogram stöder. Om du kan synkronisera data automatiskt istället för att skriva in samma information i flera system sparar du arbete.
– Tjänsteleverantörernas betalningspreferenser: Vissa leverantörer kanske insisterar på en check medan andra föredrar ACH-betalningar. Du gör alla nöjdare med ett system där du i högsta möjliga mån kan tillmötesgå dem.
– Säkerhet och integritet: Vissa branscher, t.ex. hälso- och sjukvård, kräver utökade säkerhetsåtgärder. Om det är något du behöver beakta behöver du förstå hur väl skyddad du är och vilka funktioner som finns.