Business-to-Business(B2B)-Zahlungen sind häufig komplexer als Business-to-Consumer(B2C)-Zahlungen, da sie längere Zahlungszyklen und eine Vielzahl von Zahlungsmethoden umfassen. Der internationale B2B-Zahlungsmarkt erreichte im Jahr 2022 ein Volumen von 1,5 Bio USD und wird bis 2032 voraussichtlich 3,7 Bio USD übersteigen. Diese Statistik unterstreicht die wachsende Bedeutung dieser Art von Transaktionen.

Im Folgenden erfahren Sie, was Unternehmen über die Unterschiede zwischen B2B- und B2C-Zahlungen wissen müssen, welche Arten von B2B-Zahlungsmethoden es gibt und wie Sie den B2B-Zahlungsprozess automatisieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie unterscheiden sich B2B-Zahlungen von Verbraucherzahlungen?
  
• Der B2B-Zahlungszyklus
  
• Die unterschiedlichen B2B-Zahlungsmethoden
  
• Elektronische B2B-Zahlungsabwicklung
  
• Automatisierung des B2B-Zahlungsprozesses
  
• Wiederkehrende Online-Zahlungsvorgänge
  
• Stripe für B2B-Zahlungen verwenden
  

Wie unterscheiden sich B2B-Zahlungen von Verbraucherzahlungen?

B2B-Zahlungen und Verbraucherzahlungen unterscheiden sich in mehreren wichtigen Punkten, z. B. in ihrer Komplexität, den üblichen Transaktionswerten und Zahlungsmethoden sowie in der Dynamik zwischen den Beteiligten. Obwohl die Entwicklung digitaler Zahlungstechnologien die Kluft zwischen B2B- und Verbraucherzahlungen allmählich überbrückt, indem sie B2B-Transaktionen beschleunigt und flexibler gestaltet, gibt es immer noch viele große Unterschiede. Dazu gehören:

• Komplexität und Umfang der Transaktionen: B2B-Zahlungen sind oft komplexer und umfassen größere Transaktionswerte als Verbraucherzahlungen. Sie können Großbestellungen, wiederkehrende Zahlungen für Dienstleistungen sowie Transaktionen umfassen, die eine detaillierte Rechnungsstellung und Bestellungen erfordern. B2B-Transaktionen beinhalten oft Verhandlungen über Zahlungsbedingungen, Rabatte und Liefertermine. Verbraucherzahlungen sind in der Regel unkomplizierter und umfassen den direkten Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Die Transaktionswerte sind in der Regel niedriger und der Zahlungsvorgang ist einfacher. Er beinhaltet standardisierte Preise, die nicht verhandelt werden müssen.

• Zahlungsmethoden: B2B-Zahlungen können über eine Vielzahl von Zahlungsmethoden abgewickelt werden, darunter Banküberweisungen, Schecks, elektronische Überweisungen (Electronic Funds Transfers, EFT), ACH-Zahlungen (Automated Clearing House), Kreditlinien und zunehmend auch digitale Zahlungsplattformen, die eigens für Geschäftstransaktionen entwickelt wurden. Die Zahlungsbedingungen können unterschiedlich sein und erlauben oft längere Zahlungsfristen (z. B. 30 Tage netto, 60 Tage netto). Bei Verbraucherzahlungen werden in der Regel als Zahlungsmethode Bargeld, Kredit- und Debitkarten, mobile Zahlungs-Apps und Online-Zahlungssysteme wie PayPal verwendet. Bei diesen Zahlungen wird üblicherweise von einer sofortigen Zahlung oder einer Zahlung am Point of Sale ausgegangen.

• Beziehungsdynamik: B2B-Zahlungen finden oft im Rahmen von Geschäftsbeziehungen statt. Diese Dynamik kann ausgehandelte Verträge, personalisierte Preise und individuelle Geschäftsbedingungen umfassen, die alle den Zahlungsprozess beeinflussen können. Aufgrund der höheren Transaktionswerte und der Bedeutung der Lieferanten wird auch mehr Wert auf die Zuverlässigkeit und Sicherheit dieser Transaktionen gelegt. Verbraucherzahlungen sind in der Regel transaktionsbezogen und beinhalten keine langfristigen Verträge oder Verhandlungen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Bequemlichkeit, Schnelligkeit und Sicherheit des Zahlungsvorgangs.

• Regulatorische und steuerliche Aspekte: B2B-Zahlungen unterliegen komplexeren rechtlichen und steuerlichen Aspekten, einschließlich der Notwendigkeit einer detaillierten Rechnungsstellung, der Einhaltung von Vertragsgesetzen und ggf. der Einhaltung internationaler Handelsbestimmungen. Unternehmen müssen auch die Auswirkungen der Umsatzsteuer (USt.) oder Verkaufssteuer berücksichtigen, die in den einzelnen Ländern und Regionen unterschiedlich sind. Verbraucherzahlungen unterliegen den üblichen Verbraucherschutzgesetzen und Verkaufssteuern, aber die regulatorischen Anforderungen sind in der Regel weniger komplex als die für B2B-Transaktionen.

• Zahlungsabwicklung und Gebühren: Bei B2B-Zahlungen können höhere Bearbeitungsgebühren anfallen, insbesondere bei Transaktionen, die spezielle Zahlungslösungen erfordern oder die grenzüberschreitend abgewickelt werden. Unternehmen können bei größeren Mengen niedrigere Gebühren aushandeln oder sich einen bevorzugten Anbieter aussuchen. Für Verbraucherzahlungen fallen in der Regel standardisierte Abwicklungsgebühren an, wobei bei manchen Zahlungsmethoden wie Debitkarten oder bestimmten Zahlungs-Apps niedrigere Gebühren erhoben werden als bei Kreditkarten.

Der B2B-Zahlungszyklus

Der B2B-Zahlungszyklus umspannt den gesamten Prozess, den Unternehmen bei Transaktionen mit anderen Unternehmen durchlaufen. Dieser Zyklus ist im Vergleich zu Verbraucherzahlungen komplexer und differenzierter und umfasst mehrere Phasen, die von der ersten Bestellung bis zur abschließenden Zahlung und den anschließenden Zahlungsaktivitäten reichen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über den B2B-Zahlungszyklus:

• Eine Bestellung (Purchase Order, PO) erstellen und erteilen: Der Zyklus beginnt häufig damit, dass die Kundin oder der Kunde eine PO erstellt und an den Verkäufer übermittelt. In diesem Dokument werden die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen, Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen angegeben. Die Bestellung gilt rechtlich als Kaufangebot.

• Bestellbestätigung und Rechnungserstellung: Nach Erhalt der PO bestätigt die Verkäuferin oder der Verkäufer, dass sie bzw. er die Bestellung ausführen kann, und erstellt eine entsprechende Rechnung. In dieser Rechnung werden die Einzelheiten der Transaktion dokumentiert, einschließlich der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, der Gesamtkosten, der Zahlungsbedingungen (z.B. 30 Tage netto, 60 Tage netto) und der Zahlungsanweisungen. Bei Transaktionen, die Dienstleistungen beinhalten, wird die Rechnung möglicherweise erst nach Abschluss der Dienstleistung erstellt.

• Lieferung von Waren oder Dienstleistungen: Die Verkäuferin oder der Verkäufer liefert die Waren oder führt die Dienstleistungen wie vereinbart aus. Die Verkäuferin oder der Verkäufer stellt der Kundin oder dem Kunden ggf. Unterlagen über die Lieferung zur Verfügung, z. B. Versandanzeigen oder Bestätigungen über den Abschluss der Dienstleistung. Oft verlangt die Kundin oder der Kunde diese Unterlagen, bevor die Zahlung freigegeben wird.

• Entgegennahme und Prüfung: Nach der Lieferung prüft die Kundin oder Kunde die Waren oder bewertet die Dienstleistungen. Damit wird sichergestellt, dass sie den vereinbarten Spezifikationen und Qualitätsstandards entsprechen. Etwaige Abweichungen können zu Anfechtungen, Rückgaben oder Zahlungsanpassungen führen.

• Genehmigung und Zahlungsabwicklung: Wenn die gelieferten Waren oder Dienstleistungen zufriedenstellend sind, gibt die Kundin oder der Kunde die Rechnung zur Zahlung frei. Der Genehmigungsprozess kann in größeren Unternehmen komplex sein und die Beteiligung mehrerer Abteilungen wie Einkauf, Finanzen und Wareneingang erfordern.

• Ausführung der Zahlung: Die Kundin oder der Kunde führt die Zahlung über die vereinbarte Methode aus (z. B. ACH, Banküberweisung, Scheck oder B2B-Zahlungsplattformen). Die Wahl der Zahlungsmethode kann von Faktoren wie dem Umfang der Transaktion, dem Standort der Verkäuferin oder des Verkäufers und den Zahlungsbedingungen abhängen.

• Zahlungsbestätigung und Abgleich: Nach Zahlungseingang sendet die Verkäuferin oder der Verkäufer eine Bestätigung an die Kundin oder den Kunden. Beide Parteien gleichen die Zahlung mit ihren jeweiligen Finanzunterlagen ab und prüfen, dass die Transaktion in ihren Buchhaltungssystemen korrekt ausgewiesen ist.

• Beilegung von Zahlungsanfechtungen: Kommt es während des Zahlungszyklus zu Unstimmigkeiten (z. B. in Bezug auf die Richtigkeit der Rechnung, die Qualität der Ware oder die Lieferung der Dienstleistung), bemühen sich die Parteien um eine Lösung, bevor sie fortfahren. Hierbei kann es sich um die Ausstellung von Gutschriften, Rückgaben oder die Neuverhandlung von Zahlungsbedingungen handeln.

• Berichterstattung und Analyse: Beide Parteien können nach der Transaktion Berichte und Analysen erstellen, um die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens zu beurteilen, die Leistung des Lieferanten zu bewerten und künftige Kaufentscheidungen zu treffen. Diese Phase ist wichtig für die Finanzplanung und das Management der Lieferantenbeziehungen.

• Aufzeichnungen und Compliance: Während des gesamten B2B-Zahlungszyklus müssen Unternehmen aus rechtlichen, steuerlichen und Compliance-Gründen genaue und umfassende Aufzeichnungen über alle Transaktionen führen. Dazu gehört die Aufbewahrung von Kopien von POs, Rechnungen, Zahlungsbelegen und Korrespondenz im Zusammenhang mit jeder Transaktion.

Unternehmen sollten die folgenden Merkmale ihrer B2B-Zahlungen sorgfältig prüfen, um den Zahlungsprozess zu optimieren und die finanzielle Gesundheit und operative Effizienz ihres Unternehmens zu schützen.

• Zahlungsbedingungen: Die zwischen Kundin oder Kunde und Verkäufer/in ausgehandelten Zahlungsbedingungen wirken sich auf den Zahlungsablauf und das Management des Geschäftskapitals aus.

• Technologie und Automatisierung: Der Einsatz von elektronischer Rechnungsstellung, Zahlungsplattformen und ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) kann den Zahlungszyklus optimieren und Fehler reduzieren.

• Sicherheit und Betrugsprävention: Angesichts des typischerweise hohen Wertes von B2B-Transaktionen erfordern diese Zahlungen strenge Sicherheitsmaßnahmen, um Betrug zu verhindern und die Integrität der Finanzdaten zu wahren.

• Internationale Anforderungen: Grenzüberschreitende Zahlungen können weitere Komplexitäten mit sich bringen, z. B. Währungsumtausch, internationale Bankvorschriften und steuerliche Aspekte.

Die unterschiedlichen B2B-Zahlungsmethoden

Die verschiedenen B2B-Zahlungsmethoden unterscheiden sich in Geschwindigkeit, Kosten, Komfort und Eignung für unterschiedliche Transaktionsgrößen und Geschäftskontexte. Im Folgenden stellen wir einige der wichtigsten Methoden vor, die bei B2B-Transaktionen verwendet werden:

ACH-Zahlungen

• Beschreibung: ACH-Zahlungen sind elektronische Zahlungen, die über das ACH-Netzwerk abgewickelt werden. Das ACH-Netzwerk ist ein System zur schnellen und sicheren Abwicklung von Transaktionen in den USA. ACH-Zahlungen umfassen sowohl Gutschriften als auch Abbuchungen und sind damit eine vielseitige Wahl für eine Vielzahl von B2B-Transaktionen.

• Vorteile: ACH-Zahlungen sind kostengünstig und gehen in der Regel mit geringeren Abwicklungskosten als Banküberweisungen oder Kreditkarten einher. Mit ihnen können große Transaktionsvolumina abgewickelt werden. Aufgrund ihrer geringen Kosten eignen sie sich für regelmäßige, wiederkehrende Zahlungen.

• Nachteile: Die Bearbeitung von ACH-Transaktionen kann 1 bis 2 Werktage dauern und ist damit ggf. langsamer als andere Alternativen. Internationale ACH-Transaktionen sind komplizierter, weil Vermittlerbanken beteiligt sind und internationale Bankvorschriften eingehalten werden müssen.

Kredit- oder Debitkarten

• Beschreibung: Kredit- und Debitkarten sind gängige Zahlungsmethoden für B2B-Transaktionen, insbesondere für Einkäufe mit geringem Wert.

• Vorteile: Die Karten ermöglichen eine sofortige Transaktionsabwicklung, bieten in einigen Fällen Prämien oder Cashback und sind gegen Betrug geschützt. Sie sind außerdem bequem für Online- und Telefontransaktionen und werden weithin akzeptiert.

• Nachteile: Die Transaktionsgebühren für Kredit- und Debitkartenzahlungen sind im Vergleich zu anderen B2B-Zahlungsmethoden u. U. höher, insbesondere bei Kreditkarten. Außerdem besteht ein höheres Betrugsrisiko als bei ACH-Zahlungen und Banküberweisungen. Hinzu kommt: Aufgrund der Gebühren akzeptieren nicht alle Unternehmen Kreditkarten für große Transaktionen.

Banküberweisung

• Beschreibung: Bei Banküberweisungen handelt es sich um die elektronische Übertragung von Geldern von einem Bankkonto auf ein anderes ohne zwischengeschaltete Finanzinstitute. Sie sind eine schnelle und sichere Methode zur Überweisung von Geldern, insbesondere bei internationalen Transaktionen.

• Vorteile: Banküberweisungen erfolgen sofort und sind unwiderruflich. Außerdem bieten sie ein hohes Maß an Sicherheit. Sie sind ideal für große Transaktionen und können für inländische und internationale Zahlungen verwendet werden, ohne dass es ein maximales Transferlimit gibt.

• Nachteile: Der größte Nachteil von Banküberweisungen sind die höheren Gebühren, die beim Senden und Empfangen von Geldern im Vergleich zu anderen Methoden anfallen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass eine einmal eingeleitete Banküberweisung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Digitale Zahlungsdienstleistungen

• Beschreibung: Digitale Zahlungsdienste wie Stripe ermöglichen Online-Transaktionen und können Zahlungen über ihre eigenen Kontostände abwickeln. Diese Plattformen bieten oft zusätzliche Dienste wie Rechnungsstellung, automatische Abrechnung und Kontoverwaltung.

• Vorteile: Diese Dienste bieten Komfort, Schnelligkeit und Flexibilität im Zahlungsverkehr und ermöglichen es Unternehmen, über eine einzige Plattform Zahlungen über eine Vielzahl von Methoden zu akzeptieren. Viele digitale Zahlungsdienste bieten auch zusätzliche Sicherheitsfunktionen und die Möglichkeit, Transaktionen aus der Ferne zu verwalten.

• Nachteile: Die Gebühren können stark variieren und sind u. U. höher als bei direkten Banküberweisungen oder ACH-Zahlungen, insbesondere bei der Abwicklung von Kreditkartenzahlungen. Wenn Sie sich für einen Drittanbieter entscheiden, müssen Sie auch die Sicherheitsmaßnahmen und den Ruf des Dienstes berücksichtigen.

Elektronische B2B-Zahlungsabwicklung

Bei der elektronischen B2B-Zahlungsabwicklung handelt es sich um eine Reihe von digitalen Transaktionen zwischen Unternehmen. Mit diesem Verfahren können Unternehmen Zahlungen schneller abwickeln, die Abwicklungskosten senken und das Liquiditätsmanagement verbessern. Im Folgenden erfahren Sie, wie die elektronische B2B-Zahlungsabwicklung funktioniert:

• Zahlung einleiten: Die zahlende Partei (kaufendes Unternehmen) veranlasst eine Zahlung an die Zahlungsempfängerin oder den Zahlungsempfänger (verkaufendes Unternehmen) für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Dies geschieht häufig nach der Ausstellung einer Rechnung durch die Zahlungsempfängerin oder den Zahlungsempfänger, in der der fällige Betrag, die Zahlungsbedingungen und die Zahlungsanweisungen aufgeführt sind. Die zahlende Partei wählt eine elektronische Zahlungsmethode, wie z. B. ACH, Banküberweisung oder einen digitalen Zahlungsdienst. Dabei spielen Faktoren wie Kosten, Geschwindigkeit und Bequemlichkeit eine Rolle.

• Zahlung autorisieren: Bei bestimmten Zahlungsmethoden, insbesondere bei der Verwendung von Kredit- oder Debitkarten oder Digital Wallets, muss die zahlende Partei die Zahlung autorisieren. Dazu kann die Eingabe von Zahlungsdaten in ein sicheres Online-Portal, die Verwendung eines Digital Wallets oder die Angabe von Zahlungsinformationen per Telefon gehören. Bei ACH- und Banküberweisungen ist die Autorisierung u. U. Teil der Einrichtung der Zahlungsanweisung auf der Bankplattform der zahlenden Partei.

• Zahlung abwickeln: Sobald die Zahlung veranlasst und autorisiert ist, wird sie über die gewählte elektronische Methode abgewickelt.

  • ACH-Zahlungen: Die Transaktionen werden gebündelt und über das ACH-Netzwerk verarbeitet. Die Bank der zahlenden Partei sendet über das ACH-System eine Anfrage an die Bank der Empfängerin oder des Empfängers. Die Gelder werden daraufhin in der Regel innerhalb von 1–2 Werktagen elektronisch zwischen den Konten übertragen.
    
  • Banküberweisungen: Die Bank der zahlenden Partei überträgt den Betrag über ein Netzwerk von Banken oder Überweisungsdiensten direkt auf das Bankkonto der Empfängerin oder des Empfängers. Banküberweisungen sind schneller als ACH-Zahlungen und werden meist innerhalb weniger Stunden abgewickelt. Dadurch eignen sie sich für dringende oder große Transaktionen.
    
  • Kredit-/Debitkartenzahlungen: Die zahlende Partei gibt ihre Kartendaten in ein sicheres Zahlungsgateway ein. Die Transaktion wird über das Kartennetzwerk an die ausstellende Bank zur Autorisierung weitergeleitet. Nach der Genehmigung wird der Betrag schließlich abzüglich der Abwicklungsgebühren auf das Händlerkonto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers überwiesen.
    
  • Digitale Zahlungsdienste: Plattformen wie PayPal und Stripe ermöglichen Zahlungen, indem sie als Vermittlungsstelle fungieren. Die zahlende Partei nutzt die Plattform, um Gelder zu senden. Diese Geldmittel werden dann auf das Konto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers auf der Plattform überwiesen oder auf deren bzw. dessen Bankkonto eingezahlt.
    

• Transaktionsprüfung und Zahlungsabwicklung: Die empfangende Bank oder der Zahlungsdienst der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers prüft die Transaktionsdetails und bestätigt, dass die Mittel verfügbar sind und die Zahlung zulässig ist. Nach der Überprüfung wird der Betrag auf das Konto der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers überwiesen. Die Abwicklungszeit kann variieren: Bei einigen Methoden erfolgt die Zahlungsabwicklung noch am selben Tag, während sie bei anderen mehrere Tage dauern kann.

• Abgleich und Berichterstattung: Beide Parteien erhalten eine Bestätigung der Transaktion, in der Regel durch elektronische Auszüge oder Benachrichtigungen. Die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger und die zahlende Partei müssen dann die Zahlung mit ihren Buchhaltungsunterlagen abgleichen, die Zahlung mit der ausgestellten Rechnung verknüpfen und sie entsprechend in ihren Finanzsystemen erfassen. Elektronische Zahlungssysteme erleichtern diesen Prozess häufig durch die Integration in die Buchhaltungssoftware, was den Abgleichprozess automatisiert.

• Sicherheit und Compliance: Während des gesamten Prozesses unterliegen elektronische B2B-Zahlungen strengen Sicherheitsprotokollen und Compliance-Standards. Dazu gehören die Verschlüsselung von Zahlungsdaten, die Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) für Kartentransaktionen und die Compliance mit den einschlägigen Finanzvorschriften. Sicherheitsmaßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, Algorithmen zur Betrugserkennung und die SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer) werden in der Regel eingesetzt, um die Integrität und Vertraulichkeit von Zahlungsdaten zu schützen.

Automatisierung des B2B-Zahlungsprozesses

Die Automatisierung des B2B-Zahlungsprozesses kann die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und Ihre Kapazitäten für wichtige Aufgaben freisetzen. Die Reduzierung des manuellen Aufwands ermöglicht schnellere und präzisere Zahlungen mit kürzeren Abwicklungs- und Abrechnungszeiten, was den Cashflow für beide Parteien verbessert. Diese automatisierten Prozesse funktionieren am besten mit elektronischen Zahlungsmethoden, die ein höheres Sicherheitsniveau aufweisen und das Betrugsrisiko im Vergleich zu Papierschecks minimieren. Automatisierte B2B-Zahlungsprozesse sparen Zeit und Papierbearbeitungskosten und sind u. U. mit niedrigeren Transaktionsgebühren verbunden, wodurch der Zahlungsprozess insgesamt kostengünstiger wird. Die Automatisierung dieser Prozesse ermöglicht außerdem eine Echtzeittransparenz des Zahlungsprozesses, was bessere Verfolgung und Kontrolle ermöglicht.

Mehrere Softwarelösungen sind auf die Automatisierung von B2B-Zahlungen spezialisiert. Die verschiedenen Optionen bieten unterschiedliche Funktionen, die im Folgenden beschrieben werden.

• Rechnungserfassung und Datenextraktion: Die Fähigkeit, Rechnungen aus einer Vielzahl von Formaten automatisch aufzunehmen und relevante Informationen zu extrahieren.

• Abgleich und Validierung: Die Fähigkeit, Rechnungsdaten mit Bestellungen und Quittungen auf Genauigkeit abzugleichen.

• Genehmigungsworkflows: Die Fähigkeit, Rechnungen auf der Grundlage von vordefinierten Regeln zur Genehmigung weiterzuleiten, wodurch die manuelle Weiterleitung entfällt.

• Ausführung von Zahlungen: Die Fähigkeit, Zahlungen elektronisch über ACH, Banküberweisungen oder virtuelle Karten zu planen und einzuleiten.

• Abgleich und Berichterstattung: Die Fähigkeit, Zahlungen automatisch mit Rechnungen abzugleichen und Berichte zur einfachen Nachverfolgung zu erstellen.

Neben der Einbindung spezifischer Software können Unternehmen die folgenden Verfahren anwenden, damit automatisierte B2B-Zahlungsprozesse reibungsloser ablaufen.

• Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung): Die E-Rechnung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung, reduziert Fehler und lässt sich mit Automatisierungssoftware kombinieren. Motivieren Sie Ihre Lieferanten, zur E-Rechnung überzugehen.

• Elektronische Zahlungsmethoden standardisieren: Führen Sie elektronische Zahlungsmethoden wie ACH-Überweisungen, virtuelle Karten und Online-Plattformen ein. Diese bieten schnellere Abwicklungszeiten, niedrigere Transaktionsgebühren und mehr Sicherheit als Papierschecks.

• In bestehende Systeme integrieren: Wählen Sie eine Lösung zur Automatisierung des B2B-Zahlungsverkehrs, die sich nahtlos in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware, Ihr ERP-System und andere relevante Plattformen integrieren lässt. Dadurch werden Datensilos beseitigt und der Datenaustausch automatisiert.

• Genehmigungsworkflows festlegen: Definieren Sie klare Regeln und Bedingungen für die Rechnungsfreigabe auf der Grundlage von Beträgen, Lieferanten oder anderen Kriterien. Dadurch werden die Genehmigungen für die meisten Rechnungen automatisiert und manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert.

• Akzeptanz virtueller Karten bei Lieferanten fördern: Virtuelle Karten bieten sichere, einmalig verwendbare Zahlungsoptionen mit niedrigeren Gebühren und potenziellen Bargeldrabatten. Bieten Sie ggf. den Lieferanten Anreize, diese Karten zu verwenden.

• Zahlungsprozesse regelmäßig überprüfen und aktualisieren: Überwachen Sie Ihren automatisierten B2B-Zahlungsprozess kontinuierlich, finden Sie verbesserungswürdige Bereiche und passen Sie Ihre Arbeitsabläufe oder Systemeinstellungen bei Bedarf an.

Wiederkehrende Online-Zahlungsvorgänge

Mit wiederkehrenden Online-Zahlungen, die ein fester Bestandteil des Abonnementgeschäfts sind, können Unternehmen ihrer Kundschaft nach einem vorher festgelegten Zeitplan (z. B. monatlich, jährlich) den kontinuierlichen Zugang zu Produkten oder Dienstleistungen in Rechnung stellen. Dieses Modell verschafft den Unternehmen eine vorhersehbare Umsatzquelle und bietet den Kundinnen und Kunden gleichzeitig Komfort und ununterbrochenen Service. Viele Unternehmen, die mit diesem Zahlungsmodell arbeiten, nutzen Plattformen für die Abonnementverwaltung, die Tools für die Rechnungsstellung, die Kundenverwaltung und die Berichterstattung beinhalten. Diese Plattformen automatisieren einen Großteil des Prozesses für wiederkehrende Zahlungen, einschließlich der Anmeldung von Kundinnen und Kunden, der Planung von Zahlungen, der Autorisierung, der Ausführung und der Handhabung von fehlgeschlagenen Zahlungen.

Unternehmen, die ein Modell für wiederkehrende Zahlungen nutzen, sollten sich über ihre gesetzlichen und sicherheitstechnischen Verpflichtungen informieren. Dazu gehören der Electronic Fund Transfer Act (EFTA) in den Vereinigten Staaten, der die Zustimmung der Kundin oder des Kunden für elektronische Zahlungen erfordert und Richtlinien für Fehlerbehebungs- und Stornierungsrechte enthält, sowie der PCI DSS.

Der Prozess der wiederkehrenden Zahlungen wird im Folgenden beschrieben.

• Abonnement einleiten: Die Kundin oder der Kunde wählt ein Abonnementmodell aus und gibt die Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarten- oder Bankkontodaten) für wiederkehrende Gebühren an. In diesem Schritt stimmt die Kundin oder der Kunde häufig einer Reihe von Bedingungen zu, in denen die Häufigkeit der Rechnungsstellung, der Betrag und die Kündigungsbedingungen für das Abonnement festgelegt sind.

• Sichere Speicherung von Zahlungsinformationen: Um den PCI DSS zu erfüllen, werden vertrauliche Zahlungsdaten verschlüsselt und mittels Tokenisierung sicher gespeichert. Bei der Tokenisierung werden die Zahlungskartendaten durch einen eindeutigen Identifikator (ein „Token“) ersetzt, der im Falle eines Angriffs wertlos ist. Auf diese Weise wird die Speicherung der tatsächlichen Kartendaten auf den Servern des Unternehmens umgangen und das Risiko des Diebstahls von Finanzdaten verringert.

• Zahlungsautorisierung: Bevor die wiederkehrende Zahlung eingeleitet wird, muss das Unternehmen die Genehmigung der Bank oder des Kartennetzwerks der Kundin oder des Kunden einholen. Dazu muss eine Anfrage über ein Zahlungsgateway gesendet werden, das als Vermittlungsinstanz zwischen dem Unternehmen und den Zahlungsabwicklern fungiert. Das Zahlungsgateway verschlüsselt die Transaktionsdaten und kommuniziert mit der Bank der Kundin oder des Kunden, um zu bestätigen, dass die Mittel für die Zahlung zur Verfügung stehen.

• Ausführung der Zahlung: Nach Erhalt der Genehmigung kann das Unternehmen die Zahlungsmethode der Kundin oder des Kunden in den vereinbarten Abständen belasten. Für jede Transaktion wird eine eindeutige Transaktions-ID erzeugt. Dabei werden Details wie Datum, Betrag und Autorisierungscode gespeichert.

• Zahlungsbenachrichtigung: Kundinnen und Kunden werden in der Regel über anstehende Abbuchungen benachrichtigt und erhalten Belege oder Rechnungen für jede abgeschlossene Transaktion. Diese Kommunikation ist wichtig für die Transparenz und kann dazu beitragen, Rückbuchungen und angefochtene Zahlungen zu reduzieren.

• Bearbeitung fehlgeschlagener Zahlungen: Das Fehlschlagen von Zahlungen kann verschiedene Gründe haben, z. B. unzureichende Deckung, abgelaufene Zahlungsdaten oder Ablehnung durch die Bank. In solchen Fällen verwenden Unternehmen Strategien wie die Wiederholungslogik, bei der die Zahlung nach einer bestimmten Zeit erneut versucht wird, oder das Mahnungsmanagement (Dunning), bei dem die Kundinnen und Kunden über das Zahlungsproblem informiert und um aktualisierte Zahlungsinformationen gebeten werden.

• Erneuerung und Kündigung: Abonnements verlängern sich in der Regel automatisch, bis die Kundin oder der Kunde sie kündigt. Das Verfahren für die Kündigung ist im ursprünglichen Vertrag festgelegt und sollte für die Kundin oder den Kunden unkompliziert sein. Kündigungen müssen über den Kundenservice erfolgen oder über ein Selbstbedienungsportal ermöglicht werden.

Stripe für B2B-Zahlungen verwenden

Die Tools von Stripe wurden entwickelt, um die Herausforderungen von B2B-Zahlungen und Automatisierung zu bewältigen. Stripe bietet eine moderne Alternative zu der veralteten Infrastruktur, die lange Zeit für B2B-Transaktionen galt. Diese Alternative kann dazu beitragen, Zahlungen zu optimieren und das Wachstum in einer Vielzahl von Branchen und Geschäftsmodellen zu fördern.

• Moderne digitale Alternativen: Das weltweite Volumen des B2B-Zahlungsverkehrs übertrifft das des Verbraucherzahlungsverkehrs um ein Vielfaches. Der Sektor ist aber in Sachen digitale Innovation im Rückstand. Stripe bietet eine vollständig digitale Alternative zu ineffizienten Prozessen wie Bar- oder Scheckzahlungen, die immer noch weit verbreitet und kostspielig sind. Die digitalen Rechnungslösungen von Stripe verfügen beispielsweise über integrierte elektronische Zahlungsoptionen, die sich in andere Systeme integrieren lassen und eine effektivere Alternative zu den Papierrechnungen darstellen, die viele Unternehmen verwenden. Die digitalen Systeme von Stripe reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen gleichzeitig den Zahlungsprozess.

• Umfassende Finanzinfrastruktur: Die Plattform von Stripe bietet eine vollständig integrierte Suite von Finanz- und Zahlungsprodukten, die dafür entwickelt wurden, Kosten zu senken, den Umsatz zu steigern und Unternehmen effektiver zu führen. Die Plattform deckt ein breites Spektrum an Bedürfnissen ab – von der Abwicklung globaler Zahlungen und der Verwaltung von Einnahmen bis hin zur Einführung neuer Geschäftsmodelle. Produkte wie Stripe Issuing und Treasury sind vor allem für den B2B-Bereich relevant. Mit ihnen können Unternehmen Karten für Ausgaben ausstellen und Gelder mit modernen Treasury-Funktionen verwalten.

• Maßgeschneiderte Lösungen für zahlreiche Use Cases: Stripe unterstützt Start-ups, Unternehmen und viele weitere Geschäftsarten in einer Vielzahl von Branchen wie Software-as-a-Service (SaaS), E-Commerce, Marktplätze und die Creator Economy. Die globale Zahlungsinfrastruktur von Stripe unterstützt mehr als 100 Zahlungsmethoden und bietet Unternehmen damit die Möglichkeit, Zahlungen von überall auf der Welt zu akzeptieren – ein wichtiger Faktor für globale Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit ausweiten möchten.

• Flexibler modularer Aufbau: Dank des modularen Aufbaus von Stripe können Unternehmen die Lösungen wählen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passen, unabhängig davon, ob sie die Rechnungsstellung automatisieren, Abonnements optimieren, ihre Einnahmen verwalten oder die Einhaltung lokaler Steuergesetze sicherstellen möchten. Diese Flexibilität in Verbindung mit der Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, API) und dem Software Development Kit (SDK) von Stripe bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Funktionen von Stripe in ihre bestehenden Systeme zu integrieren und so ein reibungsloses Finanzmanagement zu gewährleisten.