การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้าคือการกันยอดเงินคงเหลือที่ใช้ได้ในบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตไว้จำนวนหนึ่ง โดยตรวจสอบว่าบัตรถูกต้องและมีเงินทุนเพียงพอที่จะทำธุรกรรม จํานวนเงินนี้จะถูกกันไว้โดยผู้ออกบัตรแต่ยังไม่ได้โอนเงินให้กับธุรกิจ โดยปกติแล้วการเรียกเก็บเงินลักษณะนี้จะใช้ในสถานการณ์ที่ยังไม่ทราบจํานวนเงินสุดท้ายในตอนที่ทําธุรกรรมตอนแรก เช่น ที่โรงแรมหรือสถานีเติมน้ำมัน
การอนุมัติล่วงหน้าช่วยให้ธุรกิจสามารถเรียกเก็บค่าใช้จ่ายตามยอดธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริงได้ในภายหลัง เมื่อมีการประเมินและเรียกเก็บค่าใช้จ่ายตามจำนวนที่สรุปสุดท้ายแล้ว ระบบจะปล่อยยอดเงินที่กันไว้ล่วงหน้าแล้วหักจํานวนเงินนั้นออกจากบัญชี หากการซื้อไม่เสร็จสิ้น ระบบจะปล่อยยอดอนุมัติล่วงหน้ากลับไปที่ยอดคงเหลือที่ใช้ได้ของบัตรหลังจากเวลาผ่านไประยะหนึ่ง ซึ่งอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับนโยบายของผู้ออกบัตร ขั้นตอนกนี้เป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานในการ[ยืนยันว่าบัตร]https://stripe.com/resources/more/what-is-card-verification-value "Stripe | What is card verification value (CVV)? ")ยังใช้งานอยู่และมีเงินคงเหลือเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น ตามรายงานของธนาคารกลางแห่งซานฟรานซิสโก 31% ของการชำระเงินทั้งหมดในปี 2022ทำผ่านบัตรเครดิต ซึ่งแสดงให้เห็นว่าธุรกิจควรให้ความสำคัญกับการจัดการการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้าอย่างรอบคอบเพื่อให้มั่นใจว่าครอบคลุมค่าใช้จ่ายธุรกรรมของลูกค้า
ต่อไปนี้เราจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจต้องทราบเกี่ยวกับการกันเงินที่อนุมัติล่วงหน้า แม้ว่าการเรียกเก็บค่าใข้จ่ายเหล่านี้อาจดูเหมือนเป็นรายละเอียดปลีกย่อย แต่ก็มีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพของประสบการณ์การชําระเงินและความปลอดภัยในการชําระเงินโดยรวม
บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง
- การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้ามีระยะเวลาเท่าใด
- การเรียกเก็บค่าใข้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้ามีหลักการทํางานอย่างไร
- การเรียกเก็บค่าใข้จ่ายแบบอนุมััติล่วงหน้าและธุรกรรมผ่านบัตรเครดิต
- ข้อดีของการใช้การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้า
- โดยปกติธุรกิจประเภทใดบ้างที่ใช้การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้า
การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้ามีระยะเวลาเท่าใด
การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายจากบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตแบบอนุมัติล่วงหน้ามักจะใช้เวลาประมาณ 5-7 วัน แต่ระยะเวลาอาจแตกต่างกันไปตามนโยบายของผู้ออกบัตรและประเภทของธุรกรรม โดยธนาคารบางแห่งอาจกันเงินไว้นานถึง 14 วัน ในกรณีของธุรกิจบางประเภท เช่น โรงแรมหรือบริษัทให้เช่ารถยนต์ การกันเงินอาจยาวนานกว่านั้นและอาจใช้เวลานานถึง 30 วัน
สิ่งสําคัญที่ควรทราบก็คือ หากมีการประมวลผลธุรกรรมจริงก่อนสิ้นสุดระยะเวลาการกันวงเงินเอาไว้ การกันเงินแบบอนุมัติล่วงหน้าจะถูกยกเลิกและแทนที่ด้วยการเรียกเก็บเงินจริง หากธุรกรรมไม่สำเร็จหรือธุรกรรมมีจํานวนน้อยกว่าที่อนุมัติไว้ล่วงหน้า ระบบจะปล่อยวงเงินที่กันไว้ จากนั้นวงเงินที่ไม่ได้ใช้ก็จะพร้อมใช้อีกครั้งในบัญชีของเจ้าของบัตร นอกจากนี้ระยะเวลาในการปล่อยเงินที่กันไว้ยังขึ้นอยู่กับระยะเวลาการดำเนินการของธุรกิจและการประมวลผลของผู้ออกบัตรอีกด้วย
การเรียกเก็บค่าใข้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้ามีหลักการทํางานอย่างไร
การเรียกเก็บค่าใข้จ่ายแบบอนุมัติล่วงเป็นวิธีการยืนยันว่าบัตรยังมีการใช้งานอยู่และมีเงินทุนเพียงพอสําหรับทำธุรกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ไม่ทราบยอดรวมทั้งหมดในทันที โดยปกติแล้วกระบวนการทํางานมีดังนี้
เริ่มการอนุมัติวงเงินล่วงหน้า
เมื่อคุณใช้บัตรทําธุรกรรมที่ยังไม่ทราบจำนวนเงินสุดท้ายในทันที (เช่น ที่ปั๊มน้ำมันหรือโรงแรม) ธุรกิจจะเริ่มขั้นตอนการขออนุมัติวงเงินล่วงหน้า ซึ่งเป็นการกันเงินจำนวนหนึ่งในบัตรของคุณไว้ชั่วคราววงเงินที่กันไว้
วงเงินที่อนุมัติล่วงหน้าไม่ใช่ยอดที่เรียกเก็บจริงแต่เป็นการกันเงินไว้ชั่วคราว โดยระบบจะหักเงินจํานวนนี้จากวงเงินคงเหลือที่ใช้ได้ของคุณเพื่อสํารองไว้สําหรับธุรกรรมในอนาคตที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งยอดคงเหลือในบัญชีจริงจะไม่ลดลงในขั้นตอนนี้ ระยะเวลาในการกันวงเงินอนุมัติล่วงหน้าไว้ในบัญชีของคุณอาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับนโยบายของธุรกิจและแนวทางปฏิบัติของผู้ออกบัตร โดยปกติจะอยู่ในช่วงไม่กี่วันถึงสองสามสัปดาห์การลงรายการบัญชียอดเงินธุรกรรมสุดท้าย
เมื่อทราบยอดสุดท้ายของการซื้อแล้ว (เช่น เมื่อคุณเช็กเอาต์ออกจากโรงแรม) ธุรกิจจะเป็นผู้ทำธุรกรรมให้เสร็จสมบูรณ์ จากนั้นวงเงินที่อนุมัติไว้ล่วงหน้าก็จะถูกแทนที่ด้วยการเรียกเก็บยอดจริงซึ่งเป็นยอดสรุปสุดท้ายการปล่อยวงเงินที่ไม่ได้ใช้
หากยอดธุรกรรมตามจริงน้อยกว่ายอดเงินที่อนุมัติไว้ล่วงหน้า หรือหากมีการยกเลิกธุรกรรมวงเงินที่กันไว้ก็จะถูกปล่อยออกมา ซึ่งหมายความว่าวงเงินที่อนุมัติไว้ล่วงหน้า (หรือส่วนที่เหลือของวงเงินนั้น) จะกลับเข้ามาใช้ได้ในบัญชีของคุณอีกครั้ง
เจ้าของบัตรควรติดตามตรวจสอบวงเงินอนุมัติล่วงหน้าที่กันเอาไว้เนื่องจากวงเงินนี้จะทำให้อํานาจการใช้จ่ายของบัตรลดลงชั่วคราว ซึ่งอาจส่งผลต่อการซื้อในอนาคต ธุรกิจต่างๆ ใช้การกันวงเงินแบบนี้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนความปลอดภัย โดยเฉพาะในกรณีที่ให้บริการหรือส่งมอบผลิตภัณฑ์ก่อนที่จะเรียกเก็บเงินขั้นสุดท้าย ซึ่งเป็นวิธีหนึ่งที่ธุรกิจจะป้องกันความไม่แน่นอนเรื่องการชําระเงินได้
การเรียกเก็บค่าใข้จ่ายจากบัตรเครดิตแบบอนุมัติล่วงหน้าและธุรกรรมผ่านบัตรเครดิต
การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายจากบัตรเครดิตบัตรเครดิตแบบอนุมัติล่วงหน้าช่วยให้ธุรกิจตรวจสอบบัตรและสร้างความมั่นใจได้ว่ามียอดเงินที่ต้องใช้จ่ายเพียงพอ ขั้นตอนนี้เริ่มต้นเมื่อธุรกิจส่งคําขอให้ธนาคารผู้ออกบัตรของเจ้าของบัตรยืนยันว่ามีวงเงินเครดิตเพียงพอ จากนั้นธนาคารจะกันเงินในบัตรไว้ตามจำนวนที่ขอ การกันเงินมีผลต่อวงเงินแต่ไม่ได้เรียกเก็บเงินจากบัญชีในทันที ซึ่งหมายความว่ายังไม่เกิดหนี้สินใดๆ ในขั้นตอนการอนุมัติล่วงหน้า
โดยเฉพาะกับบัตรเครดิต การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเป็นการตรวจสอบวงเงินของเจ้าของบัตร ไม่ใช่การตรวจสอบยอดเงินคงเหลือในบัญชีแบบในกรณีของบัตรเดบิต ข้อนี้เป็นความแตกต่างที่สําคัญเนื่องจากการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเป็นการลดจํานวนเงินที่เจ้าของบัตรสามารถใช้จ่ายได้ในภายหลัง แต่จะไม่ส่งผลกระทบต่อจำนวนเงินจริงในบัญชีธนาคารจนกว่าจะสรุปธุรกรรม
ความแตกต่างในการประมวลผลการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าของบัตรแต่ละประเภทอยู่ที่ที่มาของเงินที่กันเอาไว้ ในกรณีที่อนุมัติวงเงินล่วงหน้ากับบัตรเดบิต การกันเงินจะส่งผลต่อยอดคงเหลือในบัญชีและอาจทำให้เกิดสถานการณ์ที่เจ้าของบัตรอาจได้รับคําเตือน "จำนวนเงินไม่เพียงพอ" ในธุรกรรมอื่นๆ ในทางตรงข้าม การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าสำหรับบัตรเครดิตเป็นเพียงการลดวงเงินสินเชื่อที่ใช้ได้
เมื่อใช้บัตรเครดิต ระบบจะยกเลิกวงเงินที่อนุมัติล่วงหน้าเมื่อมีการประมวลผลค่าใช้จ่ายจริงและมีการเรียกเก็บยอดจริงกับบัญชีซึ่งจะแสดงเป็นธุรกรรมที่เป็นยอดหนี้ของเจ้าของบัตร หากยอดเรียกเก็บสุดท้ายน้อยกว่ายอดที่อนุมัติล่วงหน้า ระบบจะปล่อยยอดที่กันไว้ส่วนที่เหลือซึ่งจะเป็นการคืนเครดิตที่ใช้ไม่ได้ชั่วคราวกลับไปยังเจ้าของบัตร
ผู้ออกบัตรเครดิตแต่ละรายอาจมีนโยบายที่แตกต่างกันไปเกี่ยวกับระยะเวลาการกันวงเงินอนุมัติล่วงหน้าก่อนที่จะยกเลิกการกันเงินโดยอัตโนมัติ ในกรณีที่ธุรกิจไม่มีการสรุปธุรกรรม การกันวงเงินก็จะหมดอายุในที่สุดแต่ระยะเวลาอาจอยู่ในช่วง 2-3 วันไปจนถึง 2-3 สัปดาห์
ธุรกิจและผู้ออกบัตรจะสื่อสารกันทางอิเล็กทรอนิกส์สําหรับธุรกรรมแต่ละรายการ ซึ่งการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าก็เป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารนี้ โดยจะใช้ชุดรหัสและข้อความมาตรฐานเพื่อกันวงเงินเอาไว้ จากนั้นจึงสรุปเป็นการเรียกเก็บเงินจริงหรือปล่อยวงเงินที่กันไว้
การจัดการการอนุมัติวงเงินล่วงหน้า ซึ่งเป็นรักษาสมดุลระหว่างความปลอดภัยในการชําระเงินกับประสบการณ์ของลูกค้าเป็นส่วนสำคัญในการจัดการธุรกรรมของธุรกิจ การทําความเข้าใจว่าการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าทำงานอย่างไรจะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลการชําระเงินและระบบการชําระเงินให้ธุรกิจของคุณได้
![Credit card authorization process - Flow chart of credit card authorization process](https://images.stripeassets.com/fzn2n1nzq965/22FXZLGIUy9vx1vA9NlNhB/2b40c1346248c4f8829fd7a54e4d35aa/Credit-card-authorization-process.png?w=2160&q=80)
ข้อดีของการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติวงเงินล่วงหน้า
การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าให้ความปลอดภัยทางการเงินกับทั้งธุรกิจและลูกค้า สําหรับธุรกิจ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้ามีเงินทุนหรือเครดิตเพียงพอก่อนที่ธุรกิจจะตกลงให้บริการ ขั้นตอนนี้เป็นเครื่องป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินและการดึงเงินคืนและมีประโยชน์อย่างยิ่งในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การบริการหรือการให้เช่ารถยนต์ที่อาจไม่ทราบค่าใช้จ่ายเต็มจำนวนในตอนแรก การล็อกเงินทุนไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ ช่วยหลีกเลี่ยงสิ่งที่ไม่คาดคิดและทําให้แน่ใจว่าการชําระเงินจะเข้าบัญชีของคุณตามที่คาดไว้
ป้องกันการถูกเรียกเก็บเงินที่คาดไม่ถึง
ในภาคธุรกิจที่ยอดเรียกเก็บเงินขั้นสุดท้ายอาจสูงขึ้นได้ ให้ลองนึกถึงโรงแรมที่ลูกค้าอาจจะบริโภคของในมินิบาร์หรือธุรกิจบริการเช่ารถยนต์ที่อาจมีการขยายเวลาในนาทีสุดท้าย ดังนั้นการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าจะช่วยให้ธุรกิจสามารถกันวงเงินจํานวนหนึ่งไว้ให้เพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น วิธีนี้เป็นการรับรองว่าธุรกิจจะได้รับค่าตอบแทนสําหรับบริการที่ให้ อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนด้านบัญชีและการเงิน ทําให้สามารถคาดการณ์และจัดทํางบประมาณได้แม่นยํามากขึ้นความโปร่งใสกับลูกค้าสูงขึ้น
การอนุมัติวงเงินล่วงหน้ายังช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้โดยการลดความขัดข้องในการเรียกเก็บเงิน การให้หลักประกันว่ามีเงินทุนต่อหน้าทำให้ธุรกิจให้บริการด้วยความมั่นใจว่าจะได้รับค่าตอบแทน และหันไปมุ่งเน้นการส่งมอบบริการที่ดีที่สุดแก่ลูกค้าโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการติดตามการชําระเงินประโยชน์ต่อลูกค้า
การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าเนื่องจากเป็นวิธีที่ให้ความมั่นใจกับผู้ให้บริการได้โดยไม่ต้องชําระเงินทันที วิธีนี้ให้ความยืดหยุ่นกับลูกค้าเนื่องจากสามารถยกเลิกรายการได้โดยไม่ต้องถูกเรียกเก็บเงินซึ่งส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นในกรณีที่ไม่ต้องการใช้บริการแล้ว นอกจากนี้ยังช่วยตรวจสอบสถานะบัญชีโดยไม่มีผลกระทบทางการเงินทันทีจากการต้องทำธุรกรรมให้เสร็จก่อน ซึ่งช่วยป้องกันการใช้เงินเกินบัญชีได้ความสะดวกในการดําเนินงาน
ธุรกิจสามารถลดเวลาในการเรียกเก็บเงินและการติดตามหนี้ได้ด้วยวิธีขออนุมัติวงเงินล่วงหน้า ทําให้ขั้นตอนการทําธุรกรรมง่ายขึ้นด้วยการรับประกันว่าลูกค้ามีเงินเพียงพอก่อนให้บริการ การเรียกเก็บเงินเหล่านี้ยังเป็นวิธีการจัดการการจองอย่างเป็นระเบียบมากขึ้น เนื่องจากการกันวงเงินแสดงถึงความสนใจที่จะรับบริการการวางแผนทางการเงินที่ง่าย
การอนุมัติวงเงินล่วงหน้ายังดีต่อการจัดการทางการเงินของทั้งสองฝ่าย ธุรกิจสามารถคาดการณ์ลูกหนี้การค้าได้อย่างถูกต้องแม่นยํามากขึ้น ในขณะที่ลูกค้าก็สามารถติดตามการใช้จ่ายและวงเงินหรือเงินทุนที่ใช้ได้อย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น ขั้นตอนนี้เป็นการกํากับดูแลทางการเงินอีกชั้นที่ช่วยให้จัดทํางบประมาณและวางแผนทางการเงินได้ดีขึ้น
![Benefits of preauthorization charge on credit cards - Benefits of preauthorization include merchant protection, more accessible funds, curb of payment processing fees etc.](https://images.stripeassets.com/fzn2n1nzq965/7BFBAVBo4cDRk6BewsXrpy/63a304f9386c05f283eb3af5b7c0cfac/Benefits-of-preauthorization.png?w=2160&q=80)
โดยปกติธุรกิจประเภทใดบ้างที่ใช้การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติล่วงหน้า
การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายแบบอนุมัติวงเงินล่วงหน้ามักจะใช้กับธุรกิจที่ยังไม่ทราบยอดสุดท้ายของธุรกรรมในตอนแรก หรือในกรณีที่มีช่องว่างระหว่างการเริ่มต้นกับสิ้นสุดบริการ โดยต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน:
โรงแรมและที่พัก
สถานประกอบการเหล่านี้มักจะใช้การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายตามจริงหรือค่าเสียหายที่อาจเกิดขึ้นด้วยการกันวงเงินในบัตรเครดิตของลูกค้าเอาไว้บริการให้เช่ารถยนต์
การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าใช้เพื่อกันเงินไว้จำนวนหนึ่งให้ครอบคลุมค่าเช่า ค่าประกันภัย และค่ามัดจําความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นปั๊มน้ำมัน
สําหรับบริการแบบจ่ายที่ตู้จ่ายน้ำมัน ระบบจะใช้การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเพื่อยืนยันว่าบัตรมีเงินเพียงพอจ่ายค่าน้ำมันที่เติมร้านอาหาร
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่ลูกค้าเปิดบิล จะมีการใช้การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเพื่อยืนยันวิธีการชําระเงินก่อนที่จะคิดเงินในตอนสุดท้ายร้านค้าปลีกที่มีสินค้ามูลค่าสูง
ผู้ค้าปลีกบางรายอาจขออนุมัติวงเงินล่วงหน้าจำนวนหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้ามีเงินเพียงพอก่อนจะดําเนินการธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงบริการออนไลน์และบริการสมาชิก
บริษัทที่มีบริการช่วงทดลองใช้อาจขออนุมัติวงเงินล่วงหน้าจํานวนเล็กน้อยเพื่อยืนยันวิธีการชําระเงินซึ่งระบบจะเรียกเก็บเงินหากการสมัครใช้บริการดําเนินต่อไปหลังจากช่วงทดลองใช้ตัวแทนท่องเที่ยวและสายการบิน
เมื่อจองการเดินทาง ระบบจะใช้การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเพื่อกันเงินไว้สำหรับการซื้อตั๋วและค่าธรรมเนียมการเปลี่ยนแปลงหรือการยกเลิกที่อาจเกิดขึ้นบริการให้เช่า
การเช่าอาจรวมถึงการเช่าอุปกรณ์ บริการให้เช่าเฟอร์นิเจอร์ หรือบริการที่ยอดค่าใช้จ่ายสุดท้ายขึ้นอยู่กับสภาพสิ่งของที่เช่าในตอนที่คืน
การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าสามารถปรับใช้ได้กับโมเดลธุรกิจที่หลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจอง การเช่า หรือบริการที่มีความผันแปร
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ