De preautorisatiebetaling is een tijdelijke inhouding van een bepaald bedrag van het beschikbare saldo op een creditcard of betaalkaart. Met deze betaling wordt gecontroleerd of de kaart geldig is en of er voldoende saldo is voor de transactie. Het bedrag wordt gereserveerd door de verstrekker van de kaart, maar niet daadwerkelijk overgemaakt naar het bedrijf. Deze vorm van betaling wordt vaak gebruikt in situaties waarin het eindbedrag niet bekend is op het moment van de eerste transactie, zoals bij hotels of benzinestations.

De preautorisatie zorgt ervoor dat het bedrijf het daadwerkelijke transactiebedrag later in rekening kan brengen. Zodra het definitieve bedrag is vastgesteld en in rekening is gebracht, wordt de met de preautorisatie gemaakte reservering vrijgegeven en wordt het werkelijke bedrag van de rekening afgeschreven. Als de aankoop niet wordt voltooid, wordt het bedrag van de preautorisatie na een bepaalde periode weer toegevoegd aan het beschikbare saldo van de kaart. Dit bedrag kan variëren afhankelijk van de voorwaarden van de uitgevende instelling. Deze procedure is een standaardwerkwijze om te verifiëren of een kaart actief is en of er eventuele betalingen mee kunnen worden gedekt. Volgens een rapport van de Federal Reserve Bank of San Francisco werd 31% van alle betalingen in 2022 gedaan met creditcards, wat benadrukt hoe belangrijk het is voor bedrijven om preautorisatiekobetalingen zorgvuldig te beheren zodat klanttransacties kunnen worden afgerond.

Hieronder bespreken we wat bedrijven moeten weten over het vasthouden van bedragen bij preautorisatie. Deze betalingen lijken misschien een klein detail, maar ze hebben grote gevolgen voor de efficiëntie van het betaalproces en de veiligheid van betalingen als geheel.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe lang kan een preautorisatiebetaling worden vastgehouden?
  
• Hoe werkt een preautorisatiebetaling?
  
• Preautorisatiebetalingen en creditcardtransacties
  
• Voordelen van preautorisatiebetalingen
  
• Wat voor soort bedrijven maken veel gebruik van preautorisatiebetalingen?
  

Hoe lang kan een preautorisatiebetaling worden vastgehouden?

Een preautorisatiebetaling op een creditcard of debitcard kan in het algemeen zo'n vijf tot zeven dagen worden vastgehouden, maar deze duur kan variëren afhankelijk van het beleid van de kaartuitgever en het type transactie. Sommige banken houden een reservering tot maximaal 14 dagen aan. In het geval van bepaalde bedrijven, zoals hotels of autoverhuurbedrijven, kan de reservering voor een nog langere periode voortduren, tot in principe 30 dagen.

Het is belangrijk om te weten dat als de daadwerkelijke transactie wordt verwerkt voordat de reserveringsperiode afloopt, de preautorisatiereservering wordt opgeheven en wordt vervangen door de daadwerkelijke betaling. Als de transactie niet doorgaat of als het bedrag lager is dan het vooraf geautoriseerde bedrag, wordt de reservering vrijgegeven. Het ongebruikte geld komt dan weer beschikbaar op de rekening van de kaarthouder. Deze tijdlijn voor het vrijgeven van geld kan ook afhankelijk zijn van de verwerkingstijden van zowel het bedrijf als de kaartuitgever.

Hoe werkt een preautorisatiebetaling?

Preautorisatiebetalingen zijn een methode voor bedrijven om te controleren of een betaalkaart actief is en voldoende saldo heeft voor een transactie, vooral als het totaalbedrag niet meteen bekend is. Dit is hoe het proces meestal werkt:

• Initiëren van de preautorisatie
  Wanneer je je kaart gebruikt voor een transactie waarvan het definitieve bedrag niet vooraf bekend is (zoals bij een tankstation of hotel), zal het bedrijf een preautorisatie initiëren. Dit is in feite een tijdelijke reservering van een bepaald bedrag op je kaart.

• Geld reserveren
  Het bedrag van de preautorisatie is geen echte betaling, maar een tijdelijke reservering. Dit bedrag wordt in mindering gebracht op je beschikbare saldo en wordt gereserveerd voor de eventuele toekomstige transactie. Het werkelijke accountsaldo wordt in deze fase niet lager. Hoe lang de reservering van preautorisatie op je rekening blijft staan, kan variëren. Dit hangt af van het beleid van het bedrijf en de praktijken van de kaartuitgever. Het varieert meestal van een paar dagen tot een paar weken.

• Het boeken van het uiteindelijke transactiebedrag
  Zodra het definitieve bedrag van je aankoop bekend is (bijvoorbeeld wanneer je uitcheckt bij een hotel), rondt het bedrijf de transactie af. De preautorisatiereservering wordt dan vervangen door de daadwerkelijke betaling van het eindbedrag.

• Ongebruikte bedragen vrijgeven
  Als het werkelijke transactiebedrag lager is dan het vooraf geautoriseerde bedrag, of als de transactie wordt geannuleerd, wordt de reservering van de ongebruikte middelen vrijgegeven. Dit betekent dat het vooraf geautoriseerde bedrag (of het resterende deel ervan) weer beschikbaar komt op je rekening.

Kaarthouders moeten de preautorisatiereservering in de gaten houden, omdat hierdoor de koopkracht van de kaart tijdelijk afneemt, wat van invloed kan zijn op toekomstige aankopen. Voor bedrijven is deze reservering een veiligheidsmaatregel, met name wanneer ze diensten of producten leveren vóór de definitieve betaling. Het is een manier voor bedrijven om zich te beschermen tegen onzekerheden bij betalingen.

Preautorisatiebetalingen en creditcardtransacties

Preautorisatiebetalingen op creditcards stellen bedrijven in staat om de kaart te valideren en zich ervan te verzekeren dat het saldo toereikend is. Dit proces begint wanneer een bedrijf een verzoek stuurt naar de uitgevende bank van de kaarthouder om de beschikbaarheid van krediet na te gaan. De bank reserveert vervolgens het gevraagde bedrag op de kaart. Deze reservering heeft invloed op de kredietlimiet, maar leidt niet tot een onmiddellijke afschrijving van de rekening, wat betekent dat er in de preautorisatiefase geen schuld wordt gemaakt.

Specifiek voor creditcards zijn preautorisaties een controle op de kredietlimiet van de kaarthouder in plaats van op het saldo van de bankrekening, zoals het geval is bij debitcards. Dit is een belangrijk verschil, omdat het betekent dat preautorisaties het bedrag verminderen dat de kaarthouder vervolgens kan uitgeven, maar ze hebben geen invloed op het daadwerkelijke saldo op een bankrekening totdat de transactie is afgerond.

Verschillen in verwerking van preautorisaties voor verschillende typen betaalkaarten hebben voornamelijk te maken met waar de gereserveerde middelen zich bevinden. Wanneer een preautorisatie wordt toegepast op een debitcard, heeft de inhouding van het geld invloed op het rekeningsaldo en kan dit mogelijk leiden tot situaties waarin een kaarthouder bij andere transacties de waarschuwing 'onvoldoende saldo' kan krijgen. Omgekeerd verlagen preautorisatiebetalingen op een creditcard slechts het beschikbare krediet.

Bij het gebruik van creditcards wordt de preautorisatiereservering opgeheven wanneer de daadwerkelijke betaling is verwerkt en wordt de rekening vervolgens met de werkelijke betaling belast, wat wordt weergegeven als transactie die bijdraagt aan de schuld van de kaarthouder. Als de eindbetaling lager is dan het vooraf geautoriseerde bedrag, wordt de resterende reservering opgeheven, waardoor het tijdelijk niet beschikbare krediet aan de kaarthouder wordt hersteld.

Verschillende creditcarduitgevers kunnen verschillende regels hebben over hoe lang een preautorisatie kan duren voordat deze automatisch wordt stopgezet. In het geval dat een bedrijf de transactie niet afrondt, zal de reservering uiteindelijk verlopen, maar het tijdsbestek hiervoor kan variëren van enkele dagen tot enkele weken.

Bedrijven en kaartuitgevers communiceren elektronisch voor elke transactie, en preautorisaties maken deel uit van deze communicatie. Ze gebruiken een reeks gestandaardiseerde codes en berichten waarmee deze reserveringen worden geplaatst en vervolgens met een daadwerkelijke betaling of met een vrijgave kunnen worden afgerond.

Het beheer van preautorisaties, waarbij een evenwicht wordt gevonden tussen de beveiliging van betalingen en de klantervaring, is een belangrijk aspect van transactiebeheer voor bedrijven. Als je begrijpt hoe preautorisaties werken, kun je de verwerking van betalingen en het betaalsysteem voor je bedrijf optimaliseren.

Voordelen van preautorisatiebetalingen

Preautorisaties bieden een financieel vangnet voor zowel bedrijven als klanten. Voor bedrijven is het een manier om zich ervan te vergewissen dat klanten het geld of krediet hebben dat ze nodig hebben voordat bedrijven zich ertoe verbinden een dienst te leveren. Deze stap is een bescherming tegen geschillen en chargebacks, en vooral handig in sectoren zoals horeca of autoverhuur waar de volledige kosten niet altijd vanaf het begin bekend zijn. Door geld in een vroeg stadium vast te zetten, kom je niet voor verrassingen te staan en weet je zeker dat verwachte betalingen op je rekening terechtkomen.

• Bescherming bij onverwacht hoge bedragen
  In sectoren waar de eindafrekening kan oplopen (denk aan hotels waar gasten gebruik kunnen maken van de minibar of autoverhuur met de mogelijkheid van last-minute verlengingen) geven preautorisaties bedrijven de mogelijkheid om een bedrag te reserveren dat de potentiële kosten dekt. Dit is een verzekering dat bedrijven worden gecompenseerd voor de diensten die ze leveren en stroomlijnt ook de boekhouding en financiële planning, waardoor nauwkeurigere prognoses en budgettering mogelijk zijn.

• Grotere transparantie voor de klant
  Preautorisaties kunnen ook de klantervaring verbeteren door haperingen in de facturatie weg te nemen. Doordat geld vooraf is gegarandeerd, kunnen bedrijven diensten verlenen met het vertrouwen dat ze worden betaald, zodat ze zich kunnen concentreren op het leveren van de beste klantenservice zonder dat ze zich druk hoeven te maken over het betalingstraject daarna.

• Voordelen voor de klant
  Preautorisaties kunnen voordelig zijn voor klanten omdat ze een manier bieden om serviceproviders gerust te stellen zonder dat er onmiddellijk betaald moet worden. Het geeft klanten de flexibiliteit om in de meeste gevallen zonder dat er kosten in rekening worden gebracht op te zeggen als de service niet langer nodig is. Het maakt het ook mogelijk om de status van de rekening te controleren zonder de onmiddellijke financiële impact van een volledige transactie, waardoor te hoge uitgaven worden voorkomen.

• Bedrijfsvoering gemakkelijker
  Bedrijven kunnen de tijd die wordt besteed aan facturering en het innen van betalingen verminderen door gebruik te maken van preautorisaties. Het transactieproces wordt vereenvoudigd door zeker te stellen dat het geld beschikbaar is voordat de diensten worden verleend. Deze betalingen bieden ook een meer georganiseerde manier om reserveringen en boekingen te beheren, aangezien met het reserveren van geld een bevestigde interesse in de service wordt aangegeven.

• Vereenvoudigde financiële planning
  Het financieel beheer is met preautorisaties voor beide entiteiten ook verbeterd. Bedrijven kunnen uitstaande vorderingen nauwkeuriger voorspellen, terwijl klanten hun uitgaven en beschikbare kredieten of fondsen nauwkeuriger kunnen volgen. Het proces voegt een laag van financieel overzicht toe die kan bijdragen aan een betere budgettering en financiële planning.

Wat voor soort bedrijven maken veel gebruik van preautorisatiebetalingen?

Preautorisatiebetalingen worden vaak gebruikt door bedrijven die het definitieve bedrag van een transactie bij aanvang niet weten of wanneer er een periode verstrijkt tussen het starten van een dienst en de voltooiing ervan. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Hotels en accommodaties
  Deze bedrijven gebruiken vaak preautorisaties om eventuele incidentele kosten of schade te dekken met de reservering van een bedrag op de creditcard van de gast.

• Autoverhuur
  Preautorisaties worden gebruikt om een bedrag te reserveren waarmee de huurprijs, verzekering en een borg voor mogelijke schade zijn gedekt.

• Benzinestations
  Voor diensten die aan de pomp worden betaald, wordt een preautorisatie gebruikt om te controleren of er voldoende saldo op de kaart staat om de brandstofaankoop te dekken.

• Restaurants
  Vooral in situaties waarin gasten hun consumpties op een bon laten zetten, worden preautorisaties gebruikt om de betaalmethode te bevestigen voordat de eindafrekening wordt opgesteld.

• Winkels met luxe-artikelen
  Sommige detailhandelaren kunnen een aankoop preautoriseren om er zeker van te zijn dat er geld beschikbaar is voordat ze dure transacties verwerken.

• Online diensten en abonnementen
  Bedrijven die proefperioden aanbieden, kunnen de preautorisatie van een klein bedrag gebruiken voor de verificatie van de betaalmethode, die wordt gebruikt als het abonnement na afloop van de proefperiode wordt voortgezet.

• Reisbureaus en luchtvaartmaatschappijen
  Bij het boeken van reizen worden preautorisaties gebruikt om geld te reserveren voor ticketaankopen en mogelijke kosten voor wijzigingen of annuleringen.

• Verhuur van goederen
  Dit kan de huur van apparatuur, meubels of andere diensten zijn waarbij de uiteindelijke kosten kunnen afhangen van de retourstaat van het gehuurde artikel.

Preautorisatie kan worden aangepast aan verschillende bedrijfsmodellen, met name wanneer er sprake is van reserveringen, verhuur of diensten die variabel van aard zijn.