Eine Vorautorisierung ist ein vorübergehender Einbehalt eines bestimmten Betrags des verfügbaren Saldos auf einer Kredit- oder Debitkarte. Mittels dieser Abbuchung wird überprüft, ob die Karte gültig ist und ob genügend Gelder vorhanden sind, um die Transaktion abzudecken. Der Betrag wird vom Kartenaussteller zurückgestellt, aber nicht tatsächlich an das Unternehmen überwiesen. Diese Methode wird in der Regel in Fällen verwendet, in denen der endgültige Betrag zum Zeitpunkt der Transaktion noch nicht bekannt ist, z. B. in Hotels oder an Tankstellen.

Die Vorautorisierung stellt sicher, dass das Unternehmen später den tatsächlichen Transaktionsbetrag belasten kann. Sobald der endgültige Betrag ermittelt und belastet wurde, wird die Vorautorisierung aufgehoben und der tatsächliche Betrag vom Konto abgebucht. Wird der Kauf nicht abgeschlossen, so wird der vorautorisierte Betrag nach einem bestimmten Zeitraum, der je nach den Richtlinien des Kartenausstellers variieren kann, wieder auf den verfügbaren Saldo der Karte übertragen. Dies ist gängige Praxis, um zu überprüfen, ob eine Karte aktiv ist und potenzielle Zahlungen abgedeckt werden können. Einem Bericht der Federal Reserve Bank of San Francisco zufolge wurden 2022 rund 31 % aller Zahlungen mit Kreditkarten getätigt. Das macht deutlich, wie wichtig es für Unternehmen ist, Vorautorisierungen sorgfältig zu handhaben, um sicherzustellen, dass die Transaktionen ihrer Kundschaft abgedeckt sind.

Im Folgenden erfahren Sie, was Unternehmen über die Vorautorisierung von Zahlungen wissen müssen. Diese Autorisierungen mögen auf den ersten Blick eher eine Randnotiz sein. Sie haben aber große Auswirkungen auf die Effizienz des Zahlungsverkehrs und die Sicherheit des Zahlungsverkehrs im Allgemeinen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie lange ist eine Vorautorisierung gültig?
  
• Wie funktionieren Vorautorisierungen?
  
• Vorautorisierungen und Kreditkartentransaktionen
  
• Vorteile von Vorautorisierungen
  
• Welche Arten von Unternehmen verwenden in der Regel Vorautorisierungen?
  

Wie lange ist eine Vorautorisierung gültig?

Eine Vorautorisierung auf einer Kredit- oder Debitkarte gilt in der Regel für fünf bis sieben Tage, aber diese Dauer kann je nach den Richtlinien des Kartenausstellers und der Art der Transaktion variieren. Manche Banken halten den Betrag bis zu 14 Tage lang zurück. Bei bestimmten Unternehmen wie Hotels oder Autovermietungen kann die Einbehaltung sogar noch länger dauern, nämlich bis zu 30 Tage.

Wichtig: Wenn die tatsächliche Transaktion vor Ablauf der Rückhaltefrist abgewickelt wird, wird die Rückhaltefrist für die Vorautorisierung aufgehoben und die Vorautorisierung durch die tatsächliche Zahlung ersetzt. Wird die Transaktion nicht ausgeführt oder ist sie geringer als der vorautorisierte Betrag, wird die Sperrung aufgehoben. Die nicht verwendeten Gelder sind dann wieder auf dem Konto der Karteninhaberin oder des Karteninhabers verfügbar. Dieser Zeitrahmen für die Freigabe der Gelder kann auch von den Abwicklungszeiten sowohl des Unternehmens als auch des Kartenausstellers abhängen.

Wie funktionieren Vorautorisierungen?

Mit Vorautorisierungen prüfen Unternehmen, ob eine Karte aktiv ist und über genügend Gelder für eine Transaktion verfügt, insbesondere in Fällen, in denen der Gesamtbetrag nicht sofort bekannt ist. Dies läuft typischerweise wie folgt ab:

• Veranlassen der Vorautorisierung
  Wenn Sie Ihre Karte für eine Transaktion verwenden, bei der der endgültige Betrag nicht im Voraus bekannt ist (z. B. an einer Tankstelle oder in einem Hotel), veranlasst das Unternehmen eine Vorautorisierung. Dabei wird ein bestimmter Betrag vorübergehend auf Ihrer Karte blockiert.

• Rückhalten von Geldern
  Bei der Vorautorisierung handelt es sich nicht um eine tatsächliche Belastung, sondern um eine vorübergehende Einbehaltung. Der Betrag wird von Ihrem verfügbaren Saldo abgezogen, um ihn für eine mögliche zukünftige Transaktion zu reservieren. Der tatsächliche Kontostand verringert sich dabei zunächst nicht. Wie lange die Vorautorisierung auf Ihrem Konto verbleibt, ist unterschiedlich. Sie hängt von den Richtlinien des Unternehmens und der Praxis des Kartenausstellers ab. In der Regel liegt sie zwischen ein paar Tagen und einigen Wochen.

• Verbuchung des endgültigen Transaktionsbetrags
  Sobald der endgültige Betrag Ihres Kaufs bekannt ist (z. B. wenn Sie aus einem Hotel auschecken), schließt das Unternehmen die Transaktion ab. Die Vorautorisierung wird dann durch die tatsächliche Abbuchung des endgültigen Betrags ersetzt.

• Freigabe ungenutzter Gelder
  Ist der tatsächliche Transaktionsbetrag geringer als der vorab autorisierte Betrag oder wird die Transaktion storniert, wird die Sperrung des nicht verwendeten Betrags aufgehoben. Das bedeutet, dass der vorautorisierte Betrag (bzw. der verbleibende Teil davon) wieder auf Ihrem Konto verfügbar wird.

Karteninhaber/innen sollten die Vorautorisierungssperren im Blick haben, denn sie verringern vorübergehend die Kaufkraft der Karte, was sich auf künftige Einkäufe auswirken kann. Unternehmen setzen die Sperrungen als Sicherheitsmaßnahme ein, insbesondere wenn sie ihre Dienstleistungen oder Produkte vor der endgültigen Belastung bereitstellen. Auf diese Weise sichern sich die Unternehmen gegen Zahlungsunsicherheiten ab.

Vorautorisierungen und Kreditkartentransaktionen

Vorautorisierungen bei Kreditkarten ermöglichen es Unternehmen, die Karte zu validieren und sicherzustellen, dass die erforderlichen Gelder verfügbar sind. Der Vorgang beginnt damit, dass ein Unternehmen eine Anfrage an die kartenausstellende Bank der Karteninhaberin oder des Karteninhabers sendet, um die Verfügbarkeit des Guthabens zu prüfen. Die Bank sperrt dann den angeforderten Betrag auf der Karte. Diese Sperrung wirkt sich auf das Kreditlimit aus, führt aber nicht zu einer sofortigen Belastung des Kontos, sodass in der Phase der Vorautorisierung keine Verbindlichkeiten entstehen.

Bei Kreditkarten werden Vorautorisierungen mit dem Kreditrahmen der Karte verrechnet und nicht mit dem Saldo des Bankkontos, wie es bei Debitkarten der Fall ist. Das ist ein wichtiger Unterschied, denn er bedeutet, dass Vorautorisierungen den Betrag reduzieren, den die Karteninhaber/innen später ausgeben können. Sie wirken sich jedoch nicht auf die tatsächlichen Gelder auf dem Bankkonto aus, bis die Transaktion abgeschlossen ist.

Die Unterschiede bei der Abwicklung von Vorautorisierungen zwischen den verschiedenen Kartentypen betreffen in erster Linie den Ort, an dem die Gelder einbehalten werden. Bei einer Vorautorisierung für eine Debitkarte wirkt sich die Einbehaltung von Geldern auf den Kontostand aus und kann dazu führen, dass die Karteninhaber/innen bei anderen Transaktionen die Warnung „unzureichende Finanzmittel“ erhalten. Vorautorisierungen bei Kreditkarten hingegen reduzieren lediglich den verfügbaren Kreditrahmen.

Bei Kreditkarten wird die Vorautorisierung aufgehoben, sobald die tatsächliche Abbuchung erfolgt ist, und die tatsächliche Abbuchung wird dem Konto gutgeschrieben – als Transaktion, die zu den Verbindlichkeiten auf Seiten der Karteninhaber/innen beiträgt. Liegt die endgültige Abbuchung unter dem vorautorisierten Betrag, wird die verbleibende Sperre aufgehoben und die Karteninhaberin oder der Karteninhaber erhält den vorübergehend nicht verfügbaren Betrag zurück.

Die einzelnen Kreditkartenaussteller haben möglicherweise unterschiedliche Richtlinien darüber, wie lange eine Vorautorisierung bestehen bleibt, bevor sie automatisch aufgehoben wird. Falls ein Unternehmen die Transaktion nicht abschließt, läuft die Sperre von selbst aus, aber der Zeitrahmen dafür kann von ein paar Tagen bis zu einigen Wochen reichen.

Unternehmen und Kartenaussteller kommunizieren bei jeder Transaktion elektronisch und Vorautorisierungen sind Teil dieser Kommunikation. Sie verwenden eine Reihe von standardisierten Codes und Meldungen, die es ermöglichen, diese Sperren zu veranlassen und dann entweder in tatsächliche Belastungen umzuwandeln oder wieder freizugeben.

Die Verwaltung von Vorautorisierungen – ein Gleichgewicht zwischen Zahlungssicherheit und Kundenerfahrung – ist ein wichtiger Aspekt des Transaktionsmanagements für Unternehmen. Wenn Sie die Funktionsweise von Vorautorisierungen kennen, können Sie Ihre Zahlungsabwicklung und Ihr Zahlungssystem für Ihr Unternehmen optimieren.

Vorteile von Vorautorisierungen

Vorautorisierungen bieten ein finanzielles Sicherheitsnetz sowohl für Unternehmen als auch für die Kundschaft. Unternehmen können so sicherstellen, dass ihre Kundinnen und Kunden über die erforderlichen Gelder oder den erforderlichen Kreditrahmen verfügen, bevor sie sich zur Erbringung einer Dienstleistung verpflichten. Dieser Schritt schützt vor Zahlungsanfechtungen und Rückbuchungen und ist besonders in Branchen wie dem Hotel- und Gaststättengewerbe oder der Autovermietung nützlich, wo die vollen Kosten möglicherweise nicht von Anfang an bekannt sind. Durch die frühzeitige Sicherung von Geldern können Sie Überraschungen vermeiden und sicherstellen, dass die Zahlungen wie erwartet auf Ihrem Konto eingehen.

• Schutz vor unerwarteten Kosten
  In Bereichen, in denen hohe Beträge anfallen können – z. B. in Hotels, in denen die Gäste die Minibar nutzen können, oder bei Autovermietungen, bei denen eine Verlängerung in letzter Minute möglich ist –, reservieren Unternehmen mit Vorautorisierungen einen Betrag, der mögliche Kosten deckt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unternehmen für die von ihnen erbrachten Dienstleistungen entschädigt werden. Außerdem werden Buchhaltung und Finanzplanung gestrafft, sodass genauere Prognosen und Budgetierungen möglich sind.

• Größere Kundentransparenz
  Vorautorisierungen können auch die Kundenerfahrung verbessern, indem sie Ärger bei der Rechnungsstellung vermeiden. Dadurch, dass die Gelder im Voraus zugesichert werden, können Unternehmen ihre Dienstleistungen in der Gewissheit erbringen, dass sie bezahlt werden. So können sie sich auf einen optimalen Kundenservice konzentrieren, ohne sich um die Nachverfolgung von Zahlungen zu kümmern.

• Vorteile für die Kundschaft
  Vorautorisierungen sind für die Kundschaft oft von Vorteil, da sie eine Möglichkeit bieten, sich Dienstleistungen zu sichern, ohne sofort eine Zahlung zu leisten. Sie geben den Kundinnen und Kunden in den meisten Fällen die Flexibilität, die Dienstleistung zu stornieren, ohne dass sie in Rechnung gestellt wird, falls sie diese nicht mehr benötigen. Außerdem kann so der Kontostand überprüft werden, ohne dass die finanziellen Auswirkungen einer vollständigen Transaktion unmittelbar spürbar sind. Damit werden zu hohe Ausgaben vermieden.

• Einfachere Abläufe
  Unternehmen können den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung und den Einzug von Zahlungen durch den Einsatz von Vorautorisierungen verringern und so den Transaktionsprozess vereinfachen, indem sie vor der Erbringung von Dienstleistungen die Verfügbarkeit von Geldern garantieren. Darüber hinaus ermöglichen diese Belastungen eine übersichtlichere Verwaltung von Reservierungen und Buchungen, da das Zurückhalten der Gelder ein konkretes Interesse an der Dienstleistung signalisiert.

• Vereinfachte Finanzplanung
  Auch das Finanzmanagement beider Seiten wird durch Vorautorisierungen verbessert. Die Unternehmen können ihre Forderungen genauer prognostizieren, während die Kundinnen und Kunden ihre Ausgaben und verfügbaren Kreditrahmen bzw. Gelder genauer überwachen können. Das Verfahren bietet eine Ebene der Finanzaufsicht, die zu einer besseren Budgetierung und Finanzplanung beitragen kann.

Welche Arten von Unternehmen verwenden in der Regel Vorautorisierungen?

Vorautorisierungen werden häufig von Unternehmen verwendet, bei denen der endgültige Betrag einer Transaktion zu Beginn nicht bekannt ist oder bei denen sich eine Diskrepanz zwischen dem Beginn einer Dienstleistung und ihrem Abschluss ergeben kann. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele:

• Hotels und Unterkünfte
  Diese Einrichtungen verwenden häufig Vorautorisierungen, um mögliche Nebenkosten oder Schäden zu decken, indem sie einen Betrag auf der Kreditkarte der Gäste sichern.

• Autovermietungen
  Hier wird ein Betrag hinterlegt, der die Mietgebühr, die Versicherung und eine Kaution für eventuelle Schäden abdeckt.

• Tankstellen
  Bei Bezahlung direkt an der Zapfsäule wird eine Vorautorisierung verwendet, um zu überprüfen, ob die Karte über genügend Gelder verfügt, um den Kraftstoffkauf abzudecken.

• Restaurants
  Insbesondere in Situationen, in denen die Kundinnen und Kunden konsumieren und erst am Ende bezahlen, werden Vorautorisierungen verwendet, um die Zahlungsmethode zu bestätigen, bevor die endgültige Rechnung erstellt wird.

• Einzelhandelsgeschäfte mit hochpreisigen Artikeln
  Manche Einzelhändler vorautorisieren einen Kaufbetrag, um sicherzugehen, dass die Gelder verfügbar sind, bevor sie teure Transaktionen abwickeln.

• Online-Dienste und Abonnements
  Unternehmen, die Testzeiträume anbieten, vorautorisieren einen kleinen Betrag zur Überprüfung der Zahlungsmethode, der abgebucht wird, wenn das Abonnement nach dem Testzeitraum fortgesetzt wird.

• Reisebüros und Fluggesellschaften
  Bei der Buchung von Reisen werden Vorautorisierungen verwendet, um Gelder für den Kauf von Tickets und mögliche Gebühren für Änderungen oder Stornierungen zurückzuhalten.

• Mietdienstleistungen
  Dazu können Leihgeräte, Leihmöbel oder andere Dienstleistungen gehören, bei denen die endgültigen Kosten vom Zustand des gemieteten Gegenstands bei der Rückgabe abhängen.

Die Vorautorisierung lässt sich an verschiedene Geschäftsmodelle anpassen, insbesondere an solche, die Reservierungen, Vermietungen oder Dienstleistungen mit variabler Natur beinhalten.