Une préautorisation de carte bancaire consiste à bloquer un montant particulier du solde disponible sur une carte de crédit ou de débit. Cette opération permet de vérifier que la carte bancaire est valide et que les fonds disponibles sont suffisants pour couvrir la transaction. Le montant est réservé par l'émetteur de la carte bancaire, mais n'est pas effectivement transféré à l'entreprise. Ce principe est utilisé lorsque le montant final d'une transaction n'est pas connu au moment où elle est initiée, par exemple dans les hôtels ou les stations-service.

La préautorisation garantit à l'entreprise la possibilité de débiter ultérieurement le montant réel de la transaction. Une fois le montant total évalué et débité, le blocage lié à la préautorisation est levé, et le montant réel est déduit du compte. Si l'achat n'est finalement pas effectué, le montant associé à la préautorisation est libéré et réintégré au solde disponible de la carte après un certain temps, qui peut varier en fonction des politiques appliquées par l'émetteur de la carte bancaire. Cette pratique courante permet de vérifier si une carte bancaire est active et peut couvrir les paiements potentiels. Selon un rapport établi par la Federal Reserve Bank of San Francisco, 31 % des paiements effectués en 2022 l'ont été par l'intermédiaire d'une carte bancaire. Il est donc important pour les entreprises d'adopter le principe de la préautorisation afin de s'assurer que les transactions de leurs clients seront couvertes.

Nous abordons ci-après les éléments que les entreprises doivent connaître concernant les retenues de préautorisation. Même si ces opérations semblent constituer un détail mineur, elles contribuent largement à l'efficacité de l'expérience de paiement et à la sécurité des paiements dans leur ensemble.

Sommaire

• Durée de la retenue de préautorisation
  
• Principe de la retenue de préautorisation
  
• Retenues de préautorisation et transactions par carte bancaire
  
• Avantages des retenues de préautorisation
  
• Typologie des entreprises ayant recours aux retenues de préautorisation
  

Durée de la retenue de préautorisation

Une retenue de préautorisation sur une carte de crédit ou de débit peut s'étendre sur une période d'environ cinq à sept jours, mais cette dernière peut varier en fonction des politiques appliquées par l'émetteur de la carte bancaire et du type de transaction effectuée. Certaines banques peuvent continuer à bloquer le montant correspondant jusqu'à 14 jours. Dans le cas des hôtels ou des entreprises de location de voiture, le délai peut être encore plus long et atteindre potentiellement 30 jours.

Il convient de savoir que si la transaction concernée est finalisée avant la fin de la période de retenue, cette dernière est levée et remplacée par le débit réel correspondant. Si la transaction n'aboutit pas, ou si son montant est inférieur à celui fixé lors de la préautorisation, la retenue est levée. Les fonds non utilisés redeviennent disponibles sur le compte du titulaire de la carte. Le délai de libération des fonds peut également dépendre des délais de traitement de l'entreprise et de l'émetteur de cartes bancaires

Principe de la retenue de préautorisation

Les retenues de préautorisation permettent aux entreprises de vérifier si une carte bancaire est active et dispose de fonds suffisants pour couvrir une transaction, en particulier lorsque le montant total n'est pas immédiatement connu. Le processus se déroule généralement comme suit.

• Demande de préautorisation
  Lorsque vous utilisez votre carte bancaire pour une transaction dont le montant final n'est pas connu à l'avance (dans une station-service ou un hôtel), l'entreprise demandera une préautorisation. Elle correspond à une retenue temporaire d'un certain montant sur votre carte bancaire.

• Blocage des fonds
  Le montant de la préautorisation n'est pas réellement débité, mais retenu temporairement. Il est déduit de votre solde disponible, et réservé pour la transaction future potentielle. À ce stade, le solde affiché pour le compte n'est pas réduit. La durée de la retenue de préautorisation peut varier. Elle dépend des politiques appliquées par l'entreprise concernée et des pratiques de l'émetteur de la carte bancaire. Elle varie de quelques jours à quelques semaines.

• Enregistrement du montant final de la transaction
  Une fois le montant final de votre achat connu (par exemple, lorsque vous payez votre note d'hôtel), l'entreprise finalisera la transaction. La retenue de préautorisation est alors remplacée par le débit réel du montant final.

• Libération des fonds non utilisés
  Si le montant réel de la transaction est inférieur au montant de la préautorisation, ou si la transaction est annulée, la retenue des fonds non utilisés est levée. Ces derniers deviennent disponibles sur votre compte.

Les titulaires de carte doivent surveiller les retenues de préautorisation, car celles-ci réduisent temporairement le montant des dépenses autorisées et peuvent donc avoir des incidences sur les achats ultérieurs. Les entreprises recourent à ces retenues afin de garantir le paiement de leurs services ou de leurs produits, qui n'intervient qu'ultérieurement. Elles se protègent ainsi contre les incertitudes liées aux paiements.

Retenues de préautorisation et transactions par carte bancaire

Les retenues de préautorisation sur les cartes bancaires permettent aux entreprises de valider ces dernières et de s'assurer que les fonds nécessaires sont disponibles. L'entreprise commence par envoyer une demande à la banque émettrice du titulaire de la carte bancaire afin de vérifier la solvabilité de celui-ci. La banque procède ensuite à une retenue sur la carte bancaire. Cette retenue a une incidence sur le plafond de paiement, mais ne se traduit pas par un débit immédiat du compte. L'étape de préautorisation ne crée donc aucune dette.

Propres aux cartes bancaires, les préautorisations permettent de vérifier le plafond de paiement du titulaire plutôt que le solde de son compte bancaire, comme cela est le cas avec les cartes de débit. La différence est importante, car les préautorisations réduisent le montant que le titulaire de la carte peut dépenser par la suite, mais n'ont aucune incidence sur les fonds réellement présents sur le compte bancaire tant que la transaction n'est pas finalisée.

Les principales différences dans le traitement des préautorisations résident dans le type de carte bancaire concerné. Dans le cas d'une carte de débit, la retenue des fonds se fait sur le solde du compte et peut potentiellement conduire à des situations dans lesquelles un titulaire de carte bancaire peut recevoir une alerte pour « insuffisance de fonds » pour d'autres transactions. À l'inverse, les préautorisations de cartes de crédit réduisent simplement le plafond de paiement disponible.

Lorsqu'une carte de crédit est utilisée, la retenue de préautorisation est levée une fois le débit réellement traité et effectué sur le compte. La transaction réalisée s'ajoute à la dette du titulaire de la carte. Si le montant finalement débité est inférieur au montant préautorisé, la retenue des fonds restants est levée, ce qui reconstitue le plafond de paiement temporairement indisponible du titulaire de la carte.

Les politiques appliquées par les différents émetteurs de cartes bancaires peuvent différer sur la durée de la retenue de préautorisation avant sa levée automatique. Dans l'éventualité où une entreprise ne finaliserait pas la transaction, la retenue finira par être levée, mais le délai pour ce faire peut aller de quelques jours à quelques semaines.

Les entreprises et les émetteurs de cartes bancaires communiquent par voie électronique pour chaque transaction, y compris pour les préautorisations. Ils utilisent un ensemble de codes et de messages normalisés qui permettent de procéder à ces retenues et, selon les cas de figure, de les traduire en débits effectifs ou de les lever.

Pour les entreprises, la gestion des préautorisations, grâce au maintien d'un équilibre entre la sécurité des paiements et l'expérience client, constitue un aspect majeur de la gestion des transactions. Une bonne compréhension des mécanismes à l'œuvre vous aidera à optimiser le traitement et le système de gestion de vos paiements.

Avantages des retenues de préautorisation

Les préautorisations constituent un filet de sécurité pour les entreprises comme pour leurs clients. Les entreprises peuvent ainsi s'assurer que leurs clients disposent des fonds ou du plafond de paiement nécessaire avant de s'engager à leur fournir un service. Elles se prémunissent ainsi contre les litiges et les contestations de paiement. Cette démarche est particulièrement pertinente dans des secteurs tels que ceux de l'hébergement ou de la location de voitures, où le coût total d'une transaction n'est pas toujours connu au moment où elle est initiée. Un blocage précoce des fonds peut vous éviter des surprises et vous garantir que le paiement sera porté au crédit de votre compte comme prévu.

• Protection contre les dépenses non prévues
  Dans des secteurs où la facture finale peut être plus lourde que prévue (pensez aux hôtels dont les clients ont utilisé le minibar, ou aux locations de voitures avec leurs possibles extensions de dernière minute), les préautorisations permettent aux entreprises de garantir un montant susceptible de couvrir les coûts potentiels. Ces dernières obtiennent la garantie d'être payées pour les services fournis et peuvent ainsi rationaliser leur comptabilité et leur planification financière, et établir des prévisions et des budgets plus précis.

• Transparence plus importante vis-à-vis des clients
  Les préautorisations peuvent également améliorer l'expérience client en évitant les incidents de facturation. La garantie de la disponibilité des fonds en amont permet aux entreprises de proposer leurs services en ayant la certitude d'être payées. Elles peuvent donc se concentrer sur la fourniture d'une qualité de service optimale à leurs clients, sans avoir à se préoccuper d'un éventuel suivi des paiements à venir.

• Avantages pour les clients
  Les préautorisations peuvent constituer un avantage pour les clients qui, par ce biais, peuvent rassurer leurs fournisseurs de services sans avoir à effectuer un paiement immédiat. Ils bénéficient en outre de la flexibilité nécessaire pour annuler leur demande de service si celui-ci n'est plus utile, sans être facturés, dans la plupart des cas. Il leur est également possible de vérifier le statut de leur compte, sans l'impact financier immédiat d'une transaction finalisée. Ils peuvent ainsi éviter les dépenses excessives.

• Gestion des opérations facilitée
  Grâce aux préautorisations, les entreprises peuvent réduire le temps consacré à la facturation et au recouvrement des paiements : les transactions sont simplifiées, car la disponibilité des fonds est garantie avant la fourniture des services. Les retenues opérées sur les comptes bancaires dans ce cadre permettent de mieux gérer les réservations, car elles sont le reflet d'un intérêt confirmé pour le service proposé.

• Planification financière simplifiée
  Les préautorisations financières améliorent la gestion des finances des deux parties. Les entreprises peuvent établir leurs créances futures de façon plus précise, tandis que les clients ont la possibilité de surveiller plus étroitement leurs dépenses et leur crédit ou fonds disponibles. Ce degré de supervision financière supplémentaire peut contribuer à améliorer la budgétisation et la planification financière.

Typologie des entreprises ayant recours aux retenues de préautorisation

Les retenues de préautorisation sont couramment utilisées par les entreprises lorsque le montant final d'une transaction n'est pas connu au moment où elle est initiée, ou lorsqu'il existe un décalage entre le moment où une prestation de service commence et celui où elle se termine. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples.

• Hôtels et hébergements
  Ces établissements ont souvent recours aux préautorisations. Celles-ci permettent de couvrir les dépenses annexes ou les dommages potentiels grâce au montant sécurisé sur la carte bancaire d'un client.

• Services de location de voitures
  Les préautorisations servent à retenir un montant qui couvre les frais de location, l'assurance et une caution pour les dommages éventuels.

• Stations-service
  Pour les services de paiement à la pompe, une préautorisation permet de vérifier que les fonds associés à la carte bancaire sont suffisants pour couvrir l'achat de carburant.

• Restaurants
  Plus particulièrement lorsque les restaurateurs ouvrent un compte à leurs clients, les préautorisations sont utilisées pour vérifier le moyen de paiement avant le calcul de l'addition finale.

• Magasins de détail d'articles de grande valeur
  Avant de traiter des transactions d'un montant élevé, certains commerçants peuvent avoir recours à la préautorisation afin de s'assurer que les fonds sont disponibles.

• Services et abonnements en ligne
  Les entreprises qui proposent des périodes d'essai peuvent utiliser la préautorisation pour de petits montants afin de vérifier la validité du moyen de paiement qui sera utilisé pour le paiement de l'abonnement, si celui-ci était prolongé au delà de la période d'essai.

• Agences de voyages et compagnies aériennes
  Les préautorisations sont utilisées lors de la réservation de voyages afin d'effectuer une retenue sur les fonds pour l'achat des billets et pour les frais éventuels en cas de modification ou d'annulation.

• Services de location
  Peuvent être concernées les entreprises de location d'équipements, de meubles ou tout prestataire de services pour lequel le coût final de la prestation dépend de l'état dans lequel le bien loué est restitué.

Les préautorisations peuvent être adaptées à différents modèles économiques, en particulier à ceux qui reposent sur des réservations, des locations ou des services de nature variable.