Un cargo de preautorización, también llamado «una preautorización» a secas consiste en una retención temporal que se efectúa sobre un importe específico del saldo disponible de una tarjeta de crédito o débito. La preautorización sirve para comprobar que la tarjeta es válida y dispone de fondos suficientes para cubrir la transacción. La entidad emisora de la tarjeta se encarga de congelar y reservar la cifra correspondiente, pero no se la transfiere a la empresa proveedora. Esta clase de cargos suele aplicarse en situaciones donde no se conoce con exactitud cuál será el importe final en el momento de la transacción inicial. Por ejemplo, en hoteles o estaciones de servicio.

La preautorización confirma que ese mismo negocio podrá cobrar posteriormente el importe definitivo de la transacción. Cuando este último se haya calculado y cobrado, se pone fin a la preautorización y se desbloquean los fondos congelados. Es entonces cuando se retira de la cuenta el importe real. Si la compra no llega a buen término, también se desbloquea el importe de la preautorización, que regresa al saldo disponible de la tarjeta tras un plazo predeterminado. Este período de tiempo varía según las políticas del emisor de la tarjeta. Es un proceso estándar para verificar que la tarjeta está activa y tiene capacidad para satisfacer los posibles cobros pendientes. De acuerdo con un informe publicado por el Banco de la Reserva Federal de San Francisco, en 2022, el 31 % de todos los pagos se efectuaron con tarjetas de crédito. Este dato subraya la importancia de gestionar los cargos de preautorización correctamente, para garantizar que las transacciones de los clientes estén bien cubiertas.

A continuación repasaremos todo lo que una empresa debe saber sobre las retenciones de preautorización. Tal vez opines que esos cargos son meros detalles, pero conllevan grandes implicaciones para la eficiencia de la experiencia de pago y la seguridad de los pagos en conjunto.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Durante cuánto tiempo es válido un cargo de preautorización?
  
• ¿Cómo funcionan las preautorizaciones?
  
• Cargos de preautorización y transacciones con tarjeta de crédito
  
• Ventajas de las preautorizaciones
  
• ¿Qué negocios suelen usar las preautorizaciones?
  

¿Durante cuánto tiempo es válido un cargo de preautorización?

Normalmente, una preautorización ligada a una tarjeta de crédito o débito suele durar entre cinco y siete días, pero el plazo puede cambiar según las políticas de la entidad emisora de cada tarjeta y el tipo de transacción. Hay bancos que permiten prolongar ese bloqueo hasta 14 días. En lo que atañe a ciertos negocios como pueden ser hoteles o empresas de alquiler de vehículos, el bloqueo puede prorrogarse todavía más tiempo, incluso hasta 30 días.

Conviene no olvidar que, si la transacción se procesa y concluye antes de que finalice el período de retención, también termina el bloqueo de la preautorización y se aplica en su lugar el cobro que corresponda. Si la transacción no llega a buen término o si el importe final es inferior al preautorizado, también se anula el bloqueo. Los fondos no utilizados volverán a estar disponibles en la cuenta de la persona titular de la tarjeta. El cronograma para desbloquear los fondos también depende tanto de los plazos de procesamiento de la empresa como de los del emisor de la tarjeta.

¿Cómo funcionan las preautorizaciones?

Los cargos de preautorización sirven para que las empresas verifiquen en una tarjeta está activa y tiene suficientes fondos disponibles para realizar una transacción. Son especialmente útiles cuando no se conoce todavía cuál será el importe definitivo implicado. El proceso suele funcionar del siguiente modo:

• Inicio de la preautorización
  Cuando utilizas una tarjeta para efectuar una transacción cuyo importe final no se conoce con seguridad al principio (por ejemplo, al ir a repostar a una estación de servicio o al alojarte en un hotel), la empresa correspondiente exige una preautorización. O sea, que bloquea temporalmente cierto importe monetario con la ayuda de tu tarjeta.

• Retención de fondos
  La suma preautorizada no constituye exactamente un cobro, sino que solamente se retiene de manera temporal. Se deduce del saldo disponible que tengas y se reserva de cara a satisfacer la posible transacción futura. En este momento, el saldo disponible en la cuenta no cambia; no se reduce de ningún modo. La duración del bloqueo que ordena esa preautorización a tu cuenta varía de una empresa a otra; depende de sus políticas y de las normas de la entidad emisora de tu tarjeta. Generalmente dura unos pocos días, hasta un par de semanas como máximo.

• Comunicación del importe final de la transacción
  En cuanto se determina definitivamente cuál es el importe total de la compra (por ejemplo, cuando pasas por caja para pagar la cuenta y abandonar el hotel), la empresa cierra la transacción. Inmediatamente, el cobro definitivo sustituye al bloqueo de preautorización en tu cuenta.

• Desbloqueo de los fondos no gastados
  Si el importe final de la transacción es inferior al importe de la preautorización, o bien si se cancela la transacción por algún motivo, se desbloquean los fondos que estaban congelados. O sea, que el importe de la preautorización (o lo que quede sin gastar del mismo) vuelve a estar disponible en la cuenta.

Es conveniente que las personas titulares de tarjetas vigilen que las preautorizaciones bloquean ciertas cantidades de fondos, ya que reducen la capacidad de compra de sus tarjetas y eso podría afectar a alguna compra que pretendan hacer. Este mecanismo les sirve a las empresas para reforzar la seguridad, sobre todo si prestan servicios o venden productos sin conocer con exactitud cuál será el importe final. Es muy útil para que se protejan frente a esa incertidumbre que afecta a los pagos.

Cargos de preautorización y transacciones con tarjeta de crédito

Los cargos de preautorización que se aplican a tarjetas de crédito permiten que las empresas comprueben la validez de las tarjetas y certifiquen que disponen de fondos suficientes. El proceso empieza cuando la empresa solicita al banco emisor del titular de la tarjeta la oportunidad de verificar la disponibilidad de crédito. A continuación, el banco bloquea y retiene la suma solicitada en la cuenta vinculada a la tarjeta. El bloqueo afecta al límite de crédito, pero no se trata de un cobro inmediato que retire fondos de la cuenta. Por tanto, en la fase de preautorización no se generan deudas.

Para las tarjetas de crédito específicamente, las preautorizaciones sirven para comprobar si el límite de crédito de la persona titular es suficiente, a diferencia de las tarjetas de débito, en las que permite verificar cuál es el saldo disponible. La distinción es muy relevante, porque implica que las preautorizaciones reducen la cantidad de fondos que puede gastar posteriormente esa persona titular. Ahora bien, mientras no concluya la transacción, no afectan a los fondos depositados en la cuenta bancaria.

Hay diferencias en cómo se procesan las preautorizaciones entre los distintos tipos de tarjetas, pero fundamentalmente radican en dónde se aplica el bloqueo. En el caso de las tarjetas de crédito, la preautorización bloquea fondos disponibles en el saldo de la cuenta. Por tanto, puede provocar que la persona titular reciba un aviso de «fondos insuficientes» a la hora de hacer otras transacciones. Por el contrario, las preautorizaciones en tarjetas de crédito tan solo limitan la disponibilidad de crédito.

Cuando se utilizan tarjetas de crédito, el bloqueo de la preautorización se anula en cuanto se procesa el cobro que corresponde finalmente a la operación y se aplica el cargo a la cuenta, donde figura como una transacción que genera una deuda para el titular. Si el cargo definitivo es menor que el importe preautorizado, se elimina el bloqueo del dinero restante y se devuelve al titular de la tarjeta el crédito que había permanecido no disponible temporalmente.

Cada emisor de tarjetas de crédito puede estipular sus condiciones particulares sobre cuánto dura la preautorización antes de caducar automáticamente. Si se da el caso de que una empresa no concluye la transacción, el bloqueo acabará por anularse, pero el plazo para ello varía entre un par de días y varias semanas.

Para tramitar cada transacción, las empresas y las entidades emisoras de las tarjetas se comunican por vía electrónica. Las preautorizaciones también siguen este camino. Emplean una serie de códigos y mensajes estándar que permiten aplicar los bloqueos y después anularlos o convertirlos en cobros.

Gestionar las preautorizaciones es una tarea fundamental para los negocios, que deben compaginar la seguridad en los pagos con una experiencia agradable para la clientela. Si tienes claro cómo funcionan, sabrás optimizar el procesamiento de pagos y el sistema de pagos para tu negocio.

Ventajas de las preautorizaciones

Las preautorizaciones sirven como red de seguridad financiera, tanto para clientes como para empresas. Para estas últimas, permiten comprobar si los clientes tienen fondos o crédito antes de comprometerse a facilitarles un servicio. Son un mecanismo de defensa muy práctico para evitar disputas y contracargos, especialmente práctico en sectores como la hotelería o el alquiler de vehículos, donde probablemente no se conozca el importe total hasta que termine el servicio. Bloquear fondos desde el primer momento ayuda a ahorrarse sorpresas y asegura que los pagos lleguen a la cuenta de la empresa según lo previsto.

• Protección frente a cargos por sorpresa
  En sectores donde existe el riesgo de que la factura final dispare su importe (hoteles donde los huéspedes pueden caer en la tentación del minibar o alquileres de automóviles que pueden prorrogarse en el último minuto), las preautorizaciones permiten reservar cierto importe para cubrir los costes potenciales. Así se confirma que las empresas reciban una compensación por los servicios prestados y se agilizan la contabilidad y la planificación financiera, lo que a su vez redunda en una mayor precisión en las previsiones y los presupuestos.

• Más transparencia para la clientela
  Las preautorizaciones también tienen potencial para hacer más agradable la experiencia que disfrutan los clientes porque les ahorran sorpresas en la facturación. Cuando se garantiza la disponibilidad de fondos desde el primer instante, el negocio puede prestar sus servicios con la seguridad de que serán pagados. De ese modo ya puede concentrarse en cuidar la calidad en el servicio, sin preocuparse por cuestiones de pago.

• Ventajas para los clientes
  Uno de los rasgos más ventajosos de las preautorizaciones es que aportan seguridad y confianza a los proveedores de servicios, pero sin necesidad de satisfacer el pago al instante. Además, en la mayoría de las ocasiones les aporta a los clientes flexibilidad para cancelar el servicio si ya no es necesario, y sin haber efectuado el pago. Igualmente, los habilita para que comprueben cuál es el estado de la cuenta pero sin que repercuta el impacto financiero directo de la transacción en curso; una medida útil para prevenir los gastos excesivos.

• Sencillez para realizar operaciones
  Se puede ahorrar tiempo dedicado a la facturación y la recolección de pagos mediante el uso de preautorizaciones, porque simplifican el proceso de transacción ya que garantizan que los fondos estén disponibles antes de brindar servicios. También suponen una forma más organizada de gestionar reservas, ya que la retención de fondos le indica a la empresa que existe un interés confirmado en el servicio.

• Planificación financiera más sencilla
  También mejora la gestión financiera y además lo hace para todas las partes implicadas. Las empresas pueden prever de manera más precisa sus cuentas por cobrar, mientras que los clientes pueden vigilar de cerca los gastos y el crédito o fondos disponibles. Todo el proceso aporta más supervisión a las finanzas y eso facilita la planificación presupuestaria y financiera.

¿Qué negocios suelen usar las preautorizaciones?

Habitualmente recurren a las preautorizaciones empresas donde el importe final de las transacciones no se conoce al principio, o donde pasa cierto tiempo entre que el servicio se inicia y luego concluye. Veamos algunos ejemplos:

• Hoteles y alojamientos
  Este tipo de establecimientos suelen utilizar las preautorizaciones para cubrirse frente a posibles gastos por daños accidentales o desperfectos. Para ello bloquean cierto monto en la tarjeta de crédito de su cliente.

• Servicios de alquiler de vehículos
  Se sirven de las preautorizaciones para retener un importe que cubre la comisión por alquiler, el seguro y un depósito de seguridad para afrontar gastos derivados de daños.

• Estaciones de servicio
  En las estaciones donde se paga en el mismo surtidor de combustible, se aplica una preautorización para verificar que la tarjeta dispone de fondos para pagar el carburante adquirido.

• Restaurantes
  Especialmente en situaciones donde los clientes abren una cuenta, las preautorizaciones se utilizan para confirmar el método de pago método de pago antes de que se calcule la factura final.

• Comercios de venta minorista dedicados a artículos de lujo o alto valor
  Algunos comerciantes pueden recurrir a solicitar una preautorización para cierto importe con el fin de asegurarse de que haya fondos disponibles antes de procesar transacciones más costosas.

• Suscripciones y servicios en línea
  Las empresas que ofrecen periodos de prueba pueden preautorizar un pequeño importe para verificar la viabilidad del método de pago, con el que se cobrará si la suscripción continúa más allá del período de prueba.

• Aerolíneas y agencias de viajes
  A la hora de reservar viajes, las preautorizaciones sirven para bloquear y reservar fondos para comprar billetes y pagar posibles comisiones derivadas de cambios o cancelaciones.

• Servicios de alquiler
  Este capítulo abarca desde alquileres de equipamientos a alquileres de muebles o cualquier otro servicio donde el coste final dependa de las condiciones en que se devuelva el artículo alquilado.

La preautorización sirve como fianza y se puede adaptar a varios modelos de negocio, especialmente aquellos que involucran reservas, alquileres o servicios que son variables por su propia naturaleza.