Ett skatteregistreringsnummer är nödvändigt för att betala federala skatter och bedriva annan affärsverksamhet. Det är en distinkt kod som talar om för staten vem du är och hur de kan hålla reda på dina skatteskyldigheter. Även om denna unika identifierare går under olika namn beroende på var du befinner dig (t.ex. Employer Identification Number, eller EIN, i USA), förblir konceptet detsamma.

Skatteregistreringsnummer används av stora företag, småbutiker, e-handelsföretag, ideella organisationer och även vissa frilansare. Ett skatteregistreringsnummer kan skydda dina personuppgifter, hjälpa dig att få företagskredit och göra det lättare att anställa personal eller arbeta med vissa leverantörer.

Nedan förklarar vi vad ett skatteregistreringsnummer är, vem som normalt sett behöver ett och hur Stripe kan förenkla efterlevnaden av skatteregler för företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett skatteregistreringsnummer och varför behöver man ett?
  
• Vem behöver ett skatteregistreringsnummer?
  
• Hur ansöker man om ett skatteregistreringsnummer?
  
• Vilka dokument behöver man för att få ett skatteregistreringsnummer?
  
• Hur lång tid tar det att få ett skatteregistreringsnummer?
  
• Hur kan Stripe hjälpa företag att hantera efterlevnad av skatteregler?
  
• Vilka är de vanligaste problemen under ansökningsprocessen för skatteregistreringsnummer?
  

Vad är ett skatteregistreringsnummer och varför behöver man ett?

Ett skatteregistreringsnummer är det sätt på vilket myndigheterna identifierar ditt företag. Det talar om för skattemyndigheterna vem du är när du betalar skatt, lämnar in deklarationer med mera. Detta är anledningarna till att du bör skaffa ett skatteregistreringsnummer.

För att skilja på arbete och privatliv

Om du är verksam som enskild näringsidkare kan det vara frestande att använda ditt socialförsäkringsnummer (Social Security number – SSN) eller motsvarande personnummer. Men att göra det kan sudda ut gränserna mellan din personliga ekonomi och företagets ekonomi, vilket kan leda till sammanblandning när du redovisar skatter eller i händelse av en revision.

För att skydda dina personuppgifter

Om du använder ditt personliga skatteregistreringsnummer kan du utsätta dina uppgifter för risker. Genom att använda ett särskilt skatteregistreringsnummer för företag på fakturor, leverantörsformulär och annat pappersarbete begränsar du i vilken omfattning ditt personliga identifieringsnummer cirkulerar.

För att bygga upp din trovärdighet

Att ha ett skatteregistreringsnummer signalerar att du är seriös i ditt företagande. Vissa banker låter inte dig öppna ett checkkonto för företag utan ett EIN-nummer eller en lokal motsvarighet.

För att efterleva gällande bestämmelser

Att anställa personal, arbeta med entreprenörer och skaffa vissa licenser eller tillstånd kräver ofta ett skatteregistreringsnummer. Utan ett sådant kan du behöva hantera byråkrati eller drabbas av påföljder.

Vem behöver ett skatteregistreringsnummer?

Många typer av organisationer behöver ett skatteregistreringsnummer, bland annat följande.

Företag med anställda

I USA måste du få ett EIN-nummer om du anställer personal, och andra länder har liknande krav för sina lokala skatteregistreringsnummer. Den amerikanska staten använder denna information för att hålla reda på löneskatter, arbetslöshetsförsäkring och andra arbetsgivarskyldigheter.

Företag som drivs som egna juridiska personer

Om du grundar ett företag med begränsat ansvar (LLC), aktiebolag, handels- eller kommanditbolag behöver du i allmänhet ett skatteregistreringsnummer för att visa att ditt företag är en egen juridisk person.

Enskilda näringsidkare som vill sköta företagets ekonomi separat

Även om du driver ett enmansföretag kan det fortfarande vara ett smart beslut att ansöka om ett särskilt skatteregistreringsnummer för företaget. Det kan skydda dina personuppgifter och ge tillgång till företagsspecifika förmåner som kreditgränser.

Ideella organisationer eller välgörenhetsorganisationer

Organisationer som ansöker om att vara skattebefriade behöver ofta ett skatte-ID för att registrera sig hos staten. Detta är ett standardförfarande för att kontrollera deras legitimitet.

Stiftelser, dödsbon och andra specialiserade juridiska former

Vissa icke rörelsedrivande juridiska former måste också ha skatteregistreringsnummer. På vissa ställen behöver dödsbon och stiftelser ha sina egna identifieringsnummer för att lämna in skattedeklarationer eller förvalta tillgångar.

Hur ansöker man om ett skatteregistreringsnummer?

Processen för att få ett skatteregistreringsnummer är vanligtvis okomplicerad, beroende på lokala regler. Vissa begränsningar kan gälla om du inte befinner dig fysiskt i det land där du deklarerar, så planera i förväg om du driver en internationell verksamhet. I USA ansöker många företagare om ett EIN-nummer via Internal Revenue Service (IRS) webbplats, vilket kan ta bara några minuter om du har rätt uppgifter till hands. Så här fungerar ansökningsprocessen i USA.

Välj din juridiska form

Du måste ange vilken typ av juridisk person EIN-numret gäller (t.ex. LLC, handelsbolag, kommanditbolag) och varför du ansöker. Prata med en jurist eller revisor för att vägleda dig genom processen om du är osäker.

Samla in nödvändiga uppgifter

I USA kräver IRS det registrerade namnet på ditt företag och eventuella särskilda företagsnamn (”doing business as” – DBA). När du ansöker måste du också använda ditt företags postadress och fysiska adress, om du har en sådan.

Skicka in ansökan

Ansökan om EIN-nummer kan fyllas i och skickas in online om din huvudsakliga verksamhet ligger i USA eller ett amerikanskt territorium. Du kan också ansöka via telefon, e-post eller fax, även om dessa metoder vanligtvis tar längre tid.

Få ditt skatteregistreringsnummer

Om du ansöker online i USA och allt är i sin ordning får du ditt EIN-nummer direkt. Andra metoder kan ta upp till fyra veckor. Du kommer att få ett bekräftelsebrev med posten.

Skydda ditt nya nummer

När du har ditt ID-nummer ska du förvara det på ett säkert ställe. Du måste använda det när du lämnar in företagets skattedeklarationer, ansöker om företagslicenser eller skickar in officiella formulär.

Vilka dokument behöver man för att få ett skatteregistreringsnummer?

De exakta kraven varierar från land till land, men här följer en allmän lista över vad du behöver för att ansöka om ett skatteregistreringsnummer.

Personligt ID

Om du är den ansvariga parten kan du förvänta dig att behöva tillhandahålla ditt myndighetsutfärdade identifieringsnummer (t.ex. ditt SSN-nummer i USA). I vissa fall kan du behöva ett personligt skatteregistreringsnummer om du inte är medborgare eller bosatt.

Information om företagsregistrering

Om du har registrerat ditt företagsnamn eller bildat en juridisk person ska du ha dessa dokument eller registreringsnummer till hands. De verifierar att ditt företag existerar och bekräftar dess organisationsform.

Postadress och kontaktuppgifter

Du måste ange en plats dit officiella brev kan skickas. Den här adressen kan skilja sig från din primära fysiska plats (t.ex. om officiella meddelanden skickas till ett registrerat ombud på en annan adress).

Typ av verksamhet

Skattemyndigheterna vill veta vad din organisation gör och du kan behöva välja en kategori eller kod som beskriver din primära verksamhet. Om du till exempel driver en klädbutik online kan du välja kategorin detaljhandel eller e-handel.

Datum då företaget startade

Vissa formulär kommer att fråga när din verksamhet påbörjades eller när du anställde din första medarbetare för att få bekräftat att du är i rätt skede för att ansöka.

Uppgifter om behörig firmatecknare

Om du inte är ägare utan en verkställande eller ansvarig person som är behörig att ansöka kan dina uppgifter också behövas för att ansöka.

Hur lång tid tar det att få ett skatteregistreringsnummer?

Hur lång tid det tar att få ditt identifieringsnummer är väldigt olika beroende på region och ansökningsmetod. I USA kan du ansöka online för att få ditt EIN-nummer omedelbart, medan kan ta några veckor vid inlämning via post. Andra länder har sina egna tidslinjer. Här är några exempel:

• Företag i Kanada kan registrera sig för ett företagsnummer (BN) online och få det omedelbart.

• Företag i Storbritannien får ett unikt skattebetalarnummer (UTR) efter att de har registrerat sig. De får det vanligtvis med post inom 15 dagar.

• Företag i Australien kan ansöka om ett australiskt företagsnummer (ABN) online och få det omedelbart.

Om du behöver ett skatteregistreringsnummer brådskande bör du överväga online- eller telefonalternativ för att undvika förseningar i pappers- och posthantering.

Hur kan Stripe hjälpa företag att hantera efterlevnad av skatteregler?

Så här kan Stripe hjälpa dig att hantera dina skatter och följa skattelagstiftningen.

Automatiserade skatteberäkningar

Stripe Tax beräknar automatiskt omsättningsskatt, mervärdeskatt (moms) och andra skatter baserat på kundernas platser. Detta är särskilt användbart om du gör affärer i flera regioner eller länder.

Avancerade rapporteringsfunktioner

Med Stripe Dashboard kan du hålla koll på försäljningssiffror, skatter och andra relevanta data i realtid så att du kan hantera skatter utan att behöva leta i kalkylblad eller göra manuella beräkningar.

Integration med bokföringsverktyg

Många populära bokföringsplattformar, som QuickBooks och Xero, kan integreras med Stripe. Det innebär att alla försäljningar, avgifter och återbetalningar registreras automatiskt, så att fel vid datainmatning inte skapar problem på samma sätt när du hanterar skatter.

Efterlevnad av internationella regler

Om du bedriver verksamhet utomlands kan du behöva följa olika krav på regelefterlevnad på varje plats. Stripe kan hjälpa dig att fastställa hur mycket skatt du behöver debitera och skapa separata rapporter som uppfyller varje lands rapporteringskrav.

Datasäkerhet

Stripe prioriterar säkerhet, vilket är viktigt när du hanterar känslig ekonomisk information. Stripe har den högsta certifieringsnivån som finns i betalningsbranschen: PCI Level 1.

Vilka är de vanligaste problemen under ansökningsprocessen för skatteregistreringsnummer?

Även om processen för att ansöka om ett skatteregistreringsnummer är ganska lätt att ta sig igenom, kan vissa problem uppstå. Här är några vanliga misstag att undvika.

Tillhandahållande av felaktig eller oenhetlig information

Om ditt namn eller din adress inte stämmer överens med dina officiella handlingar kan det leda till ett omedelbart avslag. Kontrollera att dina uppgifter stämmer överens med de uppgifter som du använder på andra officiella formulär innan du lämnar in ansökan.

Val av fel organisationsform

Om du väljer fel organisationsform – till exempel ansöker som ett handels- eller kommanditbolag när ditt företag är ett LLC – kan det skapa förvirring i systemet och leda till avslag eller långa handläggningstider. Om du inte är säker på vilken ruta du ska kryssa i kan du rådfråga en revisor eller affärsjurist.

Tekniska problem med onlineformulär

Tekniska problem, till exempel att webbplatsen kraschar eller att sessionens tidsgräns överskrids, kan fördröja din ansökan. Om du är på en myndighets webbplats rensar du webbläsarens cacheminne eller försöker igen under tider med låg belastning. Ha dina uppgifter till hands så att du snabbt kan ange dem igen om det behövs.

Underlåtenhet att uppfylla ansökningskraven

Företag med utländskt ägande kan behöva använda andra dokument eller pappersblanketter vid ansökan. Varje land har olika regler för hur utländska medborgare kan ansöka, så läs det finstilta och räkna med att processen tar längre tid.

Ansökningar upprepade gånger

Om du försöker ansöka om ett nytt identifieringsnummer flera gånger kan det ge varningssignaler hos den utfärdande myndigheten. Det är bäst att vänta på ett svar eller kontakta myndigheten för att få hjälp med att bekräfta om ditt första försök lyckades.

Man luras av bluffsajter

Vissa webbplatser tar ut avgifter för att "hjälpa" dig att få ett skatteregistreringsnummer. Den officiella processen är vanligtvis gratis, så säkerställ alltid att du är på en legitim myndighets webbsida eller att du använder en erkänd tredjepartstjänst om du betalar för att få hjälp.