El número de ID fiscal es necesario para pagar impuestos federales y realizar otras actividades comerciales. Es un código distinto que le dice al gobierno quién eres y cómo hacer un seguimiento de tus obligaciones fiscales. Si bien este identificador único recibe diferentes nombres según su ubicación (por ejemplo, número de identificación del empleador o EIN en los Estados Unidos), el concepto sigue siendo el mismo.

Los números de ID fiscal son utilizados por grandes corporaciones, tiendas familiares, empresas de comercio electrónico, entidades sin ánimo de lucro e incluso algunos trabajadores independientes. Un número de ID fiscal puede proteger tus datos personales, ayudarte a asegurar el crédito comercial y facilitar la contratación de personal o el trabajo con ciertos proveedores.

A continuación, explicaremos qué es un número de ID fiscal, quién suele necesitarlo y cómo Stripe puede simplificar el cumplimiento de la normativa fiscal para las empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de ID fiscal y por qué necesitas uno?
  
• ¿Quién necesita un número de ID fiscal?
  
• ¿Cómo se puede solicitar un número de ID fiscal?
  
• ¿Qué documentos necesitas para obtener un número de ID fiscal?
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un número de ID fiscal?
  
• ¿Cómo puede Stripe ayudar a las empresas a gestionar el cumplimiento de la normativa fiscal?
  
• ¿Cuáles son los problemas más comunes durante el proceso de solicitud de un ID fiscal?
  

¿Qué es un número de ID fiscal y por qué necesitas uno?

El gobierno identifica a tu empresa con un número de ID fiscal. Le dice a las autoridades fiscales quién eres cuando pagas impuestos, presentas declaraciones y más. A continuación, te explicamos por qué deberías obtener un ID fiscal.

Separar los negocios de los asuntos personales

Si operas como propietario único, puede ser tentador usar tu número de Seguro Social (SSN) o un número de identificación personal equivalente. Pero hacerlo puede difuminar las líneas entre sus finanzas personales y comerciales, lo que puede generar confusión al hacer impuestos o en el caso de una auditoría.

Para proteger tus datos personales

Confiar en tu número de ID fiscal personal puede poner en riesgo tus datos. Si usas un número de ID fiscal comercial específico en las facturas, formularios de los proveedores y otros documentos, limitas la difusión de tu identificación personal.

Para aumentar tu credibilidad

Tener un número de ID fiscal indica que te tomas en serio tu empresa. Algunos bancos no te permitirán abrir una cuenta corriente comercial sin un EIN o su equivalente local.

Para cumplir la normativa

La contratación de empleados, el trabajo con contratistas y la obtención de ciertas licencias o permisos a menudo requieren un número de ID fiscal. Sin uno, es posible que se enfrente a trámites burocráticos o sanciones.

¿Quién necesita un número de ID fiscal?

Muchos tipos de organizaciones necesitan un número de ID fiscal, incluidas las siguientes.

Empresas con empleados

En los EE. UU., debes obtener un EIN si contratas personal; y otros países tienen requisitos similares para sus ID fiscales locales. El gobierno de EE. UU. utiliza esta información para hacer un seguimiento de los impuestos sobre la nómina, el seguro de desempleo y otras obligaciones del empleador.

Empresas que operan como entidades jurídicas independientes

Si formas una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), una corporación o una sociedad, generalmente necesitas un ID fiscal para demostrar que tu empresa es una entidad distinta.

Empresarios individuales que desean gestionar las finanzas de la empresa por separado

Incluso si operas con una sola persona, solicitar un identificador fiscal comercial específico puede ser una decisión inteligente. Puede proteger tus datos personales y ofrecer acceso a beneficios específicos de la empresa, como líneas de crédito.

Entidades sin ánimo de lucro u organizaciones benéficas

Las organizaciones que solicitan la exención de impuestos a menudo necesitan un ID fiscal para registrarse con el gobierno. Este es el procedimiento estándar para verificar su legitimidad.

Fideicomisos, patrimonios u otras entidades especializadas

Algunas entidades no empresariales también deben tener números de ID fiscal. En algunos lugares, los patrimonios y fideicomisos requieren sus propios identificadores para declarar impuestos o administrar activos.

¿Cómo se puede solicitar un número de ID fiscal?

El proceso para obtener un ID fiscal suele ser sencillo y depende de la normativa local. Si no te encuentras físicamente en el país en el que presentas la declaración, es posible que se apliquen ciertas restricciones, así que planifica con antelación si vas a realizar una operación internacional. En los EE. UU., muchos empresarios solicitan un EIN a través del sitio web de la agencia tributaria estadounidense (IRS), lo que puede tomar solo unos minutos si tienes a mano los datos correctos. A continuación, te explicamos cómo funciona el proceso de solicitud en los EE. UU.

Elige tu estructura oficial

Tendrás que indicar para qué tipo de entidad es el EIN (p. ej., sociedad de responsabilidad limitada, sociedad colectiva) y por qué lo solicitas. Si no estás seguro, habla con un experto legal o contador para que te guíe a través del proceso.

Reúne los datos necesarios

En los Estados Unidos, la agencia tributaria estadounidense (IRS) exige la razón social de tu empresa y cualquier nombre comercial que se ocupe del nombre comercial (DBA). También tendrás que presentar la solicitud usando la dirección postal y la dirección física de tu empresa, si tienes una.

Enviar la solicitud

La solicitud de EIN se puede completar y enviar en línea si la empresa principal está ubicada en los EE. UU. o en un territorio de los EE. UU. También puede solicitarlo por teléfono, correo o fax, aunque estos métodos suelen llevar más tiempo.

Recibe tu ID fiscal

En los EE. UU., si lo solicitas en línea y todo está en orden, recibirás tu EIN al instante. Otros métodos pueden tardar hasta cuatro semanas. Recibirás una carta de confirmación por correo.

Mantén seguro tu nuevo número

Una vez que tengas tu número de identificación, guárdalo en un lugar seguro. Necesitarás usarlo cuando presentes impuestos comerciales, solicites licencias comerciales o presentes formularios oficiales.

¿Qué documentos se necesitan para obtener un número de ID fiscal?

Los requisitos exactos varían según el país, pero aquí tienes una lista general de lo que necesitarás para solicitar un ID fiscal.

ID personal

Si eres la parte responsable, debes proporcionar el identificador emitido por el gobierno (como tu número de Seguro Social (SSN) en los EE. UU.). En algunos casos, es posible que necesites un número de identificación personal del contribuyente si no eres ciudadano o residente.

Información de registro de la empresa

Si has registrado el nombre de la empresa o has formado una entidad jurídica, ten a mano esos documentos o números de registro. Verifican la existencia de tu empresa y confirman su estructura.

Dirección postal y datos de contacto

Tendrás que especificar un lugar al que se puedan enviar las cartas oficiales. Esta dirección puede ser diferente de tu ubicación física principal (p. ej., si tienes notificaciones oficiales enviadas a un agente registrado a una dirección diferente).

Naturaleza de tu empresa

Las autoridades fiscales querrán saber qué hace tu organización, y es posible que debas seleccionar una categoría o un código que refleje tu actividad principal. Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa online, puedes seleccionar la categoría de comercio minorista o de ecommerce.

Fecha de inicio de la actividad empresarial

Algunos formularios también te preguntarán cuándo comenzó tu operación o cuándo contaste a tu primer empleado para confirmar si estás en la etapa correcta para postularte.

Datos del signatario autorizado

Si no eres el propietario, sino un ejecutivo o gerente autorizado para presentar una solicitud, es posible que también se soliciten tus datos para presentar la solicitud.

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un número de ID fiscal?

El tiempo para recibir tu identificación varía ampliamente según la región y el método de solicitud. En los EE. UU., la solicitud por Internet puede darte tu EIN de inmediato, mientras que la presentación por correo puede tardar algunas semanas. Otros países tienen sus propios plazos. Estos son algunos ejemplos:

• Las empresas en Canadá pueden registrarse para obtener un número de empresa (BN) en línea y recibirlo de inmediato.

• Las empresas del Reino Unido reciben una referencia única del contribuyente (UTR) después de registrarse. Por lo general, lo reciben por correo en un plazo de 15 días.

• Las empresas en Australia pueden solicitar un número de empresa australiana (ABN) en línea y recibirlo de inmediato.

Si necesitas urgentemente una ID fiscal, consideres las opciones en línea o por teléfono para evitar demoras en el manejo de papel y el envío por correo.

¿Cómo puede ayudar Stripe a las empresas a gestionar el cumplimiento de la normativa fiscal?

Así es como Stripe puede ayudarte a gestionar tus impuestos y cumplir con la legislación fiscal.

Cálculos de impuestos automatizados

Stripe Tax calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y otros impuestos en función de la ubicación de los clientes. Esto es particularmente útil si haces negocios en varias regiones o países.

Funciones avanzadas de elaboración de informes

El Dashboard de Stripe te permite hacer un seguimiento de las cifras de ventas, impuestos y otros datos relevantes en tiempo real para que puedas gestionar tus impuestos sin tener que buscar en hojas de cálculo ni hacer cálculos manuales.

Integración con herramientas de contabilidad

Muchas plataformas de contabilidad populares, como QuickBooks y Xero, se integran con Stripe. Esto implica que cada venta, comisión o rembolso se registra automáticamente, por lo que los errores en la introducción de datos no generan problemas como ocurre con los impuestos.

Cumplimiento de la normativa internacional

Si haces negocios en el extranjero, es posible que tengas que cumplir con diferentes requisitos de cumplimiento de la normativa en cada ubicación. Stripe puede ayudarte a determinar cuántos impuestos debes cobrar y a crear declaraciones separadas que cumplan con los requisitos de declaración de cada país.

Seguridad de los datos

Stripe da prioridad a la seguridad, que es importante cuando gestionas datos financieros confidenciales. Stripe cuenta con el nivel de certificación más alto disponible en el sector de pagos: PCI Nivel 1.

¿Cuáles son los problemas habituales durante el proceso de solicitud de un ID fiscal?

Si bien el proceso de solicitud de un ID fiscal es bastante fácil de resolver, pueden surgir ciertos problemas. A continuación, te explicamos algunos errores comunes que hay que evitar.

Proporcionar información incorrecta o incoherente

Una falta de coincidencia entre el nombre o la dirección entre su solicitud y los documentos oficiales puede dar lugar a un rechazo inmediato. Antes de presentarlos, verifica que tu información coincida con la que usas en otros formularios oficiales.

Elegir un tipo de entidad incorrecto

Elegir un tipo de entidad equivocado, por ejemplo, presentar una solicitud como sociedad cuando tu empresa es una LLC, puede resultar confuso para el sistema y dar lugar a rechazos o a largos tiempos de procesamiento. Si no estás seguro de qué casilla debes marcar, consulta a un contador o a un abogado de negocios.

Problemas técnicos con los formularios en línea

Los problemas técnicos, como el bloqueo del sitio web o el tiempo de espera de la sesión, pueden ralentizar la aplicación. Si estás en un sitio web del gobierno, borra la caché de tu navegador o vuelve a intentarlo durante las horas de menor actividad. Ten tus datos listos para que puedas volver a ingresarlos rápidamente, si es necesario.

No cumplir con los requisitos de la solicitud

Es posible que las empresas que son propiedad extranjera deban presentar su solicitud con otros documentos o formularios en papel. Cada país tiene diferentes reglas sobre cómo los no residentes pueden presentar una solicitud, así que lea la letra pequeña y espere que el proceso tome más tiempo.

Solicitud repetida

Si intentas solicitar una nueva identificación varias veces, es posible que crees señales de advertencia para la autoridad emisora. Lo mejor es esperar una respuesta o ponerse en contacto con la autoridad para obtener ayuda y confirmar si tu primer intento fue exitoso.

Caer en la trampa de sitios web fraudulentos

Algunos sitios cobran tarifas para «ayudarte» a obtener un ID fiscal. El proceso oficial suele ser gratuito, así que siempre confirma que estás en una página gubernamental legítima o en un servicio de terceros reconocido si estás pagando por asistencia.