Un número de identificación fiscal es necesario para pagar impuestos federales y realizar otras actividades comerciales. Es un código específico que le dice al Gobierno quién eres y cómo hacer un seguimiento de tus obligaciones fiscales. Si bien este identificador único tiene diferentes nombres según su ubicación (por ejemplo, número de identificación del empleador o EIN en los Estados Unidos), el concepto sigue siendo el mismo.

Los números de identificación fiscal son utilizados por grandes sociedades, tiendas familiares, empresas de e-commerce, organizaciones sin fines de lucro e, incluso, algunos trabajadores independientes. Un número de identificación fiscal puede proteger tus datos personales, ayudarte a garantizar la obtención de un crédito comercial y facilitar la contratación de personal o el trabajo con ciertos proveedores.

A continuación, explicaremos qué es un número de identificación fiscal, quién suele necesitarlo y cómo Stripe puede simplificar el cumplimiento de la normativa fiscal para las empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de identificación fiscal y por qué se necesita?
  
• ¿Quién necesita un número de identificación fiscal?
  
• ¿Cómo se puede solicitar un número de identificación fiscal?
  
• ¿Qué documentos se necesitan para obtener un número de identificación fiscal?
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un número de identificación fiscal?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe a las empresas a gestionar el cumplimiento de la normativa fiscal?
  
• ¿Cuáles son los problemas más comunes durante el proceso de solicitud de una identificación fiscal?
  

¿Qué es un número de identificación fiscal y por qué se necesita?

El Gobierno identifica a tu empresa con un número de identificación fiscal. Este le indica a las autoridades fiscales quién eres cuando pagas impuestos, presentas declaraciones, entre otros. A continuación, te explicamos por qué deberías obtener una identificación fiscal.

Para separar los negocios de los asuntos personales

Si operas como empresa unipersonal, puede ser tentador usar tu número de seguro social (SSN) o un número de identificación personal equivalente. Pero hacerlo puede desdibujar los límites establecidos entre tus finanzas personales y las de tu empresa, lo que puede generar confusión cuando hagas declaraciones de impuestos o en el caso de una auditoría.

Para proteger tus datos personales

Depender de tu número de identificación fiscal personal puede poner en riesgo tus datos. Al usar un número de identificación fiscal exclusivo para empresas en facturas, formularios de proveedores y otros documentos, limitas la difusión de tu identificador personal.

Para construir tu credibilidad

Tener un número de identificación fiscal indica que te tomas en serio tu empresa. Algunos bancos no te permitirán abrir una cuenta corriente comercial sin un EIN o su equivalente local.

Para cumplir con la normativa

La contratación de empleados, el trabajo con contratistas y la obtención de ciertas licencias o permisos a menudo requieren un número de identificación fiscal. Sin este número, es posible que enfrentes trámites burocráticos o sanciones.

¿Quién necesita un número de identificación fiscal?

Muchos tipos de organizaciones necesitan un número de identificación fiscal, incluidas las siguientes.

Empresas con empleados

En los EE. UU., debes obtener un EIN si contratas personal, y otros países tienen requisitos similares para sus identificaciones fiscales locales. El Gobierno de los EE. UU. utiliza esta información para hacer un seguimiento de los impuestos sobre la nómina, el seguro de desempleo y otras obligaciones del empleador.

Empresas que operan como entidades legales separadas

Si constituyes una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), una sociedad anónima o una sociedad colectiva, generalmente necesitas una identificación fiscal para demostrar que tu empresa es una entidad diferenciada.

Propietarios únicos que desean administrar las finanzas de la empresa por separado

Incluso si se trata de una operación de una sola persona, solicitar un identificador fiscal exclusivo para empresas puede ser una decisión inteligente. Puedes proteger tus datos personales y ofrecer acceso a beneficios específicos de la empresa, como líneas de crédito.

Organizaciones sin fines de lucro u organizaciones benéficas

Las organizaciones que solicitan el estado de exención de impuestos a menudo necesitan una identificación fiscal para registrarse ante el Gobierno. Este es el procedimiento estándar para verificar su legitimidad.

Fideicomisos, sucesiones u otras entidades especializadas

Algunas entidades no comerciales también están obligadas a tener números de identificación fiscal. En algunos lugares, las sucesiones y los fideicomisos requieren sus propios identificadores para declarar impuestos o administrar activos.

¿Cómo se puede solicitar un número de identificación fiscal?

El proceso para obtener una identificación fiscal suele ser sencillo, según las normas locales. Es posible que se apliquen ciertas restricciones si no te encuentras físicamente en el país en el que estás haciendo la presentación, así que planifica esto con anticipación si estás realizando operas de manera internacional. En los EE. UU., muchos empresarios solicitan un EIN a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos, lo que puede tomar solo unos minutos si tienes la información correcta a mano. A continuación, te explicamos cómo funciona el proceso de solicitud en los EE. UU.

Elige tu estructura oficial

Deberás indicar para qué tipo de entidad es el EIN (p. ej., LLC, sociedad colectiva) y por qué lo solicitas. Si no estás seguro, habla con un profesional legal o contador para que te guíe a través del proceso.

Reúne la información necesaria

En los EE. UU., el IRS exige el nombre legal de tu empresa y todos los nombres comerciales. También tendrás que presentar la solicitud utilizando la dirección postal y la dirección física de tu empresa si corresponde.

Envía la solicitud

La solicitud del EIN se puede completar y enviar en línea si tu empresa principal está ubicada en los EE. UU. o en un territorio de los EE. UU. También puedes solicitar el EIN por teléfono, correo postal o fax, aunque estos métodos suelen tardar más.

Recibe tu identificación fiscal

En los EE. UU., si presentas la solicitud en línea y todo está en orden, recibirás tu EIN al instante. Otros métodos pueden tardar hasta cuatro semanas. Recibirás una carta de confirmación por correo postal.

Mantén tu nuevo número seguro

Una vez que tengas tu número de identificación, guárdalo en un lugar seguro. Necesitarás usarlo cuando declares impuestos comerciales, solicites licencias comerciales o presentes formularios oficiales.

¿Qué documentos se necesitan para obtener un número de identificación fiscal?

Los requisitos exactos varían según el país, pero a continuación incluimos una lista general de lo que necesitarás para solicitar una identificación fiscal.

Identificación personal

Si eres la parte responsable, debes proporcionar tu identificador emitido por el Gobierno (como tu número de seguro social o SSN en los EE. UU.). En algunos casos, es posible que necesites una identificación de contribuyente personal si no eres ciudadano o residente.

Información de registro de la empresa

Si registraste el nombre de tu empresa o constituiste una entidad jurídica, ten a mano esos documentos o números de registro. Verifican la existencia de tu empresa y confirman su estructura.

Dirección postal y datos de contacto

Tendrás que especificar un lugar donde se pueden enviar las cartas oficiales. Esta dirección puede ser diferente de tu ubicación física principal (p. ej., si tienes notificaciones oficiales enviadas a un agente registrado a una dirección diferente).

Naturaleza de tu empresa

Las autoridades fiscales querrán saber qué hace tu organización, y es posible que tengas que seleccionar una categoría o un código que refleje tu actividad principal. Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa en línea, puedes seleccionar la categoría de comercio minorista o e-commerce.

Fecha de inicio de operaciones de la empresa

Algunos formularios también preguntarán cuándo comenzó a operar la empresa o cuándo contrataste a tu primer empleado para confirmar si estás en la etapa correcta para presentar la solicitud.

Datos de la persona firmante autorizada

Si no eres el titular de la empresa, sino un directivo o gerente autorizado para presentar la solicitud, es posible que también se requieran tus datos para este fin.

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un número de identificación fiscal?

El tiempo para recibir tu identificación varía mucho según la región y el método de solicitud. En los EE. UU., la solicitud en línea puede brindar el EIN de inmediato, mientras que la presentación por correo puede demorar algunas semanas. Otros países tienen sus propios plazos. Estos son algunos ejemplos:

• Las empresas en Canadá pueden registrarse para obtener un número de empresa (BN) en línea y recibirlo de inmediato.

• Las empresas en el Reino Unido reciben una referencia única del contribuyente (UTR) después de registrarse. Por lo general, la reciben por correo en un plazo de 15 días.

• Las empresas en Australia pueden solicitar un número de empresa australiana (ABN) en línea y recibirlo de inmediato.

Si necesitas una identificación fiscal con urgencia, considera opciones de solicitud en línea o por teléfono para evitar demoras en el manejo y el envío por correo de los documentos.

¿Cómo puede ayudar Stripe a las empresas a gestionar el cumplimiento de la normativa fiscal?

A continuación, te explicamos cómo Stripe puede ayudarte a gestionar tus impuestos y a cumplir con la legislación fiscal.

Cálculos de impuestos automatizados

Stripe Tax calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y otros impuestos según la ubicación de los clientes. Esto es particularmente útil si haces negocios en varias regiones o países.

Funcionalidades avanzadas de elaboración de informes

El Dashboard de Stripe te permite hacer un seguimiento en tiempo real de las cifras de ventas, los impuestos y otros datos relevantes para que puedas gestionar tus impuestos sin tener que buscar en hojas de cálculo ni hacer cálculos manuales.

Integración con herramientas contables

Muchas plataformas contables conocidas, como QuickBooks y Xero, se integran con Stripe. Esto significa que cada venta, tarifa o reembolso se registra automáticamente, por lo que los errores de ingreso de datos no crean problemas cuando realizas las declaraciones de impuestos.

Cumplimiento de la normativa internacional

Si realizas negocios en el extranjero, es posible que tengas que cumplir con diferentes requisitos normativos en cada lugar. Stripe puede ayudarte a identificar la cantidad de impuestos que debes cobrar y a crear declaraciones separadas que cumplan con los requisitos de presentación de informes de cada país.

Seguridad de los datos

Stripe prioriza la seguridad, que es importante cuando se manejan datos financieros confidenciales. Stripe cuenta con el nivel más alto de certificación disponible en el sector de pagos: la certificación de PCI de nivel 1.

¿Cuáles son los problemas más comunes durante el proceso de solicitud de una identificación fiscal?

Si bien el proceso de solicitud de una identificación fiscal es bastante fácil de realizar, pueden surgir ciertos problemas. Estos son algunos de los errores más comunes que se deben evitar.

Proporcionar información incorrecta o incoherente

La falta de coincidencia respecto del nombre o de la dirección entre tu solicitud y los documentos oficiales puede producir un rechazo inmediato. Antes de presentar tu solicitud, verifica que tu información coincida con la que usas en otros formularios oficiales.

Elegir el tipo de entidad incorrecto

Elegir un tipo de entidad incorrecto, por ejemplo, presentar la solicitud como una sociedad colectiva cuando tu empresa es una LLC, puede confundir al sistema y dar lugar a rechazos o a largos tiempos de procesamiento. Si no estás seguro de qué casilla debes marcar, consulta a un contador o abogado de empresas.

Tener problemas técnicos con los formularios en línea

Los problemas técnicos, como el bloqueo inesperado del sitio web o el agotamiento del tiempo de espera de la sesión, pueden enlentecer la solicitud. Si te encuentras en un sitio web del Gobierno, borra la memoria caché de tu navegador o vuelve a intentarlo durante las horas de menor actividad. Ten tus datos listos para que puedas volver a ingresarlos rápidamente si es necesario.

No cumplir con los requisitos de la solicitud

Es posible que las empresas de propiedad extranjera deban presentar una solicitud utilizando diferentes documentos o formularios en papel. Cada país tiene diferentes reglas sobre cómo los no residentes pueden presentar una solicitud, por lo que debes leer la letra pequeña y esperar que el proceso tome más tiempo.

Presentar la solicitud de manera repetida

Si intentas solicitar una nueva identificación varias veces, es posible que se creen señales de advertencia para la autoridad emisora. Lo mejor es esperar una respuesta o comunicarse con la autoridad para obtener ayuda y confirmar si tu primer intento fue exitoso.

Caer en sitios web fraudulentos

Algunos sitios cobran tarifas para «ayudarte» a obtener una identificación fiscal. El proceso oficial suele ser gratuito, así que siempre confirma que estés en una página gubernamental legítima o en un servicio de terceros reconocido si estás pagando por la asistencia.