O número de identificação fiscal é necessário para pagar impostos federais e outras atividades comerciais. É um código exclusivo que diz ao governo quem você é e como rastrear suas obrigações fiscais. Esse identificador exclusivo tem nomes diferentes dependendo da sua localização (por exemplo, Employer Identification Number ou EIN nos Estados Unidos), o conceito continua o mesmo.

Os números de identificação fiscal são usados por grandes corporações, lojinhas de bairro, empresas de comércio eletrônico, organizações sem fins lucrativos e até mesmo alguns freelancers. Um número de identificação fiscal pode proteger seus dados pessoais, ajudar a conseguir crédito comercial e facilitar a contratação de funcionários ou a trabalhar com alguns fornecedores.

Explicamos aqui o que é um número fiscal, quem precisa dele e como a Stripe pode simplificar a conformidade fiscal para empresas.

Neste artigo:

• O que é um número de identificação fiscal e por que você precisa dele?
  
• Quem precisa de um número de identificação fiscal?
  
• Como solicitar o número de identificação fiscal?
  
• De quais documentos você precisa para obter um número de identificação fiscal?
  
• Quanto tempo demora para receber o número de identificação fiscal?
  
• Como a Stripe ajuda as empresas a gerenciar a conformidade fiscal?
  
• Quais são os problemas comuns durante o processo de solicitação de um ID fiscal?
  

O que é um número de identificação fiscal e por que você precisa dele?

O número de identificação fiscal é como o governo identifica sua empresa. Ele informa ao fisco quem você é quando paga impostos, apresenta declarações e muito mais. Veja por que obter um ID fiscal.

Separar assuntos comerciais de pessoais

Se você opera como empresário individual, pode ser tentador usar seu Número de Seguridade Social (SSN) ou número de identificação de pessoa física equivalente em outros países. Porém, isso mistura suas finanças pessoais e comerciais, o que pode gerar confusão ao declarar impostos ou passar por auditorias.

Para proteger seus dados pessoais

Usar seu número de identificação fiscal pessoal pode colocar seus dados em risco. Ao usar um número de ID fiscal comercial exclusivo em faturas, formulários de fornecedores e outros documentos, você limita a extensão da circulação do seu identificador pessoal.

Para aumentar sua credibilidade

Ter um número de identificação fiscal sinaliza que sua empresa é séria. Alguns bancos não permitem a abertura de contas correntes empresariais sem um EIN ou equivalente local.

Para cumprir a regulamentação

A contratação de funcionários, o trabalho com prestadores de serviços e a obtenção de determinadas licenças ou permissões geralmente exigem um número de ID fiscal. Sem isso, você pode enfrentar burocracia ou penalidades.

Quem precisa de um número de identificação fiscal?

Muitos tipos de organizações precisam de um número de ID fiscal:

Empresas com funcionários

Nos EUA, você precisa de um EIN se contratar funcionários. Outros países têm requisitos semelhantes. O governo dos EUA usa esses dados para acompanhar impostos sobre a folha de pagamentos, seguro-desemprego e outras obrigações do empregador.

Empresas que operam como pessoas jurídicas separadas

Se você formar uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC), corporação ou sociedade, geralmente precisará de um ID fiscal para demonstrar que sua empresa é uma entidade específica.

Empresários individuais que desejam gerenciar as finanças empresariais separadamente

Mesmo se você for um empresário individual, uma identificação comercial exclusiva ainda pode mais recomendável. Ela pode proteger seus dados pessoais e oferecer acesso a benefícios específicos, como linhas de crédito para pessoas jurídicas.

Organizações sem fins lucrativos ou entidades beneficentes

Organizações que solicitam status de isenção fiscal geralmente precisam de um ID fiscal para se registrar no governo. Este é o procedimento padrão para verificar sua legitimidade.

Fundos, imóveis ou outras entidades especializadas

Algumas entidades não comerciais também precisam ter números de ID fiscal. Em alguns lugares, propriedades e fundos fiduciários exigem seus próprios identificadores para declarar impostos ou gerenciar ativos.

Como solicitar um número de identificação fiscal?

O processo para obter um ID fiscal é geralmente simples, dependendo das regras locais. Algumas restrições podem se aplicar se você não estiver fisicamente localizado no país onde está fazendo a declaração. Portanto, planeje com antecedência se estiver executando uma operação internacional. Nos EUA, muitos empreendedores solicitam um EIN pelo site do Internal Revenue Service (IRS), o que pode demorar poucos minutos se você tiver os dados corretos em mãos. Veja como funciona o processo de inscrição nos EUA.

Escolha sua estrutura oficial

Você precisa declarar o tipo de entidade do EIN (p. ex., LLC, sociedade) e por que está se candidatando. Se você não tiver certeza, fale com um profissional da área jurídica ou contador para orientá-lo durante o processo.

Reúna os dados necessários

Nos EUA, o IRS exige o nome jurídico da sua empresa e qualquer nome "doing business as" (nome fantasia). Você também precisa fazer o pedido usando o endereço postal e o endereço físico da sua empresa, se houver.

Enviar a inscrição

A inscrição no EIN pode ser preenchida e enviada online se a sua empresa principal estiver nos EUA ou em um território dos EUA. Você também pode fazer o pedido por telefone, correio ou fax, mas esses métodos normalmente levam mais tempo.

Receba seu ID fiscal

Nos EUA, se você fizer o pedido online e estiver tudo em ordem, receberá seu EIN imediatamente. Outros métodos podem levar até quatro semanas. Você receberá uma carta de confirmação pelo correio.

Mantenha seu novo número seguro

Assim que tiver o número do documento de identificação, guarde-o em local seguro. Você precisará usá-lo para declarar impostos comerciais, solicitar licenças comerciais ou enviar formulários oficiais.

Quais documentos você precisa para obter um número de ID fiscal?

Os requisitos exatos variam conforme o país, mas aqui está uma lista geral do que você precisará para solicitar um ID fiscal.

ID pessoal

Se você for a parte responsável, espere fornecer seu identificador oficial (como seu SSN nos EUA). Em alguns casos, você pode precisar de uma identificação fiscal pessoal se não for um cidadão ou residente.

Dados de cadastro da empresa

Se você registrou o nome da sua empresa ou constituiu uma pessoa jurídica, tenha esses documentos ou números de registro em mãos. Eles verificam a existência da sua empresa e confirmam a sua estrutura.

Endereço de correspondência e dados de contato

Você precisará especificar um local para onde as cartas oficiais podem ser enviadas. Este endereço pode ser diferente da sua localização física principal (por exemplo, se você tiver notificações oficiais enviadas a um agente registrado em um endereço diferente).

Natureza do seu negócio

As autoridades fiscais vão querer saber o que sua organização faz, e talvez seja necessário selecionar uma categoria ou código que reflita sua atividade principal. Por exemplo, se você administra uma loja de roupas online, pode selecionar a categoria de varejo ou comércio eletrônico.

Data de início da empresa

Alguns formulários também perguntam quando sua operação começou ou quando você contratou seu primeiro funcionário para confirmar se você está no estágio certo para se candidatar.

Dados do signatário autorizado

Se você não for o proprietário, mas um executivo ou gerente autorizado a fazer o pedido, seus dados também podem ser necessários para o pedido.

Quanto tempo demora para receber um número de ID fiscal?

O tempo de recebimento do documento varia muito de acordo com a região e o método de inscrição. Nos EUA, fazer o pedido online pode obter seu EIN imediatamente, enquanto o registro por correio pode levar algumas semanas. Outros países têm seus próprios cronogramas. Veja alguns exemplos:

• As empresas no Canadá podem solicitar um número de empresa (BN) online e recebê-lo imediatamente.

• Empresas no Reino Unido recebem uma Unique Taxpayer Reference (UTR) após se registrarem. Normalmente, eles recebem pelo correio dentro de 15 dias.

• Empresas na Austrália podem solicitar um Australian Business Number (ABN) online e recebê-lo imediatamente.

Se você tiver uma necessidade urgente de um ID fiscal, considere opções on-line ou por telefone para evitar atrasos no manuseio de papel e no envio.

Como Stripe ajudar as empresas a gerenciar a conformidade fiscal?

Veja como a Stripe pode ajudar você a gerenciar seus impostos e cumprir a legislação tributária.

Cálculos fiscais automatizados

O Stripe Tax calcula automaticamente o imposto sobre vendas, o imposto sobre valor agregado (IVA) e outros impostos com base na localização dos clientes. Isso é particularmente útil se você faz negócios em várias regiões ou países.

Recursos avançados de relatórios

O Stripe Dashboard permite acompanhar números de vendas, impostos e outros dados relevantes em tempo real para que você possa gerenciar seus impostos sem pesquisar em planilhas ou fazer cálculos manuais.

Integração com ferramentas contábeis

Várias plataformas de contabilidade populares, como QuickBooks e Xero, se integram ao Stripe. Isso significa que cada venda, tarifa ou reembolso é registrado automaticamente, para que os erros de inserção de dados não criem problemas ao lidar com os impostos.

Conformidade internacional

Se você faz negócios no exterior, pode ser necessário seguir requisitos de conformidade diferentes em cada local. A Stripe pode ajudar a identificar o valor do imposto que você precisa cobrar e criar declarações separadas que cumpram os requisitos de declaração de cada país.

Segurança de dados

A Stripe prioriza a segurança, que é importante quando você lida com detalhes financeiros confidenciais. A Stripe tem o mais alto nível de certificação disponível no setor de pagamentos: PCI nível 1.

Quais são os problemas comuns durante o processo de solicitação de um ID fiscal?

Embora o processo de solicitação de um ID fiscal seja bastante fácil de resolver, alguns problemas podem surgir. Veja alguns erros comuns a serem evitados.

Fornecimento de informações incorretas ou inconsistentes

Uma divergência no nome ou endereço entre sua inscrição e documentos oficiais pode levar a uma rejeição imediata. Antes de fazer o cadastro, verifique se seus dados correspondem aos que você usa em outros formulários oficiais.

Escolhendo o tipo de entidade errado

Escolher o tipo de entidade errado (por exemplo, aplicar como sociedade quando sua empresa é uma LLC pode confundir o sistema e levar a rejeições ou longos tempos de processamento. Se não souber qual caixa marcar, consulte um contador ou advogado comercial.

Problemas técnicos em formulários online

Problemas técnicos, como a falha do site ou o tempo limite da sessão, podem atrasar seu aplicativo. Se você estiver em um site do governo, limpe o cache do navegador ou tente novamente fora do horário de pico. Mantenha seus dados prontos para que você possa informá-los novamente rapidamente, se necessário.

Falha no cumprimento dos requisitos de candidatura

Empresas com propriedade estrangeira podem precisar fazer o pedido usando diferentes documentos ou formulários em papel. Cada país tem regras diferentes sobre como os não residentes podem se inscrever, então leia as letras miúdas e espere que o processo demore mais tempo.

Aplicar repetidamente

Se você tentar solicitar uma nova identidade várias vezes, o órgão emissor pode ser alertado. É melhor aguardar uma resposta ou entrar em contato com a autoridade para obter ajuda para confirmar se sua primeira tentativa foi bem-sucedida.

Cair em sites fraudulentos

Alguns sites cobram tarifas para "ajudar" você a obter um ID fiscal. O processo oficial normalmente é gratuito. Se estiver pagando assistência, confirme sempre que você está em uma página legítima do governo ou em um serviço de terceiros reconhecido.