Un numéro fiscal est nécessaire pour payer les impôts fédéraux et mener d'autres activités commerciales. Il s'agit d'un code distinct qui indique au gouvernement qui vous êtes et comment suivre vos obligations fiscales. Bien que cet identifiant unique porte différents noms selon votre situation géographique, notamment numéro d'identification d'employeur (EIN), numéro fiscal fédéral (TIN) ou numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN), le concept reste le même.

Les numéros fiscaux sont utilisés par les grandes entreprises, les petits commerces, les entreprises de e-commerce, les associations à but non lucratif et même certains indépendants. Un numéro fiscal peut protéger vos informations personnelles, vous aider à obtenir un crédit commercial et faciliter l'embauche de personnel ou la collaboration avec certains fournisseurs.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un numéro fiscal et pourquoi en avez-vous besoin ?
  
• Qui a besoin d'un numéro fiscal ?
  
• Comment demander un numéro fiscal ?
  
• Aperçu des méthodes de demande de numéro fiscal
  
• Quels sont les documents nécessaires pour obtenir un numéro fiscal ?
  
• Combien de temps faut-il pour recevoir un numéro fiscal ?
  
• Quels sont les problèmes courants lors du processus de demande d'un numéro fiscal ?
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

Qu'est-ce qu'un numéro fiscal et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un numéro fiscal permet au gouvernement d'identifier votre entreprise. Il indique aux autorités fiscales qui vous êtes lorsque vous payez des impôts, effectuez vos déclarations, et bien plus encore. Aux États-Unis, la demande d'un numéro fiscal tel qu'un EIN est gratuite, s'effectue sur le portail de l'IRS et ne prend que quelques minutes.

Voici pourquoi il est nécessaire d'obtenir un numéro fiscal.

Pour séparer les affaires professionnelles des affaires personnelles

Si vous exercez en tant qu'entreprise individuelle, il peut être tentant d'utiliser votre numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d'identification personnel équivalent. Cependant, cela peut brouiller les pistes entre vos finances personnelles et professionnelles, ce qui peut entraîner une certaine confusion au moment de déclarer vos impôts ou en cas de contrôle fiscal.

Pour protéger vos données personnelles

Si vous vous utilisez votre numéro fiscal personnel, vous risquez d'exposer vos données. En utilisant un numéro fiscal d'entreprise dédié sur les factures, les formulaires des fournisseurs et d'autres documents, vous limitez la diffusion de votre identifiant personnel.

Pour renforcer la crédibilité de votre entreprise

Le fait d'avoir un numéro fiscal indique que vous prenez votre entreprise au sérieux. Certaines banques ne vous permettent pas d'ouvrir un compte courant professionnel sans EIN ou équivalent local.

Pour se conformer à la réglementation

L'embauche d'employés, la collaboration avec des sous-traitants et l'obtention de certaines licences ou permis nécessitent souvent un numéro fiscal. Sans cela, vous pourriez faire face à des formalités administratives ou à des pénalités.

Qui a besoin d'un numéro fiscal ?

De nombreux types d'organisations ont besoin d'un numéro fiscal, dont les suivants.

Entreprises avec des employés

Aux États-Unis, il est obligatoire d'obtenir un EIN si vous embauchez du personnel, et d'autres pays ont des exigences similaires pour leurs numéros fiscaux locaux. Le gouvernement des États-Unis utilise ces informations pour suivre les cotisations sociales, l'assurance chômage et les autres obligations de l'employeur.

Entreprises qui opèrent en tant qu'entités juridiques distinctes

Si vous créez une société à responsabilité limitée (LLC), une SARL ou un partenariat, vous avez généralement besoin d'un numéro fiscal pour prouver que votre entreprise est une entité distincte.

Entrepreneurs individuels souhaitant gérer les finances de leur entreprise séparément

Les entreprises individuelles sans employés peuvent utiliser leur numéro de sécurité sociale et ne sont pas tenues d'avoir un EIN distinct. Toutefois, même si vous dirigez une entreprise d'une seule personne, la demande d'un identifiant fiscal professionnel dédié reste une décision judicieuse, car il permet de protéger vos informations personnelles et d'accéder à des avantages spécifiques aux entreprises, comme des lignes de crédit.

Organisations à but non lucratif ou caritatives

Les organisations qui demandent un statut d'exonération fiscale ont souvent besoin d'un numéro fiscal pour s'enregistrer auprès du gouvernement. Il s'agit d'une procédure standard pour vérifier leur légitimité.

Fiducies, successions ou autres entités spécialisées

Certaines entités non commerciales sont également tenues d'avoir un numéro fiscal. Dans certains pays, les successions et les fiducies ont besoin de leurs propres identifiants pour déclarer leurs impôts ou gérer leurs actifs.

Comment demander un numéro fiscal ?

Le processus d'obtention d'un numéro fiscal est généralement simple, en fonction des règles locales. Certaines restrictions peuvent s'appliquer si vous ne vous trouvez pas physiquement dans le pays où vous effectuez votre déclaration. Il convient donc de vous y prendre à l'avance si vous gérez des activités internationales. Aux États-Unis, de nombreux entrepreneurs demandent un EIN sur le site web de l'Internal Revenue Service (IRS), une démarche qui ne prend que quelques minutes si vous avez les bonnes informations à portée de main. Voici comment fonctionne le processus de demande aux États-Unis.

1. Choisissez votre structure officielle

Vous devrez indiquer le type d'entité auquel correspond l'EIN (par exemple, une LLC, une société de personnes) et la raison pour laquelle vous faites votre demande. En cas de doute, consultez un professionnel du droit ou un comptable pour qu'il vous guide tout au long du processus.

2. Rassemblez les autres informations nécessaires

Aux États-Unis, l'IRS exige la dénomination sociale de votre entreprise et les éventuels noms commerciaux (DBA). Il est également nécessaire d'effectuer la demande en utilisant l'adresse postale et l'adresse physique de votre entreprise, si vous en avez une. D'autres informations nécessaires peuvent inclure la date de création de l'entreprise et le mois de clôture de votre exercice comptable.

3. Soumettez le formulaire d'inscription

Le formulaire d'inscription à l'EIN, le formulaire SS-4, peut être rempli et soumis en ligne si votre entreprise principale est située aux États-Unis ou dans un territoire des États-Unis. Il est également possible de faire la demande par courrier ou par fax, ainsi que par téléphone pour les demandeurs internationaux, bien que ces méthodes soient généralement plus longues. Il convient de noter que le formulaire SS-4 a été mis à jour en 2025 et que les formulaires d'inscription soumis sur des modèles obsolètes seront rejetés. Veillez à télécharger la version la plus récente du formulaire.

4. Recevez votre numéro fiscal

Aux États-Unis, si vous effectuez votre demande en ligne et que tout est en ordre, vous recevrez votre EIN instantanément. Les autres méthodes peuvent prendre jusqu'à quatre semaines. Vous recevrez une lettre de confirmation, appelée avis CP 575, par courrier. L'avis CP 575 est obligatoire pour ouvrir des comptes bancaires professionnels. En cas de perte, les entreprises peuvent demander une lettre 147C à l'IRS.

5. Conservez votre nouveau numéro en lieu sûr

Une fois votre numéro d'identification obtenu, conservez-le dans un endroit sûr. Il est nécessaire de l'utiliser pour déclarer les impôts de l'entreprise, demander des licences commerciales et soumettre des formulaires officiels.

Aperçu des méthodes de demande de numéro fiscal

De quels documents avez-vous besoin pour obtenir un numéro fiscal ?

Les conditions exactes varient d'un pays à l'autre, mais voici une liste générale des éléments dont vous aurez besoin pour demander un numéro fiscal.

Identifiant personnel

Si vous êtes la partie responsable, vous devez fournir votre identifiant officiel (tel que votre SSN ou votre ITIN aux États-Unis). Dans certains cas, un numéro fiscal personnel peut être exigé si vous n'êtes ni citoyen ni résident.

Informations sur l'immatriculation de l'entreprise

Si vous avez enregistré le nom de votre entreprise ou constitué une entité juridique, gardez ces documents ou numéros d'immatriculation à portée de main. Ils confirment l'existence de votre entreprise et sa structure.

Adresse postale et coordonnées

Vous devez indiquer une adresse à laquelle les courriers officiels peuvent être envoyés. Cette adresse peut être différente de votre emplacement physique principal (par exemple, si vous faites envoyer vos notifications officielles à un agent enregistré à une adresse différente).

Nature de votre entreprise

Les autorités fiscales voudront savoir ce que fait votre organisation, et vous devrez peut-être sélectionner une catégorie ou un code correspondant à votre activité principale. Par exemple, si vous gérez une boutique de vêtements en ligne, vous pouvez sélectionner la catégorie vente au détail ou e-commerce.

Date de création de l'entreprise

Certains formulaires vous demanderont également quand votre entreprise a commencé ou quand vous avez embauché votre premier employé pour confirmer si vous êtes à la bonne étape pour postuler.

Détails du signataire autorisé

Si vous n'êtes pas le propriétaire, mais plutôt un cadre ou un responsable autorisé à en faire la demande, vos coordonnées peuvent également être requises pour l'inscription.

Combien de temps faut-il pour recevoir un numéro fiscal ?

Le délai de réception de votre pièce d'identité varie considérablement selon la région et la méthode de demande. Aux États-Unis, une demande en ligne peut vous permettre d'obtenir votre EIN immédiatement, tandis qu'il peut falloir plusieurs semaines si la demande est envoyée par courrier. D'autres pays ont leur propre calendrier. Voici quelques exemples :

• Les entreprises situées au Canada peuvent s'inscrire pour obtenir un numéro d'entreprise (NE) en ligne et le recevoir immédiatement.

• Les entreprises situées au Royaume-Uni se voient attribuer un numéro de référence unique de contribuable (UTR) après leur inscription. Elles le reçoivent généralement par courrier dans un délai de 15 jours.

• Les entreprises situées en Australie peuvent faire la demande d'un numéro d'entreprise australien (ABN) en ligne et le recevoir immédiatement.

• Les entreprises peuvent faire la demande d'un numéro d'entreprise néo-zélandais (NZBN) en ligne et le reçoivent souvent instantanément, bien que certaines demandes nécessitent un examen pouvant prendre jusqu'à trois jours ouvrés.

• Les entreprises qui demandent un numéro fiscal allemand (Steuernummer) auprès de leur administration fiscale locale patientent généralement entre deux et six semaines avant de le recevoir par courrier.

Si vous avez un besoin urgent d'un numéro fiscal, envisagez d'opter pour des options en ligne ou par téléphone afin d'éviter les retards dans la gestion du papier et l'envoi par la poste.

Quels sont les problèmes les plus courants lors d'une demande de numéro fiscal ?

Bien que le processus de demande de numéro fiscal soit assez simple, certains problèmes peuvent survenir. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Informations incorrectes ou incohérentes

Une incompatibilité de nom ou d'adresse entre votre demande et les documents officiels peut entraîner un refus immédiat. Avant de déposer votre déclaration, vérifiez que vos renseignements correspondent à ceux que vous utilisez dans d'autres formulaires officiels.

Type d'entité erroné

Choisir le mauvais type d'entité (par exemple, faire une demande en tant que société de personnes alors que votre entreprise est une LLC) peut perturber le système et entraîner des rejets ou de longs délais de traitement. Si vous ne savez pas quelle case cocher, consultez un expert-comptable ou un avocat d'affaires.

Problèmes techniques avec les formulaires en ligne

Des problèmes techniques, tels que le plantage du site Web ou l'expiration de la session, peuvent ralentir votre demande. Si vous êtes sur un site Web gouvernemental, videz le cache de votre navigateur ou réessayez pendant les heures creuses. Conservez vos coordonnées à portée de main afin de pouvoir les saisir à nouveau rapidement, si nécessaire.

Non-respect des exigences de la demande

Les entreprises à capitaux étrangers devront peut-être présenter leur demande à l'aide de différents documents ou formulaires papier. Chaque pays a des règles différentes en ce qui concerne les modalités d'inscription des non-résidents. Lisez donc les petits caractères et attendez-vous à ce que la procédure soit plus longue.

Envoi de plusieurs demandes successives

Si vous essayez de faire la demande d'un nouveau numéro à plusieurs reprises, vous risquez d'alerter l'autorité de délivrance. L'IRS limite les demandes d'EIN à une par jour, quelle que soit la méthode utilisée. Au lieu de faire deux demandes, il est préférable d'attendre une réponse ou de contacter l'autorité pour qu'elle vous aide à confirmer si votre première tentative a abouti.

Piège des sites frauduleux

Certains sites facturent des frais pour vous « aider » à obtenir un numéro fiscal. Le processus officiel est généralement gratuit, alors vérifiez toujours que vous êtes sur une page gouvernementale légitime ou sur un service tiers reconnu si vous payez pour obtenir de l'aide.

Ne pas demander de numéro au niveau de l'État

La plupart des États des États-Unis appliquant des impôts sur les bénéfices ou des taxes sur les ventes exigent également que les entreprises s'inscrivent séparément pour obtenir un numéro fiscal au niveau de l'État. Le processus est similaire à celui d'une demande d'EIN fédéral, et de nombreux États délivrent un numéro fiscal d'État immédiatement après l'inscription. Vous pouvez en savoir plus sur les exigences relatives au numéro fiscal d'État et les processus de demande sur le site Web de la SBA.

Comment Stripe Tax peut vous aider

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• Les biens matériels dans tous les États américains et dans 42 pays
  

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous immatriculer et collecter les taxes : identifiez les pays et territoires dans lesquels vous devez collecter des taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois immatriculé, vous pouvez activer la collecte des taxes dans un nouvel État ou un nouveau pays en quelques secondes. Il suffit d’ajouter une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou d’activer la fonctionnalité en un clic depuis le Dashboard Stripe.

• Effectuer votre immatriculation fiscale : si vous devez effectuer votre immatriculation à une taxe sur les ventes aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales. Vous bénéficiez d’un processus simplifié avec des formulaires préremplis, ce qui vous fait gagner du temps et facilite la conformité aux réglementations locales. Si vous avez besoin d’aide en dehors des États-Unis, Stripe s’associe à Taxually pour vous aider à effectuer votre immatriculation auprès des autorités fiscales locales.

• Automatiser la collecte des taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant de taxe applicable, quels que soient ce que vous vendez et l’endroit où vous le vendez.. L’outil prend en charge des centaines de produits et services, et reste à jour sur les règles fiscales et les changements de taux.

• Simplifier la déclaration : Stripe Tax automatise les déclarations aux États-Unis dans le Dashboard, grâce à TaxJar. Pour les déclarations internationales, Stripe Tax s'intègre parfaitement avec des partenaires de déclaration, afin que vos déclarations internationales soient exactes et ponctuelles. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Les déclarations fiscales aux États-Unis peuvent être automatisées dans le Dashboard Stripe, grâce à TaxJar.

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